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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Novo ICMS – Confirp é destaque no portal G1

Muitas empresas foram pegas de surpresa pela regra de partilha do ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) entre os estados, em vigor desde o começo do ano. Pequenos negócios – especialmente os que atuam no comércio eletrônico e adotam o Simples Nacional – terão mais dificuldades em adaptar-se, avaliam tributaristas ouvidos pelo G1. Pela nova regra, uma loja de São Paulo que vender vinhos nacionais pela internet para um consumidor do Piauí precisa agora dividir a arrecadação do imposto com o estado que recebe a mercadoria (veja a explicação abaixo). Antes da mudança, essa empresa recolhia toda a alíquota do ICMS apenas para São Paulo. O cálculo era bem mais simples. “O estado de origem ficava com toda a parte do bolo da arrecadação e o estado que consumia nada arrecadava. Então nada mais justo que repartir o ICMS entre os dois estados”, avalia o diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Welinton Mota. Motivo da partilha do ICMS Alguns estados com menos lojas de comércio eletrônico, especialmente no Norte e Nordeste, passaram a reclamar que a arrecadação do ICMS caiu devido à concorrência das empresas virtuais de outros estados, criando a chamada “guerra fiscal”. O quadro se agravou com o boom de vendas online nos últimos anos. O objetivo da medida, portanto, é tornar a partilha de impostos mais igualitária entre o estado que vende e o que consome. Mas essa divisão não é simples. “A maior dificuldade para as empresas é que o cálculo é muito complexo”, explica Mota. A regra só vale para empresas que vendem para o consumidor final. Ou seja, pessoas físicas ou empresas prestadoras de serviços, como escolas e órgãos públicos, que não vão revender o produto que adquiriram. O ICMS é cobrado sobre tudo o que se consome no país. É um dos que mais pesam no bolso do consumidor. Ele incide sobre produtos e serviços considerados essenciais, como telefonia e telecomunicações, e também os supérfluos, como cosméticos, bebidas alcoólicas e cigarro. O consumidor paga o ICMS embutido no preço do que compra. ‘É tiro no pé’, diz empresário Sócio de uma empresa de assinatura de snacks, o Farofa.la, Mikael Linder considera a medida um “tiro no pé”. Ele diz que a mudança já começou a prejudicar o negócio. “Tira o foco do desenvolvimento da empresa e atendimento ao cliente e passa para resolver burocracia que não torna atividade melhor ou o mercado mais dinâmico”, diz. Mikael Linder, sócio do Farofa.la: medida deve obrigá-lo a contratar mais um funcionário (Foto: Divulgação/Farofa.la ) A empresa tem dois anos de vida e faz entregas para consumidores de todo o Brasil. Tem dois sócios e cinco funcionários. Linder conta que, se totalmente implementada, ele vai precisar contratar mais um funcionário para cuidar só desse processo. “Isso, obviamente, elevará nossos custos mensais, sem gerar ganhos proporcionais. Essa equação é ruim para qualquer empresa, mas é particularmente penosa para empresas jovens e pequenas”, opina o empresário. Divisão gradual Há uma partilha temporária com o estado de origem que diminuirá gradualmente, até desaparecer em 2019 (veja a explicação acima), sobre o valor que o estado de destino passa a receber. A partiir de 2019, o estado de destino arrecadará 100% da diferença entre a alíquota interna do ICMS cobrada em seu território e a alíquota interestadual (percentual cobrado caso a caso, nas relações entre os estados). Esse percentual fica com o estado de origem. A nova regra também obriga o empresário a se cadastrar nas secretarias da Fazenda de cada estado para onde vai vender. “Isso aumenta a burocracia e pode fazer com que algumas empresas menores deixem de trabalhar com alguns estados”, acredita Miguel Silva, tributarista do escritório Miguel Silva & Yamashita Advogados. Participação nas compras online Segundo tributaristas, a maior parte das vendas e compras do comércio online está concentrada em estados do Sul e Sudeste. Um levantamento divulgado nesta segunda-feira (18) pela agência Convertion, que abrange grandes varejistas, mostra que São Paulo é o estado com maior participação nas compras online do país, com 44%. Em seguida vêm Rio de Janeiro, Minas Gerais e Rio Grande do Sul. Na outra ponta, grande parte dos estados do Norte, Nordeste e Centro-Oeste têm menos de 1% de participação nas compras feitas pela internet. Entre eles, Alagoas, Sergipe, Tocantins, Acre, Piauí e Amapá. Simples Nacional Para Silva, do Miguel Silva & Yamashita, as empresas incluídas no Simples Nacional – com faturamento anual de até R$ 3,6 milhões – acabam pagando mais imposto com a nova regra e terão mais dificuldades em se adaptar, comparadas aos grandes varejistas. A medida afeta aquelas que fazem operações interestaduais. “Antes, o ICMS estava embutido numa guia única do Simples. Agora, a empresa tem que calcular a diferença de alíquota entre o estado de origem e destino, além de continuar pagando sua contribuição unificada”, explica. “O Simples é sempre o ‘patinho feio’ das mudanças na lei”, opina. Pressão das entidades O Sebrae, que atua no fomento de pequenos negócios, informou por nota que vai reunir-se nesta terça-feira (19) com entidades ligadas ao comércio para discutir e propor mudanças nas regras de cobrança do ICMS. Por nota, o presidente do Sebrae, Guilherme Afif Domingos, definiu a nova regra como um “retrocesso no processo de desburocratização e de diminuição da carga tributária” e disse que a entidade vai apoiar ações na justiça para acabar com essa determinação. Alíquotas mais altas Na semana passada, o G1 fez um levantamento mostrando que a alíquota do ICMS aumentou em 20 estados, além do Distrito Federal, em 2016. O tributo é conhecido pelo “efeito cascata”, já que incide sobre todas as etapas de produção e comercialização até chegar ao consumidor. Assim, quem compra um pão na padaria paga no preço a alíquota do tributo, já com os repasses dessa cobrança feito pelo produtor da farinha de trigo, pelo distribuidor e pelo comerciante. Fonte – G1

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Reforma do IR pode render salário extra e taxar dividendos

A proposta de reforma do Imposto de Renda em análise no Congresso Nacional pode trazer um alívio imediato para trabalhadores de renda média, ao mesmo tempo em que amplia a carga sobre empresários, investidores e sócios de empresas. Cálculos elaborados pela Confirp Contabilidade indicam que um trabalhador com salário mensal de R$ 5 mil teria uma economia de R$ 313 no IR retido na fonte. Em um ano, considerando o 13º salário, o ganho chegaria a R$ 4.067 — praticamente o equivalente a um salário extra. Esse benefício, no entanto, diminui progressivamente à medida que a renda aumenta. Acima de R$ 7.350 mensais, não há impacto algum. Quem recebe R$ 4 mil, por exemplo, teria pouco mais de um terço desse ganho, com redução anual de R$ 1.492. Como funciona o novo desconto da Reforma do IR? A proposta prevê a criação de um desconto variável, que zera o IR para rendas até R$ 5 mil. A partir desse ponto, o desconto vai diminuindo até ser totalmente eliminado em rendimentos de R$ 7 mil (na versão do governo) ou R$ 7,35 mil (na versão apresentada pelo relator, deputado Arthur Lira). Ganhos estimados com a proposta (Confirp Contabilidade): R$ 3,4 mil → R$ 354,89 ao ano R$ 4 mil → R$ 1.491,89 ao ano R$ 5 mil → R$ 4.067,57 ao ano R$ 6 mil → R$ 2.336,75 ao ano R$ 7 mil → R$ 605,86 ao ano R$ 7,35 mil → sem impacto De acordo com estimativas oficiais, se aprovado, o projeto isentará 10 milhões de contribuintes já em 2026. Isso fará com que 65% dos declarantes de IR deixem de pagar o imposto, abrangendo um universo de mais de 26 milhões de brasileiros. Na população total, cerca de 87% ficariam livres do IRPF. Quem paga a conta na Reforma do IR? O alívio concedido aos trabalhadores terá uma contrapartida: a criação do Imposto de Renda Pessoa Física Mínimo (IRPFm), que passará a tributar lucros e dividendos atualmente isentos. A proposta em discussão prevê uma alíquota de 10% sobre valores acima de R$ 50 mil mensais distribuídos a pessoas físicas. Essa medida afeta diretamente empresários, investidores e sócios de empresas. Outro ponto relevante é a eliminação do fator de redução, que hoje limita a carga tributária combinada (IRPJ + CSLL + IRPFm). Sem essa trava, a taxação sobre lucros pode subir até 10% a mais, ampliando significativamente o impacto sobre empresas. A Reforma do IR promove justiça fiscal? O governo argumenta que a medida busca corrigir distorções e reduzir desigualdades. Em 2023, mais de R$ 1 trilhão em lucros e dividendos foram distribuídos no Brasil, sendo quase metade concentrada nas mãos de apenas 0,1% da população. Para efeito de comparação, países como Portugal e Holanda apresentam níveis de concentração três a quatro vezes menores. Ainda assim, há risco de efeitos colaterais. Pequenos e médios empresários podem ser penalizados, já que a desoneração da base trabalhadora será financiada principalmente pela tributação sobre lucros e dividendos. Isso pode desestimular o empreendedorismo e reduzir a competitividade de empresas que já operam em um ambiente de alta carga tributária e baixa previsibilidade. Quem ganha e quem perde com a Reforma do IR? Trabalhadores até R$ 5 mil: grandes beneficiados, com economia de até um salário extra por ano. Rendas entre R$ 5 mil e R$ 7,35 mil: reduções menores, até zerar. Acima de R$ 7,35 mil: sem benefício. Sócios, empresários e investidores: passam a pagar mais, com a tributação de dividendos. Segundo o governo, mesmo com uma desoneração superior a R$ 31 bilhões anuais para as camadas de menor renda, a arrecadação será compensada pelo IRPFm, resultando em saldo positivo de R$ 12 bilhões entre 2026 e 2028. Como se preparar para os impactos da Reforma do IR? Diante desse cenário, empresários e investidores precisarão rever suas estratégias financeiras. Alternativas como o uso de juros sobre capital próprio, o diferimento da distribuição de lucros e a diversificação de investimentos tendem a ganhar ainda mais relevância. A Reforma do IR pode, de fato, trazer justiça social ao beneficiar milhões de trabalhadores, mas também impõe novos desafios a quem detém rendimentos elevados. O planejamento tributário será fundamental para reduzir impactos, garantir eficiência e proteger o patrimônio diante das mudanças. veja também: ERP e Planejamento Tributário: A União Estratégica para Otimizar sua Gestão Fiscal Redução de Impostos: Estratégias Fiscais Eficazes para Diferentes Regimes Tributários Reforma Tributária: sócios podem sofrer dupla penalização ao usar bens da empresa para fins pessoais Por Richard Domingos – Diretor Executivo da Confirp Contabilidade

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Empresa pode fazer profissional trabalhar no Carnaval?

Chegando o período de carnaval, muitos profissionais já estão pensando em viagens ou nas festas e blocos para festejar e outras estão em dúvidas se poderão aproveitar ou não, pois as empresas não comunicaram como será o esquema no período. Não é incomum empresas estabelecerem que os funcionários trabalhem nesses dias o que causa reclamação dos colaboradores. Assim, a dúvida que fica é: o que fazer nesses casos? “Na verdade, não tem muito o que ser feito. O que muitas empresas não sabem é que o Carnaval não é feriado nacional, ou seja, só é considerado feriado se estiver previsto em lei estadual ou municipal. Assim, para definir se haverá expediente ou não deverá consultar as regras específicas para a localidade”, explica o advogado trabalhista Mourival Boaventura Ribeiro, sócio da Boaventura Ribeiro Advogados. Ou seja, se na localidade do profissional não for feriado, a empresa não é obrigada da dar a data para o trabalhador, que terá assim que trabalhar. Nesses casos faltas e atrasos poderão ser penalizados pelo empregador. O mesmo poderá ocorrer em casos de profissionais que chegam ao trabalho sobre efeito de álcool ou outras substâncias. “Lembrando que se não for feriado, a empresa poderá dar a data como um benefício ou descontar do banco de horas, em caso de ponto facultativo a mesma coisa. Mas caso seja feriado e a empresa estabeleça que se trabalhará terá que pagar hora extra ou dar essas horas trabalhadas para o trabalhador no futuro”, finaliza Josué Pereira de Oliveira, consultor trabalhista da Confirp Contabilidade.

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ICMS interestadual muda em 2016

Uma importante modificação para empresas que realizam vendas para outros estados é que, a partir de 1º de Janeiro de 2016, entrará em vigor alterações nas regras de recolhimento do ICMS Interestadual nas vendas destinadas a consumidor final, seja ele contribuinte ou não-contribuinte do ICMS (pessoa física ou jurídica). Participe de palestra gratuita que a Confirp realizará sobre ICMS Interestadual! A regra afeta principalmente as empresas que operam com o comércio eletrônico (as chamadas vendas não presenciais, através de sites de Internet). Para que isso ocorra, a Constituição Federal de 1988 foi alterada pela Emenda Constitucional nº 87/2015, para modificar a sistemática de cobrança do ICMS interestadual nas operações que destinem bens e serviços a consumidor final, contribuinte ou não do imposto, localizado em outro Estado, com efeitos a partir do ano seguinte (2016). “São consideradas contribuintes do ICMS as pessoas jurídicas que praticam vendas (comércio e indústria). Não contribuinte do ICMS são as demais pessoas físicas ou jurídicas (empresas prestadoras de serviços, escolas, órgãos públicos etc., que não praticam vendas)”, explica Welinton Mota. Como será a nova regra a partir de 1º/01/2016 A partir de 2016, nas operações que destinem bens e serviços a consumidor final, contribuinte ou não do ICMS (pessoa física ou jurídica), localizado em outro Estado: a) adotar-se-á a alíquota do ICMS interestadual (4%, 7% ou 12%, conforme o Estado de destino); e b) caberá ao Estado do destinatário o ICMS correspondente à diferença entre a alíquota interna do Estado destinatário e a alíquota interestadual. “Anteriormente, nas vendas interestaduais destinadas a não contribuinte, o ICMS interestadualera recolhido integralmente no Estado de origem da operação, pela alíquota interna (do Estado do remetente). O Estado destinatário não tinha direito a nenhuma parcela do ICMS”, explica Mota. Recolhimento do ICMS interestadual em favor do Estado de destino A responsabilidade pelo recolhimento do ICMS correspondente à diferença entre a alíquota interna e a interestadual (Diferencial de Alíquotas) será atribuída: a) ao destinatário, quando este for contribuinte do imposto (comércio/indústria); e b) ao remetente, quando o destinatário não for contribuinte. Partilha gradual do ICMS Interestadual – Operações destinadas a não contribuinte No caso de operações e prestações que destinem bens e serviços a consumidor final não contribuinte (pessoa física ou empresas que não praticam vendas) localizado em outro Estado, o “Diferencial de Alíquotas do ICMS” será partilhado entre os Estados de origem e de destino, na seguinte proporção: Partilha do Diferencial de Alíquotas do ICMS Ano UF de Origem UF de destino 2016 60% 40% 2017 40% 60% 2018 20% 80% A partir de 2019 – 100% É importante destacar que a responsabilidade pelo recolhimento do “ICMS Diferencial de Alíquotas” em favor do Estado de destino, nas operações destinadas a não contribuintes, será do remetente. Além disso, a partilha gradual do ICMS, não se aplica nas operações destinadas a “contribuintes do ICMS” (comércio e indústria) de outro Estado. Nesse caso, a responsabilidade pelo pagamento do “Diferencial de Alíquotas” será do próprio destinatário “contribuinte” de outro Estado (ou seja, essa regra não mudou). Estado de São Paulo O Estado de São Paulo foi um dos primeiros a promover a alteração em sua legislação interna adequar-se à Emenda Constitucional nº 87/2015, e às mudanças do ICMS interestadual. Assim, nas operações e prestações iniciadas em outra Unidade da Federação, que destinem bens e serviços a consumidor final não contribuinte do ICMS localizado no Estado de São Paulo, caberá ao remetente ou prestador (de outro Estado) a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS correspondente à diferença entre a alíquota interna e interestadual em favor do Estado de São Paulo.

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