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eSocial – mesmo com provável adiamento empresas precisam se ajustar

As empresas que tiveram faturamento acima de R$ 78.000.000,00 em 2015 já necessitam se ajustar a necessidade de entrega do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, chamado de eSocial.

e-social prazos

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Mesmo com o eminente adiamento do prazo, já que se comenta que o projeto será mais uma vez adiado pelo governo federal e, agora, está previsto para janeiro de 2018.

Segundo informações que já correm no meio contábil, o anúncio do novo prazo será feito pelo governo – mas as empresas de contabilidade não podem deixar de lado, os ajustes nos sistemas. Pelo que pode se observar, as complicações para preenchimento do sistema não serão poucas para as empresas.

A expectativa é que essa ferramenta aumente a arrecadação do Governo Federal, porque o eSocial vai facilitar cruzamento de dados sobre as empresas e, consequentemente, aumentar a fiscalização.

Mas, a intensificação da fiscalização é apenas um dos reflexos do eSocial.

Mudança de cultura

“Já estamos há algum tempo nos adequando e realizando uma análise bem aprofundada no eSocial, e podemos afirmar que a adaptação para as exigências será bastante trabalhosa para quem não se antecedeu, mas isso deve se concentrar no primeiro momento, por causa da grande informação que terão que ser inseridas no sistema”, conta o gerente trabalhista da Confirp Consultoria Contábil, Fabiano Giusti.

Ele acrescenta que o eSocial também obrigara à uma mudança cultural nas empresas.

“Ações que eram comuns nas empresas terão que ser revistas, um exemplo são referentes aos exames demissionais e adminicionais, e a entrega do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que muitas empresas pediam para ser realizado depois da contratação, a partir de agora, o mesmo terá que acontecer com antecedência, senão, não poderá ser efetivado o contrato”.

Outro exemplo citado pelo especialista da Confirp são os casos de férias. “Atualmente as empresas em alguns casos marcam férias dos colaboradores sem os trinta dias de antecedências exigidos por lei, agora se fizerem isso estarão sujeitos a multas”.

Aumento de custos

Giusti também lembra que possivelmente haverá custos adicionais para as empresas. Entre os novos custos, o principal é o alto valor de atualização dos sistemas informáticos de folha salarial, que terão que ser compatíveis com o eSocial, sem falar nos investimentos em treinamento de empregados.

Além disso, no início haverá a convivência dos vários sistemas, como por exemplo o eSocial e o Caged. Nesse período de transição, as empresas terão que arcar com o custo do envio de informações em duplicidade.

Enfim, em um primeiro momento, o sistema que veio para simplificar, poderá aumentar a burocracia e o custo administrativo. O novo modelo é mais um projeto do SPED, do qual já faz parte outros sistemas como a nota fiscal eletrônica e o Sped Fiscal, dentre outros.

Dessa vez, o sistema estabelece o envio de forma digital por parte das empresas das informações cadastrais de todos os empregados.

O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

Lado positivo do eSocial

O lado positivo é que o sistema substituirá o envio de pelo menos nove obrigações acessórias que hoje são feitas mensal e anualmente — como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Guia de Recolhimento do FGTS e informações a Previdência Social (GFIP).

Todavia, o projeto do Governo vai muito além dessas informações, já que, conforme o Ato Declaratório todas as empresas  deverão enviar  o histórico dos empregados— em alguns casos diariamente.

Dentre os dados estão admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias, imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS.

44 tipos de informações

Ao todo, as empresas terão que enviar à Receita Federal 44 tipos de informações por empregado.

O problema segundo especialistas é que da forma que foi desenhado o projeto estabelece obrigações desmedidas , gerando burocracia e custo.

Para os empregados o projeto também será uma interessante ferramenta de fiscalização, já que apenas com o CPF poderá acessar todas as informações de toda sua vida profissional, o que facilitará em muito também o processo de aposentadoria.

Enfim, o especialista da Confirp avalia que a maior dificuldade será no início, depois, o projeto possivelmente será benéfico.

“Como falado, o grande impacto será a inserção inicial de todos os colaboradores no sistema, o que com certeza será moroso e complexo. Isso feito, e com a mudança de cultura de muitos empresários, com certeza o eSocial trará interessantes benefícios para todos os envolvidos”, explica.

Agora é esperar para ver quais serão os próximos passos dessa nova obrigação para as empresas.

Calendário do eSocial

Recentemente, Comitê Diretivo do eSocial divulgou o cronograma para implantação (transmissão dos eventos) do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

A transmissão dos eventos deverá ocorrer da seguinte forma:

 

Pessoas obrigadas A partir da competência Informações obrigatórias
Empregador com faturamento acima de         R$ 78.000.000,00 no ano    de 2014 Setembro/2016 a) exceto as relacionadas na letra “b” abaixo;
Janeiro/2017 b)  tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.
Demais obrigados Janeiro/2017 a)  exceto as relacionadas na letra “b” abaixo;
Julho/2017 b)  tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.

 

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10 passos para uma empresa sobreviver em época de crise

Muitos empresários estão desesperados com o momento que atravessando, buscando alternativas para seus negócios sobreviverem à diminuição de movimentação e vendas em função da crise gerada pelo coronavírus (COVID 19). Um fato é certo, as empresas que não se estruturarem imediatamente para esse momento terão muito mais chances de fechar as portas na crise. “Ter planejamento e estratégias sempre é um diferencial para as empresas, mas isso se evidência ainda mais em períodos de crise como atual. Assim, se a empresa já projetou possíveis cenários para o futuro e estratégias, já deu um bom passo para sobrevivência. Caso ainda não tenha feito, ainda é tempo”, avalia o diretor executivo da Confirp Consultoria Contabil, Richard Domingos, especialista em gestão de empresas. Para que as empresas sobrevivam ao cenário atual, Richard Domingos elaborou dez passos para salvar uma empresa em época de CRISE! PLANEJAR CENÁRIOS Desenvolver um planejamento com base nas perspectivas de faturamento para os próximos seis meses, buscando no mínimo três cenários para adequação da empresa. Desses três cenários se deve escolher o mais provável e seguir com as ações, medindo a cada dia e semana se o cenário previsto está sendo realizado, e tomando ações a partir dessa medição. Ou seja, cada cenário deve propor gatilhos a serem acionados quando se chega a um patamar preestabelecido nesses marcadores. Planejar nesse momento é fundamental para diminuir erros ou a emoção na tomada de decisão. Tomar decisão sobre pressão já é um erro a ser corrigido. Outro ponto, estamos em um momento anormal e, portanto, as decisões a serem tomadas não devem ser normais. ADEQUAR PROCESSO PRODUTIVO E COMERCIAL Com base nos cenários levantados, promover o volume de produção para cada projeção ou cenário proposto (horas necessárias de mão de obra, matérias primas, mercadorias etc.). Isso vale tanto para empresas industriais e comerciais, como para prestadoras de serviços; ADEQUAÇÃO DOS CUSTOS E DESPESAS PARA A REALIDADE VIVIDA Com base nos cenários propostos, é evidente que os custos e despesas deverão ser revistos, mas isso deve ser feito de forma inteligente. Muitos contratos preveem multas ou prazos de aviso prévio, outros são essenciais ao processo produtivo. Deve-se entender quem são os fornecedores estratégicos, propor uma adequação momentânea com base nos cenários propostos para adequação dos gastos da empresa. Em vez de demitir funcionários sumariamente, entendido o volume de produção ou comercialização do cenário escolhido, pode-se alternativamente negociar a jornada de trabalho com redução de salário momentâneo, cancelar novas vagas ou não prorrogar contratos determinados. Tudo isso pode ser feito junto, além de queimar banco de horas e utilizar saldo de férias a serem gozadas. FORMALIZAÇÕES A EMPREGADOS E FORNECEDORES Definidas as ações que devem ser tomadas, é fundamental a formalização das negociações feitas. Isso vale para uma repactuação de jornada de trabalho, passando por aditamento de contratos e rescisões contratuais. É fundamental que tudo esteja bem detalhado para evitar processos futuros, reivindicando diferenças deixadas de serem pagas. RENEGOCIAÇÃO DE DÍVIDAS É fundamental adequar as dívidas e financiamentos da empresa para os cenários desenhados, buscando períodos de carência, redução de juros e extensão nos prazos de pagamento. PREPARAR-SE PARA MUDANÇA CONSTANTE Como diz o provérbio popular: “é preciso estar com um olho no peixe e outro no gato”. Não dá para prever o que vai acontecer, mas é possível medir diariamente para onde estamos indo e as metas estabelecidas. Essa leitura deve permitir uma visão de onde se está e onde se quer chegar, se as coisas continuarem da forma que está. Então, mudar é algo que não pode ser um desafio. ADMINISTRAÇÃO DO CAIXA Pior que vender é vender e não receber. O controle do caixa é fundamental nesse momento. A cobrança vira uma área fundamental na empresa. As negociações têm que ser rápidas para cortar fornecimento imediato em determinados casos que podem levar a empresa a sucumbir. Gestão de créditos e pagamentos é uma arte que tem que ser feita a todo instante. Não pagar algo não quer dizer que o “algo” deixou de existir. Muitas empresas financiarão tributos, mas não se pode deixar de lembrar que esses débitos continuam lá e uma hora terá que ser pago. Portanto, ainda que a estratégia seja manter no caixa esse dinheiro, ele deve ser separado do fluxo mensal para não o queimar em políticas de preço ou em despesas. TRANSPARÊNCIA COM TODOS OS COLABORADORES O empresário precisa ter um canal direto com todos os seus empregados para que todos saibam do que está acontecendo e o que se espera nesse momento. 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