Gestão in foco

LGPD – o que sua empresa já deveria ter feito?

Depois de uma verdadeira maratona cheia de idas em vindas, com quase 10 anos de debates entre Congresso Nacional e sociedade, além de prazo para adequação, a Lei Geral de Proteções de Dados (LGPD) é uma realidade desde o dia 17 de setembro de 2020 para a qual as empresas devem se adequar. E o que isso muda para as empresas? Tudo!

Essa medida chega em boa hora, pois recentemente se soube de diversos mega vazamentos de dados da população, expondo praticamente toda a população brasileira viva, além de alguns CPF de pessoas já falecidas. A pandemia também foi um fator que fragilizou a proteção de dados e agora as pessoas estão muito mais preocupadas em se proteger.

A finalidade da LGPD é proteger os dados, salvaguardando as informações de pessoas físicas. Importante ter em mente que toda operação de tratamento de dados pessoais realizada por empresas privadas, órgãos públicos ou até mesmo por pessoas físicas então dentro desta lei, independente se a mesma seja utilizada em ambiente online ou offline.

Ou seja, engloba desde a venda da esquina até os principais softwares de relacionamento. Também a lei não limita o país onde os responsáveis pelo tratamento estejam. Ou seja, a LGPD mudará a vida das empresas.

“Inicialmente as empresas devem realizar um conjunto de eventos internos para apresentação formal da Lei, sua origem, seus objetivos, os impactos e principais impactos corporativos, e a estrutura da Lei, ressaltando-se o entendimento de que a adequação é no contexto de Atividades de Tratamento de Dados”, explica Carol Lagoa, sócia da Witec IT.

“A lei traz um novo modelo organizacional de Compliance Legal com uma Governança específica no tratamento do Ciclo de Vida dos Dados Pessoais, incluindo um conjunto de Direitos aos Titulares | Donos dos Dados Pessoais”, complementa Lagoa.

O grande ponto para empresas é que, em caso de descumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados, as multas podem chegar até 2% do faturamento da empresa, com o teto de 50 milhões de reais. Mas, por mais que tenha ficado definido que as punições só serão sancionadas a partir de agosto de 2021. Existem várias causas que já estão sendo favoráveis aos consumidores e empresas estão pagando pesadas multas

“A conformidade das empresas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige a implementação de um programa de governança de dados específico”, explica Blanca de Albuquerque Brito Lima, sócia da Damiani Sociedade de Advogados.

Ela complementa que “para a estruturação da conformidade, a empresa deve adotar medidas de segurança no âmbito jurídico e técnico. Além disso, deve elaborar uma política de privacidade, estabelecer o ciclo de vida de dados que são tratados pela empresa, atribuir bases legais para os tratamentos de dados, realizar uma adequação dos contratos, contratar um Data Protection Officer (DPO), viabilizar o acesso e a comunicação do titular de dados com a empresa, bem como realizar treinamentos e capacitação dos colaboradores no âmbito da proteção de dados pessoais”.

Segundo Carol Lagoa da Witec, o ciclo de vida da um Compliance Legal sempre adota um passo-a-passo previsto como:

Assessment Inicial para entendimento dos atuais GAPs de Compliance
Organização mínima da Cultura e Estrutura Organizacional para se adequar minimamente à LEI
Implementação de Processo, Procedimentos, Revisões Contratuais, Políticas e Normas Internas para se tornar minimamente adequada à Lei
Governança de Compliance no dia a dia, para continuidade do Compliance
Implementação de melhoria contínua

Entenda melhor

“Simplificando, a LGPD foi criada com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade das pessoas físicas. Neste sentido, ela abrange toda a forma de coleta, armazenamento, compartilhamento e eliminação de dados pessoais”, explica Blanca.

Qualquer cidadão, titular dos dados pessoais, poderá questionar as empresas sobre oo tratamento que é dado a sua informação pessoal. Em função disso será necessário que as empresas definam canais específicos de contato para questionamento e tenham um encarregado: indivíduo ou setor responsável pelo atendimento das questões relacionadas a privacidade e proteção de dados pessoais dentro da organização.

Esse profissional será o mediador da comunicação entre os agentes de tratamento de dados (controlador e operador), a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados), o titular dos dados pessoais (pessoa física), além de outras autoridades públicas que eventualmente fizerem questionamentos.

Pode parecer assustador em um primeiro momento, mas algumas ações já devem ser tomadas pela empresa. Vamos a elas:

Criação de um Comitê de Privacidade – Selecionando profissionais de diferentes áreas, que tragam o conhecimento dos processos de seu setor, com o objetivo de garantir que ela esteja operando dentro da Lei.

Busca de consultoria jurídica especializada – a Lei é muito recente e passa por alterações e entendimentos, assim é preciso que se tenha um suporte especializado para esse processo como um todo.

Contratação ou direcionamento a um profissional especializado – nasce um novo cargo nas empresas o Digital Protection Officer (DPO), ou encarregado de tratamento de dados, sendo esse a pessoa física ou jurídica que será responsável legalmente por comandar atividades de proteção de dados dentro da empresa. Esse irá responder diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Veja algumas da função desse profissional ou terceirizado:

Atender demandas de usuários e prestar esclarecimentos
Receber comunicações da ANPD e tomar providências
Orientar funcionários em relação às práticas que devem ser seguidas, verificando seu cumprimento dentro da empresa.

Rever todos os processos da empresa – Após a adequação estrutural, chega a hora de grande trabalho, precisando rever todos os processos de uso de informações, a forma com que se obtêm o consentimento pelos dados devem ser revistas, para se adequar a LGPD. O titular dos dados precisa saber exatamente a finalidade que será dada às suas informações.

Ponto importante é que a empresa só poderá utilizar a informação conforme comunicado, ou seja, se precisa do CPF para checar o crédito da pessoa, apenas poderá ser utilizado para essa finalidade, se for utilizar para outro motivo deverá solicitar outro consentimento.

A dica é identificar todas essas atividades e verificar o cumprimento de medidas de segurança, tempo de retenção das informações, entre outros pontos levantados pela LGPD.

Conscientização é preciso – Outro ponto fundamental dentro das empresas é a conscientização de todos os seus colaboradores sobre a LGPD, mostrando como essa lei impactará em sua atividade ao lidar com informações sensíveis de terceiros. Sem criar cultura interna de proteção de dados não há como atingir conformidade legal, pois as empresas são feitas de pessoas.

As bases legais da LGPD

Segundo a sócia da Witec, todas as informações são passíveis de serem Coletadas e Tratadas pelas empresas, desde que, devidamente amparadas pelas Bases Legais. As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:

I – finalidade:

II – adequação

III – necessidade

IV – livre acesso

V – qualidade dos dados

VI – transparência

VII – segurança:

VIII – prevenção:

IX – não discriminação

X – responsabilização e prestação de contas

Processos nas empresas

Mas, como as empresas devem agir para implementar esses ajustes necessários? A Confirp Consultoria Contábil passou recentemente pelo processo de adequação que mostra basicamente um passo a passo desse processo.

“A preocupação com esse tema já é antiga na empresa, sendo que trabalhamos com dados confidenciais dos clientes e precisávamos nos adequar a essa nova realidade. Contudo, tivemos um facilitador no fato de já termos por anos seguidos a qualificação ISO, na qual os processos todos já estavam bem delimitados”, explica a gerente de qualidade Sheila Santos.

Ela conta que mesmo assim a empresa montou um cronograma muito rígido com acompanhamento semanal sobre o tema e ajustes que levam a empresa a já estar praticamente totalmente adequada ao sistema.

Veja alguns dos processos que fizeram parte dessa implementação:

Nomeação do Comitê oficial de Segurança da Informação
Nomeação o DPO da companhia [responsável por responder legalmente pela LGPD]
Revisão do Contratos dos Colaboradores para adequação à LGPD
Revisão do Contrato de Clientes para adequação à LGPD
Política de Privacidade
Adequar o procedimento de atendimento ao cliente [SAC] à LGPD
Política para controle de visitantes
Adequar o mapa de Gestão de Riscos à LGPD
Política de Segurança da Informação – Procedimento de TI
Elaborar plano de resposta a incidentes de Segurança
Mapeamento de uso de dados
Elaborar Política para Gestão de Marketing conforme a LGPD
Relatório de Impacto – Controlador
Política de Conduta – Regulamento Interno
Revisão dos Contratos de Fornecedores para adequação à LGPD
Treinamento de funcionários.

Impacto sofrido pelo marketing

Para as áreas comerciais a grande preocupação será em saber se sua comunicação está adequada com cliente. Mas a sócia da Damiani esclarece que o impacto consiste em se buscar o equilíbrio entre as ferramentas tecnológicas de marketing e a lei.

“Neste sentido, muito embora o consentimento tenha papel relevante, existem diversas estratégias eficazes para a adequação. Por exemplo, com fundamento em outra base legal conhecida por “legítimo interesse”, a empresa não precisaria obter o consentimento de todos na sua lista de e-mail marketing para continuar enviando comunicações; poderia utilizar uma dinâmica de Opt-out, ou seja, colocar um adendo em suas comunicações (um link na maioria das vezes) em que o indivíduo pode clicar para não receber mais informações da empresa, e, por consequência, sair de sua lista de contatos. Desta forma, a empresa sofrerá menos alterações na estrutura da operação já adotada previamente”, explica.

Derrubando mitos

Para melhor entendimento do assunto Carol Lagoa apontou alguns mitos sobre o tema

Sou uma pequena empresa e não estou sujeito à LGPD.
Sou um Condomínio Residencial não estou sujeito à LGPD.
Sou um B2B não estou sujeito à LGPD.
Não preciso de nenhuma ferramenta de Tecnologia para estar minimamente adequado à LGPD.
Não preciso me preocupar com qualquer tipo de aspectos de Segurança da Informação para esta para estar minimamente adequado à LGPD.
Tenho um Advogado atuando no assunto, e não preciso me preocupar
Isso é coisa apenas para o T.I. resolver

Uma vez desconstruídos alguns mitos a respeito da LGPD, a verdade é que o desafio da conformidade exige uma abordagem customizada e multidisciplinar, com integração de soluções jurídicas e tecnológicas para compor um plano de ação sólido e alinhado às características da organização.

Cada empresa deve implementar uma política de proteção de dados adequada à sua exposição e à cultura que rege seu ambiente, estimulando os comportamentos esperados e fortalecendo os controles internos. O primeiro passo é, portanto, identificar as fragilidades internas em relação às exigências da lei, para, a partir delas, criar mecanismos de correção e prevenção de irregularidades no tratamento dos dados pessoais para todas as áreas da operação impactadas (“Assessment”).

Identificado o problema de forma detalhada, com certeza serão necessárias, pelo menos, 10 (dez) entregas essenciais na busca da conformidade LGPD:

mapeamento do risco;
2. implementação de programa de governança de dados;
3. integração da estratégia jurídica com as soluções praticadas em T.I.;
4. revisão dos processos internos impactados pela lei;
5. recomendações para a implementação de um programa de segregação de funções e determinação de cadeia de responsabilidades;
6. atribuição de bases legais e gestão de logs de consentimento;
7. eleição conjunta de responsável pela gestão do programa de privacidade (encarregado);
8. treinamento, conscientização e capacitação dos colaboradores envolvidos;
9. documentação da “boa-fé” empresarial;
10. possibilidade de suporte para melhoria contínua e gestão de crise.

“Em síntese, não há milagre. É preciso direcionar esforços e investimento no sentido de se contratar apoio multidisciplinar e customizado de profissionais com experiência voltada à solução de um problema permeável a todos os setores da empresa, cuja solução transformará o modus operandi das corporações”, explica o sócio da Damiani, André Damiani.

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AREA COMERCIAL DEVE SE MODERNIZAR LINKEDIN

Área comercial deve se modernizar

Estamos no meio do furacão gerado pela grande revolução digital, quer estejamos em áreas pouco afetadas ou em áreas muito afetadas pelas mudanças. Nas empresas, a área comercial é uma dos que enfrentam mais novidades – seja para o bem, seja para o mal. Transações comerciais sempre passam por modificações, desde as primeiras vendas por escambo, passando pelos comércios, caixeiros viajantes, centros comerciais, grandes magazines, call centers, até a chegada do eCommerce. Para abordar o momento vivido pelas áreas comerciais e os caminhos para adequação das empresas atualmente, Luciano Giarrochi Fernandes, diretor da Itibam Business, empresa especializada em vendas consultivas, listou alguns dos principais pontos relacionados ao tema. Revolução na área comercial? “Nos últimos anos houve sim uma atenção especial nesse ponto. Até pouco tempo atrás, eram raras as empresas que tinham processos na área comercial. Muitas atuavam de forma empírica, com os conhecimentos e habilidades adquiridos pelos vendedores ao longo do tempo na profissão. Hoje, as empresas estão se preocupando muito mais com esse tema, planejando, criando e implementando processos comerciais, com o objetivo de padronizar as atividades e permitir que tudo seja mapeado e melhorado constantemente”, explica Luciano. Também ganharam força termologias diferentes, relacionadas às vendas. Dentre elas, o termo que mais se destaca é o lead, que sempre existiu, mas agora é valorizado como ouro quando se fala de clientes. Como lidar com os leads O termo lead vem sendo o foco de atenções nos últimos anos, mas já existe há muito tempo. É usado para especificar o “contato frio”, como alguém que pediu atendimento via site, ligou na empresa, acessou os materiais nas redes ou com quem se trocou cartões em algum evento. “São contatos ainda não qualificados. Após contatá-los, inicia-se a fase de qualificação, em que o lead pode se qualificar para se tornar um cliente. E então ele se torna um ‘prospect’, ou potencial cliente, um contato já qualificado e que se encaixa na matriz de segmentação de público alvo ideal para a empresa”, detalha o diretor da Itibam Business. Um lead quente tem maior probabilidade de comprar do que um lead que talvez nem lembre que solicitou o contato. Mas, independentemente do grau de qualificação do futuro cliente, uma coisa é certa: o atendimento tem que ser o mais rápido possível sempre, sem perder a qualidade. Como atender bem Hoje, uma boa experiência de compra de um cliente é fundamental para o sucesso de uma operação. Exemplo é que existe uma preocupação muito grande em executar uma venda consultiva, mas a realidade é que pouca gente realmente sabe o que é venda consultiva. Existe uma confusão generalizada sobre o conceito. Muita gente acredita que venda consultiva é o vendedor entender bastante do seu produto, mas não é esse o ponto que define se a venda é consultiva ou não. “O que define é o quanto o vendedor entende do negócio do cliente e o quanto ele consegue extrair e entender do cliente sobre a sua realidade, suas dores, suas necessidades e como o produto ou serviço pode resolver e ajudar, como um remédio para tais dores”, explica. Assim, para ser efetivo nas vendas é preciso entendendo o cliente, perguntando, investigando e se conectando com ele, algo que condiz com o conceito de neurovendas. Outro ponto que muitos esquecem é que vendas não se resumem a técnica, mas também se baseiam em processos, já que muito dos resultados de vendas vêm de um planejamento bem estruturado e bem executado. Veja verdades, mentiras e erros relacionados às vendas: Verdades · Hoje o cliente está muito mais entendido do produto. Isso significa que o profissional de vendas tem que ser altamente capacitado; · O processo comercial hoje é responsável por grande parte do sucesso em vendas. Mentiras · “No futuro, tudo será vendido pela internet” Sempre existirão pessoas se relacionando. Mesmo com a tecnologia, é impossível que alguns nichos de produtos e serviços sejam vendidos sem alguma interação humana; · “Só é vendedor quem nasceu vendedor” Grande engano, pois venda é técnica e processo, por isso é totalmente possível aprender e ter resultado em vendas. Erros · Focar/estudar apenas o seu produto; · Não estudar vendas; · Não ser especialista em negócios – o vendedor tem que entender de negócios e estar atualizado, pois o profissional moderno é o verdadeiro vendedor consultivo; · Não estudar as relações humanas – neurovendas, programação neurolinguística, comunicação, coaching e outras habilidades comportamentais da área de humanas são fundamentais para o sucesso de um vendedor. Aprimorar sempre No mundo comercial não há mágicas, é preciso muito conhecimento e constante aprimoramento. Assim, para quem quer se destacar nessa área, cada vez menos bastará apenas um bom papo, será preciso mudar a concepção. Em um mundo cada vez mais exigente, não adianta mais uma empresa pensar que seu problema é apenas comunicação e acreditar que precisam de ações de divulgação para melhorar os seus resultados. Por mais que essas possam fazer as informações sobre os produtos ou serviços chegarem a um prospecte, em muitos casos o problema está na falta de planejamento e estratégia comercial, o que pode comprometer o resultado final, ou seja, as vendas. Assim, o caminho é a profissionalização, e se isso não for possível com a equipe atual, é hora de avaliar a estrutura ou terceirizar a parte comercial, alavancando oportunidades e negócios.

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Via Rápida Empresa é uma boa saída?

Leia também e entenda tudo sobre Contabilidade Digital: Entenda como funciona a contabilidade digital Contabilidade Digital – Sua empresa pronta para o futuro Confirp Digital – Inteligência artificial em sua contabilidade O que é necessário fazer para trocar de contabilidade? Confirp Digital: Tudo que você precisa na palma da sua mão! Contabilidade Digital: O que é? Saiba Vantagens e Como Funciona Um motivo de felicidade para quem deseja montar o seu negócio é que com mudanças recentes se pode afirmar que, de fato, os processos de aberturas de empresas se mostram muito mais simplificados e rápidos. Vamos aos fatos: em 2013 oficializou-se no Estado de São Paulo a substituição do sistema Cadastro Web da JUCESP pelo Módulo Estadual de Licenciamento do Via Rápida Empresa (VRE) abrangendo também o Sistema Integrado de Licenciamento (SIL). Esse fato foi uma revolução, sendo que a abertura de empresa tornou-se um processo unificado, ou seja, os cadastros federal (CNJP), municipal (CCM) e estadual (CADESP) são agora feitos de uma só vez. O objetivo é desburocratizar a abertura, o encerramento e as alterações das empresas, simplificando os procedimentos por via eletrônica, diminuindo assim os prazos e custos dos processos. O maior avanço é uma integração entre os órgãos responsáveis pelo registro, inscrições, licenciamentos e baixas das empresas. Isso agiliza o andamento e, de maneira benéfica, barateia o custo para o empreendedor, pois agora grande parte do pleito será executado em um único meio. Entretanto, a abertura de empresas continua seguindo os mesmos rigores, sendo necessário o ato societário, os cadastros administrativos e o cadastro do estabelecimento. Em algumas cidades, como por exemplo São Caetano do Sul, o sistema já inclui o cadastro da sede, como o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e a Vigilância Sanitária (CVS), por exemplo. Já em outras cidades, como São Paulo, ainda é necessária a obtenção de licenças por outros órgãos que estão fora do programa, como a Licença Ambiental (CETESB) para as indústrias. Assim, apesar de haver melhorias com a implantação do sistema integrado e que os valores e prazos dos processos sejam menores, ainda existem passos a serem dados. Muitas empresas têm custos adicionais com outras inscrições necessárias e que não estão no escopo do sistema integrado. Em uma avaliação crítica, o número de vantagens que encontramos com a VRE é muito maior que o número de desvantagens, mas elas existem em relação a regularização de empresas que já estão trabalhando e não possuem todas as licenças necessárias para seu pleno funcionamento. Hoje, por exemplo, dentro do programa é fácil saber se a sede da empresa está apta a funcionar, uma vez que com a inscrição no Registro de Licença Eletrônica (RLE), a prefeitura disponibiliza a aprovação do endereço escolhido – isto é, se o lugar está conforme as leis em quesito de estrutura, IPTU e zoneamento. Segundo os procedimentos, haverá consulta ao município envolvido e aos órgãos estaduais responsáveis pelas licenças necessárias. Somente após a análise, verificação e aprovação das informações e dados fornecidos é que o sistema liberará o requerimento necessário para dar continuidade ao processo de arquivamento perante a JUCESP, o que garante que a empresa não tenha problemas futuros nas obtenções das demais licenças que serão necessárias não estão contempladas no sistema de abertura. Entretanto, grande parte das empresas que já funcionam não têm isso. Uma vez que o sistema não consegue fugir de todas as burocracias, há dificuldades no processo de regularização. Portanto o VRE pode realmente incrementar investimentos por via da simplificação dos procedimentos de abertura de empresas, tornando o sistema menos burocrático e mais econômico ao eliminar etapas do processo registral, ainda que este não seja completo. Mas, do ponto de vista subjetivo, as regulamentações lacônicas, prazos estimados e mecanismos de eventuais regularizações causam ainda incertezas quanto ao efetivo funcionamento. Renato Prado – Fast Records Alvarás e Licenciamentos

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Declaração de Livro Caixa – entenda como funciona

O que é Declaração de Livro Caixa? O Livro Caixa é o livro no qual são registradas, mensalmente e em ordem cronológica, todas as receitas e despesas relativas ao trabalho não-assalariado [Autônomos], os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros. A legislação do Imposto de Renda permite a dedução de despesas da receita decorrente do exercício da respectiva atividade e, por isso, a importância de escriturar esse livro. Veja as atividades que permitem a escrituração do livro caixa e seus abatimentos: I. HONORÁRIOS do livre exercício das profissões de MÉDICO, ENGENHEIRO, ADVOGADO, DENTISTA, VETERINÁRIO, PROFESSOR, ECONOMISTA, CONTADOR, JORNALISTA, PINTOR, ESCRITOR, ESCULTOR e de outras que lhes possam ser assemelhadas; II. REMUNERAÇÃO proveniente de profissões, OCUPAÇÕES E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NÃO-COMERCIAIS; III. REMUNERAÇÃO DOS AGENTES, REPRESENTANTES e outras pessoas SEM VÍNCULO EMPREGATÍCIO que, tomando parte em atos de comércio, NÃO OS PRATIQUEM POR CONTA PRÓPRIA; IV. EMOLUMENTOS E CUSTAS dos serventuários da Justiça, como tabeliães, notários, oficiais públicos e outros, quando não forem remunerados exclusivamente pelos cofres públicos; V. CORRETAGENS E COMISSÕES DOS CORRETORES, LEILOEIROS E DESPACHANTES, SEUS PREPOSTOS E ADJUNTOS; VI. LUCROS DA EXPLORAÇÃO INDIVIDUAL DE CONTRATOS DE EMPREITADA UNICAMENTE DE LAVOR (qualquer ocupação manual), qualquer que seja a sua natureza; VII. DIREITOS AUTORAIS DE OBRAS ARTÍSTICAS, DIDÁTICAS, CIENTÍFICAS, URBANÍSTICAS, PROJETOS TÉCNICOS DE CONSTRUÇÃO, INSTALAÇÕES OU EQUIPAMENTOS, QUANDO EXPLORADOS DIRETAMENTE PELO AUTOR OU CRIADOR DO BEM OU DA OBRA; VIII. REMUNERAÇÃO PELA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NO CURSO DE PROCESSO JUDICIAL. Como é possível observar, essas despesas não podem ser utilizadas por pessoas que só recebam rendimentos decorrentes do trabalho assalariado (com vínculo empregatício). Na Declaração de Ajuste Anual, se o contribuinte optar pelo modelo simplificado, não será possível a dedução de despesas escrituradas no livro caixa. Observações gerais sobre declaração de Livro Caixa GASTO CONSIDERAÇÕES PARA DEDUTIBILIDADE EMPREGADOS Os gastos com REMUNERAÇÃO PAGA A TERCEIROS SÃO DEDUTIVEIS DESDE QUE COM VÍNCULO EMPREGATÍCIO, e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários; DESPESAS DE CUSTEIO DA ATIVIDADE SÃO DEDUTÍVEIS as DESPESAS DE CUSTEIO pagas, necessárias à percepção da receita e a manutenção da fonte produtora. Considera-se DESPESA DE CUSTEIO aquela indispensável à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, como aluguel, água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo; LIMITE DE DEDUÇÃO DAS DESPESAS MENSAIS O VALOR DAS DESPESAS DEDUTÍVEIS, escrituradas em livro Caixa, ESTÁ LIMITADO AO VALOR DA RECEITA MENSAL RECEBIDA de pessoa física ou jurídica; GASTO EXCEDENTE AO LIMITE DE DEDUÇÃO No caso de as DESPESAS ESCRITURADAS NO LIVRO CAIXA EXCEDEREM AS RECEITAS RECEBIDAS por serviços prestados como autônomo a pessoa física e jurídica em determinado mês, O EXCESSO PODE SER SOMADO ÀS DESPESAS DOS MESES SUBSEQÜENTES até dezembro do ano-calendário. O EXCESSO DE DESPESAS EXISTENTE EM DEZEMBRO NÃO DEVE SER INFORMADO NESSE MÊS NEM TRANSPOSTO PARA O PRÓXIMO ANO-CALENDÁRIO; TRANSPORTE E DESPESAS DE VEICULOS PRÓRIOS Ressalvado no caso de representante comercial autônomo (quando o ônus dessa despesa tenha sido dele) NÃO SÃO DEDUTÍVEIS como despesas para fins de livro caixa, as despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de VEÍCULO PRÓPRIO ainda que necessárias à percepção da receita; LEASING NÃO É DEDUTÍVEL NENHUM TIPO DE LEASING na escrituração do livro caixa; UTILIZAÇÃO DE IMÓVEL RESIDENCIAL PARA DESEMPENHAR ATIVIDADES PROFISSIONAIS Despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular, condomínio, QUANDO O IMÓVEL É UTILIZADO PARA A ATIVIDADE PROFISSIONAL ETAMBÉM RESIDÊNCIA, ADMITE-SE COMO DEDUÇÃO A QUINTA PARTE DESTAS DESPESAS, quando não se possam comprovar quais são as oriundas da atividade profissional exercida; MANUTENÇÃO E REPARO DE IMOVEIS DE PROPRIEDADE DO CONTRIBUINTE NÃO SÃO DEDUTÍVEIS os dispêndios com REPAROS, CONSERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO DO IMÓVEL QUANDO este for de PROPRIEDADE DO CONTRIBUINTE; BENFEITORIAS EM IMOVEIS DE TERCEIROS UTILIZADOS PARA ATIVIDADE PROFISSIONAL As DESPESAS COM BENFEITORIAS e melhoramentos efetuadas pelo locatário profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação pelo uso do imóvel locado, SÃO DEDUTÍVEIS NO MÊS DE SEU DISPÊNDIO, como valor locativo, desde que tais gastos estejam comprovados com documentação hábil e idônea e escriturados em livro Caixa; ROUPAS ESPECIAIS E PUBLICAÇÕES Podem ser utilizadas como DESPESAS DEDUTIVEIS gastos com ROUPAS ESPECIAIS e PUBLICAÇÕES NECESSÁRIAS AO DESEMPENHO DE SUAS FUNÇÕES (desde que o profissional exerça funções e atribuições que o obriguem a tais gastos) e desde que os gastos estejam comprovados com documentação hábil e escriturados em livro Caixa. ENTIDADES DE CLASSE CONTRIBUIÇÕES A ENTIDADES DE CLASSE SÃO DEDUTÍVEIS desde que a participação nas entidades seja necessária à percepção do rendimento e as despesas estejam comprovadas com documentação hábil e idônea e escrituradas em livro Caixa; SERVIÇOS TOMADO DE TERCEIROS SEM VINCULO EMPREGATISSIO PODEM TAMBÉM SER DEDUZIDOS OS PAGAMENTOS EFETUADOS A TERCEIROS SEM VÍNCULO EMPREGATÍCIO, desde que caracterizem despesa de custeio necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. GASTOS COM PUBLICIDADE E PROPAGANDA PODEM SER DEDUZIDAS AS DESPESAS COM PROPAGANDA se relacione com a atividade profissional da pessoa física e estes gastos estejam escriturados em livro Caixa e comprovados com documentação idônea; GASTOS COM ENCONTROS, CONGRESSOS E SEMINÁRIOS SÃO DEDUTÍVEIS as despesas efetuadas para comparecimento a ENCONTROS CIENTÍFICOS, COMO CONGRESSOS, SEMINÁRIOS etc.,

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Não suje a imagem de uma empresa

Quanto custa para sua empresa conquistar um cliente? Cada empreendedor sabe que o custo pode variar muito, mas não é baixo. Em contrapartida, é praticamente grátis a perda de um cliente. Exemplos são empresas que não se preocupam com o ambiente em que recebem seu cliente, fornecedores e visitantes, desvalorizando seu próprio trabalho e fragilizando seus contratos. “A limpeza e a organização são fatores diretamente ligados ao sucesso de uma empresa. Hoje somos avaliados em diversos pontos, mas esses são os fundamentais, pois espelham como a empresa trabalha, o que ela prioriza, se tem alguma preocupação com o meio ambiente e a condição de trabalho que oferece para seus funcionários”, explica Gabriel Borba, diretor executivo da GB Serviços Profissionais. Ao visitar as sedes de grandes empresas é possível ver que existe a preocupação com a visibilidade, não bastando ser uma companhia organizada, mas mostrando que é organizada. Quando um prospect ou cliente entra em um ambiente que o agrada, a chance de passar uma mensagem positiva é muito maior. Isso tende a gerar novos negócios. “Quem não gosta de visitar um lugar limpo cheiroso e organizado? Quando o ambiente recebe o público externo, como restaurantes, hospitais e shoppings, a limpeza acaba sendo diretamente ligada a marca, extraindo dos visitantes elogios ou duras críticas”, explica Borba. Estágios de organização Para atingir essa condição existem pontos a serem pensados. Um é relacionado aos ambientes comuns, em que um processo de limpeza, com profissionais ou empresas especializadas, é fundamental. Outro é relacionado às pessoas, voltado a cultura da corporação. Não adiantará ter a melhor equipe de limpeza do mundo em uma organização se os colaboradores insistirem em manter as mesas desorganizadas e fora de um padrão adequado, pois isso poluirá o ambiente. “A experiência como um todos que será proporcionada ao visitante que deve ser levada em conta. Para isso, é fundamental que as áreas conversem entre si e que existam cronogramas de atividades – sejam diários, semanais, quinzenais ou mensais. Somente assim você conseguira ter uma visão macro do ambiente e se programar de acordo com sua necessidade real”, explica o diretor da GB. Sucesso em imagem Um exemplo de empresa que prioriza a limpeza é a Confirp Consultoria Contábil, nela existem regras claras sobre o que se pode e não fazer, o que passa uma sensação de limpeza e organização, que repercute até mesmo em fechamento de novos contratos. “Quando recebemos visitas de clientes e prospectes, sabemos que temos que impressionar. Mostrar o quanto somos organizados faz com que o sentimento de confiança se reforce. Isso fortalece as relações”, avalia a gerente administrativa da Confirp Rosana Kapor. Veja alguns dos benefícios de uma empresa limpa e organizada: Fator RH – pode parecer que não tem relação, mas um ambiente limpo impacta na produtividade. A profissional rende mais, pois acha que não tem tanto trabalho. Projeção da imagem – o que se projeta para as pessoas é que a empresa é organizada e possui processos claros, o que aumenta a confiança. Melhoria da saúde – são claros os resultados em questão a saúde, pois assim se elimina problemas respiratórios (com poeira) e até estresse. Sem contar que minimiza riscos trabalhistas com acidentes de trabalhos. Enfim, um ambiente limpo e organizado não é uma frescura, e sim uma imensa necessidade para as empresas, que podem ver seus negócios crescerem.

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