SPED Contábil e ECF – mudanças entrarão em vigor

Sinal dos tempos, em países como Estados Unidos, Alemanha e Japão, boa parte dos contratos já são celebrados em meios digitais. No Brasil, entretanto, o atraso de algumas organizações na migração para as plataformas digitais se dá, em geral, por puro desconhecimento. Especialmente em relação à validade jurídica da assinatura digital. Acesse a revista na íntegra Contudo, se observamos, diariamente estamos expostos a assinaturas de contratos por meios eletrônicos, ou mesmo por telefone. Basta lembrar o processo que fazemos em relação aos planos de telefonias, internet, cursos (principalmente EaD’s) e nas compras online em grandes magazines. A pergunta que fica é: qual a validade desses documentos? É importante ter em mente que, na maioria das vezes, em um simples aceite dado, seja por voz ou digitalmente, já há um comprometimento contratual com o terceiro, por isso é preciso muito cuidado. Em uma era em que a facilidade para uma contratação é enorme, qualquer ação impensada pode trazer prejuízos aos negócios. Por outro lado, a facilidade de localizar e analisar esses documentos são maiores, pois na maioria das vezes são disponibilizados online e podem ser facilmente localizados, se armazenados de forma correta. Lembrando que profissionais, de forma geral, gastam entre 5% e 15% da sua jornada de trabalho lendo informações, mas até 50% procurando por elas. Para as empresas que se utilizam de tecnologia para fechar contratos, existe uma facilidade muito maior nos negócios, pois não precisam mais das visitas apenas para recolher assinaturas, havendo, portanto, uma simplificação no processo. O que são contratos Para saber mais sobre como se adequar a essa nova realidade, o primeiro passo é entender mais sobre os contratos. Todos os dias indivíduos, empresas e o Estado realizam negócios jurídicos que, em linhas gerais, podem ser compreendidos como os diversos modos pelos quais esses agentes combinam, adquirem, transferem, resguardam ou extinguem seus direitos, obrigações e interesses. “Para formalizar e regular os direitos e obrigações que decorrem desses negócios jurídicos é que existem os contratos. Assim, nessa perspectiva e de forma muito sintética, contratos seriam, como bem define Caio Mário da Silva Pereira, ‘um acordo de vontades com a finalidade de produzir efeitos jurídicos’”, explica Daniela Magalhães, da Magalhães de Villens Advogados. Ela acrescenta que o momento que passamos não é novidade, sendo que, historicamente, novos tipos de contratos surgem em decorrência da evolução das relações socioeconômicas. São exemplos os contratos de incorporação imobiliária, leasing, factoring, alienação fiduciária, consórcio, agência e distribuição, edição, dentre outros. Por outro lado, algumas espécies de contratos caíram em desuso. “As mudanças continuam e um corte recente na história revela a globalização e a Quarta Revolução Industrial impulsionando essa evolução. A era digital causa profunda mudança na indústria e obriga que os negócios se transformem em ritmo cada vez mais acelerado, assimilando tecnologias modernas e incorporando-as a seus processos produtivos com um dinamismo nunca antes visto”, complementa. Essa nova ordem causou um imenso impacto sobre as relações jurídicas e trouxe com ela os contratos eletrônicos, fruto dos infindáveis negócios que são celebrados na internet. Para elucidar alguns questionamentos sobre essa nova forma de contratar, a Revista Gestão in Foco levantou com a Dra. Daniela Magalhães alguns dos principais tópicos sobre o tema: Cuidados na celebração de contratos virtuais São muitas as formas de contratos virtuais, e para entender os cuidados é interessante utilizar como o exemplo o homebanking e a compra de bens e serviços online, que são modalidades bastante comuns de contratos eletrônicos e que atraem pela comodidade e pela segurança, ausente nas ruas do país. Para essas contratações, recomenda-se: Verificação da existência da empresa, pela pesquisa de CNPJ, endereço e telefone; Leitura atenta dos Termos de Uso e Políticas de Privacidade; Verificação da legislação que envolve o produto ou serviço ofertado; Não compartilhar, divulgar ou emprestar senhas ou certificados digitais; Utilizar sites seguros e consultar eventuais reclamações relativas aos ofertantes dos serviços e produtos; Arquivar os protocolos e comprovantes de assinatura; Ter o apoio de assessoria especializada. Validade jurídica Os contratos eletrônicos são uma realidade e são juridicamente aceitos. Todavia, somente terão validade se respeitadas algumas condições, que em regra são as mesmas dos contratos tradicionais: manifestação de vontade declarada livremente quanto ao objeto de contratação, deveres e obrigações dela decorrentes; objeto lícito; agentes capazes; e respeitar a forma prescrita em lei. Necessário, ainda, que o negócio jurídico seja realizado revestido de boa-fé entre as partes. Um desafio referente aos contratos eletrônicos é a exata identificação das partes contratantes. Mas certo é que a evolução tecnológica tem dado sua contribuição com o objetivo de trazer mais força jurídica para a contratação gerando provas como, por exemplo, a geolocalização das partes (local da celebração do contrato), os logs de tempo (confirmando o momento da contratação) e a validação por robôs quanto à autoria das partes e a integridade do contrato (testemunhas). Simples “ciência” e “aceite” valem judicialmente? Afastadas eventuais fraudes, sim. A “ciência” é a declaração de conhecimento do conteúdo no negócio jurídico e de seus termos, e o “aceite” externa a manifestação de vontade em aceitar a oferta realizada pelo prestador de serviços ou vendedor dos produtos na internet. O termo jurídico dormientibus non succurit jus (ou “direito não socorre aos que dormem”) mantém-se atual e em relação aos contratos eletrônicos se aplica perfeitamente. Assim, com certeza poderá ocorrer riscos e desconfortos na manifestação de “ciência” e “aceite” sem a devida leitura prévia do conteúdo. Para empresas A cada dia fica mais difícil para as empresas abrirem mão dessa modernidade. Para sua adequada utilização recomenda-se a que a empresa busque suporte em três áreas: Profissionais capacitados para a criação de um site e ambiente de contratação seguros para todas as partes envolvidas; Consultoria jurídica especializada para a elaboração dos Termos de Uso e Política de Privacidade, contrato eletrônico e demais documentos legais aplicáveis a cada fim específico; Contabilidade e controles que possibilitem obter todas as orientações quanto aos documentos fiscais e impostos incidentes na operação de venda de seus produtos ou serviços. Cuidados para empresas Podem-se destacar três cuidados