O DARF é um dos documentos mais frequentes no dia a dia fiscal de empresas e pessoas físicas no Brasil, mas também um dos que mais gera dúvidas e erros de preenchimento. Código de receita trocado, data de vencimento mal calculada ou valor de multa e juros incorretos são situações comuns que levam contribuintes à malha fina, a autuações ou a pagamentos em duplicidade.
Neste guia, a Confirp Contabilidade, com mais de 40 anos de atuação no atendimento a empresas e pessoas físicas em todo o país, reúne de forma completa tudo o que é preciso saber sobre o Documento de Arrecadação de Receitas Federais: o que é, quem precisa emiti-lo, como calcular o valor correto do imposto, quais são os prazos, o que fazer em caso de atraso e como evitar problemas com a Receita Federal.
O que é o DARF?
DARF é a sigla para Documento de Arrecadação de Receitas Federais. Trata-se do formulário oficial usado para o recolhimento de tributos e contribuições administrados pela Receita Federal do Brasil, tanto por pessoas jurídicas quanto por pessoas físicas.
Em termos simples, o DARF funciona como uma guia de pagamento. Ele identifica qual tributo está sendo pago, o período de apuração, o valor devido e, quando for o caso, os acréscimos de multa e juros. Sem esse documento devidamente preenchido, não é possível quitar tributos federais junto à rede bancária autorizada ou pelos canais eletrônicos da Receita Federal.
O DARF é utilizado, por exemplo, para o pagamento de Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), PIS, COFINS, entre outros tributos federais. Ele não deve ser confundido com guias estaduais, municipais ou com o documento unificado do Simples Nacional, como será explicado adiante.
Quem é obrigado a emitir o DARF?
A obrigatoriedade de emissão do DARF depende do tipo de tributo e da situação do contribuinte. De forma geral, precisam emitir DARF:
Pessoas jurídicas que apuram tributos federais fora do regime do Simples Nacional, como empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, no pagamento de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS.
Pessoas físicas que recebem rendimentos sem retenção na fonte, como profissionais autônomos, sócios que recebem pró-labore de fontes específicas, ou contribuintes que apuram o carnê-leão mensalmente.
Investidores que auferem ganho de capital na venda de bens, imóveis, ações ou outros ativos, quando o imposto é apurado e recolhido diretamente pelo contribuinte.
Empresas do Simples Nacional, em situações específicas não abrangidas pelo DAS, como IRRF sobre serviços tomados de terceiros ou tributos retidos na fonte, conforme será detalhado mais adiante.
Contribuintes em geral que precisam regularizar tributos em atraso, complementar valores declarados ou pagar diferenças apuradas em fiscalização.
Na prática, sempre que exista um tributo federal cujo recolhimento não seja feito por meio de retenção automática, guia unificada ou outro documento específico, o DARF é o instrumento correto.
Quais tributos podem ser pagos por meio do DARF?
O DARF é utilizado para o recolhimento de diversos tributos federais, entre os principais:
Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), incluindo carnê-leão, ganho de capital, imposto complementar e quotas da declaração de ajuste anual.
Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), apurado por estimativa mensal, Lucro Presumido ou Lucro Real.
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
PIS e COFINS, nos regimes cumulativo e não cumulativo, inclusive sobre importação.
Imposto sobre Operações Financeiras (IOF), em determinadas operações.
IRRF, retido sobre aluguéis, prêmios, serviços prestados por pessoa jurídica, rendimentos do trabalho e outras hipóteses de retenção na fonte.
Contribuições previdenciárias, em situações específicas que não seguem a guia previdenciária padrão.
Cada um desses tributos possui um código de receita próprio, essencial para que o pagamento seja corretamente identificado e vinculado à obrigação fiscal correspondente.
Qual a diferença entre o DARF comum e o DARF gerado por sistemas específicos da Receita Federal?
Existe uma distinção importante entre o DARF numerado, tradicionalmente preenchido de forma manual ou por sistemas contábeis, e o DARF gerado por programas oficiais da Receita Federal, como o Sicalc Web (Sistema de Cálculo de Acréscimos Legais) e os programas geradores de declaração, como o do próprio Imposto de Renda.
O Sicalc Web é o sistema oficial recomendado para o cálculo e a emissão de DARF, principalmente quando há necessidade de apurar multa e juros de mora sobre tributos em atraso. Ele calcula automaticamente os acréscimos legais com base na data de vencimento original e na data efetiva de pagamento, eliminando a chance de erro no cálculo manual.
Já o DARF gerado dentro do Programa Gerador da Declaração do IRPF, por exemplo, já vem com os valores de multa e juros calculados automaticamente quando aplicável, sendo específico para as obrigações declaradas naquele programa.
A recomendação técnica da Confirp é sempre utilizar os sistemas oficiais da Receita Federal para gerar o DARF, especialmente em casos de atraso, evitando o preenchimento manual de campos de multa e juros, que é uma das principais fontes de erro identificadas na prática contábil.
Como emitir o DARF corretamente? Passo a passo
Para emitir um DARF de forma correta, o contribuinte deve seguir uma sequência lógica de etapas:
- Identificar o tributo a ser pago. É preciso saber exatamente qual imposto ou contribuição está sendo recolhido, pois isso determina o código de receita a ser utilizado.
- Localizar o código de receita correto. A tabela de códigos de receita da Receita Federal deve ser consultada para garantir que o pagamento seja vinculado à obrigação correta.
- Definir o período de apuração. Corresponde ao mês ou ano de referência do tributo, e não à data em que o DARF está sendo gerado.
- Informar o CPF ou CNPJ do contribuinte. O documento deve estar corretamente vinculado ao responsável pelo pagamento.
- Calcular o valor do principal. É o valor do tributo devido, sem qualquer acréscimo, apurado conforme a base de cálculo e a alíquota aplicável.
- Verificar se há necessidade de multa e juros. Caso o pagamento esteja sendo feito após o vencimento, esses valores devem ser calculados e incluídos.
- Gerar o documento pelo sistema oficial. O Sicalc Web, disponível no portal da Receita Federal, ou o e-CAC, são os canais recomendados para emissão, garantindo precisão nos cálculos.
- Conferir todos os dados antes do pagamento. Um erro no código de receita, no período de apuração ou no CPF/CNPJ pode gerar inconsistências difíceis de corrigir posteriormente.
- Efetuar o pagamento dentro da rede bancária autorizada ou por meio de aplicativos e internet banking que aceitem o código de barras ou a chave Pix vinculada ao DARF.
Como calcular o valor do imposto no DARF?
O cálculo do imposto varia conforme o tributo, mas segue uma lógica comum: aplicar a alíquota vigente sobre a base de cálculo correspondente ao período de apuração.
No caso do IRPJ pelo Lucro Presumido, por exemplo, aplica-se um percentual de presunção sobre a receita bruta, conforme a atividade da empresa, e sobre esse resultado incide a alíquota do imposto de renda, com adicional de 10% sobre a parcela que exceder o limite trimestral estabelecido em lei.
No caso do carnê-leão, o cálculo considera os rendimentos recebidos no mês, as deduções permitidas, como previdência e dependentes, e a aplicação da tabela progressiva mensal do imposto de renda.
Para tributos como PIS e COFINS, a base é o faturamento do período, com aplicação das alíquotas correspondentes ao regime cumulativo ou não cumulativo em que a empresa está enquadrada.
Devido à complexidade e às particularidades de cada tributo, erros de cálculo são frequentes quando feitos manualmente. Por isso, a orientação técnica da Confirp é que empresas e pessoas físicas com maior complexidade tributária contem com o apoio de uma contabilidade especializada para a apuração correta antes da emissão do DARF.
Como identificar o código de receita correto?
O código de receita é o elemento que identifica, de forma padronizada, qual tributo está sendo pago por meio do DARF. Usar o código errado pode gerar rejeição do pagamento, vinculação incorreta do crédito tributário ou até a necessidade de retificação junto à Receita Federal.
Alguns dos códigos mais utilizados na prática contábil incluem:
0190 para IRPF apurado por carnê-leão.
0211 para as quotas do IRPF apurado na Declaração de Ajuste Anual.
4600 para IRPF sobre ganho de capital na alienação de bens.
2089 para IRPJ apurado pelo Lucro Presumido.
0220 para IRPJ apurado por estimativa mensal no Lucro Real.
2372 para CSLL de empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real.
8109 para PIS sobre faturamento, no regime cumulativo.
2172 para COFINS sobre faturamento, no regime cumulativo.
3208 para IRRF sobre aluguéis e royalties pagos a pessoa física.
Esses são apenas exemplos dos códigos mais recorrentes. Existem dezenas de outros códigos para situações específicas, como retenções sobre serviços, importação, parcelamentos e depósitos judiciais. A tabela completa e atualizada deve sempre ser consultada diretamente no site da Receita Federal, já que códigos podem ser criados, alterados ou descontinuados ao longo do tempo.
Quais são os principais prazos de pagamento do DARF?
Os prazos de vencimento variam conforme o tributo:
O IRPJ e a CSLL apurados por estimativa mensal geralmente vencem no último dia útil do mês subsequente ao mês de apuração.
O PIS e a COFINS costumam ter vencimento até o 25º dia do mês seguinte ao de ocorrência dos fatos geradores.
O carnê-leão deve ser recolhido até o último dia útil do mês seguinte ao do recebimento do rendimento.
O imposto sobre ganho de capital tem vencimento até o último dia útil do mês seguinte ao da operação que gerou o ganho.
As quotas do IRPF da Declaração de Ajuste Anual seguem cronograma próprio, definido a cada ano pela Receita Federal, normalmente com a primeira quota vencendo no mês de maio.
Como esses prazos podem sofrer ajustes ou exceções conforme normas específicas de cada ano-calendário, é recomendável sempre confirmar a data de vencimento vigente no momento da apuração, especialmente em períodos de mudanças na legislação tributária.
O que acontece quando o DARF é pago em atraso?
Quando o pagamento do tributo ocorre após a data de vencimento, incidem multa de mora e juros de mora, calculados de forma automática pelos sistemas da Receita Federal quando o DARF é gerado corretamente pelo Sicalc Web.
É importante destacar que o acréscimo passa a incidir já a partir do primeiro dia útil seguinte ao vencimento, não havendo qualquer prazo de tolerância. Mesmo um único dia de atraso já gera encargos sobre o valor do tributo devido.
Além dos encargos financeiros, o não pagamento de tributos federais pode gerar inscrição em dívida ativa da União, restrições ao CNPJ ou CPF, impedimento de emissão de certidões negativas de débito e, em situações mais graves, execução fiscal.
Como calcular juros e multa do DARF em atraso?
A multa de mora para tributos federais é de 0,33% por dia de atraso, limitada ao teto de 20% sobre o valor do tributo devido, conforme previsto na legislação tributária federal (Lei nº 9.430/1996).
Os juros de mora têm como base a taxa Selic acumulada entre o mês seguinte ao vencimento e o mês anterior ao efetivo pagamento, acrescida de 1% relativo ao mês em que o pagamento é realizado. Diferentemente da multa, os juros não incidem sobre um percentual fixo diário, mas acompanham a variação da taxa básica de juros da economia, o que significa que, em períodos de Selic elevada, o custo do atraso pode ser expressivo.
Na prática, o cálculo desses acréscimos não deve ser feito manualmente. A forma correta e segura é gerar o DARF atualizado diretamente pelo Sicalc Web, informando apenas o valor original do tributo e a data de pagamento pretendida. O próprio sistema calcula multa e juros automaticamente, evitando divergências que poderiam ser identificadas pela Receita Federal.
Um ponto de atenção relevante: o DARF gerado com multa e juros tem validade limitada, normalmente até o último dia útil do mês de emissão. Se o pagamento não for feito dentro desse prazo, é necessário gerar um novo documento com os valores recalculados.
Como emitir a segunda via do DARF?
Quando o DARF original é perdido, expira ou precisa ser reimpresso, é possível emitir uma segunda via por diferentes caminhos, dependendo do tributo e do sistema originalmente utilizado.
Para tributos calculados pelo Sicalc Web, basta acessar novamente o sistema, informar os mesmos dados de apuração e gerar um novo documento, atualizando os valores de multa e juros conforme a nova data de pagamento pretendida.
Para tributos vinculados à Declaração de Ajuste Anual do IRPF, a segunda via pode ser obtida diretamente no Programa Gerador da Declaração, na opção de emissão de DARF, ou por meio do e-CAC, no menu de pagamentos e parcelamentos.
Para DARF vinculados a débitos já processados pela Receita Federal, como diferenças apuradas em malha fina, a segunda via costuma estar disponível na própria área do contribuinte no e-CAC, na seção de pendências ou cobranças.
Vale reforçar que não se deve reutilizar um DARF vencido, já que o valor total informado no documento original não contempla os acréscimos corretos para a nova data de pagamento.
Como corrigir erros em um DARF já emitido?
Erros no preenchimento do DARF, como código de receita incorreto, período de apuração equivocado ou CPF/CNPJ digitado de forma errada, podem gerar sérias inconsistências, incluindo a impressão de que o tributo não foi pago.
Quando o DARF ainda não foi pago, a correção é simples: basta gerar um novo documento com os dados corretos e descartar o anterior.
Quando o DARF já foi pago com informações incorretas, o procedimento é diferente. Nesses casos, é necessário solicitar a retificação do DARF diretamente no e-CAC, por meio do serviço específico de retificação de pagamento, desde que o erro esteja entre as hipóteses permitidas pela Receita Federal, como troca de código de receita, período de apuração ou CPF/CNPJ, sem alteração do valor total pago.
Se a retificação não puder ser feita eletronicamente, pode ser necessário abrir um processo administrativo junto à Receita Federal, apresentando a documentação que comprove o erro e a intenção correta do pagamento.
Diante da complexidade desse procedimento e do risco de o crédito permanecer não identificado, o acompanhamento de uma contabilidade especializada é altamente recomendável para evitar que o erro se transforme em cobrança indevida ou autuação fiscal.
Checklist antes de pagar um DARF
Antes de efetuar o pagamento de qualquer DARF, vale conferir:
O código de receita corresponde exatamente ao tributo que está sendo pago.
O período de apuração está correto e reflete o mês ou ano de referência da obrigação.
O CPF ou CNPJ informado é o do responsável correto pelo recolhimento.
O valor do principal foi calculado com base na legislação vigente para aquele tributo.
Caso haja atraso, a multa e os juros foram calculados corretamente, preferencialmente pelo Sicalc Web.
A data de vencimento informada no documento é compatível com a validade dos acréscimos calculados.
O DARF está sendo pago dentro do prazo de validade indicado no próprio documento.
Principais cuidados para evitar problemas com a Receita Federal
Alguns cuidados reduzem significativamente o risco de inconsistências fiscais relacionadas ao DARF. Manter um calendário de obrigações tributárias atualizado evita esquecimentos de vencimento. Utilizar sempre os sistemas oficiais da Receita Federal para geração do documento, em vez de preenchimento manual, minimiza erros de cálculo. Conferir o código de receita antes de qualquer pagamento evita a vinculação incorreta de créditos tributários.
Também é fundamental guardar o comprovante de pagamento por, no mínimo, cinco anos, prazo relacionado à decadência tributária, e acompanhar periodicamente a situação fiscal junto ao e-CAC, identificando pendências antes que se transformem em cobranças ou autuações.
Empresas com maior volume de obrigações, especialmente aquelas no Lucro Real ou com operações mais complexas, se beneficiam significativamente do acompanhamento de uma contabilidade consultiva, que realiza a apuração, o cálculo e a conferência dos tributos antes da emissão de cada DARF, reduzindo a exposição a riscos fiscais.
Perguntas frequentes sobre o DARF
O que acontece se eu não pagar um DARF?
O não pagamento gera acréscimo de multa de mora e juros Selic sobre o valor devido, e a dívida pode ser inscrita em dívida ativa da União. Isso pode resultar em restrições ao CPF ou CNPJ, impedimento de emissão de certidões negativas e, em casos mais graves, execução fiscal.
Como saber qual código de receita utilizar no DARF?
O código de receita depende do tributo específico e da forma de apuração. A consulta deve ser feita na tabela oficial de códigos de receita da Receita Federal, ou com o apoio de uma contabilidade, já que a escolha incorreta pode gerar vinculação equivocada do pagamento.
Posso emitir um DARF vencido?
O DARF original vencido não deve ser utilizado para pagamento, pois o valor informado não contempla os acréscimos corretos de multa e juros. É necessário gerar um novo documento atualizado, preferencialmente pelo Sicalc Web, com a data de pagamento pretendida.
Como calcular multa e juros de um DARF em atraso?
A multa de mora é de 0,33% ao dia, limitada a 20% do valor do tributo. Os juros seguem a taxa Selic acumulada desde o mês seguinte ao vencimento até o mês anterior ao pagamento, acrescidos de 1% no mês do pagamento. O cálculo automático pelo Sicalc Web é o método mais seguro.
É possível alterar um DARF emitido com informações incorretas?
Sim, desde que o DARF já tenha sido pago e o erro esteja entre as hipóteses permitidas, como código de receita, período de apuração ou CPF/CNPJ. A retificação é feita pelo e-CAC, no serviço específico de retificação de pagamentos.
Qual a diferença entre DARF e GPS?
O DARF é utilizado para o recolhimento de tributos federais administrados pela Receita Federal, como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS. Já a GPS, Guia da Previdência Social, era destinada especificamente às contribuições previdenciárias, hoje majoritariamente unificadas em outros documentos de arrecadação, conforme o regime do contribuinte.
DARF e DAS são a mesma coisa?
Não. O DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional, é a guia unificada utilizada por empresas optantes pelo Simples Nacional para o recolhimento simplificado de diversos tributos em um único documento. O DARF, por sua vez, é utilizado para tributos federais específicos, inclusive por empresas do Simples Nacional em situações não cobertas pelo DAS.
Como emitir a segunda via de um DARF?
A segunda via pode ser gerada novamente pelo Sicalc Web, pelo Programa Gerador da Declaração do IRPF, ou consultada no e-CAC, dependendo do tributo e da origem do débito.
Pessoa física também precisa emitir DARF?
Sim. Pessoas físicas que recebem rendimentos sem retenção na fonte, como autônomos, ou que apuram ganho de capital e carnê-leão, têm a obrigação de emitir e pagar o DARF correspondente.
Empresas do Simples Nacional utilizam DARF?
Utilizam, em situações específicas. Embora a maior parte dos tributos do Simples Nacional seja recolhida por meio do DAS, algumas obrigações, como IRRF sobre serviços tomados de terceiros, exigem a emissão de DARF em separado.
Como comprovar que um DARF foi pago?
O comprovante bancário de pagamento, seja o extrato da transação, o comprovante emitido pelo internet banking ou o próprio DARF autenticado mecanicamente pela instituição financeira, serve como prova do recolhimento. Esse documento deve ser guardado por, no mínimo, cinco anos.
Quando vale a pena contar com uma contabilidade para emissão e conferência do DARF?
Sempre que houver dúvida sobre o código de receita correto, complexidade na apuração do tributo, histórico de atrasos ou necessidade de retificação, o suporte de uma contabilidade especializada reduz significativamente o risco de erros e autuações. Para empresas no Lucro Real ou com operações tributárias mais complexas, esse acompanhamento é ainda mais recomendável.
Confirp
O DARF é um documento simples na aparência, mas que exige atenção técnica em cada detalhe: código de receita, período de apuração, cálculo do valor devido e, quando necessário, dos acréscimos de multa e juros. Um pequeno erro pode gerar retrabalho, cobranças indevidas ou até autuações fiscais.
Com mais de 40 anos de experiência em contabilidade consultiva, planejamento tributário e cumprimento de obrigações fiscais para empresas e pessoas físicas, a Confirp Contabilidade acompanha de perto as mudanças na legislação tributária brasileira, oferecendo suporte técnico para que a apuração e o pagamento de tributos federais, incluindo o DARF, sejam feitos com segurança e precisão.
Veja também:
- O que é DARE, quando ele deve ser utilizado e como emitir?
- DAS: Quais impostos estão incluídos no Simples Nacional?
