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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

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Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e  muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas  com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições,  prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e  até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Dia do Contador – Contabilidade moderna – caminho para crescer

No dia 22 de setembro é comemorado o Dia do Contador e, cada vez mais,20 é fundamental debater o papel do profissional contábil. É importante lembrar que as dificuldades para empresas serão grandes nos próximos meses, o que faz com que a contabilidade em dia seja uma necessidade para quem pretende crescer neste período. Assim, é importante que a s empresas estejam atentas a modificação e com os responsáveis por esse setor sempre atualizado. Isso porque é constante a modernização no setor contábil e para essa ano as empresas deverão se adequar a importantes pontos como é o caso do Bloco K do SPED Fiscal e o eSocial, dentre outros, isso aumenta ainda mais a importância de uma contabilidade moderna para uma empresa. “Muito se falou que a contabilidade das empresas ia mudar, todavia, o que se viu foi o contador assumindo um papel totalmente diferente do passado e muito mais importante e estratégico. Esqueça o antigo guarda livro, pois hoje mais que uma empresa que ofereça a simples contabilidade as empresas necessitam de profissionais que ofereçam algo mais, isto é, uma consultoria em relação a esses assuntos”, alerta o diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos. Segundo Domingos, é grande a busca das contabilidades de São Paulo pela modernização das empresas, podendo assim oferecer o melhor para seus clientes. “Nós da Confirp, por exemplo, investimos pesadamente em nosso campo tecnológicos e profissionais de TI nos últimos anos, para que possamos estar sempre à frente das mudanças que ocorrem”. Isso porque, a Confirp já tem números que comprovam que quando esss novidades são bem geridas pelas empresas podem se transformar em uma ótima oportunidade de crescimento para empresas, com a agilidade nos processos, e a possibilidade de uma visão mais estratégica dos negócios, além de poupar tempo e dinheiro. Além da modernização da contabilidade, Domingos reforça que para empresas também é importante uma adequação tecnológica. A primeira coisa que recomendamos para quem quer sofrer pouco com essas mudanças é implantar Sistemas ERP´S de gestão, já que esses possibilitarão vantagens estratégicas como integridade das informações maior, menores prazos para obtenção e envio de informações e possibilidade de direcionamento do profissional contábil para ações estratégicas. Assim, a busca por crescimento, com a redução de tributos de forma lícita pelas empresas passa por ter um suporte contábil fortalecido e competente, deixando, com dito anteriormente, de ter funções tradicionais para assumir um papel mais estratégico. Essa complexidade e os ricos ao futuro da organização faz com que se torne fundamental a contratação de empresas qualificadas e especializadas, já que pequenos deslizes podem se tornar grandes despesas tributárias. Lembrando também que isso também poderá trazer benefícios extras, já que os custos tributários que podem ser reduzidos de forma legal por meio da elisão fiscal, dentro de um planejamento tributário. Por parte do administrador também é necessário um acompanhamento mais próximo dessa área por parte do empresário, que deve se atualizar e associar o tema ao dia a dia da empresa e das suas despesas. Resumindo, no mercado atual uma boa contabilidade é estratégica. E a solução para micro, pequenas, médias e grandes empresas, cada vez mais passa pela terceirização adequada desse processo. Assim esse trabalho deve ser bem avaliado, já que, a qualificação é imprescindível para que se ajuste à empresa, reduza riscos e aumente a lucratividade.  

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Receita Federal divulga norma sobre a Dirf 2019

Foi publicada hoje, no Diário Oficial da União, a Instrução Normativa RFB nº 1.836, de 2018, que dispõe sobre a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte referente ao ano-calendário de 2018 – Dirf 2019. Saiba tudo sobre declarações, seja cliente Confirp O objetivo é possibilitar o correto cumprimento dessa obrigação acessória pelos declarantes previstos na norma. As duas alterações principais relativamente aos anos anteriores são: 1 – previsão de obrigatoriedade de declaração das informações referentes aos beneficiários de rendimentos de honorários advocatícios de sucumbência, pagos ou creditados aos ocupantes dos cargos de que trata o caput do art. 27 da Lei nº 13.327, de 2016, das causas em que forem parte a União, as autarquias e as fundações públicas federais; e 2 – exclusão da obrigatoriedade de apresentação da Dirf 2019 pelas pessoas jurídicas de que trata a Lei nº 12.780, de 9 de janeiro de 2013, relacionadas à organização dos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos de 2016. A apresentação da Dirf 2019 é obrigatória para pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), ainda que em um único mês do ano-calendário, por si ou como representantes de terceiros. A Dirf 2019 deverá ser apresentada até as 23h59min59s do dia 28 de fevereiro de 2019 através do Programa Gerador de Declarações – PGD Dirf 2019 – de uso obrigatório – a ser disponibilizado pela Receita Federal em seu site na internet, a partir do primeiro dia útil de janeiro de 2019. A aprovação do leiaute aplicável aos campos, registros e arquivos da Dirf 2019 para fins de importação de dados ao PGD Dirf 2019 será divulgada por meio de Ato Declaratório Executivo, a ser expedido por esta Coordenação-Geral de Fiscalização (Cofis). Com informações do portal da Assessoria de Imprensa da Receita Federal

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Investimentos: quais melhores aplicações no cenário econômico atual?

O ano de 2023 inseriu o Brasil em um novo ciclo, com importantes impactos na economia. Esse novo momento oferece muitas oportunidades para os brasileiros, mas principalmente para o mercado de investimentos. Para simplificar esse tema a Confirp Contabilidade realizará o workshop gratuito Desvendando o mundo dos investimentos – Como poupar e investir para o segundo semestre, que acontecerá no dia 26/07 às 9h00, na sede da empresa. A inscrição pode ser realizada pela página do evento. O tema é muito pertinente, sendo que, depois de um período complexo de pandemia e crise econômica gerada por variados motivos, a tendência é que a economia aqueça, juros caiam já nos próximos meses e as chances de bons negócios proliferem. Mas, para aproveitar essa nova onda, é preciso se preparar. Principalmente se atentar sobre onde devem ser realizados os melhores investimentos. Mas, como investir? Antes de investir é preciso poupar. Muitas pessoas ainda confundem os termos acreditando que poupar é o ato de investir, mas na verdade a palavra se refere a um paço anterior, que é reter dinheiro mensalmente para realização de reservas e investimentos. “É preciso criar o costume de guardar parte do dinheiro que recebe, com atenção especial ao que se faz com esse valor, ou seja, quais os sonhos e metas que se quer atingir com isso. Sempre alerto que o dinheiro precisa estar “carimbado”, já ter um propósito bem definido e planejado, caso contrário, ele será alvo fácil de gastos impulsivos e supérfluos”, explica Reinaldo Domingos, presidente da DSOP Educação Financeira. A partir daí, começar a estabelecer quais são esses sonhos que precisam de dinheiro para serem realizados. Feito isso, separe-os em curto (até um ano), médio (de um a dez anos) e longo prazos (acima de dez anos). Só com essa informação que conseguirá dar um passo importante: se tornar um investidor. Reinaldo Domingos alerta que o investimento também dependerá do perfil de investidor da pessoa que pode ser: conservador (sem riscos; aplicação estável), moderado (riscos somente em uma pequena parte do investimento) e arrojado (mais riscos, porém mais retorno na aplicação). Quais os melhores investimentos “Antes de comentar sobre aplicações, é importante reforçar que não há melhores ou piores aplicações, pois cada pessoa ou empreendimento tem um perfil de investidor, com objetivos e necessidades diferentes”, explica Thiago Bassetto, especialista em investimento da L’Áquila Invest. Entretanto, no cenário atual em grande parte, os ativos em renda fixa são os mais atrativos, pois estamos ainda com juros em patamares elevados, temos como base a Taxa Selic, que é nossa referência para juros no Brasil e está em atuais 13,75% ao ano, e, com isso, são obtidos rendimentos acima de 1% ao mês de forma conservadora e com baixo risco. Mesmo com tendência de queda da Selic, essa não deverá ser abrupta. Thiago Basseto reforça que “a Taxa Selic é flutuante, ou seja, muda de acordo com a Política Monetária do Brasil, podendo subir ou cair ao longo do tempo, mas as aplicações que são indexadas à Taxa Selic ou ao CDI (acompanha Selic) são consideradas de baixo risco, como Tesouro Selic, CDB, Fundos de Renda Fixa Pós-Fixados, Letra Financeira, Debêntures, entre outros. Só é importante entender qual a necessidade de cada investidor, pois esses ativos podem ou não ter liquidez diária (resgate a qualquer momento). Via de regra, quanto maiores os prazos, melhores os retornos em relação ao percentual do CDI”. Por exemplo, um CDB que pode ser resgatado diariamente pode remunerar o investidor à 102% do CDI, enquanto um CDB com prazo para 3 anos pode chegar à 122% do CDI. Outra alternativa dentro de Renda Fixa são os títulos atrelados à inflação, os IPCA+. Esses ativos protegem o investidor da inflação e ainda pagam uma taxa prefixada de ganho real (acima da inflação). “Além disso, não podemos deixar de comentar sobre os títulos prefixados, pois são uma alternativa para momentos de queda de juros, onde o cliente já sabe quanto irá ganhar no momento em que investe. Mas, entre os tipos de renda fixa, esse é o que possui maior risco, pois não tem nenhum indexador atrelado a ele”, complementa o especialista da L’Áquila Invest. Ao investir em uma taxa prefixada à 13% a.a., por exemplo, e a Selic subir para 14 ou 15%, esse título tem seu valor desagiado — mas o inverso é verdadeiro, se o juros cair para 12 ou 11%, ele te ágio em seu valor. A definição das taxas é feita por meio da curva de juros futura, sendo a expectativa que o mercado tem para um determinado prazo. Os investidores devem tomar muito cuidado ao investir nesse tipo de indexador prefixado. Da mesma forma que os ativos pós-fixados, o prazo será um ponto importante, e geralmente, quanto maior o prazo, melhor a taxa atrelada ao ativo. Atualmente, a combinação entre Pós-fixado (SELIC/CDI) e Inflação (IPCA+) tem sido uma boa alternativa para a maioria dos investidores. “Em momentos de turbulência de mercado e incertezas econômicas, o melhor caminho é ter cautela, não tomar decisões precipitadas e não fazer grandes movimentações na carteira. É preciso conhecer um pouco mais seus investimentos e o impacto que eles poderão sofrer com o momento, pois podem ser impactos passageiros ou mais duradouros, e aí sim pensar em uma reestruturação de portfólio. É sempre importante considerar que a diversificação é a melhor estratégia, e, como dizem, ‘nunca concentrar todos os ovos em uma única cesta’”, alerta o especialista da L’Áquila. O melhor ativo para se blindar contra a alta dos preços e a perda do poder de compra que a inflação elevada causa é ter como base os ativos de renda fixa indexados ao IPCA+, visto que eles vão acompanhar a inflação e ainda garantir um juros acima, o chamado juro real, e sobre os juros altos, que geralmente são balizados pela Taxa Selic, usar ativos Pós-Fixados que acompanhem esses juros maiores. Ao ser questionado se é hora de correr risco, Thiago Bassetto conta que não existe resposta correta. “Como sempre falamos, depende do perfil do investidor. Por

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