Malha Fina – contribuintes estão com dificuldades para agendamentos de atendimentos

Com o fim das restrições impostas pela pandemia, muitas empresas estão retomando, de forma acelerada, o modelo de trabalho 100% presencial. A mudança, que parece refletir um desejo de reconectar equipes e aumentar a colaboração, traz à tona um desafio significativo: como adaptar as infraestruturas físicas e tecnológicas para receber de volta as equipes de maneira eficiente e confortável. Segundo Leonel Carvalho, Head of Growth da Witec IT Solutions, as empresas precisam pensar de maneira estratégica sobre as necessidades das equipes ao retornar ao ambiente presencial.  “Durante a pandemia, muitos espaços corporativos foram reconfigurados ou até deixados de lado, enquanto as equipes se adaptavam ao trabalho remoto ou híbrido. Agora, com a volta do presencial, as empresas precisam se preocupar com a adequação dos espaços e das ferramentas para garantir não apenas a produtividade, mas também o bem-estar dos colaboradores”, afirma. Em 2025, muitas empresas enfrentam um cenário no qual o espaço físico e a infraestrutura tecnológica precisam ser completamente repensados. Nos últimos anos, o home office foi considerado o futuro do trabalho. No entanto, cinco anos depois, muitas organizações estão abandonando o modelo remoto e forçando o retorno de seus colaboradores ao escritório, como no caso da gigante Amazon.  No Brasil, embora o modelo híbrido ainda seja amplamente adotado, com 57% de adesão, já é visível a crescente procura pelo formato presencial. O mercado imobiliário corporativo também tem sentido o impacto desse movimento, com a vacância de escritórios atingindo o menor nível desde 2020, segundo dados de 2024. Entretanto, o desafio não é apenas reabrir as portas do escritório, mas sim criar um ambiente de trabalho que seja agradável e funcional para todos os colaboradores. Para garantir que todos possam trabalhar de maneira produtiva e confortável, a tecnologia tem um papel fundamental.     Adequação ao formato de trabalho   A primeira tarefa das empresas é mapear o perfil de cada função desempenhada pelas equipes. “Entender o tipo de trabalho realizado por cada colaborador e como o ambiente físico impacta essa função é essencial. Em escritórios com layout open space, é preciso considerar como diferentes áreas, desde as mais silenciosas até as mais barulhentas, podem atender às necessidades de cada equipe”, explica Carvalho. Entre as ferramentas que precisam ser reavaliadas estão os equipamentos de trabalho. Acessórios como headsets com cancelamento de ruído, teclados e mouses silenciosos, além de monitores ajustáveis para uma ergonomia adequada, são fundamentais para garantir que o colaborador trabalhe com o máximo de conforto, sem atrapalhar os colegas. “A adaptação do ambiente de trabalho não se limita ao layout. A tecnologia, incluindo uma boa conexão de internet e rede, também deve ser repensada. Nada é pior do que uma rede lenta, que compromete a produtividade e gera frustração”, aponta Carvalho.   Ferramentas e tecnologias como aliadas   Em um mundo onde as empresas precisam se adaptar rapidamente, as soluções tecnológicas podem ser grandes aliadas. Softwares de planejamento de espaço, sensores e sistemas de reserva de áreas de trabalho, além de ferramentas de comunicação unificada, são algumas das alternativas que ajudam a garantir que o ambiente de trabalho seja funcional e agradável para todos. “Usar a tecnologia para otimizar o uso do espaço e garantir que cada colaborador tenha o que precisa para trabalhar com eficiência é uma tendência crescente. Implementar sistemas de reserva de lugares e até mesmo sensores para monitorar o uso das salas e mesas pode ajudar a reduzir desperdícios e melhorar o aproveitamento do espaço”, afirma Leonel Carvalho.       Equilibrando conforto e produtividade   As empresas também estão ajustando seus layouts para acomodar mais colaboradores, muitas vezes reduzindo o tamanho das mesas de trabalho. Embora isso possa criar um ambiente mais dinâmico e colaborativo, é preciso tomar cuidados para não comprometer o conforto e a produtividade. “Adotar uma política de ‘mesa limpa’, onde o colaborador tem um espaço organizado e sem excesso de itens pessoais, pode ajudar a criar um ambiente mais confortável. Além disso, a escolha de equipamentos que ajudem a reduzir a quantidade de cabos e fios sobre a mesa também é fundamental”, sugere Carvalho.   A adaptação como chave para o sucesso   Por fim, Carvalho destaca a importância de considerar as diferentes necessidades dos colaboradores ao escolher as ferramentas de trabalho. “Cada pessoa tem preferências distintas e isso deve ser levado em consideração. Enquanto alguns podem preferir teclados e softwares específicos, outros se adaptam a diferentes plataformas. O suporte técnico e a manutenção contínuos também são essenciais para garantir que as ferramentas de trabalho funcionem de maneira eficiente”, conclui. Em um momento em que as empresas tentam equilibrar as mudanças no layout e no formato de trabalho, é fundamental que a adaptação ao novo ambiente presencial seja feita de maneira cuidadosa, para não apenas preservar a produtividade, mas também garantir o bem-estar dos colaboradores. Afinal, a satisfação no ambiente de trabalho impacta diretamente a motivação, o engajamento e, consequentemente, os resultados da organização.

As empresas que tiveram faturamento acima de R$ 78.000.000,00 em 2015 já necessitam se ajustar a necessidade de entrega do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, chamado de eSocial. Quer se manter informado sobre o eSocial, seja cliente Confirp! Mesmo com o eminente adiamento do prazo, já que se comenta que o projeto será mais uma vez adiado pelo governo federal e, agora, está previsto para janeiro de 2018. Segundo informações que já correm no meio contábil, o anúncio do novo prazo será feito pelo governo – mas as empresas de contabilidade não podem deixar de lado, os ajustes nos sistemas. Pelo que pode se observar, as complicações para preenchimento do sistema não serão poucas para as empresas. A expectativa é que essa ferramenta aumente a arrecadação do Governo Federal, porque o eSocial vai facilitar cruzamento de dados sobre as empresas e, consequentemente, aumentar a fiscalização. Mas, a intensificação da fiscalização é apenas um dos reflexos do eSocial. Mudança de cultura “Já estamos há algum tempo nos adequando e realizando uma análise bem aprofundada no eSocial, e podemos afirmar que a adaptação para as exigências será bastante trabalhosa para quem não se antecedeu, mas isso deve se concentrar no primeiro momento, por causa da grande informação que terão que ser inseridas no sistema”, conta o gerente trabalhista da Confirp Consultoria Contábil, Fabiano Giusti. Ele acrescenta que o eSocial também obrigara à uma mudança cultural nas empresas. “Ações que eram comuns nas empresas terão que ser revistas, um exemplo são referentes aos exames demissionais e adminicionais, e a entrega do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que muitas empresas pediam para ser realizado depois da contratação, a partir de agora, o mesmo terá que acontecer com antecedência, senão, não poderá ser efetivado o contrato”. Outro exemplo citado pelo especialista da Confirp são os casos de férias. “Atualmente as empresas em alguns casos marcam férias dos colaboradores sem os trinta dias de antecedências exigidos por lei, agora se fizerem isso estarão sujeitos a multas”. Aumento de custos Giusti também lembra que possivelmente haverá custos adicionais para as empresas. Entre os novos custos, o principal é o alto valor de atualização dos sistemas informáticos de folha salarial, que terão que ser compatíveis com o eSocial, sem falar nos investimentos em treinamento de empregados. Além disso, no início haverá a convivência dos vários sistemas, como por exemplo o eSocial e o Caged. Nesse período de transição, as empresas terão que arcar com o custo do envio de informações em duplicidade. Enfim, em um primeiro momento, o sistema que veio para simplificar, poderá aumentar a burocracia e o custo administrativo. O novo modelo é mais um projeto do SPED, do qual já faz parte outros sistemas como a nota fiscal eletrônica e o Sped Fiscal, dentre outros. Dessa vez, o sistema estabelece o envio de forma digital por parte das empresas das informações cadastrais de todos os empregados. O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador. Lado positivo do eSocial O lado positivo é que o sistema substituirá o envio de pelo menos nove obrigações acessórias que hoje são feitas mensal e anualmente — como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Guia de Recolhimento do FGTS e informações a Previdência Social (GFIP). Todavia, o projeto do Governo vai muito além dessas informações, já que, conforme o Ato Declaratório todas as empresas  deverão enviar  o histórico dos empregados— em alguns casos diariamente. Dentre os dados estão admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias, imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS. 44 tipos de informações Ao todo, as empresas terão que enviar à Receita Federal 44 tipos de informações por empregado. O problema segundo especialistas é que da forma que foi desenhado o projeto estabelece obrigações desmedidas , gerando burocracia e custo. Para os empregados o projeto também será uma interessante ferramenta de fiscalização, já que apenas com o CPF poderá acessar todas as informações de toda sua vida profissional, o que facilitará em muito também o processo de aposentadoria. Enfim, o especialista da Confirp avalia que a maior dificuldade será no início, depois, o projeto possivelmente será benéfico. “Como falado, o grande impacto será a inserção inicial de todos os colaboradores no sistema, o que com certeza será moroso e complexo. Isso feito, e com a mudança de cultura de muitos empresários, com certeza o eSocial trará interessantes benefícios para todos os envolvidos”, explica. Agora é esperar para ver quais serão os próximos passos dessa nova obrigação para as empresas. Calendário do eSocial Recentemente, Comitê Diretivo do eSocial divulgou o cronograma para implantação (transmissão dos eventos) do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). A transmissão dos eventos deverá ocorrer da seguinte forma:   Pessoas obrigadas A partir da competência Informações obrigatórias Empregador com faturamento acima de         R$ 78.000.000,00 no ano    de 2014 Setembro/2016 a) exceto as relacionadas na letra “b” abaixo; Janeiro/2017 b)  tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho. Demais obrigados Janeiro/2017 a)  exceto as relacionadas na letra “b” abaixo; Julho/2017 b)  tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.  

Quais os riscos de manter uma empresa? Além das dificuldades enfrentadas, os empreendimentos também precisam se preocupar com a qualidade dos serviços prestados, pois erros podem resultar em pesados riscos para o negócio, tendo que pagar multas ou ressarcir danos para os clientes. A Gestão in Foco tem informações precisas para sua empresa – saiba como anunciar Como , infelizmente, todos estão sujeito a erros, muitas empresas buscam a alternativa de seguros para casos de necessidade desse tipo de pagamento, é o chamado Seguro de Responsabilidade Civil. Mas como funciona? A Gestão in Foco foi buscar a resposta junto à empresa Assecor Consultoria, especializada no tema. O que é? O Seguro de Responsabilidade Civil consiste em proteger o segurado por danos causados a terceiros e que decorram de suas atividades. O seguro prevê o pagamento dos prejuízos, até o limite de indenização da cobertura contratada e pela quantia a qual o segurado vier a ser responsável civilmente. A obrigação de indenizar se encontra no Código Civil, bem como no Código de Defesa do Consumidor Art. 14, §4º. Responsabilidade do Fornecedor de Serviços. Por que fazer o seguro? Em qualquer atividade, os profissionais e empresas, ainda que habilitados, estão sujeitos a cometer falhas e, por isso, podem causar perdas e danos de toda a ordem a seus clientes ou até mesmo a outras pessoas não diretamente relacionadas a eles. O Seguro de Responsabilidade Civil visa justamente garantir a indenização dessas perdas e danos, sem afetar a empresa segurada, pois não precisará abrir mão dos seus ativos ou se desfazer de bens para tal. Além disso, o segurado conta com todo o apoio do departamento jurídico da seguradora para auxiliá-lo. Qual seguro contratar? Quando se contrata o Seguro de Responsabilidade Civil, é importante analisar primeiro qual é o risco que se pretende proteger. Existe Responsabilidade Civil Profissional, D&O (modalidade de seguro de responsabilidade civil que visa proteger o patrimônio de altos executivos quando responsabilizados, judicial ou administrativamente), Responsabilidade Civil Geral, Responsabilidade Civil/Obras, Responsabilidade Civil para Eventos, entre outros. Todos têm o mesmo princípio: indenizar um dano a terceiro, mas é necessário analisar qual é a origem do possível dano para ter a cobertura adequada. Quais limites de cobertura?  Isso pode variar de seguradora para seguradora, mas, em regras gerais, as coberturas se iniciam em R$100.000,00 e vão até milhões. Quando utilizar? Toda vez que tiver um dano, o seguro pode ser acionado pelo segurado, até se esgotar o limite contratado. Contudo, essa é apenas a cobertura básica. O seguro ainda garante cobertura para custos de defesa, honorários advocatícios, lucros cessantes, gerenciamento de crise (na qual a seguradora destina uma verba do seguro para despesas com propaganda e marketing, visando reverter a imagem negativa que o segurado obteve desse sinistro junto ao mercado), entre outros. Para se ter certeza de que fez a correta contratação do seguro, deve-se procurar um corretor de seguros, que indicará qual o Responsabilidade Civil adequado e quais coberturas se destinam a proteção desejada. Contudo, é o segurado que dirá o valor que acha correto para as coberturas indicadas pelo corretor, pois é o segurado que entende dos riscos da sua atividade e o valor que envolve. Quais os custos? Em razão de nossa cultura em seguros ser voltada apenas para o seguro de automóvel, muitas pessoas têm somente esse parâmetro, e acredita que, quando contratar um seguro de Responsabilidade Civil com importância segurada de R$1.000.000,00, por exemplo, será proporcional ao que pagou no seguro de um automóvel de R$50.000,00. Não é verdade. Existe casos de seguros tendo como custo para o segurado de R$180,00 e R$500,00, o que para a empresa é um valor baixo e lhe garante uma proteção e tranquilidade. Além da proteção financeira, vários segurados usam o seguro como uma forma de dar credibilidade a sua empresa e auxiliar na prospecção de novos negócios. Cresce o número de clientes que exigem o seguro para contratar os serviços ou comprar os produtos de empresas. Como cotar? Via de regra, a seguradora irá pedir apenas um questionário preenchido pelo segurado com as informações necessárias. Há questionários específicos para cada seguro e atividade. Dependendo do risco, a seguradora pode solicitar documentos complementares para análise ou, no caso do D&O, por exemplo, a seguradora exige a apresentação dos balanços consolidados da empresa, pois o que se analisa é a saúde financeira.