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Obrigatoriedade da guarda dos arquivos digitais da NF-e

As empresas do Estado de São Paulo que emitem Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) estadual são obrigadas a realizarem a guarda dos arquivos digitais da NF-e (arquivos XML) e sua devida conservação, tanto os emitidos quanto os recebidos.

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Assim é importante deixar claras as regras para a guarda dos arquivos digitais da NF-e, que são:

1 – Obrigatoriedade de envio dos arquivos digitais da NF-e ao destinatário

O emitente da NF-e está obrigado a enviar ao “destinatário” os arquivos digitaisda NF-e (XML) , no momento da sua geração/autorização (Portaria CAT-162/2008, art. 27, Parágrafo único, item 2).

2 – Obrigatoriedade da guarda e conservação dos arquivos digitais da NF-e (XML)

O “emitente” e o “destinatário” da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital (XML), sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado (Portaria CAT-162/2008, art. 33).

Observe que a obrigatoriedade se aplica tanto aos arquivos digitais emitidos quanto aos recebidos.

3 – Dispensa da guarda dos arquivos digitais recebidos

Na hipótese de o destinatário “não” ser contribuinte credenciado a emitir NF-e (não obrigado à NF-e), deverá ser observado o seguinte: (i) alternativamente à guarda do arquivo digital da NF-e, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e, e (ii) a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE (Portaria CAT-162/2008, art. 30, § 2°).

Portanto, o contribuinte não obrigado a emitir a NF-e está dispensado da guarda dos arquivos digitais (XML) das NF-e recebidas, mas está obrigado a verificar a validade e autenticidade da NF-e recebida, conforme se verá no item “4” adiante.

4 – Obrigações do destinatário da NF-e

Ao receber uma NF-e, o “destinatário” deverá verificar: (i) a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e, e (ii) a concessão da Autorização de Uso da NF-e recebida, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.

Caso o destinatário credenciado à emissão da NF-e não receba os arquivos por e-mail, este deverá “exigir” do fornecedor os arquivos digitais (XML) de todos os DANFE’s que receber.

5 – Conceito de NF-e e justificativa para guarda dos arquivos digitais

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto (Portaria CAT-162/2008, art. 1º, Parágrafo único).

Portanto, a razão pela qual o Fisco paulista exige a guarda e conservação dos arquivos digitais (XML) da NF-e reside no fato de que a NF-e é um documento de “existência apenas digital”, sendo que o DANFE é apenas a impressão dos dados contidos no documento digital (NF-e). A guarda dos arquivos digitais é a garantia da autenticidade a NF-e, visto que o DANFE é passível de ser editado e modificado (fraude).

6 – SPED Fiscal/EFD Contribuições – Envio dos arquivos XML para a Confirp

Como visto, é de suma importância a guarda e conservação pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos dos arquivos XML de NF-e emitidas e recebidas, para apresentação ao Fisco, quando solicitado.

A empresa que não guardar os arquivos XML das NF-e recebidas (entradas) poderá, numa eventual fiscalização, ter os créditos de ICMS glosados, acrescidos de multa de 100% sobre o valor do crédito indevidamente escriturado (RICMS-SP/00, arts. 184 II; 212-O,§ 3º, “1”; e 527, II, “j”).

Outro ponto importante é que as empresas obrigadas à entrega do SPED Fiscal e da EFD Contribuições que emitem NF-e (estadual), deverão enviar para a área fiscal da Confirp através do e-mailnfe@confirp.comperiodicamenteos arquivos digitais da NF-e (arquivo XML), tanto das NF-e emitidas, quanto as NF-e recebidas.

A falta de envio dos referidos arquivos XML à Confirp impossibilitará a entrega do SPED Fiscal e do EFD Contribuições no prazo fixado pela legislação.

A não apresentação ao Fisco dessas obrigações acessórias no prazo legal, ou a apresentação com dados falsos ou sem comprovação (sem os arquivos XML), sujeitará a empresa a penalidades (multas) previstas na legislação, que variam de 1% sobre o valor da operação (de entrada ou saída) a R$ 1.500,00 por cada mês de atraso.

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Com a evolução das tecnologias, a Confirp Contabilidade, uma das maiores do ramo no país, percebeu a necessidade de adequar seus processos ao futuro. Exemplo é que tudo ficou automatizado, como controle de ponto e contratação de benefícios. “Fizemos um pesado investimento em inovação, remodelamos nossa área tecnologia, que passou a ser muito mais estratégica, e fizemos importantes parcerias. Como resultado, hoje todo o fluxo de trabalho é feito online, via modernas e seguras ferramentas tecnológicas”, explica o diretor executivo da Confirp, Richard Domingos. Ele se refere ao fato de que esse novo recurso tem como base uma tecnologia própria, que conta com plataformas informatizadas, associadas a softwares de última geração, sistemas de auditoria e segurança da informação e uma robusta estrutura para processar todos os dados contábeis, fiscais e trabalhistas dos nossos clientes. Os processos manuais são reduzidos e ações repetitivas não dependem de interações humanas. Captações de registros, integrações de dados e auditoria de segurança ocorrem em tempo real, minimizando falhas e omissões de lançamentos. Isso aumenta a precisão dos dados em todos os trabalhos necessários para obter uma contabilidade sem erros. Nova forma de benefícios trabalhistas Um dos destaques do processo é a área trabalhista. O Confirp Digital une todos esses processos trabalhistas em um único local. Sua atuação engloba a admissão, demissão, folha de pagamento, férias, benefícios e todas as rotinas que demandam grandes dificuldades do departamento pessoal das empresas. Esse modelo garante ganho de tempo para foco nas decisões estratégicas, menor incidência de inconsistências e rápida adequação às exigências governamentais. A ferramenta possibilita à área de Recursos Humanos a aquisição e controle de benefícios junto a diversos fornecedores, como Vale Transporte, Vale Refeição e Vale Alimentação, entre outros. Também é possível controlar o ponto dos colaboradores, com sistema de reconhecimento facial e geolocalização. Tudo isso de forma intuitiva e integrada ao sistema de folha de pagamento, reduzindo custos e retrabalhos no processo operacional. Esse último caso foi fruto de uma importante parceria com a Let Work, que antenada a necessidade de melhorar os processos de reconhecimento de colaboradores, desenvolveu parceria para oferecer aos clientes e parceiros o que há de mais moderno nessa área. A empresa é referência em soluções para mobilidade e confiabilidade no registro de ponto de funcionários. Além de toda a facilidade e inovação, os clientes Confirp poderão processar seu banco de horas e fechamento/tratamento de espelho de ponto da sua equipe de forma totalmente online integrada com a sua folha de pagamento, eliminando assim os trabalhos repetitivos e disponibilizando mais tempo para realizar outras funções. Isso mostra que nossa preocupação vai além de uma excelente equipe interna de profissionais, pois, buscamos com parceiros as melhores soluções e recomendados pela competência. Veja novidades em outras áreas: Contabilidade na era digital O Confirp Digital eleva a contabilidade para o patamar da inteligência artificial, reduzindo significativamente o tempo e os gastos das áreas administrativas e financeiras, especialmente na organização de documentos, preparação de relatórios e manuseio de arquivos a serem encaminhados para processamento. Essa tecnologia transforma relatórios utilizados na gestão financeiras em lançamentos contábeis, inserindo-os automaticamente nos livros de sua empresa, sem trânsito de papel ou qualquer outro documento físico. Livros fiscais totalmente digitais Por meio dos softwares que garantem inteligência ao portal Confirp Digital, os processos da área fiscal de sua empresa se tornam muito mais práticos. 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Seguro digital

Seguro digital: as facilidades e riscos dessa modalidade

A inovação vem impulsionando vários mercados, e um deles é o de seguros, que vem crescendo consideravelmente nos últimos anos. Hoje é muito mais simples obter um seguro, que pode ser contratado até mesmo de forma digital. No entanto, é importante alertar que buscar essas proteções de forma online gera riscos e demanda cuidados.   Primeiro, é importante entender o quão crescente é esse setor. O mercado de seguros cresceu 19,6% no primeiro semestre deste ano em relação ao mesmo período de 2021, com faturamento de R$ 80 bilhões. É o que mostra a 22ª edição do Boletim IRB+Mercado, produzido com base nos dados publicados pela Susep (Superintendência de Seguros Privados) em 1º de agosto.   No acumulado de 2022, as seguradoras faturaram R$ 13,1 bilhões a mais que nos primeiros seis meses do ano passado. Os segmentos que mais contribuíram para a alta foram os de Automóvel, Vida e Danos e Responsabilidades.   A facilidade na obtenção desses produtos é um grande diferencial dos tempos atuais, e traz, com certeza, importantes benefícios a serem considerados. Segundo a sócia da Camillo Seguros, Cristina Camillo, dentre os benefícios estão rapidez, facilidade de compra e informações na palma da mão. O importante de tudo isso é o que o momento gera: compras sem sair de casa, entregas no mesmo dia ou no dia seguinte, dependendo do produto.   “Por mais que pareçam interessantes esses benefícios, também é interessante ter em vista as desvantagens, que são não conhecer o produto a fundo, muitas vezes comprar uma coisa e receber outra e ter informações pessoais disponibilizadas em rede de dados sem ter certeza da configuração de segurança daquele site”, alerta a especialista da Camillo Seguros.   Ainda assim, existem casos em que a contratação online é muito interessante. Atualmente, temos alguns seguros mais simples que podem ser comprados digitalmente. Um dos indicados é o seguro viagem, no qual o comprador informa alguns dados – a data de ida e de volta da viagem, o destino para onde está indo e o plano que quer contratar – e o valor é calculado na hora.    “Os seguros que são mais complexos precisam de um consultor (corretor de seguros) que ajude o cliente a entender tudo o que tem para oferecer e o direcione para o melhor custo-benefício”, explica Cristina Camillo.    Cuidados para contratação on-line  “Atualmente, passamos por um momento em que a frase “seguro morreu de velho” faz muito sentido. Com o aumento do consumo digital, seja ele para seguros ou para qualquer outro tipo de compra, precisamos nos precaver com as informações que ficam disponíveis nos bancos de dados”, analisa Cristina Camillo.   Falando em segurança, quando se compra um seguro, é preciso ter certeza de que tudo o que foi contratado nos atenda em todas as necessidades e, para isso, muitas vezes o consultor de seguros, especialista na contratação desses produtos, é imprescindível. Mas isso não deixa menos importante a necessidade da proteção em si.   Quando preciso de um corretor de seguros? Falando em seguros mais complexos, como seguro de vida, carros, danos e responsabilidade civil, crédito e garantia, entre outros, a consultoria de especialistas é importante e recomendada. Mesmo com tanta informação disponível, a parte do produto que você precisa comprar será melhor aproveitado se contar com ajuda especializada.   “Quantas vezes compramos produtos pela internet e, quando chega, não era o esperado? Por isso, queremos que tenham uma ótima experiência quando se tratar de seguros” ressalta a especialista.   Outro ponto importante a destacar é que a contratação do seguro não cessa após o recebimento da apólice e do pagamento. Durante o tempo que estiver segurado, os clientes precisam de atendimento para alterações no contrato, como troca do bem segurado, atendimento a sinistro, pagamento de parcelas, entre outros.   É aí que está um dos grandes diferenciais entre comprar com o corretor e ter o atendimento necessário ou comprar digitalmente e não ter respaldo algum. 

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ativo imobilizado

Cinco motivos para controlar seu ativo imobilizado

Existem temas que parecem muito complexos para empresários e administradores, mas que têm reflexo direto em todo o processo de trabalho e, principalmente, na lucratividade. Um desses temas é o ativo imobilizado. Leia a edição da Revista Gestão in Foco na íntegra que fala sobre esse tema Mas, a que se refere esse termo? Se você está na sua empresa, pare agora e olhe para os lados, observe a estrutura necessária para mantê-la. Bem, é isso, o ativo imobilizado é formado pelo conjunto de bens necessários à manutenção das atividades da empresa, caracterizados por apresentar-se na forma tangível (edifícios, máquinas, etc.). Contudo, o imobilizado abrange também os custos das benfeitorias realizadas em bens locados ou arrendados e os recursos aplicados ou já destinados à aquisição de bens de natureza tangível, mesmo que ainda não em operação. São vários os exemplos como construções em andamento, adiantamentos para aquisição de bens em consórcio, importações em andamento, entre outros. A grosso modo, esses compreendem os ativos tangíveis que: a) são mantidos por uma entidade para uso na produção ou na comercialização de mercadorias ou serviços, para locação ou para finalidades administrativas; b) têm a expectativa de serem utilizados por mais de doze meses; c) haja a expectativa de auferir benefícios econômicos em decorrência da sua utilização; d) possa o custo do ativo ser mensurado com segurança. Necessidade de controle Como pode observar, esses ativos têm uma importância muito grande. Em uma realidade na qual as empresas – de todos os portes – estão melhorando a sua governança e implantando procedimentos em busca das melhores práticas administrativas, se torna imprescindível que os administradores voltem os olhos para os ativos de suas organizações. É fundamental que na administração do negócio realmente se administre os bens patrimoniais ao invés de atuar apenas quando suas empresas são auditadas, fiscalizadas, estão em processos judiciais ou por solicitação de instituições financeiras. Além disso, os ganhos em se ter procedimentos de controle dos ativos são inúmeros, tanto em termos de fortalecimento da imagem de sua empresa, como melhorias no retorno de seu investimento. Veja alguns motivos que mostram a importância de controlar o seu ativo imobilizado: Evitar perdas por furtos ou desvios de bens, adotando procedimentos de revisão periódicos, definindo papéis e responsabilidades. Controlar o ciclo de vida útil dos ativos, otimizando os gastos com novos investimentos, com manutenção e até gerando receitas com ativos obsoletos para a sua operação. Avaliar com segurança o patrimônio de sua empresa, realizando os ajustes contábeis conforme a legislação, Normas Brasileiras de Contabilidade e o CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis). Evitar pagamentos excessivos ou sonegação de impostos, assim como evitar autuações fornecendo dados precisos para o atendimento às fiscalizações. Atrair investimentos e conseguir aprovação de crédito em instituições financeiras, apresentando maior transparência na publicação de seus balanços e tendo segurança para ofertar bens em garantia. Fernando Prado de Mello – Diretor Executivo na Saraf Controle Patrimonial

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Cuidados para a Sucessao Empresarial

Cuidados para a Sucessão Empresarial

Se existe uma alteração que pode realmente impactar o futuro de uma empresa, essa é quando ocorre nas principais lideranças. O problema é que as corporações não se preocupam com esse momento, como se os sócios fossem eternos. Mas, invariavelmente, pelos mais diversos motivos, um dia a sucessão acontecerá, e para evitar transtornos que podem levar, até mesmo ao encerramento das atividades das empresas, é fundamental uma estratégia para este momento. O principal executivo da Avante Assessoria Empresarial, Benito Pedro Vieira Santos, explica que “esse é o momento em que o dono ou os sócios de uma empresa querem ou precisam tomar a decisão de se afastarem do comando, ou até mesmo profissionalizar uma ideia que foi sucesso e que precisa de aperfeiçoamento para perpetuar o trabalho”. “Sucessão empresarial é a transferência de poder entre a atual geração de dirigentes para uma nova, proporcionando a perpetuação da empresa e seu legado. Os sucessores podem ser definidos a partir da busca entre os colaboradores, um ente familiar específico ou até mesmo a contratação de uma pessoa no mercado”, complementa Horacio Villen, sócio da Magalhães e Villen Sociedade de Advogados. Ele explica ainda que, inevitavelmente, a sucessão empresarial provoca desgaste na empresa, por isso é importante um planejamento estratégico, garantindo uma sucessão gradual tanto na escolha do sucessor quanto na própria transferência do comando, a fim de minimizar os impactos dessa mudança. Então, como fazer? O primeiro passo é definir como será feita essa sucessão e qual modelo será adotado. Geralmente são dois os utilizados pelas empresas: 1 – SUCESSÃO FAMILIAR: é a modalidade mais comum. Quando o Processo Sucessório é realizado entre pessoas da mesma família, o sucessor familiar herdará também as funções dentro da empresa. Quando não se tem dentro da família herdeiros, parentes interessados ou capacitados para assumir o cargo, o caminho deve ser outro. 2 – GOVERNANÇA CORPORATIVA: sistema pelo qual as empresas são dirigidas e monitoradas pelos Sócios, Conselho de Administração e Diretoria. No caso das empresas de capital aberto, ainda estão relacionados:  Auditoria Independente e Conselho Fiscal. “Não existe um modelo mais correto. É preciso um olhar criterioso, isento de sentimentos. Mas, definida a sucessão, é importante a transparência de informação aos funcionários, já que é fundamental sua colaboração e apoio nesta nova fase da empresa”, explica Villen. Benito Pedro lembra que “cuidados devem ser tomados, pois cada processo tem sua metodologia de trabalho própria, fazendo-se necessário respeitar a cultura vigente que direcionou a empresa ao sucesso”. Governança é segurança Para os especialistas, o modelo de Governança Corporativa vem ganhando espaço nas empresas, isso ocorre pelo fato de que, mesmo no caso de sucessões familiares, toda e qualquer organização, familiar ou não, precisa ser regida por uma estrutura que tenha transparência e confiabilidade em sua gestão. Só assim se terá uma estrutura onde valores fundamentais que regem a organização não sejam corrompidos ao longo do tempo. Assim, estudar processos e estabelecer essa sucessão é o caminho correto para não sofrer forte impactos na sequência do negócio. Outro ponto imprescindível no processo sucessório é a contratação de profissionais especializados no assunto, para que no período de três a cinco anos seja feita a passagem do bastão sem reflexo no patrimônio pessoal ou empresarial. Veja um modelo simples que pode ser estruturado em caso de médias empresas: Com base nos princípios abordados acima, consideramos os 5 pilares mais importantes que devem sustentar a governança corporativa em uma organização: Proprietários ou Sócios: mais do que exercer seus direitos de propriedade, esses agentes devem zelar pelo funcionamento adequado da empresa e assumirem suas responsabilidades, tanto de forma ativa e executiva, como acompanhando e monitorando os resultados da operação. Conselho de Administração: tem papel fundamental na governança corporativa. Trata-se de um órgão colegiado responsável pela tomada de decisão estratégica. Deve fazer a intermediação entre os acionistas e os diretores da empresa, além de supervisionar essa relação. O objetivo é que todas as partes da organização tenham seus interesses garantidos de forma isonômica. Gestão: os diretores e demais agentes executivos da empresa são responsáveis pelo seu gerenciamento eficaz. Isso deve ocorrer dentro das leis e atendendo aos interesses de todos, de forma sustentável. Auditoria Independente: este é um pilar para garantir uma visão independente e isenta, que poderá apontar desvios e alertar aos demais pilares sobre eventuais falhas que precisam ser corrigidas. Conselho Fiscal: órgão independente dentro da empresa que deve acompanhar e fiscalizar. Seja por Sucessão Familiar ou Governança Corporativa, estes assumirão a responsabilidade pela continuidade de uma organização, inclusive podendo levar a novos horizontes e inovações, porém buscando preservar os importantíssimos princípios e critérios que conduziram a corporação ao sucesso. Por fim, destacamos que todo processo sucessório, em especial o Familiar, requer dedicação e principalmente vocação dos escolhidos para assumirem a gestão da corporação. Portanto, salientamos que buscar ajuda profissional com empresas especializadas nesse processo é um passo importantíssimo para os empresários alcançarem o sucesso e a perenidade do seu negócio.

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