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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Confira 6 vantagens de declarar dependentes no Imposto de Renda

Nem todos dependentes garantem uma dedução vantajosa para o contribuinte quando incluído na declaração do Imposto de Renda 2014 (ano-base 2013). Em alguns casos, sua renda total, mesmo que esteja abaixo do limite de isenção, pode não compensar o teto de dedução por dependente, de R$ 2.063. Pais, avós ou bisavós com rendimentos de até R$ 20.529 podem ser dependentes Isso porque os rendimentos do dependente serão somados com os do contribuinte na declaração, o que pode trazer um resultado mais oneroso na declaração, explica a coordenadora da H&R Block, Eliana Lopes. Optar por colocar dependentes na declaração significa ter que fornecer todas as informações solicitadas para o titular, como rendimentos, despesas e bens e direitos. É preciso avaliar caso a caso para saber se esta opção vale a pena financeiramente, explica o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos. Fazendo uma simulação, é possível descobrir se o contribuinte conseguirá abater mais imposto e receber uma restituição maior. Confira alguns casos em que é vantajoso incluir dependentes na declaração: 1. A pessoa não possui renda ou a renda tributável é baixa Este é o principal requisito para conseguir abater um valor maior do imposto devido, conforme explica Domingos, da Confirp, “desde que respeitadas as regras estabelecidas na legislação para lançar um dependente na declaração do Imposto de Renda”, observa. A renda passa a ser tributável se sua soma ultrapassar, durante o ano calendário de 2013,o valor de R$ 25.661,70. Pais, avós ou bisavós com renda de até R$ 20.529 podem ser incluídos como dependentes, mas é preciso simular se a soma dos rendimentos compensa. 2. O cônjugue não trabalha nem possui rendimentos Se o marido ou mulher do declarante não possuir qualquer rendimento, mas tiver gastos passíveis de dedução, como saúde e instrução, certamente será vantajoso coloca-lo na declaração do IR. Caso o cônjugue possua outras rendas, mesmo desempregado, é necessário avaliar se a soma destes valores não ultrapassa um limite para tornar vantajosa a declaração conjunta. 3. A pessoa teve despesas médicas elevadas Pode ser vantajoso incluir como dependente, mesmo quem não é isento, caso os gastos com saúde tenham sido expressivos no ano anterior. Isso vale para qualquer especialidade, como consultas, visitas ao dentista, tratamentos odontológicos, terapia psiquiátrica e cirurgias (excluindo as com fim estético). Não há limite para dedução do imposto nas despesas com saúde. 4. Filho de pais separados no primeiro ano da pensão alimentícia Esta é a única oportunidade de o pai ou mãe que não possui a guarda judicial do filho incluí-lo como dependente da sua declaração do IR. Nos próximos anos, ele ficará impedido de assim fazer, embora possa abater o valor integral da pensão alimentícia pago no ano calendário, não importando o valor. 5. A pessoa contribui para um plano de previdência Caso o dependente possua um plano de previdência no modelo PGBL (Plano Gerador de Belefício Livre), é possível abater até 12% dos gastos com o investimento, não importando as quantias aportadas ao longo do ano e do número de planos de previdência declarados. Mas a contribuição só é dedutível se o beneficiário também contribuir para o INSS. Se um pai faz um plano para mulher e filhos que não trabalhem em regime de CLT, será preciso contribuir com a previdência oficial para cada um deles para ter acesso ao abatimento – com excessão de filhos menores de 16 anos e maiores de 65. 6. A pessoa que teve despesas com educação “Se o potencial dependente gerou gastos com ensino infantil, fundamental, médio técnico ou superior, é possível abater até R$ 3.230,46 do total pago no ano calendário”, esclarece o especialista Domingos. Só não vale incluir despesas com cursos livres, como de idiomas, natação, academia ou cursinho preparatório, pois não são dedutíveis. Veja quem pode ser incluído como dependente no Imposto de Renda: Cônjuge ou companheiro(a) com quem o contribuinte tenha filho ou viva há mais de 5 anos, inclusive para relações homoafetivas Filho(a) ou enteado(a) de até 21 anos de idade, ou de qualquer idade se incapacitado física ou mentalmente para o trabalho Filho(a) ou enteado(a) de até 24 anos que cursam ensino superior ou escola técnica de segundo grau (o fato de ter completado 25 anos em 2012 não influencia) Irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a), sem amparo dos pais, de quem o contribuinte detenha a guarda judicial, até 21 anos, ou em qualquer idade, quando incapacitado física ou mentalmente para o trabalho Irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a), sem amparo dos pais, com idade de 21 anos até 24 anos, se ainda estiver cursando ensino superior ou escola técnica de segundo grau, desde que o contribuinte tenha detido sua guarda judicial até os 21 anos Pais, avós e bisavós que, em 2011, tenham recebido rendimentos, tributáveis ou não, até R$ 19.645,32 Sogro ou a sogra podem ser dependentes se seu filho ou filha estiver declarando em conjunto com o genro ou a nora Menor pobre até 21 anos que o contribuinte crie e eduque e de quem detenha a guarda judicial Pessoa absolutamente incapaz (como menores, enfermos e deficientes), da qual o contribuinte seja tutor ou curador Fonte – Taís Laporta – iG São Paulo | 24/03/2014 06:00

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Importante para as empresas – Veja as novidades da Lei nº 14.020

Recentemente foi publicada a Lei nº 14.020/2020, de 6 de julho de 2020, que dispõe sobre o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda e outras medidas trabalhistas. Que vem da conversão da Medida Provisória n° 936. Contudo, ponto importante é que durante sua tramitação no Congresso, essa medida recebeu importantes modificações em relação ao texto original. Para auxiliar os clientes a Confirp Consultoria Contábil fez a análise dessas modificações: Redução de jornada/salário e suspensão por setor/departamento, total ou parcial. Os acordos (redução e suspensão) poderão ser ajustados (arts. 7º, 8º e 16): por setor ou departamento, de forma parcial ou na totalidade de postos de trabalho. Prorrogação dos acordos de redução e suspensão – Depende de ato do governo. Não houve prorrogação dos prazos de suspensão de jornada/salários (90 dias), nem da suspensão temporária de contratos de trabalho (60 dias). Entretanto, para ambos os casos a lei prevê que “poderão ser prorrogados por prazo determinado em ato do Poder Executivo”. Isso sinaliza que o governo federal “poderá” publicar “ato” (decreto, portaria etc.) prorrogando esses prazos (artigos 7º e 8º da lei). Ajuda compensatória Sobre a ajuda compensatória, terá natureza indenizatória e (art. 9º, § 1º): não integra a base de cálculo do IRRF nem do IRPF (Ajuste Anual); não integra da Contribuição Previdenciária (INSS) e nem do FGTS; quando paga a partir do mês de abril de 2020 poderá ser considerada despesa operacional dedutível no lucro real (IRPJ e CSLL) das pessoas PJ tributadas pelo lucro real. Anteriormente havia o benefício da dedutibilidade cumulada com a exclusão da base de cálculo do IRPJ e CSLL no LALUR e no LACs (isso quer dizer que a empresa se beneficiava duas vezes da mesma despesa) Empregada gestante – Garantia provisória de emprego Para a empregada gestante, a garantia provisória, em razão da suspensão do contrato ou da redução de jornada e salário, deve ser contada apenas a partir do término da estabilidade, ou seja, somente depois de encerrado o prazo de cinco meses após o parto (artigo 10, inciso III). Importante: a partir do parto, o contrato deve retornar às condições anteriores, bem como a comunicação pelo empregador ao Ministério da Economia, cessando o benefício emergencial (art. 22). O salário maternidade será pago à empregada, considerando-se, como remuneração integral ou último salário de contribuição, o valor a que teria direito sem a redução de jornada e salário ou suspensão contratual. Aplicam-se estas condições também ao segurado ou segurada que adotar ou obtiver guarda judicial para fins de adoção. Empregado portador de deficiência: Fica vedada a dispensa de empregado portador de deficiência durante o estado de calamidade pública (artigo 17, inciso V) Possibilidade de prorrogar o Benefício Emergencial (BEm) de R$ 600,00 O Poder Executivo fica autorizado a prorrogar o período de concessão do BEm, na forma do regulamento, respeitado o limite temporal do estado de calamidade pública (art. 18, § 4º). Governo não vai indenizar empresas (Fato do Príncipe) Quando os contratos de trabalho forem extintos em razão da paralisação ou suspensão das atividades empresariais por ato de autoridade pública em razão do Coronavírus, não caberá ao Governo a responsabilidade pelo pagamento da indenização rescisória. Ou seja, não se aplica o artigo 486 da CLT (art. 29) Acordo Individual ou Coletivo – Alterações na forma A redução de jornada/salários e a suspensão contratual, poderão ser ajustadas tanto por acordo individual quanto negociação coletiva aos empregados, observados os seguintes requisitos:

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Nota Fiscal de Entrada – Quando é obrigatória

Na venda de produtos é sabido por todos a obrigatoriedade de emissão da nota fiscal, contudo, quando a empresa adquiri uma mercadoria ou ela retorna também é necessário emitir a nota fiscal de entrada ou de compra, que tem que estar registrada e armazenada. Assim, como pode observar, a emissão da nota fiscal de entrada é uma obrigação acessória e como tal deverá ser gerada e emitida de acordo com as normas vigentes. A Confirp Consultoria Contábil indica abaixo as situações para as quais a emissão da Nota Fiscal de Entrada é obrigatória. De acordo com o artigo 136 do RICMS/SP a emissão da Nota Fiscal de Entrada é obrigatória: I – no momento em que entrar no estabelecimento, real ou simbolicamente, mercadoria ou bem: a) novo ou usado, remetido a qualquer título por produtor ou por pessoa natural ou jurídica não obrigada à emissão de documentos fiscais; b) em retorno, quando remetido por profissional autônomo ou avulso ao qual tiver sido enviado para industrialização; c) em retorno de exposição ou feira, para a qual tiver sido remetido exclusivamente para fins de exposição ao público; d) em retorno de remessa feita para venda fora do estabelecimento; e) em retorno, em razão de não ter sido entregue ao destinatário; observado o disposto no artigo 453; f) importado diretamente do Exterior, observado o disposto no artigo 137; g) arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência, promovidos pelo Poder Público;

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