Atendimento: questão de sobrevivência

Os investimentos em publicidade no Brasil são assustadoramente altos. Projeções extraídas de um estudo da eMarketer apontam que esses gastos ultrapassaram a marca de US$ 15 bilhões. Desse total, 59% serão direcionados à mídia digital. 

O grande volume de investimento nessas áreas leva muitas empresas a pensarem que aí está toda a solução dos problemas, mas isso não é real. Na era tecnológica, muitas empresas esquecem que a verdadeira primeira impressão se dá no contato direto, ou seja, no primeiro atendimento. Esses bilhões podem ser gastos inutilmente se não houver uma equipe qualificada para o atendimento.

Pare para pensar em quantas vezes teve as melhores referências sobre um estabelecimento e uma empresa, indo propenso a buscar o serviço ou o produto prestado, contudo, ao receber o atendimento, seja presencial ou telefônico, a falta de qualidade te levou a repensar a contratação ou a compra.

“Vivemos em uma realidade em que todos avaliam o atendimento que recebem. Para complicar, as pessoas avaliam no mundo on-line, e ter uma empresa muito bem avaliada no Google ou em sites como o Reclame Aqui é fundamental para fechar negócios”, explica o diretor-executivo da Confirp Contabilidade, Richard Domingos. 

Essa infelizmente é realidade em grande parte das empresas. Agora, pense no contraponto dessa ação: quantas vezes não se procura uma empresa, sem compromisso e apenas para desencargo? Entretanto, a qualidade do atendimento te leva a não só fechar negócio, como se tornar um divulgador da empresa.

O profissional é fundamental para uma apresentação positiva, portanto este deve estar alinhado ao perfil da empresa, conhecer todos os processos e atender cordialmente, com informações precisas, para evitar que o visitante fique perdido.

Seja qual for a necessidade das empresas em relação à primeira impressão, ela parte de um princípio que vai muito além de definição de mídias e estratégias para investimentos: o aspecto humano. É fundamental ter uma equipe muito bem treinada e qualificada para que o processo final atinja um bom resultado.

Ponto crucial dessa questão é a capacitação dos profissionais. Treinamento constante de relacionamento e motivação e uma rotina de atividades preestabelecidas são pontos cruciais.

Motivação e comportamento mudam tudo

Todo atendimento depende da motivação dos colaboradores. Assim, profissionais insatisfeitos e tristes vão refletir, com certeza, em relações menos adequadas com os clientes. Estudos apontam que equipes motivadas são estratégicas para o sucesso das empresas.

O tema não é simples. Mesmo em empresas que se preocupam com um ambiente saudável, muitas vezes se observa problemas com os colaboradores — isso em relação ao comportamento, pois existe até mesmo a autossabotagem.

“Cada vez mais me deparo com pessoas que se autossabotam o tempo todo, tanto na vida profissional quanto na vida pessoal. Isso parte de uma crença limitante que impede que a pessoa realize atividades simples do dia a dia, pois ela mesma não acredita que dará certo e coloca milhões de empecilhos para executar as atividades”, explica Jessica Camargo, analista de Recursos Humanos da Confirp.

“Como analista da área de Recursos Humanos da Confirp, vejo o grande desafio de desenvolver mudanças de comportamentos. Temos uma grande preocupação com o desenvolvimento das pessoas e, por esse motivo, investimos em um RH estratégico, sempre com muito carinho e respeito aos colaboradores. Nosso desafio diário é fazer as pessoas enxergarem visões diferentes das situações para que tenham uma vida mais feliz e menos sabotadora”, explica Jessica.

Um dos caminhos que a Confirp utiliza para esse objetivo é a realização de treinamentos que tenham como foco o desenvolvimento comportamental. Os resultados desse tipo de ação são significativos, principalmente quando isso é feito por meio de metodologias embasadas em diversas ciências, como neurociência, programação neurolinguística, psicologia positiva, coaching, entre outras.

Capacitação técnica e unicidade são necessárias

Quando se busca por um produto ou serviço, há expectativas e, provavelmente, uma ampla pesquisa sobre a empresa contratada. Ou seja, a pessoa interessada sabe que o produto é bem-feito ou que o serviço é de qualidade dentro de seu ponto de vista. Quebrar essa expectativa pode ser desastroso para uma empresa, por isso é preciso investir, cada vez mais, na capacitação técnica dos colaboradores.

“O mundo evoluiu, muitas das coisas que eram reflexo de qualidade não são mais. Além disso, leis, tecnologias, produtos, serviços e padrões evoluem. Quem não se adequa às evoluções em sua área de atuação está fadado ao fracasso”, analisa Rogério Sudré, diretor de finanças e recursos da Confirp. 

“Ter profissionais qualificados vai além de ter boas contratações, é necessário que se tenha também constantemente cursos e treinamentos por parte da empresa ou de terceiros. Também é preciso um acompanhamento próximo da equipe e a busca do feedback dos clientes sobre tudo que acontece. Ações como SAC se mostram imprescindíveis”, complementa Sheila Santos, gerente de qualidade da Confirp. 

O SAC é a sigla para Serviço de Atendimento ao Consumidor, uma ferramenta que objetiva criar um canal por meio do qual o cliente possa estabelecer contato direto com as empresas para buscar soluções para os seus problemas, propor sugestões, tirar suas dúvidas e fazer reclamações em relação à marca, ao serviço ou ao produto.

O SAC evoluiu durante os anos. Antes, era uma ferramenta presencial ou por telefone, e atualmente passa a ser on-line. “A evolução também trouxe uma preocupação. Cada vez mais é necessário respostas rápidas e assertivas que realmente resolvam as dificuldades dos clientes”, avalia Sheila Santos.

Unicidade da informação e imagem

As empresas, ao pensar no atendimento, precisam estar bem estruturadas, atingindo o imaginário dos clientes. Exemplo foi o processo estabelecido pela Confirp Contabilidade. A empresa que presta serviços de contabilidade para mais de 2.000 clientes possui um grande desafio, que é modelar um atendimento de qualidade e igual para todos.

“Sempre tivemos uma preocupação muito grande com os clientes e, para otimizar nossos trabalhos, nos preocupamos com todos os detalhes. Recentemente passamos por um reposicionamento de marca e, nessa mudança, estabelecemos todos os padrões de nosso atendimento em um branding book”, explica o diretor Richard Domingos.

“A tecnologia nos impõe uma velocidade jamais vista antes. As pessoas vivem estressadas com tantos compromissos que um pequeno problema de atendimento do porteiro de sua empresa ou uma recepção pouco atenciosa podem desencadear um sentimento ruim para todo o atendimento de sua empresa. Portanto, cuidar dos detalhes pode parecer insignificante, mas faz toda diferença no cômputo geral”, avalia o diretor Richard Domingos.

Essas mesmas preocupações acompanham também todos os processos, sejam on-line ou presenciais. “No mundo on-line, também é preciso uma preocupação muito grande. A liberdade que as redes trazem proporcionam os riscos de ser invasivo, mandar mensagens demais ou insuficientes. Tudo deve ser pensado para um bom atendimento”, alerta Richard Domingos.

Tecnologia como aliada

O lado humano, portanto, é fundamental para que uma empresa atenda bem, e a tecnologia pode ser uma grande auxiliar. Dentro desse conceito, possuir um Customer Relationship Management (CRM) de qualidade — gestão de relacionamento com o cliente — faz toda diferença para que se tenha o controle dos processos dos clientes, possibilitando o monitoramento das atividades.

“É fundamental dar ferramentas para que o profissional trabalhe adequadamente, principalmente para administração, retenção e conquista de clientes. Essa ferramenta serve para automatizar as funções de contato com o cliente”, explica Leandro Teixeira, gerente de produtos da Confirp Contabilidade.

“Com isso, eleva-se o patamar de gestão de relacionamento com o cliente da sua empresa. Com um CRM, também é possível ter acesso a uma verdadeira gestão de 360º das ações. Além de ser uma ótima ferramenta para retirar insights sobre o seu público, o CRM eleva a produtividade do time de operação e vendas”, explica Leandro Teixeira.

Essa é uma tecnologia que pode não somente ajudar a equacionar rotinas, mas gerar índices que sejam usados na gestão das mudanças dentro da empresa. Com o CRM, o seu negócio consegue analisar detalhadamente o desempenho do time e descobrir quais estratégias estão realmente funcionando com o seu público-alvo.

Atualmente, no mercado, há uma grande variedade de opções dessa ferramenta. O primeiro caminho para a escolha de um CRM é olhar para dentro, avaliando os processos internos da empresa, considerando porte, quantidade de funcionários que o utilizarão, ciclo de vendas, objetivos e usabilidade da ferramenta.

Atendimento além da sua empresa (sua empresa representada por terceiros)

A primeira impressão é a que fica, isso principalmente no atendimento físico, e tudo tem início já na recepção — com a segurança necessária, a limpeza do espaço e a simpatia para entender e atender à demanda. Para muitas empresas, a simplificação desse tipo de atendimento se dá pela terceirização.

“No mundo atual, de modernidade e praticidade, muitas empresas buscam alternativas para essa melhoria. Uma delas é a terceirização de serviços como recepção, limpeza e segurança. Quando você terceiriza uma atividade para uma empresa que sabe desenvolvê-la, ganha tempo e eficiência no processo”, avalia Humberto Watanabe, sócio da empresa Ghaw Serviços Gerais.

No entanto, os riscos existem, pois mesmo terceirizando esses serviços administrativos, a necessidade de manter a convergência no atendimento da empresa é fundamental. Muita gente terceiriza e esquece que essa nova empresa está te representando. Contudo, os riscos podem ser minimizados ao escolher um parceiro que esteja alinhado com sua identidade. 

“A busca da satisfação dos clientes por meio de um atendimento adequado deve ser um mantra nas empresas. Lembrando que isso vai muito além de apenas ter bons produtos ou serviços. É preciso um atendimento personalizado e humanizado. Uso sempre a premissa de que é preciso se colocar no lugar do outro (cliente), pensando em como gostaria de ser atendido. Nesse ponto, as terceirizadas podem potencializar os resultados, pois têm foco e capacitam as pessoas para isso”, orienta Humberto Watanabe.

Hoje é preciso se preocupar com cada detalhe para uma boa receptividade dos clientes, seja em atendimento telefônico, on-line, por e-mail ou no atendimento presencial. Cada etapa deve ser pensada e organizada para que o cliente tenha a melhor experiência no período que permanece na empresa: por onde irá entrar, quem fará a primeira abordagem e onde ele aguardará o atendimento, por exemplo.

Assim, qualquer negócio, além do atendimento técnico, que busque captar e fidelizar o cliente, precisa considerar fatores como recepção, atendimento, segurança e limpeza para atendimentos presenciais. Já no ambiente on-line ou telefônico, é preciso agilidade e respostas certeiras e rápidas para o cliente. 

Esses pontos têm relação direta com a formação do imaginário que se estabelece sobre a empresa. Isso começa na segurança do local, uma vez que as pessoas querem visitar ambientes onde se sintam seguras, com processos de identificação. Depois vem a recepção, já que um bom atendimento, com cordialidade e informações precisas, faz com que o visitante entre em estado de conforto. O asseio e a conservação do espaço também são muito importantes, tendo em vista que locais limpos, cheirosos e organizados transmitem a sensação de um ambiente neutro e harmônico.

É possível fazer um paralelo, inclusive, desse atendimento físico com o on-line, com as pessoas buscando sites seguros, com conteúdos bem organizados e atualizados, que demonstrem cuidados ao tratar dos dados do cliente. A grosso modo, são nesses momentos que se estabelece o primeiro contato com os valores da empresa. 

“Um atendimento humanizado se preocupa em entender e atender às demandas, aos anseios ou aos problemas que são trazidos. Nesse ponto, é preciso empatia como uma estratégia essencial para os negócios, mostrando acolhimento e um real interesse em deixar o cliente satisfeito”, explica Humberto Watanabe.

A importância do sorriso é um ponto primordial no bom atendimento físico das pessoas. O treinamento dos colaboradores se mostra, assim, crucial. Além disso, alguns caminhos para a melhoria desse atendimento são: ter processos de controle de identificação bem definidos, locais bem sinalizados e organização nas etapas.

Atendimento adequado em 8 passos

Atender bem é uma obrigação. Atender mal é um erro que pode custar o futuro de um empreendimento. Isso pode parecer um exagero, mas vivemos num momento em que o consumidor leva muito em consideração o tratamento que recebe.

Prova disso são as ferramentas de reclamações on-line, como o Reclame Aqui, que ganham espaço avassaladoramente na vida do consumidor. Hoje, uma instituição, mais do que oferecer preços e facilidades, deve conquistar o cliente.

A empresa norte-americana U.S. News & World Report realizou recentemente uma pesquisa que mostra que aproximadamente 68% dos consumidores não retornam ou não continuam a comprar determinado produto ou serviço em razão do mau atendimento e da qualidade insatisfatória dos serviços prestados. Confira orientações para exercer um bom atendimento em sua empresa.

1. Ser rápido, simpático e solícito é uma necessidade que independe do perfil do consumidor; é fundamental cativar. O profissional deve sempre estar pronto para entender o comportamento do consumidor e suas necessidades, buscando a fidelização.
2. Quem atende deve conhecer a fundo os detalhes do produto/serviço que está oferecendo e o que o cliente está pedindo. Por isso, é preciso conhecer os tipos de produtos, a legislação, a forma de uso e os detalhes técnicos, entre outros pontos.
3. É importante que se crie uma boa identificação com o ambiente, deixando o cliente à vontade e fazendo com que ele tenha total entendimento sobre o que está comprando.
4. O ambiente é fundamental para um bom atendimento, por isso crie um clima agradável, com boa iluminação e som.
5. A organização dos produtos também faz grande diferença no atendimento, portanto considere o posicionamento de cada produto. É importante ter boa sinalização e filas organizadas para o pagamento.
6. Seja ético, íntegro e sincero com todos os clientes e conquiste para sempre a confiança deles.
7. Evite deixar o cliente esperando. Caso note que o atendimento irá atrasar, pare por um instante o que está fazendo e, se possível, dê um posicionamento pessoalmente ao cliente, se desculpando.
8. Evite uma postura amadora no atendimento, o que pode acontecer com erros grosseiros de linguagem. Isso vale tanto no atendimento presencial quanto ao telefone. Um diferencial é reconhecer o estilo do cliente e adaptar a sua linguagem. Nunca seja vulgar ou inconveniente.