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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Como Declarar Investimentos no Imposto de Renda 2025?

Com a multiplicação exponencial dos bancos digitais e corretoras, aliada alta nas taxas de juros para conter a inflação, muitos contribuintes passaram a aplicar parte de seus rendimentos em investimentos e experimentassem diversos tipos de aplicações financeiras disponíveis no mercado financeiro além da própria Bolsa de Valores e Criptoativos. Na hora que chega o imposto de renda pessoa física muitos contribuintes acordam e percebem que deixaram de cumprir com algumas obrigações, tais como entregar a Declaração mensal de Criptoativos vigente desde agosto de 2020 para investidores que operam com esse tipo de moeda digital por meio de Exchange (espécie de corretara de valores) situadas no exterior e pior, descobrem que teriam que ter apurado e pago imposto de renda mensal no caso daquelas pessoas que operaram em Renda Variável (compra e venda de ações, ETFs, Ouro etc). Quem precisa declara o imposto de renda 2025? O prazo neste ano será das 08 horas do dia 17 de março até o último minuto do dia 30 de maio. São obrigados a entregar Quem recebeu rendimentos tributáveis, sujeitos ao ajuste na declaração, cuja soma foi superior a R$ 33.888,00; Quem recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte, cuja soma foi superior a R$ 200.000,00; Quem obteve, em qualquer mês, ganho de capital na alienação de bens ou direitos, sujeito à incidência do imposto de renda; Quem realizou operações em bolsas de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas: cuja soma tenha sido superior a R$ 40.000,00; ou com apuração de ganhos líquidos sujeitos à incidência do imposto; Relativamente à atividade rural, quem: obteve receita bruta em valor superior a R$ 169.440,00; pretenda compensar, no ano-calendário de 2024 ou posteriores, prejuízos de anos-calendário anteriores ou do próprio ano-calendário de 2024; Quem teve, em 31 de dezembro, a posse ou a propriedade de bens ou direitos, inclusive terra nua, de valor total superior a R$ 800.000,00; Estará dispensado da entrega da DIRPF, se o contribuinte enquadrar apenas nesse item, se seus bens e direitos estiverem lançados na declaração do cônjuge ou companheiro, desde que seus bens privativos não ultrapassem o limite estabelecido nesse item; Quem passou à condição de residente no Brasil em qualquer mês e nesta condição se encontrava em 31 de dezembro; Quem optou pela isenção do imposto sobre a renda incidente sobre o ganho de capital auferido na venda de imóveis residenciais, cujo produto da venda seja aplicado na aquisição de imóveis residenciais localizados no País, no prazo de 180 dias contados da celebração do contrato de venda, nos termos do art. 39 da Lei nº 11.196, de 21 de novembro de 2005; Quem optou pelo regime de transparência fiscal em entidades controladas conforme estabelecido no art. 8º da Lei nº 14.754, de 12 de dezembro de 2023; Quem teve, em 31 de dezembro, a titularidade de trust e demais contratos regidos por lei estrangeira com características similares a este, conforme estabelecido nos art. 10º a 13º da Lei nº 14.754, de 12 de dezembro de 2023; Quem optou pela atualização a valor de bens imóveis pagando ganho de capital diferenciado de 4% de imposto até dezembro de 2024 conforme estabelecido no art. 6º da Lei nº 14.973, de 16 de setembro de 2024; Quem teve rendimentos de aplicações financeiras no exterior e de lucros e dividendos de entidades controladas conforme art. 2º a 6º-A da Lei nº 14.754, de 12 de dezembro de 2023. Quais são as mudanças na declaração do IR 2025? Desde 2023 a Receita Federal passou a disponibilizar as informações sobre criptoativos na ficha de bens e direitos informadas pelas Exchance, na ficha de bens e direitos quando o contribuinte inicia sua declaração com a Pré-prenchida. Nessa mesma modalidade também incluirá automaticamente as contas e aplicações financeiras as quais passou a ter em 2024 e também atualizar os saldos em 31/12/2024 das contas e aplicações mantidas em instituições financeiras, extraídas da E-FINANCEIRA e nessa mesma linha disponibilizará as informações referente a compra de imóveis (sem valor inicialmente) advindas da DOI – Declaração de Operações Imobiliárias feitas pelos Cartórios. A Receita Federal caminha a passos largos para disponibilizar todas as informações possui para o contribuinte na Declaração de Imposto de Renda, assim por um lado facilita os trabalhos da pessoa física que quer fazer sempre certo, por outro dificulta a vida de quem quer sonegar imposto. A partir de agora declarar investimentos incorretamente pode levar os contribuintes à malha fina ou até a uma fiscalização, já que, já que essas informações serão cruzadas com os dados passados pelas instituições financeiras para a Receita Federal, gerando assim inconsistências Como declarar investimentos e quais documentos necessários? Para fazer a declaração de Imposto de Renda é preciso ter em mãos: Informes fornecidos pelas instituições financeiras onde o contribuinte possui suas aplicações financeiras e conta corrente; Para quem operou com renda variável: Ter a apuração dos ganhos mensais obtidos nessa modalidade. Demonstrar o saldo de quotas ou ações na data de 31/12/2024 do saldo em estoque de ações, quotas de ETF e Fundos Imobiliários, Ouro e outros ativos financeiros, entre outros, apurados com base na média ponderada de custo; Informes de rendimentos emitidos pelas empresas ou bancos onde estão custodiados os ativos que demonstram os valores pagos de juros sobre capital próprio, dividendos e bonificações. Com todos esses documentos em mãos, a pessoa física tem como iniciar o preenchimento da declaração, mas onde lançar essas informações? Pode procurar nos manuais disponibilizados pela Receita Federal, ‘na ajuda’ do programa, em legislação. Contudo, para ajudar esse público, a Confirp relacionou abaixo um quadro que auxiliará quem estiver nessa situação: Quais Investimentos precisam ser declarados? Investimento CNPJ Gpo Cód Informações que devem constar no campo Discriminação Saldos a informar Rendimentos ou Pagamentos 31/12/2023 e 31/12/2024 Ficha do Rendimento ou Pagamento Linha Ações Informar o CNPJ a empresa investida 03 01 Quantidade de ações, nome, tipo, código, informar Instituição (Corretora por exemplo) que está custodiada ação Informar o valor das ações nessas datas. Lembrando que

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Gestão Estratégica de Holding: A Relevância da Contabilidade Especializada

A gestão estratégica de holdings exige um tratamento diferente da contabilidade de empresas operacionais convencionais. A gestão fiscal, tributária e sucessória exige um olhar especializado, capaz de integrar as diversas áreas do negócio e oferecer soluções práticas e eficientes.

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O que muda no auxílio alimentação e no teletrabalho com aprovação da nova lei?

A Câmara e Senado Federal aprovaram recentemente a Medida Provisória 1108, que altera regras do auxílio alimentação e regulamenta o teletrabalho. As medidas que já estavam em vigor, passaram por algumas alterações em sua aprovação. Os principais pontos alterados foram em relação ao auxílio alimentação, com destaque para duas mudanças feitas pelos deputados: a portabilidade da bandeira do cartão e o saque do saldo após 60 dias. Contudo, a expectativa é que ocorra o veto desses pontos pela presidência da República, sendo que o medida ainda necessita de sanção presindecial. O objetivo da medida original em relação ao auxílio-alimentação é limitar seu uso para a compra de refeições ou alimentos no comércio. Por isso, pune com multas de R$ 5 mil a R$ 50 mil as fraudes referentes ao tema. Além disso, proíbe as fornecedoras dos cartões de negociarem descontos com as empresas e cobrarem taxas abusivas dos comerciantes para compensarem essa diferença. “Referente ao vale-alimentação, em função de ter única finalidade já trouxe importantes alterações no mercado nos últimos meses. Com isso algumas empresas tiveram que deixar de pagar esse benefício em dinheiro e outras adequando o contrato com as operadoras de benefícios”, analisa Ketlhenn Layla Xavier Monteiro, analista de Recursos Humanos da Confirp Contabilidade. Home office e trabalho híbrido A MP também regulamenta o teletrabalho (home office) e o trabalho híbrido ao definir regras para a atuação dos empregados na empresa ou em casa. Como importantes definições que modernizam a legislação. Segundo Mourival Boaventura Ribeiro, sócio da Boaventura Ribeiro Advogados Associados: “Com o advento da pandemia provada pela COVID 19, várias empresas do dia para a noite, viram-se obrigadas adotar o trabalho remoto, sem que houvesse qualquer planejamento prévio. Decorridos pouco mais de dois anos o home office se tornou uma realidade para as empresas e trabalhadores, e o tema agora começa a sofrer regulamentação”. Ele conta que o novo texto, altera os artigos 75-B, 75-C e 75-F da CLT, passando a considerar como teletrabalho ou trabalho remoto, a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, bem assim que o trabalho presencial para atividades específicas, ainda que de modo habitual, não descaracterizará o regime de teletrabalho, também passa a ser permitida esta modalidade de trabalho para estagiários e aprendizes. Outro ponto importante tratado pela nova lei, refere a aplicabilidade das normas e acordos coletivos de trabalho, devendo, serem aplicadas aquelas relativas à base territorial do estabelecimento de lotação do empregado. “Entenda-se, caso uma empresa possua sede na Cidade do Rio de Janeiro e venha a contratar um profissional para trabalhar na cidade de São Paulo, deverá observar os acordos e normas coletivas aplicáveis no local onde os serviços são executados (estabelecimento de lotação), inclusive em relação aos feriados”, explica Mourival Ribeiro. O controle de jornada também foi flexibilizado para o trabalho remoto, quando este for contratado por produção ou tarefa, em tais hipóteses, não serão aplicadas as regras da CLT que tratam da duração do trabalho, porém, sendo a contratação por jornada, poderá ser feito o controle remoto. “Vale aqui destacar que mesmo antes da edição da MP o teletrabalho já era uma das exceções ao controle de jornada, porém entendimento comum na Justiça do Trabalho é de que a desobrigação só seria permitida caso fosse inviável ao empregador fazer esse acompanhamento – com programas de computador e ponto online”, exemplifica o sócio da Boaventura Ribeiro Advogados. Alguns pontos importantes como ergonomia e aplicação de normas regulamentadoras ficaram fora do texto, sendo importante ressaltar que ao optar pela contratação de profissional em regime de teletrabalho, deverá o empregador recomendar ao profissional que sejam observados preceitos preconizados nas NR’s, podendo como medida preventiva, contratar empresa de segurança do trabalho e saúde ocupacional para avaliação e checagem do ambiente doméstico e se este é adequado para o trabalho.

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PRT – Saiba como aderir a novo programa de parcelamento de débitos

As empresas que possuem débitos tributários já possuem uma ótima oportunidade para ajustar a situação junto ao fisco. Faça seu parcelamento agora com a Confirp! É que já é possível aderir, desde o dia 01 de fevereiro deste ano, ao Programa de Regularização Tributária – PRT – junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil e à Procuradoria Geral da Fazenda Nacional. “O PRT é uma ótima alternativa para as empresas que estão com irregularidades no pagamento de tributos, pois amplia consideravelmente o prazo de parcelamento para 10 anos, assim, as empresas com dívidas poderão fazer um parcelamento em até 120 vezes. Além disto, as empresas tributadas no lucro real poderão utilizar créditos de prejuízo fiscal ocorridos até 2015 para abater esses débitos”, explica o diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Welinton Mota. Entretanto, o diretor da Confirp alerta que diferente de outros programas, desta vez não haverá abatimento de juros e multas nesses pagamentos. “Mesmo sem descontos, as empresas com débitos devem buscar essa opção. Sendo preciso que se avalie bem o valor que devido, para que possa incluir todos os débitos e também se deve analisar a capacidade de pagamento, para que não se torne novamente inadimplente”, explica. Detalhes do programa A adesão deve ser feita por meio de requerimento a ser protocolado no site da receita (rfb.gov.br), o prazo já teve início e vai até 31 de maio. Ficaram de fora do PRT os débitos de micro e pequenas empresas com o Simples Nacional e de empregadores domésticos pelo Simples Doméstico. O programa abrange dívidas vencidas até 30 de novembro de 2016 de pessoas físicas e jurídicas, inclusive os provenientes de parcelamentos anteriores e em discussão administrativa ou judicial. Quem poderá aderir As pessoas físicas e jurídicas com débitos de natureza tributária ou não tributária, vencidos até 30 de novembro de 2016, inclusive objeto de parcelamentos anteriores, rescindidos ou ativos, em discussão administrativa ou judicial, ou ainda provenientes de lançamento de oficio após a publicação desta Medida Provisória, desde que o requerimento se dê em até 120 dias contados a partir da regulamentação por parte da Secretaria da Receita Federal. Como pagar os débitos existentes Pagamento à vista e em espécie de, no mínimo 20% do valor da dívida consolidada e liquidação do restante com a utilização de créditos de prejuízo fiscal e base de cálculo negativa da CSLL ou com outros créditos próprios relativos aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal; Pagamento em espécie de, no mínimo, 24% da dívida consolidada em vinte e quatro prestações mensais e sucessivas e liquidação do restante com a utilização de créditos de prejuízo fiscal e base de cálculo negativa da CSLL ou com outros créditos próprios relativos aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal; III. Pagamento à vista e em espécie de 20% do valor da dívida consolidada e parcelamento do restante em até 96 prestações mensais e sucessivas; Pagamento da dívida consolidada em até 120 prestações mensais e sucessivas, calculadas de modo a observar os seguintes percentuais mínimos, aplicados sobre o valor da dívida consolidada: Da 1ª a 12ª prestação – 0,5%, Da 13ª a 24ª prestação – 0,6%, Da 25ª a 36ª prestação – 0,7%, Da 37ª prestação em diante: percentual correspondente ao saldo remanescente, em até 84 parcelas. No âmbito da PGFN o sujeito passivo poderá quitar os débitos, inscritos em DAU da seguinte forma: Pagamento à vista e em espécie de 20% do valor da divida consolidada e parcelamento em até 96 parcelas mensais e sucessivas; Em até 120 parcelas mensais e sucessivas, calculadas de modo a observar os seguintes percentuais mínimos, aplicados sobre o valor da dívida consolidada: Da 1ª a 12ª prestação – 0,5%, Da 13ª a 24ª prestação – 0,6%, iii. Da 25ª a 36ª prestação – 0,7%, Da 37ª prestação em diante: percentual correspondente ao saldo remanescente, em até 84 parcelas Valor mínimo Cada prestação dos parcelamentos, tanto no âmbito da RFB como na PGFN será de: a)R$ 200,00, quando devedor for pessoa física; e b)R$ 1.000,00, quando o devedor for pessoa jurídica. Consolidação do que deve A dívida será consolidada na data do requerimento de adesão ao PRT e será dividida pelo número de prestações indicadas pelo contribuinte. Enquanto não for consolidada, o contribuinte deverá calcular e recolher o valor a vista ou o valor equivalente ao montante dos débitos objeto do parcelamento dividido pelo número de prestações pretendidas. Valores a recolher O valor da prestação mensal será acrescido de juros equivalentes à taxa Selic, acumulada mensalmente, calculados a partir do mês subsequente ao da consolidação. O deferimento do pedido de adesão ao PRT fica condicionado ao pagamento do valor à vista ou da primeira prestação que deverá ocorrer até o último dia útil do mês requerido.

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