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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

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Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e  muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas  com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições,  prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e  até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Receita edita portaria que esclarece regras para renegociação de dívidas por meio da transação tributária

Foi publicada no Diário Oficial da União de hoje (22), Portaria RFB nº 247/2022, de 21 de novembro de 2022, que esclarece aspectos do processo de renegociação de dívidas por meio da transação tributária.   A nova portaria, que passa a disciplinar o tema, reforça a segurança jurídica para que tanto o fisco quanto os contribuintes possam ampliar a clareza quanto a este instrumento que reforça a possibilidade de uma solução consensual para os litígios tributários, contribuindo para a melhoria do ambiente de negócios do país.   Entre as novidades do novo normativo estão definição precisa dos recursos capazes de instaurar o contencioso administrativo fiscal e quais as matérias passíveis de recurso. Além dos débitos sujeitos ao Processo Administrativo Fiscal – PAF, também é possível transacionar débitos referentes a compensação considerada não declarada, a cancelamento ou não reconhecimento de ofício de declaração retificadora, comumente conhecidas por malha DCTF e malha PGDAS-D, e parcelamentos que se encontrem em contencioso prévio a sua exclusão, conforme previsto no tema 668 do STF.   A portaria também reconhece a impossibilidade de transacionar na pendência de impugnação, recurso ou reclamação administrativa para as transações em geral, pois a lei previu esta dispensa apenas para transação do contencioso de pequeno valor.   A norma define inclusive que é o deferimento da transação que suspende a tramitação do processo administrativo transacionado, ponto que gerava dúvidas em muitos contribuintes, além de tratar da transação sobre a substituição de garantias, de interesse especial para as empresas que desejam substituir o arrolamento de bens de terceiros que são corresponsáveis pelo débito por seguro garantia ou carta fiança, enquanto continuam discutindo o crédito tributário propriamente dito.   Também são tratadas questões operacionais como a necessidade de manter a adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico – DTE durante todo o período de vigência da transação e o acesso dos auditores-fiscais à Escrituração Contábil Digital (ECD) para fins de transação, que objetiva desburocratizar os procedimentos de comprovação da capacidade financeira do contribuinte para honrar a transação, eventualmente dispensando a contratação de laudos específicos.   Dos editais de transação lançados em 2020 e 2021, tivemos um total de 12.697 adesões e nas de grandes teses foram 53. Já nos editais lançados em setembro agora, o número de pedidos de adesão já passou de 2600.   Clique aqui para acessar o vídeo e conhecer as vantagens da renegociação de dívidas por meio da transação tributária.   Acesso<Receita edita portaria que esclarece regras para renegociação de dívidas por meio da transação tributária — Português (Brasil) (www.gov.br)>   Quer saber mais sobre o tema? Entre em contato conosco. 

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CLT ou PJ: Qual o Melhor Regime e Como Contratar sem Problemas?

A escolha entre contratar um profissional como CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) ou como PJ (Pessoa Jurídica) é uma das decisões mais estratégicas tanto para empresas quanto para trabalhadores. Cada regime tem suas particularidades, vantagens e desafios  e entender essas diferenças é essencial para evitar problemas legais, garantir segurança jurídica e construir relações de trabalho mais saudáveis. Para os empregadores, a definição do regime ideal impacta diretamente nos custos, nas obrigações fiscais e na flexibilidade da contratação. Já para os profissionais, essa escolha pode significar mais autonomia e ganhos financeiros, ou mais estabilidade e benefícios garantidos por lei. Esse debate ganhou ainda mais relevância com o crescimento do trabalho remoto e da economia digital. A flexibilidade proporcionada por novas tecnologias e modelos de trabalho fez com que a contratação como PJ se tornasse cada vez mais comum, especialmente em áreas como tecnologia, design, marketing e consultoria. Neste conteúdo, vamos esclarecer as principais diferenças entre os regimes CLT e PJ, ajudar você a entender qual é o melhor modelo para cada situação e mostrar como contratar corretamente, evitando riscos trabalhistas.   O que é CLT?   A CLT, sigla para Consolidação das Leis do Trabalho, é o regime de contratação mais tradicional no Brasil. Criada em 1943, a CLT regulamenta as relações de trabalho formais e garante uma série de direitos aos trabalhadores com carteira assinada. O vínculo empregatício sob esse regime implica obrigações legais para ambas as partes, oferecendo segurança jurídica e estabilidade para o colaborador. Além disso, a CLT estabelece normas como jornada de trabalho, regras para demissão, adicional noturno, horas extras e muito mais. É o modelo mais comum em empregos fixos e com rotina definida.    Benefícios do Regime CLT   O trabalhador contratado via CLT tem direito a diversos benefícios garantidos por lei. Entre os principais estão:   Férias remuneradas 13º salário FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) INSS (contribuição para aposentadoria e benefícios previdenciários) Licença maternidade e paternidade Seguro-desemprego   Esses benefícios oferecem uma rede de proteção social importante, principalmente em momentos de afastamento ou desligamento da empresa.    Desvantagens da CLT   Apesar das proteções, o regime CLT apresenta algumas desvantagens, especialmente para os empregadores:   Maior custo para o empregador, devido aos encargos trabalhistas e contribuições obrigatórias Menor flexibilidade, já que a jornada de trabalho, férias e outros aspectos são regulados por lei   Por isso, em alguns setores e tipos de atividade, outras formas de contratação como o modelo PJ têm ganhado espaço.       O que é PJ (Pessoa Jurídica)?   O regime PJ, ou Pessoa Jurídica, é um modelo de contratação onde o profissional presta serviços por meio de um CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), como se fosse uma empresa. Nesse caso, não há vínculo empregatício tradicional. Em vez de um contrato de trabalho, firma-se um contrato de prestação de serviços entre duas pessoas jurídicas: o contratante e o prestador.   Os tipos mais comuns de CNPJ utilizados para esse fim são:   MEI (Microempreendedor Individual) EI (Empresário Individual) EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada) LTDA (Sociedade Limitada)   Cada um tem suas particularidades, limites de faturamento e obrigações legais, mas todos permitem ao profissional atuar como empresa e emitir nota fiscal pelos serviços prestados.   Benefícios do Regime PJ   O modelo PJ vem se tornando cada vez mais comum, principalmente em áreas que valorizam a flexibilidade. Entre os principais benefícios, estão:   Menor custo para a empresa, já que não há encargos trabalhistas obrigatórios Mais flexibilidade de horário e local de trabalho Possibilidade de ganhos maiores para o profissional, já que ele pode negociar valores diretamente e assumir múltiplos clientes   Desvantagens da PJ   Apesar das vantagens, ser PJ também envolve alguns desafios que precisam ser considerados:   Ausência de direitos trabalhistas, como férias, 13º salário, FGTS e seguro-desemprego Instabilidade, já que não há vínculo empregatício ou garantias em caso de rompimento do contrato Responsabilidades fiscais e contábeis, incluindo emissão de nota fiscal, pagamento de impostos e contratação de contador, dependendo do tipo de empresa   Esse modelo exige mais organização e autonomia por parte do profissional, mas pode ser vantajoso em termos de liberdade e potencial de renda.   CLT Critério PJ Sim Vínculo empregatício Não Alto Custos para o contratante Menor Sim Benefícios trabalhistas Não Alta Estabilidade Baixa Limitada Flexibilidade Alta Do empregador Obrigações fiscais Do contratado         Qual o Melhor: CLT ou PJ?   A resposta é: Depende do perfil! Não existe um regime universalmente melhor  a escolha entre CLT e PJ depende do perfil e das prioridades de cada profissional e empresa. Para o profissional, a decisão geralmente envolve estabilidade versus liberdade. Quem busca segurança, benefícios garantidos e rotina previsível pode preferir a CLT. Já quem valoriza autonomia, flexibilidade de horários e possibilidade de ganhos mais altos tende a se adaptar melhor ao modelo PJ. Para a empresa, a escolha está entre proteção jurídica e economia. A contratação via CLT oferece mais respaldo legal e controle sobre o profissional, mas gera mais custos. Já o modelo PJ reduz encargos e oferece mais flexibilidade, mas requer atenção redobrada para não configurar vínculo empregatício disfarçado.   Segmentos que Preferem Cada Regime   Alguns setores do mercado já demonstram preferência clara por um dos modelos, conforme sua cultura e dinâmica de trabalho:   CLT: Indústrias, Bancos, Empresas públicas ou tradicionais PJ: Startups, Tecnologia da informação, Marketing digital, Consultorias e freelancers   Essas preferências refletem o equilíbrio entre a necessidade de controle e a busca por inovação e agilidade nos processos.       Como Contratar um Profissional em Cada Regime?     Contratação CLT: Passo a Passo   A contratação via CLT exige o cumprimento de uma série de etapas formais para garantir que o vínculo esteja dentro da legalidade. Confira o passo a passo:   Registro na carteira de trabalho Assinatura do contrato de trabalho, com detalhamento das funções, salário, jornada e demais condições Cadastro do colaborador no eSocial Pagamento dos encargos trabalhistas, como INSS, FGTS

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Ainda dá para aumentar restituição de Imposto de Renda para 2014

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