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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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2ª parcela do 13º salário: prazo para pagamento é até 20 de dezembro – saiba como proceder se ainda não recebeu a 1ª parcela

O 13º salário é um direito trabalhista garantido pela CLT e a sua segunda parcela deve ser paga até o dia 20 de dezembro. Para muitos trabalhadores, esse pagamento é aguardado com grande expectativa no final do ano, mas para os empregadores, principalmente no fim do ano, o cumprimento desse prazo pode representar um desafio extra. Apesar das dificuldades financeiras que algumas empresas possam enfrentar, o pagamento do 13º salário é obrigatório e o não cumprimento da lei pode resultar em pesadas multas. Além disso, a primeira parcela do 13º já deveria ter sido paga até o dia 30 de novembro. Portanto, se você ainda não recebeu a primeira ou a segunda parcela do seu 13º salário, é importante saber como agir para garantir o cumprimento do seu direito. Multas por Atraso O não pagamento do 13º salário, ou o seu pagamento em atraso, pode resultar em uma multa administrativa de R﹩ 170,16 por empregado, conforme a legislação vigente. Essa multa é aplicada por empregado e o valor corresponde a 160 UFIRs, uma unidade de referência que serve como base para o cálculo de diversas penalidades. Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Contabilidade, alerta que a multa pode ser dobrada em caso de reincidência. Em relação aos descontos, a segunda parcela do 13º salário está sujeita ao desconto do Imposto de Renda (IR) e do INSS, assim como ocorre com o salário mensal. Já o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) deve ser pago nas duas parcelas do 13º, juntamente com a remuneração do mês. “Se a empresa não pagar as parcelas dentro do prazo estabelecido, a multa é automática e pode se tornar ainda mais onerosa em casos de reincidência. O empregador também fica sujeito a ações de fiscalização do Ministério do Trabalho, que poderá autuar a empresa por infração”, explica Richard Domingos. E se o empregador não pagar o 13º salário? O que fazer? Caso você não tenha recebido nem a primeira nem a segunda parcela do 13º, é importante tomar algumas atitudes para garantir seus direitos. Richard Domingos orienta sobre os passos a serem seguidos: Verifique se o pagamento foi antecipado: “Muitas empresas antecipam as parcelas do 13º salário, e por isso, o primeiro passo é verificar se você já recebeu o valor, mesmo que de forma antecipada”, recomenda Domingos. Se já houve o pagamento antecipado, a reclamação não é válida. Entre em contato com o RH ou financeiro da empresa: Caso o pagamento não tenha sido antecipado, a primeira ação deve ser buscar o setor de Recursos Humanos ou Financeiro da empresa. “Se o trabalhador ainda não tiver recebido o 13º até o prazo, o primeiro passo é formalizar a reclamação com a empresa, que tem a obrigação de corrigir o erro imediatamente”, afirma Richard. Consulte o sindicato: Se o problema persistir, o trabalhador pode buscar ajuda junto ao sindicato da categoria. “O sindicato pode formalizar a denúncia, verificar se há algum acordo coletivo que precise ser cumprido e oferecer a mediação necessária para resolver o impasse”, explica o especialista. Denúncia ao Ministério do Trabalho: Caso não haja solução amigável, o próximo passo é fazer uma denúncia formal ao Ministério do Trabalho. “O Ministério do Trabalho possui um canal de denúncia que pode ser acionado quando o empregador não cumpre a legislação trabalhista, incluindo o não pagamento do 13º salário. A fiscalização pode resultar em multas pesadas para a empresa”, alerta Richard Domingos. Ação Trabalhista: Se todas as tentativas anteriores falharem, a última medida é buscar a justiça por meio de uma ação trabalhista. “Em último caso, o trabalhador pode ingressar com uma ação judicial para cobrar o pagamento do 13º salário não pago. O juiz pode determinar o pagamento imediato e, em alguns casos, até aplicar uma penalização à empresa por descumprir a lei”, recomenda Domingos. Cálculo do 13º Salário O cálculo do 13º salário é simples: ele corresponde a 1/12 do salário por cada mês trabalhado. “Por exemplo, se o trabalhador começou a trabalhar em janeiro e ficou até novembro, ele terá direito a 11/12 do 13º salário. Para frações de meses, o cálculo é proporcional”, explica Richard Domingos. Para trabalhadores que têm comissões, horas extras ou outros rendimentos variáveis, esses valores também devem ser somados à base de cálculo do 13º salário, conforme a média anual O que acontece com trabalhadores demitidos ou aposentados? Em caso de demissão sem justa causa ou de aposentadoria, o trabalhador tem direito a receber o 13º salário proporcional aos meses trabalhados. “Nos casos de demissão, o valor do 13º salário deverá ser calculado proporcionalmente ao período trabalhado até a data da rescisão”, afirma Domingos. Já no caso de demissão com justa causa, o trabalhador perde o direito de receber o 13º salário, e, caso a primeira parcela tenha sido paga, ela deverá ser descontada das verbas rescisórias 13º Salário para PJs Os trabalhadores que foram contratados por meio de contrato de PJ (Pessoa Jurídica) não têm direito ao 13º salário, a menos que o contrato de trabalho ou a convenção coletiva da categoria prevejam explicitamente esse benefício Richard Domingos destaca que “muitas empresas, ao contratar prestadores de serviços como PJ, não consideram o pagamento do 13º salário, pois isso não é exigido pela legislação trabalhista para essa categoria” Nesse caso não tem o que reclamar e caso de não recebimento, a única alternativa, segundo o diretor da Confirp, é buscar ajustar o contrato de serviços prestados incluindo essa cláusula.

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Como a Gestão de Tributos e o Compliance Podem Blindar sua Holding Familiar

A constituição de uma holding familiar é um passo estratégico fundamental para a proteção e otimização do patrimônio de famílias empreendedoras. No entanto, a mera criação da estrutura não é uma garantia absoluta de segurança. O verdadeiro escudo que blinda sua holding familiar contra riscos fiscais, contingências e ameaças legais é uma combinação poderosa: uma gestão de tributos meticulosa e um programa de compliance robusto. Neste artigo, explicaremos como essa dupla atua de forma sinérgica para proteger o que sua família construiu, incorporando a visão especializada da Confirp, que há anos atua como guardiã do patrimônio de inúmeras famílias no Brasil. Por que a Holding Familiar Precisa de uma “Blindagem” Real? Muitos acreditam que, uma vez constituída a holding, o trabalho está completo. Esta é uma premissa perigosa. A holding familiar é um alvo em constante evolução para a fiscalização dos órgãos reguladores, como a Receita Federal. Gestão de tributos negligente e a falta de compliance transformam essa estrutura vantajosa em um potencial passivo, expondo o patrimônio a: Autuações e multas fiscais elevadas. Questionamentos sobre a desconsideração da personalidade jurídica (“despierramento”). Litígios entre herdeiros e familiares. Insegurança jurídica em processos sucessórios. A blindagem eficaz, portanto, vai além da estrutura; é um processo contínuo de gestão e conformidade. Qual é o Papel Crítico da Gestão de Tributos na Preservação Patrimonial? A gestão de tributos em uma holding familiar não se resume ao cumprimento de obrigações acessórias. Trata-se de uma atividade estratégica e proativa. Como Funciona o Planejamento Tributário Estratégico Contínuo? Um planejamento tributário bem estruturado é a primeira camada de defesa. Isso envolve a escolha do regime tributário mais adequado (Lucro Real, Presumido ou Isento), a análise constante de oportunidades legais de economia fiscal e a estruturação de operações entre a holding e os bens dos familiares de forma legal e eficiente. A Confirp, com sua experiência de décadas, auxilia na navegação por este complexo sistema, garantindo que todas as vantagens fiscais sejam usufruídas dentro da mais estrita legalidade. Quais Tributos Devem Ser Observados com Mais Atenção? A holding está sujeita a uma gama de tributos: IRPJ, CSLL, ITCMD (sobre heranças e doações), IPTU, ISS, entre outros. Uma gestão de tributos competente requer o domínio sobre todas essas esferas, assegurando que não haja omissões que resultem em autuações. A perícia de nossa equipe garante que nenhum detalhe passe despercebido. Por que o Compliance é o Sistema Imunológico da sua Holding Familiar? Se a gestão de tributos é a estratégia ofensiva de economia, o compliance é a defesa impenetrável. Ele institucionaliza a transparência e a integridade, demonstrando à Receita Federal e aos demais órgãos que a holding opera com absoluto rigor legal. Como a Governança Corporativa Garante Transparência? Implementar práticas de governança, como estatutos sociais bem elaborados, atas de reuniões detalhadas, demonstrações financeiras auditadas e a separação clara entre o patrimônio da empresa e o dos sócios, é crucial. Essa transparência é a melhor resposta a qualquer tentativa de questionamento sobre a licitude das operações. A Confirp atua como um braço direito das famílias, auxiliando na implementação dessas práticas com autoridade e metodologia comprovada. Veja também: Contabilidade para Holding: O Que é e Como Funciona a Contabilidade para Esse Tipo de Empresa? Contabilidade para Holding Patrimonial: O Que Você Precisa Saber Antes de Criar a Sua? Case de Sucesso: Como a Confirp Contabilidade Ajudou Empresas a Crescer em São Paulo Como a Gestão de Tributos e o Compliance Impactam a Sucessão Patrimonial? A sucessão patrimonial é um dos maiores desafios para famílias empreendedoras. Sem planejamento adequado, ela pode gerar disputas, aumento da carga tributária e até mesmo a fragmentação do patrimônio. A gestão de tributos e o compliance atuam como pilares para tornar esse processo mais seguro e transparente. Como Preparar a Transição de Bens para os Herdeiros de Forma Eficiente? Um planejamento sucessório dentro da holding permite que a transferência de bens ocorra de maneira organizada e com menor impacto tributário. Doações em vida podem ser realizadas com incidência controlada do ITCMD. Ações da holding podem ser distribuídas proporcionalmente, evitando litígios futuros. Regras de administração podem ser previamente estabelecidas no contrato social ou acordo de acionistas. Exemplo prático: ao invés de transferir imóveis diretamente para cada herdeiro (com incidência de ITCMD elevado e risco de disputas), muitas famílias optam por concentrar os bens na holding e dividir as quotas, o que simplifica a gestão e reduz custos. Como Evitar a Judicialização de Inventários na Sucessão Patrimonial? A ausência de regras claras leva, frequentemente, à abertura de inventários demorados e caros. Com a holding: A sucessão é planejada em vida, reduzindo a necessidade de inventário judicial. O contrato social pode definir critérios de saída e entrada de sócios. Conflitos entre herdeiros são mitigados, já que os bens permanecem sob gestão unificada. Isso significa menos tempo em cartórios e tribunais, e mais tranquilidade para a família. Qual é o Papel do Compliance na Harmonia Familiar Durante a Sucessão Patrimonial? O compliance vai além da legalidade: ele cria uma cultura de transparência e confiança dentro da família. Estabelece manuais de governança com regras claras de tomada de decisão. Define políticas de distribuição de dividendos, evitando desigualdades ou percepções de injustiça. Cria rotinas de reuniões documentadas, garantindo que todos os herdeiros tenham voz. Benefício intangível: famílias que implementam compliance não só preservam o patrimônio, mas também a harmonia e união entre os herdeiros. Por Que a Confirp é a Base da Confiança na Gestão de Holdings Familiares? Ao abordar um tema tão sensível quanto o patrimônio familiar, a confiabilidade é não negociável. Temos vivência prática na gestão de holdings familiares de diversos portes e complexidades. Conhecemos os desafios reais e sabemos como superá-los. Nossa equipe é composta por especialistas técnicos – contadores, advogados tributaristas e consultores – com profundo conhecimento nas leis tributárias, societárias e de sucessão.

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Fazenda de SP monitora contribuintes do Simples Nacional

A Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo, desde 0 dia 19, estende aos contribuintes optantes do Simples Nacional o monitoramento e a análise dos documentos fiscais que já vinham sendo realizados para os contribuintes do regime normal de apuração. A ação, que tem por objetivo identificar indícios de comportamento irregular em empresas enquadradas no Simples Nacional, ocorre após a primeira etapa da campanha Empreenda Legal, promovida em parceria com a Escola de Governo (Egesp) e entidades de classe e órgãos de assistência ao empreendedorismo. Nesta segunda fase do programa, as ações da Secretaria serão direcionadas à análise das notas fiscais emitidas e recebidas por esses contribuintes e à verificação quanto ao cumprimento das obrigações acessórias, buscando empresas que tenham realizado operações consideradas incomuns e com indícios de irregularidades, como por exemplo a comercialização de mercadorias sem origem – sem documento fiscal de entrada – e outras situações que poderão levar restrições à atividade do contribuinte. Nessa fase os procedimentos têm por base os princípios da fiscalização orientadora, em que é facultado ao contribuinte regularizar os equívocos encontrados, antes da ação repressiva (aplicação de autos de infração com cobrança de multa e juros). De acordo com Cesar Akio Itokawa, diretor de Fiscalização da Secretaria da Fazenda e Planejamento, a primeira fase da campanha foi dedicada a alertar sobre os cuidados que se deve ter quanto à atividade empreendedora, além de oferecer orientações, sanar as principais dúvidas dos contribuintes que porventura cometeram alguma irregularidade tributária e, consequentemente, dar aos contribuintes a oportunidade de se autorregularizarem espontaneamente. “A atividade de monitoramento e repressão aos contribuintes considerados irregulares visa assegurar a concorrência leal, oferecendo aos participantes um ambiente justo, saudável e competitivo para seus negócios, a partir do pagamento efetivo dos tributos e da realização de suas operações, de acordo com o determinado na legislação tributária. Sinais de irregularidade, como a comercialização de mercadorias de origem desconhecida, significa prejuízo aos cofres públicos e consequentemente às políticas públicas”, afirma. Diante das diversas vantagens e simplificação no pagamento de tributos, a escolha pelo Simples Nacional acaba sendo a primeira opção dos que planejam impulsionar o empreendedorismo, gerar empregos e/ou obter independência financeira. Só no Estado de São Paulo foram registradas, no ano de 2020, mais de 610 mil novas formalizações sendo 520 mil MEI. A grandeza dos dados acendeu o alerta para a necessidade de orientar os novos contribuintes, tendo em vista que o impulso e a necessidade de abrir um negócio faz com que muitos empresários enfrentem momentos desafiadores quanto ao desconhecimento ou descumprimento das obrigações tributárias. Ciente dessa realidade, a Secretaria da Fazenda e Planejamento criou a campanha Empreenda Legal, que há pouco mais de quatro meses vem promovendo o empreendedorismo consciente por meio da divulgação de informações e orientação para todos aqueles que já atuam ou estão iniciando na atividade pelo Simples Nacional ou MEI. Assim, já foram realizadas lives educativas em conjunto com o Sebrae, Casa do Contabilista de Ribeirão Preto, a Associação das Empresas de Serviços Contábeis de Franca, o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo e o Sindicato dos Contabilistas de São Paulo. A Sefaz-SP segue buscando estreitar ainda mais seu relacionamento com os contribuintes e suas entidades, por meio de várias ações educativas e de informação, no intuito de regular e regularizar suas atividades. Para isso, oferece dicas de como manter a regularidade financeira do negócio e o esclarecimento das vantagens e obrigações dentro dos regimes para que esses pequenos contribuintes não corram o risco de perderem seus benefícios. Importância da entrega da PGDAS Um dos erros mais comuns entre os optantes pelo Simples Nacional é a não entrega do PGDAS (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que funciona como um informe das receitas faturadas no mês. Este documento é transmitido ao Fisco para que seja gerada a guia de pagamento unificada dos impostos. A entrega é obrigatória, mesmo quando não ocorre faturamento dentro do mês – neste caso é necessário o envio do PGDAS com os dados zerados. Além de ocasionar multa pela não entrega, essa prática pode impedir a apuração dos impostos devidos no mês seguinte. Dessa forma, é essencial que os contribuintes regularizem a apresentação da PGDAS para que não sejam impostas restrições e o contribuinte tenha suas atividades prejudicadas. Sobre o Empreenda Legal O programa visa orientar os contribuintes sobre suas obrigações junto ao Fisco paulista, para que possam usufruir corretamente das facilidades oferecidas pelo Regime de Apuração do Simples Nacional. O crescimento exponencial do comércio eletrônico nos últimos anos deu origem a uma nova modalidade de vendas: os marketplaces – sites com elevado fluxo diário de visitantes que disponibilizam suas “vitrines virtuais” para vendedores com menor visibilidade realizarem suas vendas. Essa nova modalidade apresentou grande crescimento durante o período de pandemia, oportunidade em que o comércio presencial teve seu funcionamento restringido. Com o crescimento do comércio eletrônico, a Sefaz-SP passou a encontrar diversas situações em que as empresas comercializam quantidades e valores expressivos de mercadorias, sem que a sua origem possa ser identificada. Nessas situações, ao vender centenas de milhares de reais de produtos adquiridos sem documentação fiscal, as empresas assumem o risco de vender mercadorias de origem criminosa, falsificadas ou contrabandeadas. Antes de adotar ações repressivas, o programa pretende chamar a atenção desses contribuintes para irregularidades porventura encontradas, informando sobre como se relacionar de forma harmônica com o Fisco, proporcionando a todos um ambiente de concorrência saudável. Todas as informações do Empreenda Legal estão disponíveis na página do Simples Nacional do site da Secretaria da Fazenda e Planejamento. Os contribuintes que porventura tenha dúvidas e necessitem de esclarecimentos adicionais podem entrar em contato diretamente nos canais de atendimento ao público: Fale Conosco E-mail Acesse o sistema de envio de e-mails – https://portal.fazenda.sp.gov.br/Paginas/Correio-Eletronico.aspx Telefone 0800-0170110 (exclusivo para chamadas de telefone fixo) (11) 2450-6810 (exclusivo para chamadas de telefone móvel Fonte – Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo

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DIRF ao empregado doméstico – empregadores precisam se preocupar

O período de entrega do Imposto de Renda Pessoa Física está chegando e muitos empregadores domésticos devem se atentar à necessidade de entregar a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) a seus empregados “domésticos” que tiveram rendimentos sujeitos à retenção de imposto de renda. Esse documento deve ser entregue até o dia 26 de fevereiro, às 23h59min59s e, caso esse prazo não seja cumprido, será cobrado multa pelo atraso. “Falta muito conhecimento das pessoas desse tema, assim, é fundamental que a pessoa que contratou trabalhador doméstico faça uma análise para saber se há o enquadramento nessa obrigatoriedade”, explica o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos. Ele explica que para saber é preciso enviar esse documento se deve verificar se houve o desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) no pagamento de Salário, Férias, 13º Salário ou Rescisão do seu empregado doméstico, pelo menos uma vez, durante o ano-base de 2020. Se houver o desconto, você precisa entregar a DIRF. Além disso, se o empregado recebeu vencimentos a partir de R$ 28.559,70 durante o este período, também é preciso declarar. No documento devem constar as informações das referidas retenções, para que assim os empregados possam entregar suas declarações. O valor desta multa é de 2% sobre o montante dos tributos e das contribuições informadas, limitadas a 20%. “É muito importante que as pessoas físicas tenham grande cuidado na hora de enviar essas informações, pois, é a partir delas que são feitos diversos cruzamentos de informações pela Receita Federal, principalmente com o Imposto de Renda Pessoa Física, podendo assim ocasionar problemas para empregador e para os funcionários – que podem cair na malha fina por causa de informações desencontradas”, explica o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos. Fonte – Assessoria de Imprensa Confirp Consultoria Contábil

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