Confirp Notícias

A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

CTA SEJA NOSSO CLIENTE

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e  muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas  com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições,  prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e  até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

A Confirp é um escritório de contabilidade que conta com profissionais atualizados e capacitados para oferecer os melhores atendimentos nas áreas contábeis, tributárias, fiscais e trabalhistas. Por isso, entre em contato agora mesmo e realize o seu orçamento de contabilidade digital.

Compartilhe este post:

A importancia da automacao de processo em epoca de home office

Entre em contato!

Leia também:

CONTRIBUICAO PREVIDENCIARIA LINKEDIN

CPP. Contribuição Previdenciária Patronal. Prorrogação para Empregadores Rurais e Optantes pela CPRB

CPP. Contribuição Previdenciária Patronal. Prorrogação para Empregadores Rurais e Optantes pela CPRB Foi publicada, na Edição Extra B do DOU de 07.04.2020, a Portaria ME n° 150/2020 que altera a Portaria ME n° 139/2020, incluindo os contribuintes rurais e optantes pela Desoneração da Folha de Pagamento na prorrogação do recolhimento da CPP (Contribuição Previdenciária Patronal). O recolhimento da CPP e da DARF da CPRB (Contribuição Previdenciária Sobre a Receita Bruta), das competências de março e abril de 2020, ficam prorrogados para os meses de agosto e outubro de 2020, dos seguintes empregadores: – Empregadores, pessoas jurídicas e equiparados (artigo 22 da Lei n° 8.212/91); – Empregadores Domésticos (artigo 24 da Lei n° 8.212/91); – Agroindústrias (artigo 22-A da Lei n° 8.212/91); – Produtor Rural Pessoa Física (artigo 25 da Lei n° 8.212/91); – Produtor Rural Pessoa Jurídica (artigo 25 da Lei n° 8.212/91); – Optantes pela Desoneração da Folha de Pagamento (artigos 7° e 8° da Lei n° 12.546/2011). Importante, a prorrogação do recolhimento da CPP foi tratada no Express Previdenciário n° 208/2020, e a redução das alíquotas

Ler mais
Aprovação de contas

Aprovação de contas de administradores é coisa séria e poderia ter evitado o escândalo das Lojas Americanas!

Com o advento dos problemas nas demonstrações contábeis das Lojas Americanas, que vieram a público em janeiro de 2023, deu para entender o quanto as demonstrações contábeis de uma empresa podem afetar o mercado, reforçando a importância da aprovação de contas de administradores de sociedades limitadas. Pelas demonstrações financeiras os fornecedores calculam os limites de crédito para fornecimento de prazos, as instituições financeiras determinam limites de créditos, os sócios visualizam os resultados e a capacidade de distribuir dividendos. Todas as informações relacionadas nas demonstrações financeiras devem representar fielmente o que ocorreu na gestão operacional, econômica e financeira de seus administradores e é fundamental que sejam aprovadas pelos sócios cotistas da companhia, incluindo os que exercem papel de capitalistas (aqueles que não participam da administração do negócio). E é na Reunião Anual de Quotistas, que deve acontecer até 30 de abril de cada ano, que as contas (balanço patrimonial e resultados econômicos obtidos no ano anterior) devem ser deliberada e aprovadas, sendo documentada através de uma Ata que deve seguir para arquivamento na Junta Comercial ou Cartório de Títulos e Documentos da Pessoa Jurídica. Essa obrigação alcança todas as Sociedades Limitadas com dois ou mais sócios (não optantes pelo simples nacional). Sendo uma ação primordial para segurança dos administradores de uma empresa, sendo que a Ata é um procedimento que faz com que os administradores se eximam de responsabilidades pessoais por perdas e danos perante os sócios e terceiros. Apesar de ter se tornado fundamental, muitas empresas ainda não realizam essa obrigação, que atinge a grande maioria das organizações formais do país e está entre as novas exigências do Novo Código Civil, em vigor desde 2003. “A Ata de Assembleia ou Ata de Reunião visa dar funcionalidade ao Código Civil no que diz respeito à demonstração de boa-fé da Sociedade Limitada em trazer à público a situação contábil de uma empresa”, explica o diretor-executivo da Confirp Contabilidade, Richard Domingos. Neste sentido, muitas instituições financeiras, empresas de economia mista, entre outras, vêm incluindo nos seus registros, a obrigatoriedade da apresentação deste documento para efetivo cadastro ou participação de contratos comerciais. “É muito importante a realização desta assembleia no prazo legal, caso isto não ocorra é constituído violação à lei, e pode sujeitar os administradores da sociedade a importantes reflexos no campo da responsabilidade pessoal pelas obrigações sociais. Além disto, as empresas que não o fizerem podem ser prejudicadas em negócios que pretendam fazer”, avalia Richard Domingos. Ainda segundo o diretor da Confirp Contabilidade, não há uma ata de reunião padrão. Para cada caso será analisado o Contrato Social da empresa a fim de elaborar a ata e após levar o registro. “Os prejuízos causados pelos administradores das Lojas Americanas no mercado, fará com haja uma mudança no comportamento dos credores (fornecedores, debenturistas, instituições financeiras, dentre outros), buscando colocar no polo passivo de eventuais inadimplência, os administradores que não tiverem suas contas aprovadas em reunião pelos cotistas. Assim esse documento sai do rol de uma simples “obrigação” e passa a ser um papel vital para “proteção” dos administradores sócios ou não sócios”, conclui.  

Ler mais
Instituto Olga Kos capa

Confirp apoia Instituto Olga Kos

A Confirp Contabilidade sempre teve uma marcante preocupação social, buscando a melhoria do meio em que atua, e uma das formas encontradas para auxílio e a utilização de Leis de Incentivos, como ocorreu para o apoio financeiro que está proporcionando para o Instituto Olga Kos de Inclusão Cultural (IOK). São várias as leis de incentivos que permitem às empresas direcionarem parte dos valores que iriam em impostos para ações sociais, nesse caso a lei de incentivo foi da Criança e Adolescente e a verba foi direcionada ao CMDCA – Conselho Municipal dos direitos da criança e do Adolescente. “Com esse tipo de ação, além de realizarmos nossa parte social, dando uma contrapartida ao meio que estamos inseridos, também buscamos incentivar outras empresas a essas ações. Acreditamos que gestos positivos geram gestos positivos”, explica o diretor executivo da Confirp, Richard Domingos. Fundado em 2007, o Instituto Olga Kos de Inclusão Cultural (IOK) é uma associação sem fins econômicos, que desenvolve projetos artísticos e esportivos, aprovados em leis de incentivo fiscal, para atender, prioritariamente, crianças, jovens e adultos com deficiência intelectual. Além disso, parte das vagas de nossos projetos é destinada a pessoas sem deficiência, que se encontram em situação de vulnerabilidade social e residem em regiões próximas aos locais onde as oficinas são realizadas.

Ler mais

Rescisão Trabalhista: O Que Sua Empresa Precisa Saber para Evitar Erros e Ações Judiciais

Por Daniel Santos, consultor tributário da Confirp Contabilidade   A rescisão trabalhista é um dos momentos mais complexos da gestão de pessoas dentro das empresas. Embora pareça apenas um procedimento administrativo, ela envolve detalhes legais que, se ignorados, podem gerar grandes problemas no futuro. Não à toa, os processos relacionados a rescisões estão entre os mais frequentes na Justiça do Trabalho no Brasil. Isso acontece porque muitas empresas erram na hora de calcular os valores, de cumprir os prazos ou até mesmo de identificar corretamente a modalidade da rescisão. O resultado é o acúmulo de passivos trabalhistas, com custos elevados e impacto direto na reputação do negócio. Por isso, entender as regras, preparar os cálculos com atenção e conduzir o desligamento de forma humanizada é essencial para reduzir riscos e encerrar o vínculo da maneira correta.     O que é a rescisão de contrato de trabalho?   A rescisão trabalhista consiste na formalização do fim do vínculo empregatício. Esse desligamento pode acontecer por iniciativa do empregador, do empregado, por acordo entre as partes ou por situações específicas previstas na legislação.   Mas, antes de efetivar a rescisão, a empresa precisa analisar se o colaborador possui direitos de estabilidade, como:   Gestante – protegida desde a confirmação da gravidez até cinco meses após o parto; Acidentado do trabalho – com estabilidade de 12 meses após o retorno às atividades; Cipeiro – durante o mandato na CIPA e até um ano após seu término; Outras situações previstas em acordos coletivos.   Quais são os tipos de rescisão trabalhista?   Conhecer as modalidades de desligamento é fundamental, pois cada uma delas define quais verbas são devidas e quais responsabilidades recaem sobre a empresa. As principais são:   Pedido de demissão – quando o colaborador decide encerrar o vínculo; Dispensa sem justa causa – decisão do empregador, seja por motivos estratégicos, econômicos ou de desempenho; Dispensa por justa causa – aplicada em situações graves, como improbidade, indisciplina, abandono de emprego, entre outras previstas no artigo 482 da CLT; Término de contrato por prazo determinado (inclusive experiência) – fim automático do contrato ao término do período acordado; Rescisão antecipada de contrato a prazo determinado – pode gerar indenização ao empregado ou ao empregador, dependendo de quem rompeu o contrato; Rescisão consensual – modalidade criada pela Reforma Trabalhista de 2017, em que ambas as partes concordam com o encerramento; Falecimento do empregado – rescisão automática com base na apresentação do atestado de óbito.         Quais verbas entram no cálculo da rescisão trabalhista?   Os valores pagos na rescisão variam conforme o tipo de desligamento, mas geralmente incluem:   Saldo de salários; Aviso prévio (trabalhado ou indenizado); Aviso prévio proporcional; 13º salário proporcional; Férias vencidas e proporcionais + 1/3 constitucional; Depósitos de FGTS (do mês anterior e do mês da rescisão); Multa de 40% do FGTS, em caso de dispensa sem justa causa; Indenizações específicas previstas na CLT (artigos 479 e 480).   Quadro comparativo das verbas rescisórias   Veja abaixo um resumo das principais verbas devidas em cada tipo de rescisão trabalhista:    TIPO DE RESCISÃO  SALDO   DE  SALÁRIOS  AVISO  PRÉVIO  AVISO  PRÉVIO PROPORCIONAL 13º  SALÁRIO  FÉRIAS  VENCIDAS + 1/3  FÉRIAS  PROPOR-  CIONAIS + 1/3  FGTS   MES  ANTERIOR   FGTS  MÊS  RESCISÃO  FGTS  MULTA  40% SAQUE DO FGTS  INDENIZAÇÃO  Art 479  CLT (Empregador deve pagar)  INDENIZAÇÃO  Art 480  CLT (Empregado quem paga)    Dispensa   sem Justa Causa  menos de um ano SIM SIM NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM SIM SIM NÃO NÃO   mais de um ano SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM NÃO NÃO  Pedido de Demissão  menos de um ano SIM NÃO NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM NÃO NÃO NÃO NÃO mais de um ano SIM NÃO NÃO SIM SIM SIM SIM SIM NÃO NÃO NÃO NÃO  Rescisão Antecipada de Contrato a Prazo Determinado sem Justa Causa  menos de um ano SIM NÃO NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM (equivale a 50% dos dias que faltam para o término do contrato) NÃO mais de um ano SIM NÃO NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM (equivale a 50% dos dias que faltam para o término do contrato) NÃO  Rescisão Antecipada de Contrato a Prazo Determinado por Pedido de Demissão  menos de um ano SIM NÃO NÃO NÃO NÃO SIM SIM SIM NÃO NÃO NÃO SIM (equivale a 50% dos dias que faltam para o término do contrato) mais de um ano SIM NÃO NÃO NÃO SIM NÃO SIM SIM NÃO NÃO NÃO SIM (equivale a 50% dos dias que faltam para o término do contrato)  Rescisão de Contrato a Prazo Deteminado (inclusive o Contrato de Experiência)  menos de um ano SIM NÃO NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM NÃO SIM NÃO NÃO mais de um ano SIM NÃO NÃO SIM SIM SIM SIM SIM NÃO SIM NÃO NÃO  Rescisão por  Falecimento do Empregado  menos de um ano SIM NÃO NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM NÃO SIM NÃO NÃO mais de um ano SIM NÃO NÃO SIM SIM SIM SIM SIM NÃO SIM NÃO NÃO   A CLT determina que a rescisão deve ser quitada em até 10 dias corridos após o término do contrato. Caso esse prazo não seja respeitado, a empresa deverá pagar ao trabalhador uma multa equivalente a um salário mensal, acrescido de adicionais. Assim, a rescisão trabalhista não deve ser tratada como uma simples formalidade. É um processo complexo, cercado de regras legais, que exige planejamento e atenção aos detalhes. Na Confirp Contabilidade, auxiliamos empresas de diferentes portes a conduzirem esse momento com segurança, evitando erros, reduzindo riscos e assegurando que a rescisão seja feita de acordo com a legislação. Assim, garantimos não apenas a conformidade jurídica, mas também uma gestão mais saudável e sustentável para os negócios.   Veja também: Homologação de Rescisão, o que mudou com a reforma e como evitar problemas Reforma tributária à vista: Três Áreas Cruciais Que Toda Empresa Precisa Revisar Regime Tributário: Receita Federal Exige Escolha Antecipada na Abertura de Empresas  

Ler mais
CONFIRP
Visão geral de privacidade

Este site usa cookies para que possamos oferecer a melhor experiência de usuário possível. As informações de cookies são armazenadas em seu navegador e executam funções como reconhecê-lo quando você retorna ao nosso site e ajudar nossa equipe a entender quais seções do site você considera mais interessantes e úteis.