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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Apetite de Dória avança na tributação do ICMS da cesta básica

A necessidade de dinheiro para ajuste das contas do Estado de São Paulo em função da pandemia vai impactar diretamente nos pratos da população paulista. Isso pelo fato do governo de João Dória ter publicado ajustes que implicarão no aumento da ICMS para diversos setores, dentre eles produtos de alimentação. Serão centenas de setores impactados, mas a Confirp Consultoria Contábil separou alguns relacionados aos alimentos e qual o aumento real que esses terão nos valores do tributo: Queijos (aumento real de 10,83%); Suco de Laranja (10,83%); Ave, coelho ou gado bovino, suíno, caprino ou ovino em pé e produto comestível resultante do seu abate, em estado natural, resfriado ou congelado e farinha de trigo, bem como mistura pré-preparada de farinha de trigo (10,83%); Ovo integral pasteurizado, ovo integral pasteurizado desidratado, clara pasteurizada desidratada ou resfriada e gema pasteurizada desidratada ou resfriada (34,29%); Leite Longa Vida (27,66%); Iogurte e Leite Fermentado (27,66%); Aves/Produtos do Abate em Frigorífico Paulista (25,00%). Segundo o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos, é certo que esse repasse será repassado aos consumidores. ”Não tem como esses setores absorverem esses aumentos tributários sem o consequente repasse a população, infelizmente”, explica. Para entender melhor: em 16 de outubro de 2020 o Estado de São Paulo publicou diversas normas alterando a legislação do ICMS, com a finalidade de aumentar a arrecadação. São medidas de ajuste fiscal e equilíbrio das contas públicas, em face da pandemia do Covid-19. “Os decretos 65.252/2020, 65.253/2020, 65.254/2020 e 65.255/2020 têm a finalidade de aumentar a arrecadação de impostos, para superar o rombo ocasionado pela crise. São medidas de ajuste fiscal para equilíbrio das contas públicas, em face da pandemia do Covid-19. Contudo, existem vários desses decretos que representarão aumentos desse tributo, complicando ainda mais as finanças das empresas”, explica o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil. Dentro das ações previstas pelos decretos estão prorrogação para até 31 de dezembro de 2022 do prazo final de determinados benefícios, a redução do percentual de alguns benefícios, aumento das alíquotas com mercadorias por dois anos, entre outros assuntos. “Com a mudança, a partir de janeiro, as alíquotas do ICMS desses produtos terão consideráveis elevações, tornando ainda mais pesadas cargas tributárias. Em situação de crise isso se mostra um novo complicador. Outro ponto é que certamente em muitos casos os referidos estabelecimentos repassarão esse aumento para o consumidor, encarecendo os preços desses produtos e serviços”, analisa Richard Domingos Essa majoração está prevista para vigorar por dois anos, ou seja, até 15 de janeiro de 2023, segundo os decretos, restando saber se daqui dois anos o governo vai publicar novo decreto restabelecendo as alíquotas anteriores, fato que ainda é incerto.

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Richard Domingos é destaque em reportagem do Pequenas Empresas Grandes Negócios

Empresários reclamam das condições para pegar crédito durante a pandemia – Pequenas Empresas Grandes Negócios Dona de salão de beleza conta que não optou por empréstimo nesse momento. Apesar dos programas de crédito divulgados pelo Governo Federal para apoiar MEIs, micro e pequenas empresas, muitos empresários estão com dificuldade em conseguir o financiamento. O pedido é feito, mas a maioria sai dos bancos com as mãos vazias. Por Paula Monteiro 31/05/2020 08h04 Atualizado há 23 horas Empresária optou por não pegar empréstimo. Apesar dos programas de crédito divulgados pelo Governo Federal para apoiar MEIs, micro e pequenas empresas, muitos empresários estão com dificuldade em conseguir o financiamento. Empresas fechadas, caixas vazios e dificuldade para tomar crédito em banco. O Pequenas Empresas & Grandes Negócios foi ver o que está emperrando a liberação de financiamento para as MEIs, as micro e pequenas empresas. Um salão de beleza de São Paulo, que já apareceu no programa, está fechado desde o dia 19 de março. Ele tem uma proposta de negócio diferente: une salão e galeria de arte. Emprega 15 pessoas e recebia 700 clientes por semana. A empresa entrou no Programa do Governo Federal que prevê a suspensão de trabalho de colaboradores CLT. “Eles recebem dois meses de salário e garantimos os dois meses que não vão ser demitidos”, afirma a empresária Anna Gadelha. Anna pesquisou outras linhas de crédito para pequenos negócios: “Não vimos benefício. Nada diferente do que tinha antes. Pelo contrário, os pré-requisitos estão maiores, querem garantia. Optamos por não pegar empréstimo nesse momento”. Apesar dos programas de crédito divulgados pelo Governo Federal para apoiar MEIs, micro e pequenas empresas, muitos empresários estão com dificuldade em conseguir o financiamento. O pedido é feito, mas a maioria sai dos bancos com as mãos vazias. Pesquisa feita pelo Sebrae e a FGV, com mais de dez mil pequenos empresários, mostra que de 30 de abril a 5 de maio, 38% solicitaram crédito, 14% conseguiram e 86% tiveram pedido negado ou espera análise do banco. “O banco está restringindo créditos a empresários pela empresa estar negativada ou não ter documentação necessária pra tomar crédito”, afirma o especialista em crédito Richard Domingos. O analista financeiro sugere que antes de pedir o crédito, o empresário faça um planejamento financeiro para apresentar ao banco. Ele acredita que o Pronampe, novo programa com linha de crédito para MEIs, micro e pequenas empresas, vai acelerar o processo quando entrar em operação. “São créditos que vão achegar a R$ 15 bilhões disponibilizados pelo Governo Federal para empresas que faturam até R$ 4,8 milhões por ano. Com taxa de juro muito baixa. O governo garante 85% desse credito”, diz Richard. A empresária Anna Gadelha optou por não pegar empréstimo agora e renegociou contratos, conseguiu reduzir o valor do aluguel e lançou um voucher, com venda programada. O cliente compra hoje e usa o serviço o no futuro. O salão fez parceria com um aplicativo, para o cliente ganhar um cash back – um dinheiro de volta. Ao comprar um vaucher de R$ 100, por exemplo, R$ 30 deles podem ser gastas nas lojas disponíveis no app. “Incentivou muito, 90% das vendas foi pelo aplicativo”, conta Anna. A venda dos vauchers representa 6% do faturamento do salão, dinheiro que a Anna usa para pagar os funcionários comissionados. GALERIA RECORTE Rua Augusta, 829 – Consolação São Paulo / SP – CEP: 01305-100 Telefone: (11) 3368-9824 Facebook: www.facebook.com/galeriarecorte Instagram: www.instagram.com/galeriarecorte CONFIRP CONSULTORIA Rua Alba, 96 – Jabaquara São Paulo / SP – CEP: 04346-000 Telefone: (11) 5078-3000 www.confirp.com Fonte – Pequenas Empresas Grandes Negócios – Rede Globo

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Planejamento Tributário – a hora é agora!

Chega este período do ano e as empresas mais organizadas já estão preparadas para 2023 as demais precisam correr, principalmente no campo tributário. Um dos principais pontos que as empresas se atentam é em relação aos tributos, com a realização de um planejamento tributário. Contudo, neste ano, como tudo vem sendo atípico, esse ponto também traz muitas incertezas, sendo que com o debate da Reforma Tributária muitas das decisões em relação ao tema precisam ser muito bem pensadas. “É muito complexo para o empresário tomar qualquer decisão no cenário incerto que estamos atravessando, pois o debate ainda está muito aberto e não se tem clareza sobre os rumos que serão tomados e quando poderá começar a ter vigência as definições de uma possível reforma tributária”, explica o consultor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Robson Nascimento. Ele conta que as propostas apresentadas até o momento preocupam. “Temos analisado as propostas e observamos que elas não impactarão em redução da carga, mas sim no aumento, além disso, não se observa uma simplificação do modelo tributário. Na Confirp já está tudo pronto para iniciarmos os planejamentos tributários que realizamos para todos os clientes, mas estamos muito atentos em relação a tudo que está ocorrendo para detectar possíveis reviravoltas”, explica Robson Nascimento. Peso tributário e planejamento Estudos apontam que as empresas pagam até 34% de tributos sobre o lucro, mas todo empresário sabe que esses valores se mostram muito maiores se forem consideradas outras questões como encargos trabalhistas, taxas e outras obrigatoriedade. Assim, se uma empresa pretende sobreviver à crise, é fundamental o melhor planejamento tributário. Sendo importante buscar reduções dentro de acordo com as frequentes alterações tributárias às quais as empresas devem se adaptar no país, administrando melhor seus tributos, obtendo maior lucratividade no seu negócio. Segundo o consultor da Confirp, “o planejamento tributário é o gerenciamento que busca a redução de impostos, realizados por especialistas, resultando na saúde financeira. Com a alta tributação no Brasil além de terem de enfrentar empresas que vivem na informalidade, várias empresas quebram com elevadas dívidas fiscais. Assim, é salutar dizer que é legal a elisão fiscal”. Quais os principais tipos de tributação? São três os principais tipos de tributação: Simples Nacional, Presumido ou Real. O diretor explica que “a opção pelo tipo de tributação que a empresa utilizará no próximo ano fiscal pode ser feita até o início do próximo ano, mas, as análises devem ser realizadas com antecedência para que se tenha certeza da opção, diminuindo as chances de erros”. Importante ressaltar que cada caso deve ser analisado individualmente, evidenciando que não existe um modelo exato para a realização de um planejamento tributário já que existem muitas variáveis. Entenda melhor os tipos de tributação Simples Nacional – é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos, aplicável às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) esse regime oferece vantagens como administração mais simples, apuração e recolhimento dos tributos abrangidos mediante documento único de arrecadação, apresentação de declaração simplificada das informações socioeconômicas e redução dos valores a seres recolhidos (na maioria dos casos). É ideal para os empresários com altas ou médias margens de lucro e despesas baixas e que possui o consumidor como seu alvo final. Contudo, existem uma série de regras para que se possa enquadrar nessa condição. Lucro presumido – é um tipo de tributação simplificado que tem como base a presunção de lucro, ou seja, ao invés da tributação pelo Lucro Real na qual o resultado necessitaria ser apurado, a tributação se dá através da presunção do lucro que pode variar entre 8% e 32% a depender das características e objeto da empresa. Esse sistema é indicado para pequenas e médias empresas com faturamento anual inferior a R﹩ 78 milhões. Lucro real – nesse sistema tributário é considerado o lucro líquido que engloba o período com ajustes de exclusões, adições, além de compensações descritas ou com a autorização da legislação fiscal. Sendo indicado a que possui lucro menor a 32% da receita bruta. Assim é interessante para as empresas de grande porte com as margens de lucro reduzidas, folha de pagamento baixa, despesas altas, como fretes, energia elétrica, locações e não depende do consumidor. O lucro real é obtido a partir do devido cálculo das contribuições federais e dos impostos, sendo necessário ter uma rígida escrituração contábil, lembrando que os custos devem ser comprovados com o objetivo da realização de uma compensação ou uma dedução. Como se faz um planejamento tributário? “De forma simplificada, num planejamento tributário se faz a análise e aplicação de um conjunto de ações, referentes aos negócios, atos jurídicos ou situações materiais que representam numa carga tributária menor e, portanto, resultado econômico maior, normalmente aplicada por pessoa jurídica, visando reduzir a carga tributária”, explica o consultor da Confirp. Alguns cuidados são fundamentais para que não se confunda elisão fiscal (Planejamento Tributário) com evasão ilícita (sonegação), pois neste último caso o resultado da redução da carga tributária advém da prática de ato ilícito punível na forma da lei. Quais os riscos em um planejamento tributário? “Na ânsia de realizar um planejamento tributário, muitas vezes o empresário se esquece de preocupações básicas para se manter dentro da lei. Para evitar a evasão ilícita, existe lei que possibilita que a autoridade administrativa desconsidere os atos ou negócios jurídicos praticados com a finalidade de dissimular a ocorrência do fato gerador do tributo, para que não haja”, alerta Robson Nascimento. Outro cuidado do empresário é ter em mente que o planejamento tributário é meio preventivo, pois deve ser realizado antes da ocorrência do fato gerador do tributo. “Um exemplo deste tipo de ação é a mudança da empresa de um município ou estado para outro que conceda benefícios fiscais”, complementa. Por fim, a valorização dos contadores e advogados das empresas é fundamental para a realização de um planejamento adequado, principalmente por serem eles as pessoas que tem contato mais próximo com a realidade da empresa e com questões judiciais, podendo repassar essas informações para a empresa com maior correção.

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Licença paternidade: veja o que muda com ampliação da duração

Já foi aprovada a lei que possibilita a ampliação da duração da “licença-paternidade” por mais 15 dias, da além dos 5 dias já garantidos pela Constituição Federal, o que totaliza 20 dias. Leia também estes artigos e saiba mais: {Enquadramento no Simples Nacional}: Guia Completo Para Microempresas; Simples Nacional: Como Funciona; Simples Nacional: veja as tabelas e o caminho da descomplicação Mas o que realmente muda com essa nova lei e qual o impacto para trabalhadores e empresas? Tenha todas as informações trabalhistas para melhores decisões, seja cliente Confirp! Na verdade, neste primeiro momento nada muda, pois a lei ainda necessita de regulamentação e enquanto isso, nenhum aspecto do tratado possui validade. E mesmo após a regulamentação é importante que se entenda que essa prorrogação da “licença-paternidade” é facultativa e aplica-se somente às empresas que fizerem a adesão ao Programa Empresa Cidadã, que está em vigor desde 1º/01/2010. Efetivamente, a lei terá efeito para um grupo limitado de empresas sendo que a pessoa jurídica tributada com base no lucro real é que ao aderir ao Programa poderá deduzir do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) devido, em cada período de apuração, o total da remuneração da empregada e do empregado pago nos dias de prorrogação de sua licença-maternidade e de sua licença-paternidade, vedada a dedução como despesa operacional. Veja mais sobre a mudança na licença-paternidade Programa Empresa Cidadã O Programa Empresa Cidadã foi criado pela Lei nº 11.770/2008, regulamentado pelo Decreto nº 7.052/2009 e pela Instrução Normativa SRF nº 991/2010, e está em vigor desde 1º.01.2010. O Programa Empresa Cidadã permite prorrogar: a)por 60 (sessenta) diasa duração da licença-maternidade (além dos 120 dias normais), o que totaliza 180 dias (6 meses); b)por 15 (quinze) diasa duração da licença-paternidade (além dos 5 dias normais) o que totaliza 20 dias (entrará em vigor a partir do ano seguinte à regulamentação). O Programa é “facultativo” e aplica-se somente para os empregados e as empregadas de empresas que fizerem a adesão. Quem tem direito à prorrogação das licenças-maternidade e paternidade A prorrogação das licenças-maternidade e paternidade, será garantida: a)à empregada da pessoa jurídica que aderir ao referido programa, desde que a requeira até o final do 1º mês após o parto, e será concedida imediatamente após a fruição da licença-maternidade; b)ao empregado da pessoa jurídica que aderir ao programa, desde que a requeira no prazo de 2 dias úteis após o parto e comprove participação em programa ou atividade de orientação sobre paternidade responsável. A prorrogação das licenças-maternidade e paternidade será garantida também, na mesma proporção, à empregada e ao empregado que adotarem ou obtiverem guarda judicial para fins de adoção de criança. Durante o período de prorrogação da licença-maternidade, a empregada terá direito à remuneração integral, nos mesmos moldes devidos no período de percepção do salário-maternidade pago pelo Regime Geral de Previdência Social (RGPS). O empregado, por sua vez, durante o período de prorrogação da licença-paternidade, terá direito à remuneração integral.

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