O trabalho híbrido e o teletrabalho chegaram para ficar. Depois de terem ganhado espaço na pandemia, agora já existem regras que regulamentam essas modalidades. Assim, para as empresas, essas alternativas vêm como a grande novidade para o mundo do trabalho, completando um verdadeiro quebra-cabeças para otimizar essa prática.
A discussão em torno da organização do trabalho envolve pontos muito importantes, que passam por questões legais e motivacionais, que, se não forem pensadas de forma correta, prejudicarão o próprio funcionamento da empresa, por isso é preciso uma ampla análise.
O primeiro ponto é que ocorreram importantes novidades com a sanção da Lei nº 14.442/22, alterando regras e regulamentando o teletrabalho (home office) e o trabalho híbrido ao definir diretrizes para a atuação dos empregados na empresa ou em casa.
Segundo Mourival Boaventura Ribeiro, sócio da Boaventura Ribeiro Advogados Associados, “Com o advento da pandemia provocada pela covid-19, várias empresas, do dia para a noite, viram-se obrigadas a adotar o trabalho remoto, sem que houvesse qualquer planejamento prévio. Decorridos pouco mais de dois anos, o home office se tornou uma realidade para as empresas e os trabalhadores, e o tema agora começa a sofrer regulamentação, além de ter surgido a opção do trabalho híbrido”.
Ele conta que o novo texto altera diversos artigos da CLT, passando a considerar como teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não. Além disso, o trabalho presencial para atividades específicas, ainda que de modo habitual, não descaracterizará o regime de teletrabalho, que também passa a ser permitido para estagiários e aprendizes.
Outro ponto é que a possibilidade de trabalho híbrido, no qual o trabalhador alterna expedientes na empresa e em teletrabalho, também foi possibilitado. Um importante ponto tratado pela nova lei refere-se à aplicabilidade das normas e acordos coletivos de trabalho, devendo ser aplicadas aquelas relativas à base territorial do estabelecimento de lotação do empregado.
“Exemplificando: caso uma empresa possua sede na cidade do Rio de Janeiro e venha a contratar um profissional da cidade de São Paulo, deverão ser observados os acordos e as normas coletivas aplicáveis ao local onde os serviços serão executados (no caso, o estabelecimento de lotação, que é o Rio de Janeiro), inclusive em relação aos feriados”, explica Mourival Ribeiro.
O controle de jornada também foi flexibilizado para o trabalho remoto. Quando o funcionário for contratado por produção ou tarefa, não serão aplicadas as regras da CLT que tratam da duração do trabalho, porém, sendo a contratação por jornada, poderá ser feito o controle de forma remota.
“Vale aqui destacar que, mesmo antes da edição da lei, o teletrabalho já era uma das exceções ao controle de jornada, porém, o entendimento comum na Justiça do Trabalho é de que a desobrigação só seria permitida caso fosse inviável ao empregador fazer esse acompanhamento com programas de computador e ponto online”, explica o sócio da Boaventura Ribeiro Advogados.
Diferença de home office e teletrabalho
Como visto, o trabalho híbrido é aquele no qual o trabalhador alterna expedientes na empresa e em casa. Mas fica a dúvida: qual a diferença entre home office e teletrabalho?
O home office pode ser definido como uma espécie de teletrabalho. Entende-se que o home office é prestado exclusivamente no âmbito da residência, enquanto o teletrabalho pode ser prestado a partir da residência, de um coworking, de telecentros, cafeterias e/ou de qualquer outra localidade. Em suma, pode-se afirmar que o teletrabalho é um termo mais abrangente que o home office.
Importante destacar que o teletrabalho não se confunde com o trabalho externo, prestado por vendedores, representantes de vendas, motoristas, entre outros.
Mas como completar o quebra-cabeça?
Pode-se perceber que o assunto é complexo, assim, buscamos levantar as peças necessárias para completar esse quebra-cabeça, explicando melhor como se dá o funcionamento de cada uma dessas peças. Atentando-se aos pontos apresentados a seguir, com certeza tanto o teletrabalho como o modelo híbrido serão um sucesso.
- Normas regulamentadoras do trabalho em casa
Alguns pontos importantes como ergonomia e aplicação de normas regulamentadoras ficaram fora do texto, sendo importante ressaltar que, ao optar pela contratação de profissional em regime de teletrabalho, o empregador deverá recomendar ao profissional que sejam observados preceitos preconizados nas Normas Regulamentadoras (NR), podendo, como medida preventiva, contratar uma empresa de segurança do trabalho e saúde ocupacional para avaliação e checagem do ambiente doméstico, verificando se o espaço é adequado para o trabalho.
As empresas ainda devem se atentar para alguns cuidados. Tatiana Gonçalves, da Moema Medicina do Trabalho, alerta que as empresas devem se resguardar, seja no modelo híbrido ou no home office, principalmente quanto à medicina do trabalho. “Laudos com a NR 17 (ergonomia) e PPRA são de extrema importância para garantir que o colaborador trabalhe em segurança, minimizando, assim, riscos de acidente de trabalho ou doença ocupacional”.
Outro ponto é que, com a retomada da economia, a empresa que fizer a opção pelo modelo híbrido ou home office deve deixar isso bastante claro nas documentações. Lembrando que a modalidade de home office deve constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado (pode ser elaborado termo aditivo de contrato de trabalho, por exemplo).
Empresa e colaborador normalmente negociam essa questão, e os colaboradores em home office têm os mesmos direitos do trabalhador que executa seu trabalho na empresa (exceto vale transporte), estando sujeitos à carga horária e à subordinação.
- Infraestrutura para realização do trabalho
Um ponto importante em relação à infraestrutura para realização do trabalho é que a empresa não é obrigada a arcar com custos de água, luz, telefone e internet e nem estrutura para o trabalho (mesa, cadeira, computador) em caso do período em casa. A legislação dá abertura para as negociações dessas despesas devido à dificuldade de mensuração de custos, haja vista que parte desses custos é também do colaborador, desde que todos os acordos sejam especificados em contrato de trabalho. Recomenda-se, ainda, que o empregado assine termo de responsabilidade, comprometendo-se a seguir todas as instruções que lhes forem fornecidas.
- Desafios do recurso humano
Como imaginam grande parte dos empresários, nem todos os colaboradores estão em condições para exercer esse trabalho, sendo função da empresa escolher quem tem condição de trabalhar nesse modelo e quem não tem.
“A escolha de quem vai para o modelo híbrido de trabalho deve ser feita pelos gestores diretos do time, fazendo uma pesquisa para entender a qualidade do espaço que o colaborador tem para desempenhar o papel”, explica Cristine Pereira, gerente de Recursos Humanos da Confirp Contabilidade.
Para isso, será preciso ter um acompanhamento muito próximo e buscar conhecer onde a pessoa irá trabalhar. Os gestores diretos podem fazer de forma aleatória uma videochamada com o time para ver as condições e presenciar possíveis mudanças na qualidade do ambiente.
“Importante é a realização do processo seletivo por etapas na entrevista, buscando falar com o candidato em momentos diferentes do dia para identificar a postura, a ação de engajamento e a responsabilidade de autonomia na execução dos trabalhos. A tecnologia será um fator importante para identificar o perfil profissional de proatividade e engajamento, exigindo que o trabalhador tenha traços semiautônomos na execução das tarefas”, explica Cristine Pereira.
Também é preciso um acompanhamento próximo de forma estratégica, já que aqueles que se adaptaram e trouxeram bons resultados terão com certeza maior oportunidade. Isso vale para avaliar também a empresa em sua capacidade de dar segurança, atenção e respeito aos profissionais.
- Segurança da informação
Somando-se a todas essas preocupações, existe mais uma relacionada à segurança de dados da empresa. Segundo Carol Lagoa, sócia das Witec, esse ponto é imprescindível: “Para empresas que trabalham com conteúdo estratégico ou confidencial dos clientes, qualquer risco de vírus pode ser fatal para o negócio. Assim, é preciso estar sempre atualizado com soluções de segurança, dando também suporte para o trabalho em casa”.
Como a lei não obriga as empresas a custear equipamentos, infraestrutura e outras despesas no local de trabalho (home office), a empresa fica limitada a exigir do empregado sistemas de segurança, tais como antivírus, licenças de usos de software etc., assim como limitação de instalação de softwares e acesso à internet pelo usuário.
Com isso, o empregado que esteja em teletrabalho, ao acessar a rede da empresa, estando seu equipamento desprotegido e contaminado por vírus, fatalmente transmitirá isso para os computadores da companhia, trazendo problemas diversos, até ataque hacker nos sistemas da empresa.
São vários pontos que devem ser considerados pelas empresas em relação a esse tema. Um primeiro passo é ter um monitoramento de acessos por parte das empresas, muitas vezes limitando sites e aplicativos. Aliado a isso, possuir uma solução de firewall contra ataques e acessos externos, além de manter os antivírus sempre atualizados, evitando invasões e sequestros de dados. Outra estratégia é a criação de políticas sérias de acesso a ferramentas das empresas, com senhas alteradas constantemente, não permitindo o uso de senhas de fácil acesso ou o compartilhamento de acessos.
“Não é por não estar na empresa que o índice de preocupação diminui. Na verdade ele aumenta, pois é necessário manter o mesmo grau de segurança de quando se estava trabalhando localmente” explica Carol Lagoa.
- Telefonia adequada
Junto com o atendimento, uma preocupação no home office é a telefonia. Como ficam os custos para conectar todos os colaboradores em uma mesma rede? Essas são questões complexas para as empresas. O caminho que se apresentou mais interessante durante a pandemia foi a telefonia IP.
Segundo Marco Lagoa, CEO da Witec IT Solution, “A telefonia IP, mais conhecida como VOIP, se mostrou muito eficiente, conquistando o dia a dia de cada vez mais empresas. Hoje é possível fazer com que todos os sistemas rodem em nuvem, permitindo que a empresa mantenha sua operação remota mesmo num momento pós-pandemia”.
Ele explica que existem inúmeras soluções de telefonia e Pabx em nuvem no mercado, apresentando bons exemplos, como Pabx IP 3CX, Microsoft Teams e operadoras IP como NVOIP, que permitem comunicação interna e com clientes por meio dessa tecnologia.
“Para a empresa que está em busca da melhor estrutura para um ambiente altamente profissional, a recomendação é por soluções que permitam, além da telefonia IP, ter também solução de videoconferência e sistema de mensagem”, explica Marco Lagoa.
Ele acrescenta que um outro ponto que deve ser levado em conta é a busca por tecnologias que integrem o sistema de telefonia através de um recurso chamado de API, que permite que as ligações sejam registradas dentro do CRM, bem como as chamadas entrantes podem ser atendidas de forma personalizada, pois o Pabx identifica o nome da pessoa dentro do CRM.
Questionado se há a necessidade de investimento na residência do empregado, o especialista explica que o único investimento é a compra de um headset de qualidade, pois ele será responsável pela qualidade da captura do áudio, bem como pelo conforto do funcionário.
- Contrato de trabalho e prazos de adequação
Segundo Mourival Boaventura Ribeiro, a nova lei alterou artigos, passando a considerar como teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não. Além disso, assim como o trabalho presencial para atividades específicas, ainda que de modo habitual, não descaracterizaria o regime de teletrabalho, também passou a permitir essa modalidade de trabalho para estagiários e aprendizes.
O controle de jornada também foi flexibilizado para o trabalho remoto, quando o funcionário for contratado por produção ou tarefa. Em tais hipóteses, não serão aplicadas as regras da CLT que tratam da duração do trabalho, porém, sendo a contratação por jornada, poderá ser feito o controle remoto. Importante destacar que a prestação de serviços na modalidade de teletrabalho ou trabalho remoto deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho a ser firmado entre empresa e empregado, assim como, em caso de alteração de trabalho remoto para presencial, o empregador não será responsável pelas despesas resultantes de tal alteração.
- Controle de jornada
Preocupação com o modelo híbrido é ter que pensar muito bem em mesclar as estruturas nas empresas e nas casas para controlar a jornada de trabalho. Lembrando que atualmente existem diversas formas de registrar o ponto, mas estas devem seguir a portaria 671, que uniu as portarias 373 e 1510 do MTE e para muitos sindicatos deve ter o certificado da ABNT.
Segundo a Cynthia Akao, CEO Let´s Work (empresa especializada em controle de jornadas), “Existem tecnologias que permitem que todos os comprovantes sejam enviados para o e-mail dos funcionários e, muitas vezes, permite o controle por aplicativos. Geralmente essas tecnologias possuem outros benefícios, como é o caso de estruturas para fazer solicitação de abono, horas extras, além de possibilitar corrigir e assinar o espelho de ponto via reconhecimento facial. Dessa forma, a impressão dos espelhos mensais deixa de ser física e passa a ser armazenada de forma virtual”.
“Essas são importantes ferramentas para quem quer implementar de vez o home office, possibilitando alternativas que vão além dos sistemas de ponto, como Timesheet (gerenciador de projetos) com opção de cálculo de rentabilidade do projeto, rastreamento do funcionário ao longo da sua jornada, e, para as empresas que trabalharão in loco, locação de beacon para localização precisa”, ela complementa.
Contudo, Cynthia Akao complementa que é importante ressaltar que, além da confiança no profissional, o controle de jornada é fundamental para a segurança da empresa e para evitar futuras ações trabalhistas.
Para uma melhor gestão da equipe, um sistema de timesheet também é importante, uma vez que o funcionário registra a tarefa e o sistema cronometra o tempo que esse profissional trabalha nela, assim o gestor consegue avaliar o desempenho do colaborador e acompanhar o andamento do projeto, alocando as tarefas e os profissionais para um melhor resultado.
Exemplo dessa funcionalidade é a ferramenta já existente no RH Digital, que a Confirp Contabilidade fornece aos clientes e que possibilita um controle muito mais organizado das ações dos colaboradores independentemente de onde eles estiverem trabalhando.
CRM
Tanto para a parte comercial quanto para a gerencial, ter um Customer Relationship Management (CRM) é fundamental no híbrido ou no teletrabalho, bem como no presencial, para que se tenha o controle dos processos dos clientes, possibilitando o controle das atividades.
“É fundamental dar ferramentas para que o profissional trabalhe adequadamente, principalmente para administração, retenção e conquista de clientes. Essa ferramenta serve para automatizar as funções de contato com o cliente”, explica Leandro Teixeira, Gerente de Produtos da Confirp Contabilidade.
“Com isso, eleva-se o patamar de gestão de relacionamento com o cliente da sua empresa. Com um CRM também é possível ter acesso a uma verdadeira gestão de 360º das ações. Além de ser uma ótima ferramenta para retirar insights sobre o seu público, o CRM eleva a produtividade do time de operação e vendas”, explica Leandro Teixeira.
Essa é uma tecnologia que pode não somente ajudar a equacionar rotinas, mas gerar índices que sejam usados na gestão das mudanças dentro da empresa. Com o CRM, o seu negócio consegue analisar detalhadamente o desempenho do time e descobrir quais estratégias estão realmente funcionando com o seu público-alvo.
Atualmente no mercado se tem uma grande variedade de opções dessa ferramenta. O primeiro caminho para a escolha de um CRM é olhar para dentro, avaliando os processos internos da empresa, considerando porte, quantidade de funcionários que o utilizarão, ciclo de vendas, objetivos e usabilidade da ferramenta.
Mais curiosidades legais do trabalho híbrido e do teletrabalho levantados por Mourival Boaventura Ribeiro
Funcionários de outros países
No caso de vir a ser o empregado contratado no Brasil e optar por desempenhar suas atividades fora do país, aplica-se a legislação brasileira, excetuadas as disposições constantes na Lei nº 7064/82, que regulamenta a situação de trabalhadores contratados no Brasil ou transferidos por seus empregadores para prestar serviço no exterior, salvo se expressamente pactuados pelas partes de forma diversa, em contrato específico de trabalho.
Prioridades do teletrabalho/home office
Conforme nova regra do artigo 75-F da CLT, na alocação de vagas para atividades que possam ser efetuadas por meio do teletrabalho ou do trabalho remoto, as empresas deverão conferir prioridade aos empregados com deficiência e àqueles com filho ou criança sob guarda judicial até quatro anos de idade.
Vale-transporte e Vale-alimentação
Em relação ao vale-transporte (VT), continua valendo apenas para o modelo presencial e híbrido. No caso do híbrido, é preciso estipular quantos dias o colaborador irá trabalhar na empresa para que ele receba o VT correspondente a esses dias. Já sobre o vale-alimentação, o novo texto é omisso em relação ao teletrabalho, mas, caso o colaborador já receba e/ou haja expressa previsão em norma coletiva, esse benefício não poderá ser suprimido. Entretanto, cabe destacar que a nova lei estabelece que as importâncias pagas pelo empregador a título de auxílio-alimentação deverão ser utilizadas exclusivamente para o pagamento de refeições em restaurantes e estabelecimentos similares ou para a aquisição de gêneros alimentícios em estabelecimentos comerciais.
