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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Imposto de Renda 2026 – Veja Novidades e Quem Tem que Entregar

O período de entrega da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física 2026 (Ano Base 2025) terá início em 15 de março, estendendo-se até 31 de maio deste ano. É fundamental que os contribuintes se organizem para evitar erros e cair na malha fina. Preparação da Declaração Ao iniciar a entrega, é crucial que o contribuinte busque os dados necessários para o preenchimento, verificando se está entre os obrigados a enviar esse documento essencial. O programa já foi liberado e é recomendável se preparar, verificando as melhores opções. Com a liberação do programa, também é recomendado utilizar a declaração pré-preenchida, que vem evoluindo em novos moldes, mais completa e informativa. Entretanto, mesmo ao usar esse modelo, não há garantia de evitar a malha fina; todos os dados devem ser cuidadosamente conferidos. Segundo Richard Domingos, diretor tributário da Confirp Contabilidade, “Com o início da entrega, o contribuinte deve buscar os dados necessários e se atentar se está entre os obrigados a enviar este importante documento. A declaração pré-preenchida vem evoluindo em novos moldes, mais completa e com mais informações. Mas, importante, mesmo entregando por esse modelo, isso não impede que o contribuinte vá para a malha-fina. É preciso checar e conferir todos os dados.” Estratégias de Entrega Vantagens de Entregar no Início Para quem deseja estar nos primeiros lotes, Domingos destaca a utilidade da chave PIX como forma de pagamento e a elaboração da declaração com a opção pré-preenchida, garantindo prioridade no recebimento. As vantagens incluem: Recebimento mais rápido para contribuintes com Imposto a Restituir. Evita o risco de perder o prazo. Mais tempo para ajustes e busca de documentos perdidos. Maior tempo para conferir a declaração, evitando omissões ou erros. Vantagens de Entregar nos Últimos Dias Quem opta por entregar nos últimos dias também pode ter benefícios: Contribuintes com Imposto a Restituir, sem urgência de recursos financeiros, podem restituir nos últimos lotes, gerando correção monetária superior à maioria das aplicações financeiras (Juros Selic), sem incidência de imposto sobre o rendimento. Quem precisa pagar novos valores de impostos pode planejar melhor o caixa, postergando o prazo. Declaração Opcional para Receber Restituição Mesmo quem não está obrigado a declarar pode enviar a declaração para receber uma restituição extra, especialmente pessoas que: Tiveram rendimentos tributáveis abaixo da faixa de corte, mas com Imposto de Renda Retido na Fonte, como em rescisão trabalhista. Quem Está Obrigado a Entregar Estão obrigados a entregar a DIRPF 2026 os contribuintes que: Receberam rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888,00. Receberam rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200.000,00. Obtiveram, em qualquer mês, ganho de capital na alienação de bens ou direitos sujeito à incidência do IR. Realizaram operações em bolsas de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas, cuja soma seja superior a R$ 40.000,00 ou com apuração de ganhos líquidos sujeitos à incidência do imposto. Atividade Rural Receita bruta acima de R$ 169.440,00. Compensação de prejuízos de anos anteriores ou do próprio ano-calendário de 2024. Bens e Direitos Titularidade de bens ou direitos em 31 de dezembro acima de R$ 800.000,00 (com exceções para declaração do cônjuge). Outros Casos Passou à condição de residente no Brasil em qualquer mês do ano. Optou pela isenção do IR sobre ganho de capital na venda de imóveis residenciais, com reinvestimento em imóveis no prazo legal. Optou pelo regime de transparência fiscal em entidades controladas (Lei nº 14.754/2023). Titularidade de trusts e contratos regidos por lei estrangeira. Atualização de bens imóveis pagando ganho de capital diferenciado de 4% até dezembro de 2024 (Lei nº 14.973/2024). Rendimentos de aplicações financeiras no exterior e lucros/dividendos de entidades controladas (Lei nº 14.754/2023). Principais Novidades para DIRPF 2026 (Ano Base 2025) Rendimentos Tributáveis Atualização do limite de obrigatoriedade: R$ 33.888,00 (era R$ 30.639,90 em 2024). Rendimentos da Atividade Rural Atualização do limite de obrigatoriedade: R$ 169.440,00 (era R$ 153.199,50 em 2024). Atualização a Valor de Mercado de Bens Imóveis Pagamento de IR sobre ganho de capital diferenciado de 4% até dezembro (Lei nº 14.973/2024). Aplicações Financeiras no Exterior Obrigatoriedade de declarar rendimentos e lucros/dividendos (Lei nº 14.754/2023). Tributação exclusiva de 15% na declaração. Inclusão de rendimento e imposto pago (Brasil ou exterior). Criação da Ficha Demonstrativo de Apuração do IR sobre aplicações financeiras e lucros/dividendos no exterior. Declaração Pré-Preenchida Trará informações de contas bancárias mantidas no exterior. Exclusão de Campos da Declaração Título de Eleitor Consulado/Embaixada (para residentes no exterior) Número do Recibo da Declaração Anterior (para declarações online) Ajustes Técnicos na Ficha de Bens e Direitos Código “Outros Bens” e mais três códigos excluídos. Seis novos códigos criados para holding, garagem, leasing, entre outros. Alterações no nome de 13 bens para melhor classificação. Onze bens passaram a ser exclusivos do Brasil.

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Confirp é destaque no DCI falando sobre controle dos estoques de indústrias e atacadistas

São Paulo – A partir de 1º de janeiro de 2016, a Receita Federal terá maior controle dos estoques apresentados pelos estabelecimentos industriais e atacadistas, de médio a grande porte ou equiparados a eles . Saiba mais: Entrevista com Welinton Mota sobre o tema Nesta data está previsto o início da obrigatoriedade do envio digital do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque por meio do Bloco K do Sped Fiscal, conforme o Ajuste Sinief 17/14. E de acordo com o diretor tributário da Confirp Contabilidade, Welinton Mota, há pouco conhecimento sobre esse assunto, até mesmo entre as grandes empresas. “Antes da nova obrigação a empresas já precisavam realizar esse envio, todavia isso não era uma prática dos empresários, já que o livro de Controle da Produção e de Estoque quase nunca era exigido pelos fiscos estaduais. Agora esse quadro se altera, pois ao entrar no Sped Fiscal a fiscalização para essa obrigação será muito mais ativa”, entende Mota. “Assim, é muito importante que as empresas se antecipem a essa necessidade, pois, a obrigação é bastante complexa e trabalhosa, devido à necessidade de detalhamento de informações”, acrescentou o especialista. Conforme Mota, essas empresas obrigadas deverão cadastrar no Bloco K do Sped Fiscal quais os produtos que terão que ser utilizados para a fabricação de um produto, isto é, o consumo específico padronizado, além de perdas normais do processo produtivo e substituição de insumos para todos os itens fabricados pelo próprio estabelecimento ou por terceiros. Segundo o diretor da Confirp, as empresas terão menos de seis meses para se adaptarem a essa nova demanda, sendo que o tempo mais tranquilo para se adequar ao Bloco K seria de um ano. “Por isso, é imprescindível que já iniciem o processo de adequação imediatamente, alerta Mota, pois será necessária a implantação ou parametrização do sistema da empresa a obtenção desses dados, pois é praticamente inviável o preenchimento manual”, comenta. Outro problema é que, mesmo com conhecimento, ainda há muitas dúvidas sobre esta questão, principalmente sobre as ferramentas para os envios. “A confusão ainda é grande sobre o tema, todavia, temos um entendimento que as indústrias terão que realizar os registros de todas as peças envolvidas nos processos de fabricação dos produtos, mais, além disso, também há o entendimento de que os atacadistas terão que apresentar informações referentes a cada item de seus estoques”, alerta o especialista. As legislações do ICMS (estadual) e a do IPI (federal) obrigam essas empresas a registrar, nos livros próprios, as ações que realizam. No livro Registro de Controle da Produção e do Estoque devem ser registradas as entradas e saídas, a produção e as quantidades relativas aos estoques de mercadorias. Complexidade Outro grande problema da obrigação é a complexidade desse registro sendo que nele deve se registrar todas as operações, com uma folha para cada espécie, marca, tipo e modelo de mercadoria. Assim, a Receita Federal terá registrada no Bloco K do Sped Fiscal, as quantidades produzidas e os insumos consumidos em cada material intermediário ou produto acabado, podendo através desta informação, projetar o estoque de matéria-prima e de produto acabado do contribuinte. Além disso, contará também com as informações de industrialização efetuada por terceiros e dados dos comércios no País. O diretor da Confirp comenta, por outro lado, que era uma prática comum, as empresas informarem redução do seu estoque para abatimento do imposto de renda. “Com maior estoque, isso vira um ativo, portanto, o lucro é maior e a tributação aumenta. Com estoque menor, isso significa, em termos técnicos, que a empresa teve um custo maior, e isso tem abatimento de imposto. Mas a partir da nova obrigação [Bloco K do Sped], o fisco poderá conferir isso mensalmente e evitar manipulações”, complementou. Ou seja, haverá mais arrecadação tributária. Fonte – Fernanda Bompan DCI – São Paulo/SP – ECONOMIA & POLÍTICA – 17/08/2015 – 05:00:00 – http://www.miti.com.br/ce2//?a=noticia&nv=uiWHuf3D0QOn_SgZKv2pHQ&p=X8g5yOtB8r4

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Como virar pessoa jurídica

Se você decidiu dar adeus à CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e vai trabalhar por conta própria como pessoa jurídica — o popular “PJ” —, é importante conhecer o passo a passo de como fazer a transição. Abrir uma empresa depende de uma boa Contabilidade e a Confirp é ideal! A maioria das tarefas depende pouco de você. Em geral, é o contador quem irá registrar sua empresa e fazer a inscrição municipal, necessárias para você começar a trabalhar nesta nova fase. Algumas etapas podem ser realizadas pelo empreendedor, mas como também dependem do auxílio do contador, pode ser mais prático contratá-lo para todo o processo. Ainda assim, conhecer as etapas vai impedir que você tome decisões sem estar bem informado. O primeiro passo é, obrigatoriamente, contratar o serviço de contabilidade. “No Brasil, para ter uma empresa, você é obrigado a ter um contador. Isso vale também para o MEI [microempreendedor]. Essa é uma informação que muitos desconhecem”, diz Anderson Feitosa, mestre em contabilidade e CEO da Conube, um escritório de contabilidade online. Não existe valor específico para o serviço. O preço vai depender do tipo de trabalho que você desempenha e do tamanho da empresa que quer manter. Isso porque tais fatores influenciam a dificuldade (ou não) da contabilidade. “O valor é determinado pelo contador com a base na complexidade das atividades. Vai de cada profissional”, diz Feitosa. O pagamento será mensal e, em geral, pode começar em valores tão baixos quanto R$ 150 por mês para o pequeno empreendedor. A partir da conversa com o contador, virão os próximos passos: Abra uma empresa Seja para criar um negócio próprio ou prestar serviços como freelancer, o profissional deve abrir uma empresa. Normalmente, o processo demora entre 15 e 30 dias, mas o prazo pode ser maior dependendo da complexidade do negócio. Existem diversos tipos de empresa. O contador irá recomendar a que tem mais a ver com seu perfil, de acordo com algumas características. Primeiro, será necessário definir quais serão as atividades da empresa, o que pode ser encontrado na Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). Para cada atividade, há um código. “Para constituir uma pessoa jurídica, você tem que ver qual o tipo de prestação de serviços vai efetuar. A sua empresa pode ter três, quatro ou até mais. Vai depender daquilo em que você pretende atuar”, diz o advogado e economista Paulo Akiyama, do escritório Akiyama Advogados Associados. Em segundo lugar, o contador também levará em conta se você terá sócios na hora de escolher o tipo de empresa adequado. Optar pela classificação de empresa correta vai impedir que o empresário pague impostos a mais do que o necessário e que possa vir a ter tenha problemas com a Receita Federal. Estes são os tipos de empresa possíveis: Microempreendedor Individual (MEI): É o formato para microempresas, compostas por um empreendedor individual. Ele pode, no entanto, contratar até um empregado. O faturamento limite para esse tipo de companhia é de R$ 60 mil por ano, o equivalente a R$ 5 mil por mês. O MEI paga um valor fixo mensal para a Previdência Social e arca também com o ICMS e o ISS. Estes últimos variam de acordo com tipo de atividade. Empresário Individual: O limite de faturamento anual é de R$ 3,6 milhões por ano. Esse tipo de empresa desempenha sua atividade comercial em nome próprio e não pode ter sócios. Não há separação jurídica entre os bens pessoais e do negócio. O empresário responde por qualquer dívida decorrente da atividade empresarial, se esse for o caso. Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI): É um formato relativamente novo. A empresa deve ser constituída por um titular pessoa física com capital social de, no mínimo, 100 salários mínimos. A diferença para o tipo anterior está na responsabilidade do titular, que é limitada ao valor do capital da empresa. Sociedade Limitada: São aquelas empresas que terminam com “Ltda”. A companhia é sempre formada por duas ou mais pessoas (as sócias). Trata-se do formato de empresa mais comum. Sociedade Anônima: São as “S/A”, que têm seu capital dividido entre os sócios por meio de ações. Em geral, as corporações têm essas ações negociadas no mercado de capitais. É mais o caso de grandes empresas. Saiba qual é seu regime de tributação O contador irá ajudá-lo a escolher o sistema tributário mais adequado. Em outra palavras: como você pagará seus impostos. Serão levadas em consideração as atividades do negócio e o tamanho dele. Não existe um modelo ideal para todas as empresas. “O que vai determinar [qual é a categoria] é atividade e o faturamento”, diz Paulo Akiyama. No país, há três regimes de tributação mais usuais nas empresas de pequeno e médio porte: MEI: É o regime de tributação do Microempreendedor Individual. Ele tem um único valor fixo mensal para pagar, que já inclui contribuição ao INSS. O MEI é isento de tributos federais (Imposto de Renda, PIS, Cofins, IPI e CSLL). Paga apenas R$ 47,85 (comércio ou indústria), R$ 51,85 (prestação de serviços) ou R$ 52,85 (comércio e serviços), referentes ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), ISS (Imposto sobre Serviços) e Previdência Social. “[Este último] funciona como um seguro. Imagine uma mulher que saiu do emprego CLT, abriu um MEI e paga todo o mês. Se ela engravidar, terá direito à licença maternidade, porque é contribuinte do INSS”, diz Anderson Feitosa, da Conube. No MEI, você terá acesso a todos os benefícios da Previdência. Simples Nacional: É o regime de tributação do qual a maioria das empresas no Brasil faz parte. O pagamento dos impostos é feito de maneira unificada, o que torna mais fácil se manter em dia: você tem uma única guia para pagar em um único dia de vencimento. “Tudo é mais tranquilo no Simples Nacional”, diz Welinton Mota, diretor tributário da empresa de contabilidade Confirp. A contribuição à Previdência, contudo, não está inclusa, e é de responsabilidade do empreendedor. No Simples Nacional, a limitação de faturamento é de R$ 3,6 milhões. Em

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Malha Fiscal Pessoa Jurídica: Falta de Escrituração de Receitas no SPED

A Receita Federal do Brasil inicia neste ano operações de malha fiscal junto aos contribuintes pessoas jurídicas sujeitos às escriturações do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped, mediante análise de dados e cruzamento de informações prestadas pela própria pessoa jurídica e por terceiros, objetivando a regularização espontânea das divergências identificadas. A primeira operação terá como parâmetro os valores representativos de receitas a serem informados na Escrituração Contábil Fiscal – ECF referente ao exercício de 2019, ano-calendário 2018, das empresas optantes pela apuração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica – IRPJ com base no Lucro Presumido. Serão relacionadas na operação todas as ECF referentes ao período acima descrito que apresentarem valores representativos de receitas inferiores às receitas constantes nas Notas Fiscais Eletrônicas, EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições e Decred do período em referência (Sped). Adicionalmente, os valores informados na e-Financeira também serão objeto do cruzamento de dados para a verificação de inconsistências. Será concedido ao contribuinte o prazo para efetuar a autorregularização, mediante retificação da ECF e da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais-DCTF, evitando, assim, o procedimento de lançamento ofício pela Receita Federal, mediante a exigência das diferenças apuradas, com acréscimo de multas de ofício. O primeiro lote de comunicação alcançará as pessoas jurídicas jurisdicionadas na Delegacia da Receita Federal em Guarulhos/SP. Em seguida, a operação será expandida para todo o território nacional. Fonte – Assessoria de Imprensa Receita Federal

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