Planejamento empresarial para enfrentar a segunda onda da crise

Se teve um fato que ficará para a história de nossos tempos, com certeza esse será os impactos da Covid-19, ou coronavírus, na vida das pessoas e das empresas. Haverá uma total remodelagem na forma de gerir empresas e já sentimos os primeiros impactos atualmente, necessitando de planejamento empresarial.

Adicionalmente, ainda sentiremos o efeito da chamada segunda onda, ou seja, depois do impacto da chegada e disseminação da doença, com milhares de pessoas sendo obrigadas a ficar em casa e buscar hospitais, passaremos a sofrer os efeitos decorrentes da crise financeira que se abaterá sobre os países. Uma recessão já é inevitável, podendo se agravar até uma grande depressão, como a ocorrida em 1929 (o crash da Bolsa de Nova York), assim a discussão agora é se a retomada será em ‘V’ (reversão e retomada imediata da economia) ou em ‘U’ (reversão e retomada de forma paulatina).

Para o ministro da Economia, Paulo Guedes, o movimento da economia será em ‘V’, com retomada tão rápida quanto a queda, como algo que bate no chão e imediatamente volta a subir. Já alguns economistas mais céticos acreditam que essa retomada será em ‘U’, ou seja, a economia teria ainda um período de crise para só depois voltar de forma lenta.

Independentemente do modelo de retomada, as empresas vão precisar tomar medidas urgentes, se é que ainda não tomaram, para se readequar a um mundo novo e totalmente diferente em relação à gestão.

São pelo menos 10 pontos que devem ser levados em conta pelas empresas nesse momento:

Pplanejamento empresarial

É impossível não reconhecer a importância de um planejamento, que levará a empresa do momento inicial à crise até quando o mundo retomar minimamente a saída do isolamento social e reabertura do comércio. Entender de onde parou para de onde recomeçará, traçando uma agenda de ações visando baixar a ‘altitude’ do voo, trará o entendimento do seu novo momento, mercado e perspectivas que poderá adotar a partir de então.

“As empresas devem buscar, no mínimo, três cenários para adequação da companhia. Desses três, se deve escolher o mais provável e seguir com as ações, medindo a cada dia e semana se o cenário previsto está sendo realizado e tomando ações a partir dessa medição”, explica o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos.

Ou seja, cada cenário deve propor gatilhos a serem acionados quando se chega a um patamar preestabelecido nesses marcadores. Planejar nesse momento é fundamental para diminuir erros ou a emoção na tomada de decisão. Decidir sobre pressão já é um erro a ser corrigido. Além disso, estamos em um momento anormal e, portanto, as decisões a serem tomadas não devem ser normais.

Segundo Domingos, outro ponto importante é que, como diz o provérbio popular: “é preciso estar com um olho no peixe e outro no gato”. Não dá para prever o que vai acontecer, mas é possível medir diariamente para onde estamos indo e as metas estabelecidas. Essa leitura deve permitir uma visão de onde se está e onde se quer chegar, se as coisas continuarem da forma que estão. Portanto, mudar é algo que não pode ser um desafio.

“O planejamento é a base fundamental que permitirá a manutenção de parte dos controles: controle da operação, das finanças, das decisões e do principal, o controle emocional. É fato que com controle na mão a leitura do momento fica menos difícil, permitindo repensar os caminhos a serem adotados a cada instante”, avalia Domingos.

Finanças em dia

A parte financeira das empresas também deve ser uma grande preocupação planejamento empresarial e com base nos cenários que se projetam para o segundo semestre, é evidente que os custos e despesas deverão ser revistos, mas isso deve ser feito de forma inteligente.

“Muitos contratos preveem multas ou prazos de aviso prévio, outros são essenciais ao processo produtivo. Deve-se entender quem são os fornecedores estratégicos, propor uma adequação momentânea com base nos cenários propostos para adequação dos gastos da empresa”, avalia Richard.

A vida financeira das empresas deverá ser repensada em diversos pontos, como a restruturação do endividamento financeiro com bancos, impostos e fornecedores.

O controle do caixa é essencial nesse momento. A cobrança vira uma área fundamental na empresa e as negociações têm que ser rápidas para cortar fornecimento imediato em determinados casos, que podem levar a empresa a sucumbir.

Gestão de créditos e pagamentos é uma arte que tem que ser feita a todo instante. Não pagar algo não quer dizer que o “algo” deixou de existir. Muitas empresas financiarão tributos, mas é preciso lembrar que esses débitos continuam existindo e uma hora terão que ser pagos. Portanto, ainda que a estratégia seja de manter esse dinheiro em caixa, ele deve ser separado do fluxo mensal para não ser ‘queimado’ em políticas de preço ou em despesas e custos não prioritários nesse momento.

Em relação ao crédito das empresas, algumas ações já foram tomadas para aliviar os efeitos da crise: o anúncio dos cinco maiores bancos de postergar por até sessenta dias o pagamento de empréstimos;  a desobrigação dos bancos de efetuar provisões para os casos de renegociações de dívidas e o anúncio  do Banco do Brasil e da Caixa sobre reforçar suas linhas de crédito voltadas, principalmente, para pequenas e médias empresas.

“Como é de se esperar em momentos de muita incerteza, alguns bancos adotaram critérios mais rigorosos para a concessão de crédito, o que pode resultar em dificuldades ou demora na busca por linhas de financiamento.  Esse cenário mais restritivo deve melhorar à medida que as a incertezas forem diminuindo”, afirmam Carlos Ponce e Adilson Seixas, sócios da Loara Créditos.

Neste momento, é fundamental proteger o caixa e montar uma estratégia de busca de linhas de crédito para eventuais necessidades. Não espere o problema acontecer para procurar o banco, comece já! Ficar parado nesse pode representar a diferença entre ter ou não crédito para o pagamento de compromissos assumidos, tecnologia, matérias-primas, etc.

“Não há espaço para erros. O mercado ainda não consegue prever o futuro, portanto, se contrai para proteção. Planejar-se para o crédito é garantir a sobrevivência de sua empresa, isso equivale a dizer que se preparar preventivamente ativando linhas de crédito quando ainda não se precisa, permitirá à empresa negociar melhores taxas e condições”, explicam os sócios da Loara.

Olhar nos ativos

Um importante passo é um olhar atento aos ativos das empresas, que são os bens que elas possuem e que podem ser monetizados, podendo ser representados por vários pontos, como dinheiro em caixa, maquinário, móveis, imóveis, estoques de mercadoria e créditos e recebíveis.

Segundo Fernando Mello, diretor da Saraf, esse pode ser um caminho para estratégias financeiras. Ponto importante é que no final deste período de crise, a maioria das empresas poderão ter grandes variações em suas demonstrações financeiras.

Em relação ao controle de ativos, Fernando Mello preparou algumas orientações para um primeiro momento:

• Se você planejou o inventário de ativos para este ano, reveja o cronograma. Existem formas de iniciar o trabalho, mesmo remotamente;
• Continue monitorando as movimentações de ativos, aquisições, transferências e baixas, adequando os processos ao momento atual;
• Mapeie os trabalhos que necessitam de atividade em campo, faça um planejamento para realizá-lo;
• Busque tecnologias para te ajudar a atingir os resultados que você busca.

Quem faz a gestão patrimonial precisa estar atento a todos os eventos para que possa reportar de forma transparente e segura. Veja alertas para que as empresas se preparem para o pior dos cenários:

• Observe se algum departamento será desativado. É possível que a demanda por produtos ou serviços ofertados pela empresa que trabalha diminua;
• Faça um levantamento dos ativos que já estão em desuso e que podem ser vendidos, pode ser uma oportunidade de gerar receita. Alguns segmentos terão aumentos de demanda;
• Crie estratégias para o estoque;
• Prepare sua empresa para realizar o Teste de Recuperabilidade dos ativos (Impairment Test). No fechamento anual de balanço será necessário reportar se a empresa teve desvalorização ou não de seus ativos.

Como se observa, a gestão de ativos afetará diretamente o seu negócio para decisões estratégicas e nas demonstrações contábeis, que por sua vez serão utilizadas para fim de obtenção de créditos ou de planejamento tributário. Esteja preparado.

A força do marketing e das vendas

Desde o pré até o pós-crise, o marketing se empoderará de muita relevância, visto que deverá ser utilizado buscando maior abrangência na efetividade de negócios dentro da crise, permitindo assim um impulso para busca de novos clientes e mercados no momento em que a maioria prefere ou escolhe se esconder.

“Cada empresa precisa se reinventar, criar alternativas de reposição e ampliação de mercado. Como diz o velho ditado ‘onde tem gente chorando, tem gente vendendo lenço’”, lembra Luciano Giarrochi, sócio da Itibam.

Durante a crise, quem ficou próximo do seu cliente vai sair na frente. Esse é o momento de mostrar que você continua com ele, o momento de ligar sem interesse, de se aproximar dele, marcando presença em todos os pontos de contato que puder.

Luciano acrescenta que, infelizmente, as empresas que não conseguirem se reinventar estão sujeitas a sofrer as consequências ou até mesmo desaparecer do mercado. “Reúna os gestores da empresa, sua equipe e crie novas formas de trabalhar. Aproveite a crise para inovar. Inovar não é criar um produto novo, inovar é fazer diferente, fazer melhor com menos”, explica.

Um ponto que fica como uma das lições no pós-crise é que o mundo digital é fundamental para ser explorado pelas empresas. Nele se consegue ótimos resultados e o marketing moderno necessariamente passará por essas questões. Por mais que termos como lead, Inbound Marketing, funil de vendas ou marketing de conteúdo possam assustar, eles vieram para ficar e foram fortalecidos pela crise.

Marketing também é pensar no produto. “Busque oferecer produtos e serviços diferentes, claro que dentro do possível. Tenho certeza de que a criatividade vai falar mais alto nesse momento, portanto é preciso criar alternativas de pacotes ou combos, por exemplo”, aconselha o sócio da Itibam.

Ele também explica que será necessário repensar os preços, refazer cálculos, controlar muito bem custos, se possível apertar a margem para ser mais competitivo e conseguir vender. Sempre pensando em uma mínima lucratividade. Isso tudo tem que ser muito bem calculado.

Dentro do possível é necessário criar alternativas de produtos, condições e serviços para poder oferecer aos clientes. Muitas empresas estarão sem caixa, mas muitas delas também vão precisar girar e precisarão comprar e contratar para continuar operando. Um posicionamento do time comercial é estar atento às novas necessidades dos clientes, vendendo o que eles realmente desejam e necessitam comprar, buscando viabilizar toda e qualquer negociação possível para que não se permita a perda do cliente e de participação no mercado.

Recursos humanos é o coração

Uma área realmente afetada na crise foi a de recursos humanos. As pessoas estão assustadas, muitas passaram por reduções de ganhos e estão em um período de total desmotivação.

“O empresário precisa ter um canal direto com todos os seus empregados, para que todos saibam do que está acontecendo e o que se espera nesse momento. Mas essa não é uma missão que apenas o empresário precisa ter: agora é uma missão para todos. Portanto, é hora do RH agir com estratégia, baseado nas diretrizes montadas pela alta gestão”, explica Richard Domingos.

Outro ponto é que definidas as ações que devem ser tomadas durante a crise, é fundamental a formalização das negociações feitas, tais como repactuação de jornada de trabalho, suspensão temporária do contrato de trabalho, mudança de setor ou de local de trabalho. É fundamental que tudo esteja bem detalhado para não deixar dúvidas e represar descontentamentos, pois eles poderão ser convertidos em contingências futuras.

A conversa e a demonstração da preocupação das empresas com os trabalhadores é um diferencial, é hora de reforçar as relações com os funcionários que ainda estão com a empresa e ter estratégias muito claras com quem está chegando. O valor humano será o grande diferencial no futuro.

As mudanças repentinas causadas na rotina da vida das pessoas, o isolamento social, a intoxicação feita pelos veículos de comunicação, atrelada às incertezas de um futuro, que para alguns estavam definidos, fez com que as pessoas avaliassem o quão frágil são suas vidas financeiras, chamando a atenção de o quanto é importante se preparar para eventos infortúnios como esse que estamos vivendo.

Quando possível, todos precisam ter reservas financeiras, se cercando de seguros para manutenção da família em caso de perda de emprego ou atividade econômica, doença, invalidez e até a tão temida morte. Assim como assistência ou seguro saúde, a empresa pode estender aos seus empregados esses benefícios, pois eles não geram encargos sociais e podem ser vistos como um atrativo na relação de trabalho, explica Cristina Camillo, sócia da Camillo Seguros.

Planejamento tributário: de necessário para indispensável

O coronavírus trouxe uma avalanche de mudanças no sistema tributário brasileiro, desde redução de alíquotas à prorrogação de vencimentos de contribuições e impostos. Todas as medidas introduzidas nos últimos meses trouxeram um pequeno alívio ao caixa das empresas, mas com efeito bem menor do que o esperado pelos empresários.

A maioria das ações do Fisco acarretaram na prorrogação de vencimentos de suas obrigações tributárias, mas não desoneraram o contribuinte, e pelo visto, com a futura necessidade de caixa pelo governo para a tentar reduzir os impactos da crise, não teremos um alívio na carga tributária tão cedo.

“O planejamento tributário passa de necessário para indispensável”, afirma o advogado Horácio Villen Neto, sócio da Villen Advocacia Tributária. Nesse momento é fundamental um excelente planejamento tributário, com o escopo de manter as atividades da empresa e prepará-la para a retomada da economia.

“Muitas empresas, ao invés de fazer um adequado planejamento tributário, utilizando as ferramentas atualmente existentes, estão simplesmente deixando de pagar suas obrigações tributárias na expectativa da promulgação de um novo REFIS, algo que reputo como temerário, até pela necessidade de caixa do governo após a retomada da economia para regularizar suas contas”, complementa Horácio Villen Neto.

Além de um amplo e irrestrito planejamento tributário, o sócio da Villen Advocacia Tributária adiciona que, neste momento de crise, existem possibilidades fiscais que podem ser adotadas, dentre elas:

1. a) Revisão Tributária – Com o escopo de identificar eventuais créditos decorrentes de pagamentos indevidos pelas empresas nos últimos cinco anos e que possam ser abatidos dos tributos correntes;
2. b) Medidas judiciais pleiteando a redução de carga tributária, com fundamento na ilegalidade e/ou inconstitucionalidade de cobrança. Como exemplo, podemos citar a exclusão do ISS da base de cálculo do PIS e da COFINS.

Processos produtivos e operacionais novos

A empresa deverá repensar seriamente em todo seu processo produtivo, olhando seriamente para o mercado futuro e criando possíveis cenários. Com base nos cenários levantados, é preciso promover o volume de produção para cada projeção proposta (horas necessárias de mão de obra, matérias primas, mercadorias etc.). Isso vale tanto para empresas industriais e comerciais, como para prestadoras de serviços.

Ter a sensibilidade no momento da demanda para seus produtos comercializados ou serviço fornecido, adequando rapidamente ao que o mercado busca e valoriza.  De nada adianta comprar mercadorias para revenda, insumos para industrialização, para posterior venda, se ninguém vai comprar. Os produtos e serviços devem ser pensados e direcionados para linha de frente em momentos de crise.

Mesmo com a crise, não se pode tirar de vista que o objetivo final de uma empresa é o lucro e para isso são necessários processos produtivos realmente eficazes. É preciso também a análise dos competidores e a do mercado consumidor, essas não só devem influenciar no estabelecimento dos objetivos financeiros, como também no projeto dos sistemas produtivos apropriados.

“Muitas empresas tentam vender produtos que, nesse momento, não fazem sentido consumir, mas possuem em seu leque de atividades opções que podem se transformar rapidamente em dinheiro”, indica o diretor da Avante Assessoria Empresarial, Benito Pedro Vieira Santos.

Veja algumas dicas elaboradas pela Avante que poderão ajudá-lo nesse caminho:

• Entender o que o mercado está consumindo ou comprando;
• Identificar no seu portifólio de produtos e serviços o que mais tem aderência ao momento;
• Direcionar sua capacidade de venda para esses produtos de mais fácil conversão;
• Ajustar o processo produtivo visando entregar esses produtos e larga escala e com preço acessível;
• Repetir esse ciclo periodicamente, pois o mercado mudará suas necessidades à medida que a crise começar a se dissolver.

Tecnologia em destaque

Se existe uma área que realmente ganhou destaque no decorrer dessa crise, foi a tecnológica. Pessoas e empresas nunca se viram tão dependentes das tecnologias, que são o grande diferencial para a continuidade dos negócios. Com grande ênfase para a adoção do home office, reuniões virtuais, acesso aos arquivos em nuvem, bem como a realização de Lives e Webinars.

Outro ponto em destaque no setor foi o fato das empresas precisarem se adequar rapidamente para oferecer seus produtos e serviços online, alcançando melhores nesse período.

Tais tecnologias continuarão sendo adotadas ainda com a reabertura gradual das empresas, pois se mostraram muito benéficas. “As empresas perderam o medo do trabalho remoto, observando inclusive um aumento de produtividade, vez que as reuniões online, além de efetivas, reduziram o tempo de deslocamento e os gastos com viagens. Esses são apenas alguns dos frutos positivos dessa crise para as empresas”, explica a co-founder da Witec IT Solutions, Carol Lagoa.

A opinião é compartilhada por seu sócio, Marco Lagoa: “Não há dúvidas de que a tecnologia da informação promoveu um grande impacto nas organizações, principalmente para as funções que envolvem planejamento, liderança e controle. Afinal, o propósito básico da T.I é permitir que as empresas alcancem seus objetivos, com a tomada de decisões pautadas em informações integradas, de fácil acesso e localização”.

Veja alguns benefícios que foram potencializados para as empresas com a crise:

– Melhora na comunicação, aumento da produtividade, ganho de mobilidade para a equipe, redução de custos operacionais, bem como a adoção em massa de tecnologias em CLOUD.

Uma revolução trabalhista

Outra área que realmente foi impactada por tudo que ocorreu é a trabalhista e agora chegou a hora de reorganizar. Lembrando que toda essa crise se deu por causa de cuidados com as pessoas, o que deverá continuar a ser valorizado.

“Com a Covid-19, e decretação do Estado de calamidade pública (com vigência até 31.12.2020), estabeleceu-se um novo marco nas relações trabalhistas, ouso dizer que as mudanças nas relações de trabalho implementadas pelas medidas provisórias 927 e 936 jamais foram vistas desde a edição da Consolidação das Leis do Trabalho, há mais de 75 anos. Embora estas medidas inicialmente devam se expirar ao final deste ano, muitas delas, seguramente, passarão em definitivo a fazer parte das relações de trabalho”, conta Mourival Boaventura Ribeiro, sócio da Boaventura Ribeiro Advogados.

Um exemplo é a nova cultura de home office, ou trabalho remoto. “Muitas empresas que nunca tiveram a cultura de trabalho remoto, da noite para o dia se viram compelidas a fazê-lo, reuniões de trabalho passaram a serem feitas pelo sistema de vídeo conferência através de diversas plataformas disponíveis, com surpreendente e fácil adaptação”.

O home office não será mais uma alternativa do empregador, mas uma extensão de sua empresa no lar de seu empregado. Os critérios empresariais deverão abranger normas residenciais de cada empregado, até porque, os riscos à saúde do empregado enquanto estiver prestando serviço para a empresa serão desta última.

Outro ponto importante foi a implementação da flexibilização de acordos individuais entre empregador e empregado, abrindo um canal que há muito tempo sofria resistências. A possibilidade de flexibilizar alguns direitos de forma direta com o empregado demonstra o caminho sem volta para uma relação desburocratizada entre patrões e empregados.

A antecipação de descanso de férias, antecipação de feriados, implementação de bancos de horas, comunicação eletrônica e o trabalho home office, muito provavelmente passarão a fazer parte do cotidiano das relações entre empresas e empregados.

Medicina do trabalho: mais importante do que nunca

Ao contrário do que muitos se pronunciaram, a vida humana mostrou-se mais frágil do que nunca, o investimento em medicina do trabalho não só é essencial como ganhou uma importância além das paredes da empresa.

Muitos empresários se perguntam por que não tinham implementado o sistema home office antes. A resposta é clara: neste momento, muitos dos cuidados que deveriam ter sido tomados no cenário normal foram atropelados para preservar a saúde e possibilitar o isolamento social. O modelo home office veio para ficar, mas não será como é.

“As empresas deverão se preocupar além de suas paredes, nem todos os empregados terão condições de infraestrutura (mesa, cadeiras, equipamentos, local adequado de trabalho, dentre outros) adequada ao exercício desse modelo. Há de se habilitar nesses ambientes condições que preservem a saúde desse empregado, assegure o sigilo de dados empresariais, a identidade que o empregado terá da empresa, o controle de jornada e as atividades a serem cumpridas”, afirma a sócia da Moema Medicina do Trabalho, Tatiana Gonçalves, que o home office será uma solução, mas não para todos.

Se por um lado os cuidados com a saúde do empregado já era um compromisso legal da empresa, agora mais do que nunca virou uma prioridade. A sócia da Moema Medicina do Trabalho explica que alguns cuidados deverão ser pensados no momento de retorno ao trabalho:

1. a) Higienização especializada dos ambientes de trabalho;
2. b) Segurança do Trabalho (procedimento operacional padrão, análise de pontos críticos de contaminação na empresa, controle de fluxo e entrada de pessoas, treinamento de práticas de boa higiene, treinamento de epi);
3. c) Medicina do Trabalho (gestão laboral para identificação de grupo de risco, teste de Covid-19 e afastamento de colaboradores infectados).

Super colaboradores

Como dito em um de seus artigos, Albert Einstein afirmou: “Não podemos querer que as coisas mudem, se sempre fazemos o mesmo. A crise é a maior benção que pode acontecer às pessoas e aos países, porque a crise traz progressos. A criatividade nasce da angústia assim como o dia nasce da noite escura. É na crise que nascem os inventos, os descobrimentos e as grandes estratégias. Quem supera a crise supera a si mesmo sem ter sido superado. Quem atribui à crise seus fracassos e penúrias, violenta seu próprio talento e respeita mais aos problemas do que às soluções. ”

A crise não foi criada pelo empresário, pelo governo ou pelos trabalhadores, mas todos serão impactados em algum momento. A união das pessoas em qualquer situação ou área (governo ou privada) em um único pensamento, objetivo e foco, certamente conduzirá a corporação a uma batalha mais fortalecida.

Temos exemplos no país do que devemos seguir e do que não devemos seguir e um dos maiores erros que essa crise nos mostra é a falta de liderança dos entes governamentais, fazendo um paralelo com uma empresa: basta olhar para o governo e fazer o contrário, ter um objetivo único, comprometer os grandes gestores, comprometer os parceiros e fornecedores e, principalmente, o trabalhador.

A empresa precisa de um líder que não esteja preocupado apenas com ele. A alta direção e todos os outros colaboradores deverão estar em sintonia para diminuir as resistências, aumentar as aderências e implementar toda e qualquer ação que necessite ser feita.

Envolver toda a corporação em uma decisão é comprometer a todos com o resultado, não teremos um vitorioso se a empresa sucumbir, mas teremos uma grande empresa se todos forem vitoriosos.

Se Einstein estivesse aqui testemunharia a maior e mais preciosa mudança em uma empresa, que é a capacidade de:

“Ter planejamento e estratégias sempre é um diferencial para as empresas, mas isso se evidencia ainda mais em períodos de crise como o atual. Assim, se a empresa já projetou possíveis cenários para o futuro com estratégias, já deu um bom passo para sobrevivência. Caso ainda não tenha feito, ainda é tempo”, finaliza o diretor executivo da Confirp Consultoria Contabil, Richard Domingos, especialista em gestão de empresas.

Diante a todos os pontos que a empresa precisará se adequar uma coisa fica clara: nunca foi tão importante a necessidade de um líder que saiba mudar e de ações planejadas. Muitos empresários estão desesperados com o momento que atravessam, buscando alternativas para seus negócios sobreviverem à diminuição de movimentação e vendas em função da crise gerada pelo coronavírus. Um fato é certo, as empresas que não se estruturarem imediatamente para esse momento terão muito mais chances de fechar as portas.