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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Simples Nacional – novas diretrizes do domicílio tributário eletrônico

Leia também e entenda tudo sobre Simples Nacional: {Enquadramento no Simples Nacional}: Guia Completo Para Microempresas Simples Nacional: Como Funciona Simples Nacional: veja as tabelas e o caminho da descomplicação ᗌ Como Abrir Empresa no Simples Nacional: guia completo Adesão ao Simples Nacional em 2023 vai até o fim do mês Empresas do Simples Nacional com débitos podem ser excluídas do regime A Lei Complementar n. 139/2011 alterou a Lei Complementar n. 123/2006, estabelecendo que a opção pelo Simples Nacional implica aceitação de sistema de comunicação eletrônica para ciência dos atos, notificações, intimações e avisos emitidos pelas administrações tributárias – Receita Federal, Estados e Municípios. Dessa forma, o Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) aprovou a Resolução nº 127, com as diretrizes do Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional – DTE-SN, que entrará em vigor em 15/6/2016. As comunicações feitas pelo DTE-SN terão caráter pessoal, e a ciência pode ser feita com certificado digital ou código de acesso. Considerar-se-á realizada a comunicação no dia em que a empresa efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação. No entanto, caso não o faça em 45 dias, ela será considerada automaticamente realizada. O DTE-SN será utilizado pelos entes federados para as finalidades relativas às obrigações principais e acessórias dos tributos apurados na forma do Simples Nacional e demais atos administrativos inerentes ao respectivo regime. Acrescenta-se que o DTE-SN não exclui outras formas de notificação, intimação ou avisos previstas nas legislações dos entes federados, incluídas as eletrônicas, e não se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI). Fonte – Receita Federal O que é o Simples Nacional? O Simples Nacional, ou Supersimples, é um regime simplificado de pagamento de tributos que beneficia as micro e pequenas empresas. Para aderir, além da limitação de faturamento, era fundamental que a atividade da empresa possibilitasse, e é isso que está alterando. Contudo, as empresas também não poderão aderir se os sócios possuírem impedimentos. Para as empresas que faturam pouco o programa é muito vantajoso, além de ter o benefício da simplificação dos processos. Com o Simples Nacional as micro e pequenas empresas fazer o recolhimento de oito impostos – seis federais, um estadual (ICMS) e um municipal (ISS) – por meio de uma única guia. Só é excluída a contribuição previdenciária. Quais os tributos que serão substituídos? O Simples Nacional substitui os seguintes tributos mediante documento único de arrecadação: • Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ); • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI); • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL); • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS); • Contribuição para o PIS/Pasep; • Contribuição Patronal Previdenciária (CPP); • Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS); • Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Todavia se deve ficar atento, pois o recolhimento na forma do Simples Nacional não exclui a incidência de outros tributos não listados acima e há situações em que o recolhimento ocorrerá à parte do Simples Nacional.

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Garanta que sua empresa esteja regularizada – Conheça o Projeto Certidões

O que é o Projeto Certidões? Para sua empresa é fundamental a obtenção de certidões negativas de débitos para que possam dar continuidade em suas atividades, isso ocorre por diversos motivos. Como é o caso de fazer negócios com outras empresas que obrigatoriamente exigem esses certificados. Busque agora essa garantia, preencha o formulário ao lado Não deixa essa necessidade na última hora, deixando de realizar negócios por falta desses documentos. Entre em contato com a Confirp Consultoria Contábil, que desenvolveu o Projeto de Certidão Negativa de Débitos, que proporciona um acompanhamento mensal das regularidades e vencimentos das certidões negativas municipais, federais, estaduais e/ou trabalhistas, conforme a necessidade do cliente. É a sua certeza de que não terá problemas em relação ao tema, sendo que haverá uma ação preventiva, sem que se tenha que estar atento a grande complexidade e burocracia relacionada ao tema. A Confirp possui uma área específica para atender essa demanda, a Societária, que já conhece todos os pormenores relacionados a essa necessidade. O Projeto Certidão Negativa de Débitos acompanha os seguintes documentos: Certidão de Executivos Fiscais, Municipais e Estaduais; Certidão de Pedidos de Falência, Concordatas, Recuperações Judiciais e Extrajudiciais; Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas; Certidão de Regularidade Fiscal da Caixa Econômica Federal – FGTS; Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais, Previdenciários e à Dívida Ativa da União; Certidão Negativa de Débitos de Tributos Mobiliários Municipais; Certidão Negativa de Débitos de Tributos Imobiliários Municipais; CCM – Ficha de Dados Cadastrais; Certidão Negativa de ICMS; Certidão Negativa da Dívida Ativa na Secretaria da Fazenda. Além dessas outras certidões também poderão ser obtidas de acordo com a necessidade da empresa contratante. Sua empresa possuirá o caminho livre para crescer sem se preocupar com esse tipo de dificuldade. Para saber mais sobre o tema entre em contato com a área comercial da Confirp.

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Entenda como funciona a contabilidade digital

Com o avanço da tecnologia, a maioria dos processos e serviços passaram a operar de forma diferente do convencional ou do formato previamente tido como normal. Os novos tempos transformaram o atendimento tradicional de escritórios de contabilidade em assessorias modernas online. Além de mais abrangente, o novo formato trouxe diversos benefícios para clientes e operadores, os quais você conhecerá agora e poderá ter certeza sobre quão vantajosa é a contabilidade digital. Siga conosco e confira nosso artigo. Modernização e rapidez no atendimento Considerando que a maioria dos clientes têm rotinas agitadas, migrar o escritório contábil para plataforma online foi uma forma encontrada para garantir que eles possam ser atendidos sem que seu tempo seja comprometido, porém, com a mesma qualidade reconhecida pelo cliente Confirp. Além de facilidade no atendimento, os clientes podem se comunicar com a empresa sem maiores complicações e ter suas solicitações atendidas de forma rápida e moderna. Serviços como a solicitação de documentos, ou atualização de dados podem ser feitos em pouco tempo e totalmente online. Comunicação e acesso facilitados Outra vantagem de contar com a assessoria contábil online, é a possibilidade de tornar aquela visita rotineira em ligações ou e-mails em que o cliente será igualmente assistido, porém, não terá parte de seu dia comprometido. A intenção é garantir excelência nos serviços de contabilidade em SP, sem que os clientes precisem deslocar-se até o escritório físico. Garantia de excelência em todos os serviços oferecidos Assim como escritórios presenciais, a Confirp oferece serviços de assessoria tributária, outsourcing contábil e assistência em processos de abertura de empresas, solicitação de documentos e inúmeros processos relacionados à rotina contábil. Além de altamente preparada, nossa equipe tem familiaridade com todos os processos relacionados à contabilidade, o que garante a nossos clientes um atendimento diferenciado e completo. Para saber mais sobre nossos processos, visite nosso site ou entre em contato com um de nossos consultores. Aqui na Confirp você poderá ter certeza de que a contabilidade de sua empresa estará em boas mãos, gerida pelo melhor escritório de consultoria tributária e fiscal de São Paulo. Modernize e facilite seus processos com quem é referência no mercado contábil, comece o novo ano caminhando junta a gente! Traga sua empresa para Confirp e dê olá para o futuro contábil digital!

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SPED Contábil e ECF – mudanças entrarão em vigor

Leia também e entenda tudo sobre Contabilidade Digital: Entenda como funciona a contabilidade digital Contabilidade Digital – Sua empresa pronta para o futuro Confirp Digital – Inteligência artificial em sua contabilidade O que é necessário fazer para trocar de contabilidade? Confirp Digital: Tudo que você precisa na palma da sua mão! Contabilidade Digital: O que é? Saiba Vantagens e Como Funciona O Governo realizou recentemente duas relevantes alterações nas regras do SPED Contábil e na ECF (Escrituração Contábil Fiscal), que já vigoram neste ano trazendo complicações para os empresários. Veja análise da Confirp: Seja cliente da Confirp e evite ficar desatualizado com as novidades na área contábil! SPED Contábil – ECD (Escrituração Contábil Digital) Uma Instrução Normativa determina que ficam obrigadas a adotar a ECD (SPED Contábil), em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016 as seguintes situações: as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, apurarem contribuição para o PIS-Pasep, Cofins, contribuição previdenciária incidente sobre a receita e contribuição incidente sobre a folha de salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00; ou auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00; as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que mantiverem escrituração contábil regular, no qual deverá estar escriturada toda a movimentação financeira, inclusive bancária; as Sociedades em Conta de Participação (SCP) enquadradas nas hipóteses previstas nas letras “a.1” e “a.2” acima, assim como aquelas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real e as pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita, as quais devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo; Contudo, essa regra do SPED Contábil não se aplicará às pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas, e às pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536/2014. A obrigatoriedade de apresentação da SPED Contábil, em relação às imunes e isentas e às SCP, aplica-se em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31 de dezembro de 2015. Por fim, a transmissão da SPED Contábilteve seus prazos alterados, devendo ser observado que a ECD deve ser transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração (anteriormente, esse prazo se estendia até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte). Importante lembrar que nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril, o prazo será até o último dia útil do mês de maio do ano de ocorrência do evento(anteriormente, esse prazo se estendia até o último dia útil do mês de junho). ECF – Escrituração Contábil Fiscal Um Instrução Normativa trouxe as seguintes alterações em relação às informações apresentadas na ECF: passa a ser incluído o Demonstrativo do Livro Caixa, a ser apresentado, a partir do ano-calendário de 2016, pelas pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que escriturarem o livro Caixa, e cuja receita bruta no ano-calendário seja superior a R$ 1.200.000,00, ou proporcionalmente ao período a que se refere a escrituração; foi revogado o inciso IV do § 2º do art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, que dispensava a apresentação da ECF, pelas pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, não estivessem obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012; Lembrando que a ECF deve ser transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira (anteriormente esse prazo se estendia até o último dia útil do mês de setembro do ano seguinte) e nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a maio do ano-calendário, o prazo será até o último dia útil do mês de junho do referido ano, mesmo prazo da ECF para situações normais relativas ao ano-calendário anterior (a redação anterior previa que, na data do evento especial ocorrido de janeiro a agosto do ano-calendário, o prazo seria até o último dia útil do mês de setembro do referido ano).

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