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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Imposto de Renda desatualizado investimentos no exterior

Veja as novidades nas regras de Tributação de Investimentos no Exterior

Na última terça-feira (08), foi aprovado o Parecer da Comissão Mista da Medida Provisória (“MP”) n. 1.172, que traz propostas de incorporação a temas abordados na MP 1.171/23, focando na tributação pelo Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) sobre rendimentos provenientes de aplicações financeiras, entidades controladas e Trusts no exterior. As mudanças sugeridas têm o potencial de impactar significativamente investidores no Brasil que mantêm capital em países estrangeiros. De acordo com o Diretor Executivo da Confirp Contabilidade, Richard Domingos, a medida terá um “importante impacto para os investidores que têm capital no exterior”. Ele observa um aumento notável no número de pessoas questionando se vale a pena manter dinheiro em outros países. A proposta tem como foco principal a revogação da isenção de IRPF sobre ganhos de capital e variação cambial na alienação de bens no exterior adquiridos como não residente, a partir de 01/01/2024. Uma das mudanças mais significativas é a regra de anti-diferimento de rendimentos auferidos por pessoa física por meio de entidades controladas no exterior. Seguindo as diretrizes da OCDE que já são aplicadas em diversas nações, o Governo Federal visa tributar os rendimentos do capital aplicado no exterior, seja diretamente na pessoa física ou dentro de empresas ou trusts, a partir do ano-calendário de 2024. Richard Domingos detalha: “A MP inclui todas as aplicações financeiras, inclusive as que estão dentro de trusts”. Ele esclarece que assim como é hoje os rendimentos serão tributados exclusivamente no resgate, amortização, alienação ou vencimento das aplicações financeiras, porém serão apurados de uma única só vez na DIRPF. A medida também define novas regras para a tributação dos lucros auferidos por entidades estrangeiras que se enquadrem nas diretrizes da MP. Entre as mudanças estão a identificação do lucro da companhia a partir do balanço patrimonial, a conversão desse lucro pela taxa do dólar de venda divulgado pelo BC em 31 de dezembro e a tributação na proporção da participação da pessoa física na capital da empresa. Além disso, a MP atualiza a Tabela Progressiva Mensal do IRPF, estabelecendo isenção de tributação do rendimento auferido até o limite de R＄ 2.112,00 e uma alíquota de 27,5% para rendimentos acima de R＄ 4.664,68. Segundo dados do Governo Federal, as medidas têm potencial de arrecadação de cerca de R＄ 3,25 bilhões para o ano de 2023, R＄ 3,59 bilhões para 2024 e R＄ 6,75 bilhões para 2025. Essas mudanças propostas entrariam em vigor a partir do primeiro dia de 2024. No entanto, para que essas novas regras possam valer, a MP precisaria ser aprovada pelo Congresso em até 120 dias a partir da data de sua publicação, que se encerra em 28 de agosto deste ano. Veja um resumo dos principais pontos que forma apresentados no parecer de ontem: Tributação de Aplicações Financeiras de Pessoas Físicas no Exterior: – Rendimentos auferidos a partir de 01/01/2024 passam a ser tributados referente aplicação financeira serão tributados com tabela progressiva diferente ao do atualmente utilizada; – Alíquotas de tributação variam de 0% para rendimentos até R＄ 6 mil, 15% para rendimentos entre R＄ 6 mil e R＄ 50 mil, e 22,5% para rendimentos acima de R＄ 50 mil. – Rendimentos serão computados na Declaração de IR e submetidos à tributação quando efetivamente recebidos. – Variação cambial de depósitos em conta corrente não remunerados ou em cartão de débito/crédito não será tributada. – Variação cambial de moeda estrangeira em espécie não será tributada até o limite de U＄ 5 mil. – Criptoativos serão incluídos no rol de aplicações financeiras mantidas no exterior. – Possibilidade de dedução do imposto de renda pago no exterior em acordos bilaterais ou com reciprocidade de tratamento tributário. Tributação de Entidades Controladas no Exterior: – Lucros de entidades controladas no exterior a partir de 01/01/2024 serão tributados pelo IRPF. – Mesmas alíquotas de tributação de aplicações financeiras serão aplicadas. – Lucros serão computados para fins do IRPF em 31/12 do ano de apuração, independentemente de distribuição. – Lucros até 31/12/2023 serão tributados apenas na distribuição efetiva à pessoa física. – Possibilidade de dedução do imposto de renda pago no exterior em acordos bilaterais ou com reciprocidade de tratamento tributário. – Apuração do lucro da entidade no exterior seguirá a legislação contábil/comercial brasileira. Definição de Entidades Controladas: – Consideradas controladas as entidades em que a pessoa física detenha direitos que assegurem preponderância nas deliberações sociais, entre outras condições. – Inclusão das entidades com classes de cotas ou ações com patrimônio segregado como entidades separadas para fins fiscais. – Nova regra aplicada a entidades controladas em paraísos fiscais, com regime fiscal privilegiado ou renda ativa inferior a 60% da renda total. – Aluguéis recebidos por entidades com atividade principal em incorporação imobiliária ou construção civil são excluídos do conceito de renda passiva. Tributação de Trusts no Exterior: – Bens e direitos em Trusts no exterior permanecem sob titularidade do instituidor até distribuição ou falecimento. – Rendimentos e ganhos desses bens serão considerados auferidos pelo titular a partir de 01/01/2024 e sujeitos ao IRPF. – Trust detendo entidade controlada segue regras de tributação de entidades controladas listadas anteriormente. – Distribuição de Trust ao beneficiário considerada doação ou transmissão causa mortis para fins fiscais. – Trustee deve fornecer recursos e informações para pagamento do IRPF e cumprimento das obrigações fiscais no Brasil. Atualização do Valor de Bens no Exterior: – Pessoa física pode atualizar valor dos bens no exterior na Declaração de IRPF, considerando valor de mercado em 31/12/2022. – Diferença entre valor de mercado e custo de aquisição será tributada pelo IR a 10%. – Entidades controladas no exterior podem escolher entre atualização em 31/12/2022 ou 31/12/2023. Além disso, revogações de isenções de IRPF sobre ganhos de capital e variação cambial na alienação de bens no exterior serão aplicadas a partir de 01/01/2024. É importante ressaltar que as Medidas Provisórias têm força de lei imediata, mas precisam ser posteriormente aprovadas pelo Congresso Nacional para se converterem em leis ordinárias. O prazo inicial de vigência é de 60 dias, prorrogáveis automaticamente, podendo entrar em regime de urgência após 45 dias sem

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Análise do Projeto de Lei 4×3: dez possíveis impactos negativos para trabalhadores e empresários

O Projeto de Lei que propõe a mudança na jornada de trabalho para o modelo 4×3 (quatro dias de trabalho e três dias de descanso) está em discussão no Congresso Nacional e já gerou um intenso debate sobre seus potenciais impactos na economia e nas relações de trabalho. Pensando nisso, resolvemos trazer uma análise do Projeto de Lei 4×3. A proposta visa reduzir a carga horária semanal de 44 para 36 horas, com jornada distribuída em apenas quatro dias. No entanto, para muitos, incluindo Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Contabilidade, essa mudança pode trazer uma série de desafios que podem não ser benéficos nem para os trabalhadores nem para os empresários. A proposta, que precisa do apoio de 171 deputados para começar a tramitar, é vista por seus defensores como uma forma de alinhar o Brasil às tendências globais de redução da jornada de trabalho, especialmente no contexto do avanço tecnológico. Entretanto, a crítica surge no fato de que o Brasil vive um cenário de mercado de trabalho aquecido, com uma demanda crescente por mão de obra qualificada, e não um período de alto desemprego, o que faz com que a mudança não seja tão vantajosa quanto parece. Os dez impactos negativos do projeto de lei Abaixo, listamos os dez impactos que, segundo Richard Domingos, podem ser negativos tanto para os trabalhadores quanto para as empresas com a implementação da jornada de trabalho 4×3: Redução de salários de aproximadamente entre 18% Para equilibrar os custos, muitas empresas poderiam reduzir salários, já que a jornada de trabalho será encurtada. Esse ajuste nos salários seria de aproximadamente 18%. Com isso, trabalhadores poderiam receber menos por um número reduzido de horas trabalhadas, o que afetaria negativamente o poder aquisitivo. Aumento nos custos de contratação de mão de obra A necessidade de adaptar a infraestrutura das empresas para acomodar essa nova jornada pode gerar custos adicionais significativos. Isso inclui mais gastos com benefícios, tais como: assistência médica, odontológica, diárias, uniformes, EPIs, treinamento, incremento de novas posições (devido aumento da demanda). Além dos que acontecerão em áreas como recrutamento e seleção de pessoal, departamento pessoal, gastos com processamento de folha de pagamento, gastos com normas regulamentadoras do trabalho, dentre outras. Aumento no quadro de gestores das empresas É fato que quanto mais trabalhadores operacionais em uma empresa, maior será a necessidade de ter a disposição cargos de liderança, visado gerir esses colaboradores, consequentemente haverá um aumento dos custos de mão de obra para as empresas. Esse número de gestores pode variar em função da atividade da empresa. Com aumento dessas posições outras despesas aumentaram significativamente. Aumento da informalidade no mercado de trabalho O risco é que a redução da jornada de trabalho não se traduza em mais empregos formais, mas sim no aumento da informalidade. Isso já foi visto em outras reformas, como a PEC das empregadas domésticas, que, apesar de tentar regularizar a situação, aumentou a informalidade nesse setor. Pressão sobre os trabalhadores para cumprir a carga horária em menos dias Embora a jornada semanal seja reduzida, a sobrecarga nos quatro dias úteis pode ser maior, com os trabalhadores precisando cumprir mais tarefas em menos tempo, o que pode resultar em estresse, cansaço e diminuição da qualidade de vida. Diminuição da qualidade do atendimento ao cliente Muitos setores, especialmente os de serviços, dependem de uma carga horária extensa para garantir a continuidade do atendimento ao cliente. A redução da jornada pode afetar diretamente a qualidade do serviço prestado, já que a empresa terá menos dias e horas disponíveis para atender os clientes. Sobrecarga em funções específicas Certas funções, principalmente em empresas de grande porte, exigem a presença constante de profissionais especializados. A jornada 4×3 pode gerar a necessidade de mais contratações para cobrir os turnos reduzidos, mas em um contexto onde já falta mão de obra qualificada, isso pode aumentar a escassez de trabalhadores especializados. Necessidade de direcionar mais investimentos para tecnologia Para lidar com a jornada reduzida, muitas empresas terão que investir mais em sua operação, tanto para otimizar a produtividade quanto para gerenciar melhor as equipes. Esse investimento, que inclui computadores, notebook, smartphone, ferramentas de colaboração online, softwares de gestão, antivírus, segurança da informação, softwares operacionais, dentre outros. Isso pode ser inviável para pequenas empresas ou para setores que não possuem estrutura para isso. Busca de substituição de mão de obra por inteligência artificial Com a necessidade de reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade, as empresas podem buscar alternativas como a substituição de postos de trabalho por tecnologia, incluindo inteligência artificial. Isso pode ter um efeito inverso ao proposto pela legislação, gerando desemprego, principalmente em funções menos qualificadas, e aumentando a automação em setores como atendimento ao cliente e operações administrativas. Desequilíbrio entre vida pessoal e profissional Embora a proposta busque dar mais tempo livre aos trabalhadores, na prática, pode ter o efeito contrário, fazendo com que isso comprometa o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Isso porque os trabalhadores podem acabar sacrificando seu tempo pessoal para complementar a renda fazendo bicos, caso ocorram reduções salariais. A visão crítica de Richard Domingos Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Contabilidade, tem se mostrado contrário à proposta, acreditando que o momento atual não é o adequado para uma mudança tão radical na jornada de trabalho. “O Brasil está em um cenário de demanda crescente por mão de obra qualificada, e não de desemprego em massa. A proposta, portanto, pode não gerar mais empregos, mas sim desestabilizar os contratos de trabalho já existentes, gerar informalidade e aumentar os custos para as empresas, sem necessariamente trazer os benefícios esperados para os trabalhadores”, analisa. Ele também aponta que a proposta ignora as complexidades do mercado de trabalho brasileiro e as diferenças entre os setores. Para empresas que já enfrentam dificuldades em qualificar sua força de trabalho, a mudança pode ser mais um obstáculo, e não uma solução. Além disso, Richard reforça que o custo operacional das empresas aumentaria, o que exigiria investimentos adicionais em tecnologia, equipamentos e adequações, um custo difícil de ser suportado

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ESocial deve virar “Big Brother”

Embora desgastada, a expressão “Big Brother” resume bem o que o eSocial significa para o governo em termos de controle de informações na relação entre empregadores e trabalhadores domésticos. Conheça a Confirp, a contabilidade do tamanho da sua empresa Antes, uma pessoa que assinasse a carteira de trabalho de um doméstico não tinha obrigação de repassar a informação ao governo. A guia do INSS era gerada sem identificar o contratante e podia ser paga por um parente, por uma empresa ou em dinheiro, de forma que seria impossível saber para quem o empregado prestava o serviço de fato. Também cabia ao empregado entrar no site do INSS, com senha, para verificar se os recolhimentos estavam sendo feitos em dia. Se não estivessem, ele teria de acionar o órgão para tentar cobrar a dívida do empregador. Agora, o governo terá acesso imediato ao contrato de trabalho, com detalhes como horário da jornada e local da prestação do serviço. Encargos não recolhidos ficarão pendentes no sistema e só poderão ser pagos com multa. Até mesmo o período de férias, que gera encargos extras de INSS e FGTS, deve ser registrado no novo sistema. Em geral, o governo só ficava sabendo da relação de trabalho em casos de licença-maternidade ou na hora da entrega da declaração de Imposto de Renda. E, mesmo assim, em órgãos distintos. “Estamos falando pela primeira vez de um cadastro unificado, de segurança de informação, de junção de vários órgãos para tentar harmonizar o pedido de informação”, afirma Clóvis Peres, um dos principais responsáveis pelo sistema dentro da Receita. Imposto de Renda e eSocial Em relação à declaração do IR, a informação constava apenas quando a pessoa utilizava o benefício fiscal que permite abater os valores pagos ao INSS para domésticas. Esse benefício, aliás, está na lista de fraudes comuns encontradas na malha fina do fisco. Empregadores que fazem a declaração simplificada, e por isso não utilizam o benefício, em alguns casos, “repassam” o abatimento para outra pessoa. Agora, de acordo com Peres, a Receita poderá cruzar os dados para facilitar a descoberta desse e de outros tipos de fraudes. O diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos, diz que as informações prestadas ao eSocial podem ser consideradas como uma declaração do contribuinte de ele que deve aqueles valores. “Antes, o empregador deixava de recolher a contribuição e não havia cobrança. Agora, o governo pode fazer a cobrança administrativa e até judicial de créditos não recolhidos”, afirma. “Esse tipo de controle vai fazer muita gente mudar. Fica muito difícil não recolher. Será mais fácil para o governo detectar”, diz o advogado Ricardo de Freitas Guimarães. Fonte – Folha de S. Paulo – http://m.folha.uol.com.br/mercado/2015/11/1706850-receita-federal-transforma-esocial-em-big-brother.shtml?mobile

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Desafios do Novo Crédito Consignado: Empresas Enfrentam Riscos Trabalhistas

O Novo Crédito Consignado exige que empregadores façam descontos em folha, sigam limite legal e se adaptem a situações como férias e demissões Desde a implementação do novo modelo de crédito consignado (o uso do FGTS ainda não está liberado, pois o sistema do governo não está pronto. Hoje o empregado ainda não consegue pegar o empréstimo com garantia com FGTS), as empresas brasileiras têm enfrentado uma série de desafios operacionais e legais. O modelo exige que empregadores assumam responsabilidade ativa na gestão dos descontos em folha, o que tem gerado confusão, sobrecarga contábil e até risco jurídico, especialmente entre pequenas e médias empresas. Segundo Daniel Santos, consultor trabalhista da Confirp Contabilidade, a mudança criou um novo cenário que exige atenção e preparo técnico. “Agora, quando um trabalhador fecha um contrato de crédito consignado até o dia 20 de um mês, entre os dias 21 a 25 seguinte a empresa já recebe uma notificação via DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista), mas precisará consultar o “portal do empregador” com seu certificado digital para baixar os dados completos do empréstimo, e iniciar o desconto na folha do mês seguinte. Mesmo que o valor não esteja claro ou não confere com a realidade, a empresa precisa agir”, explica. A sistemática prevê que os descontos sejam feitos dentro do limite legal de 35% da remuneração disponível, considerando salário base, comissões e horas extras, menos descontos obrigatórios como INSS, pensão e imposto de renda, ou outros que são dedutíveis da base de cálculo previdenciária, como faltas e atrasos. Esse cálculo precisa ser feito mensalmente, o que aumenta a complexidade para os departamentos de RH. “É uma responsabilidade muito grande. Caso o desconto seja feito de forma indevida, a empresa pode ser responsabilizada. Muitos empresários estão tendo que contratar contadores só para lidar com essa operação”, alerta Daniel Santos. A situação se complica ainda mais em casos específicos, como férias, afastamentos ou adiantamentos salariais. Nestes casos, é preciso provisionar corretamente o valor da parcela para não afetar o valor líquido do trabalhador ou gerar inconsistências. “Se o funcionário estiver de férias, por exemplo, o desconto deve ser feito sobre o valor pago nas férias. Se houver adiantamento, o sistema precisa estar preparado para compensar esse valor no salário final”, detalha o consultor. Há ainda um ponto crítico que envolve desligamentos. Caso o trabalhador peça demissão ou seja demitido antes do início dos descontos, a empresa não desconta a parcela e o banco passa a negociar diretamente com o ex-funcionário. “Imagine um colaborador que contratou o consignado em junho e foi desligado antes do início dos descontos, que começariam em julho. A empresa sai do processo, e o banco precisa encontrar uma solução com o trabalhador. Isso pode gerar conflitos e insegurança para ambas as partes”, afirma. O recolhimento dos valores é feito por meio da guia do FGTS Digital, e a informação é integrada automaticamente ao sistema da Caixa Econômica Federal, que centraliza tanto o pagamento das parcelas do empréstimo quanto o FGTS. O primeiro vencimento dessa nova sistemática ocorre em 20 do mês subsequente. Para Daniel, é urgente uma maior padronização do processo e apoio técnico aos empregadores. “O sistema foi lançado com pouca orientação e muita exigência. Estamos falando de algo que afeta diretamente o contracheque e a relação trabalhista. É preciso mais clareza e suporte para evitar que a solução de crédito se torne um novo passivo para as empresas”, finaliza.

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