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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Veja como fugir da malha fina em caso de erro no Imposto de Renda

Faltando uma semana para o fim do prazo de entrega das declarações de Imposto de Renda Pessoa Física, boa parte dos contribuintes ainda não prestou conta à Receita Federal o que faz com que a chance de erros seja muito maior. Contudo, mesmo quem já enviou pode ter errado na elaboração, correndo o risco de parar na malha fina. A malha fina é praticamente uma “peneira” para os processos de declarações que estão com pendências, impossibilitando a restituição. Assim, para fugir dessa armadilha é precisando muito cuidado para preencher os dados e mesmo depois para corrigir. “Neste ano, logo após entregar a declaração o contribuinte já pode saber se está ou não para malha fina e quais os motivos. Temos observado que fatores como informes de rendimentos, despesas médicas e eSocial das Domésticas estão sendo motivos muito comuns que ocasionam essa situação. É preciso muito cuidado”, explica o diretor executivo da Confirp Contabilidade Richard Domingos. Segundo o diretor da Confirp, em 24 horas já dá para saber se está na malha fina, bastando acessar o sistema. Sobre os pontos citados, em relação ao eSocial, muitos contribuintes declaram nesse documento uma informação e outra no Imposto de Renda. Já os informes de rendimentos ocorrem quando a informação está diferente da DIRF, enviada pela empresa contratante. Por fim, receitas médicas ocorre com informações em desacordo com a DMED, declaração que os médicos enviam. Ocorre que, mesmo com a importância desse documento, ainda se tem casos de descuidado e pressa para envio das informações e isso, somado com as complicações para preenchimentos, ocasionam erros que comprometem a declaração, podendo levar até mesmo à malha fina da Receita Federal e a pagar multas bastante altas. Contudo, segundo o diretor executivo da Confirp Contabilidade Richard Domingos, esses erros não devem ser motivos de desespero. “Detectados os problemas na declaração o contribuinte pode fazer a retificação, antes mesmo de cair na malha fina, onde os erros serão corrigidos. O prazo para retificar a declaração é de cinco anos, mas é importante que o contribuinte realize o processo rapidamente, para não correr o risco de ficar na Malha Fina”. Um dos cuidados que deve ser tomado é entregar a declaração retificadora no mesmo modelo (completo ou simplificado) utilizado para a declaração original. É fundamental que o contribuinte possua o número do recibo de entrega da declaração anterior, para a realização do processo. Segundo Domingos, o procedimento para a realização de uma declaração retificadora é o mesmo que para uma declaração comum, a diferença é que no campo Identificação do Contribuinte, deve ser informado que a declaração é retificadora. Quando aumenta ou diminui o imposto de renda Importante lembrar que o contribuinte que já estiver pagando imposto não poderá interromper o recolhimento, mesmo havendo redução do imposto a pagar. Nesse caso, deverá agir da seguinte forma: – recalcular o novo valor de cada quota, mantendo-se o número de quotas em que o imposto foi parcelado na declaração retificadora, desde que respeitado o valor mínimo; – os valores pagos a mais nas quotas já vencidas podem ser compensados nas quotas com vencimento futuro ou ser objeto de pedido de restituição; – sobre o montante a ser compensado ou restituído incidirão juros equivalentes à taxa Selic, tendo como termo inicial o mês subsequente ao do pagamento a maior e como termo final o mês anterior ao da restituição ou da compensação, adicionado de 1% no mês da restituição ou compensação. Já se a retificação resultar em aumento do imposto declarado, o contribuinte deverá calcular o novo valor de cada quota, mantendo-se o número de quotas em que o imposto foi parcelado na declaração retificadora. Sobre a diferença correspondente a cada quota vencida incidem acréscimos legais (multa e juros), calculados de acordo com a legislação vigente. Riscos da malha fina Mas quais os principais motivos que levam os contribuintes a caírem na malha fina? Veja o que aponta o diretor da Confirp, Richard Domingos: – Informar despesas médicas diferente dos recibos, principalmente em função da DMED; – Informar incorretamente os dados do informe de rendimento, principalmente valores e CNPJ; • – Deixar de informar rendimentos recebidos durante o ano (as vezes é comum esquecer de empresas em que houve a rescisão do contrato); • – Deixar de informar os rendimentos dos dependentes; • – Informar dependentes sem ter a relação de dependência (por exemplo, um filho que declara a mãe como dependente mas outro filho ou o marido também lançar); • – A empresa alterar o informe de rendimento e não comunicar o funcionário; • – Deixar de informar os rendimentos de aluguel recebidos durante o ano; • – Informar os rendimentos diferentes dos declarados pelos administradores / imobiliárias. A empresa pode levar o funcionário à malha fina quando: Deixa de informar na DIRF ou declara com CPF incorreto; • Deixar de repassar o IRRF retido do funcionário durante o ano; • Alterar o informe de rendimento na DIRF sem informar o funcionário.

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Entenda como funciona o auxílio emergencial do governo

O Governo Federal concedeu o auxílio emergencial de R$ 600 aos trabalhadores informais, inclusive os Microempreendedores Individuais – MEI, autônomos e desempregados, durante o período de calamidade pública decorrente do Coronavírus. A Confirp Consultoria Contábil elaborou um material detalhando esse tema, veja os principais pontos a serem entendidos: O que é o auxílio emergencial? É um benefício de R$ 600 para garantir uma renda mínima aos brasileiros em situação mais vulnerável durante a pandemia do Covid-19 (Coronavírus), já que muitas atividades econômicas foram gravemente afetadas pela crise. Quem tem direito ao benefício? As pessoas inscritas no Programa Bolsa Família, aquelas que fazem parte do cadastro de Microempreendedores Individuais (MEI), os contribuintes individuais do INSS, as pessoas inscritas no Cadastro Único até o último dia 20 de março e os informais que não fazem parte de nenhum cadastro do Governo Federal estão aptos a receber o benefício. Esse benefício será concedido, durante os meses de Abril, Maio e Junho de 2020, por meio de conta poupança social digital, ao trabalhador que preencher cumulativamente os seguintes requisitos: · Maior de 18 anos · Sem emprego formal ativo (não contratado pela CLT ou não servidor público) · Não receba benefício previdenciário ou assistencial, seguro-desemprego ou de programa de transferência de renda federal, com exceção do Bolsa-Família · Renda mensal familiar: por pessoa de até R$ 522,50 ou total de até R$ 3.135,00 (excluídos valores do Bolsa Família) · Rendimento tributável até R$ 28.559,70 em 2018 · Exercício da atividade como: Ø Microempreendedor Individual; ou Ø Contribuinte Individual filiado ao INSS; ou Ø Trabalhador Informal, seja autônomo ou desempregado, inclusive com trabalho intermitente inativo, inscrito no CadÚnico (Cadastro Único para Programas Sociais do Governo Federal) até 20.03.2020 ou que tenha mensalmente renda familiar acima estipulada, afirmada por autodeclaração. Até dois membros da mesma família poderão receber esse benefício, inclusive a mãe solteira. O Bolsa Família será substituído automaticamente quando o auxílio emergencial for mais vantajoso. Para as famílias em que a mulher seja a única responsável pelas despesas da casa, o valor pago mensalmente será de R$1.200,00. Conceitos: Entende-se por: a) renda familiar – a soma dos rendimentos brutos auferidos por todos os membros da unidade nuclear composta por um ou mais indivíduos, eventualmente ampliada por outros indivíduos que contribuam para o rendimento ou que tenham suas despesas atendidas por aquela unidade familiar, todos moradores em um mesmo domicílio. b) renda familiar per capita – a razão entre a renda familiar mensal e o total de indivíduos na família. Não serão incluídos no cálculo da renda familiar mensal, os rendimentos percebidos de programas do Bolsa Família. Quem NÃO tem direito ao benefício? Quem pertence a família com renda superior a três salários mínimos ou renda mensal por pessoa maior que meio salário mínimo R$ 522,50; Quem está recebendo Seguro Desemprego; Quem está recebendo benefícios previdenciários, assistenciais ou benefício de transferência de renda federal , com exceção do Bolsa Família; Quem recebeu rendimentos tributáveis acima do teto de R$ 28.559.70 em 2018, de acordo com Declaração do Imposto de Renda. Forma de pagamento: O valor do auxílio emergencial será pago em 3 prestações mensais, por instituições financeiras públicas federais, que ficam autorizadas a realizar o seu pagamento por meio de conta do tipo poupança social digital, de abertura automática em nome dos beneficiários, a qual possuirá as seguintes características: a) dispensa da apresentação de documentos; b) isenção de cobrança de tarifas de manutenção, observada a regulamentação específica estabelecida pelo Conselho Monetário Nacional; c) ao menos uma transferência eletrônica de valores ao mês, sem custos, para conta bancária mantida em qualquer instituição financeira habilitada a operar pelo Banco Central do Brasil; e d) não passível de emissão de cartão físico, cheques ou ordens de pagamento para sua movimentação. Calendário de pagamento: Os beneficiários poderão acessar o aplicativo para celular e o site da Caixa Econômica Federal para se cadastrarem, conforme segue. O Governo Federal estabeleceu três grandes grupos: 1) Os beneficiários do Bolsa Família que recebem pelo programa de transferência de renda, que vão passar a receber os R$ 600 até Maio/2020, mas não necessitam entrar no aplicativo ou site nem fazer qualquer tipo de cadastro. Serão identificados automaticamente e receberão o pagamento conforme o calendário do Bolsa Família, ou seja, a partir do dia 16 de abril. 2) Os que estão no Cadastro Único do Governo Federal; e 3) Os trabalhadores informais, MEIs e os contribuintes individuais do INSS que estão fora do Cadastro Único. Os grupos “2” e “3” acima vão receber duas parcelas em abril e a terceira em maio. Aqueles que são correntistas do Banco do Brasil ou têm conta poupança na Caixa devem receber a primeira parcela nesta quinta-feira (09.04). O pagamento para os demais será no dia 14 de abril. A segunda parcela será no fim de abril, entre os dias 27 e 30, dependendo do mês de aniversário da pessoa. A terceira e última parcela será quitada a partir de 26 de maio. Grupos: recebimento automático ou cadastro pelo APP ou site da CAIXA: 1) Bolsa Família: receberão automaticamente, sem necessidade de cadastro pelo APP nem pelo site da CAIXA. Receberão automaticamente 3 parcelas de R$ 600, em substituição ao valor do Bolsa Família. 2) Cadastro Único: os inscritos no Cadastro Único (CadÚnico) até 20/março/2020 que cumpram os requisitos legais e não fazem parte do Bolsa Família serão avaliados automaticamente pela DATAPREV. Não precisam fazer cadastro pelo APP nem pelo site da CAIXA. 3) Trabalhadores informais, microempreendedores individuais (MEI), autônomos e desempregados elegíveis para recebimento do benefício: necessitam fazer o cadastro pelo APP ou site da CAIXA (auxilio.caixa.gov.br). Informações: Mais informações podem ser obtidas através dos seguintes meios: Ø No site do Desenvolvimento Social. Clique aqui ou no link abaixo: http://www.desenvolvimentosocial.gov.br/Portal/imprensa/Noticias/trabalhadores-informais-ja-podem-solicitar-auxilio-emergencial-pelo-aplicativo-e-site-da-caixa Ø No site da Caixa Econômica Federal. Clique aqui ou no link abaixo: https://auxilio.caixa.gov.br/#/inicio Ø Telefone: Central 111 (atendimento automático): permite consultar se está no CadÚnico, Bolsa Família e se precisa se cadastrar no APP/SITE.

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Malha Fina: Aprenda Como Corrigir Problemas na Declaração do IR

O que é malha fina e por que sua declaração pode ser retida? O prazo de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física terminou, e agora surge a preocupação de muitos contribuintes: cair na malha fina. Esse processo ocorre quando a Receita Federal identifica pendências, erros ou inconsistências na declaração, podendo resultar em multas ou até em complicações legais, caso não seja resolvido. A malha fina é, portanto, uma análise criteriosa feita após o processamento da declaração. Segundo Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Contabilidade, os erros mais comuns envolvem dados incorretos nos informes de rendimentos, despesas médicas inconsistentes e informações numéricas erradas. Como saber se você caiu na malha fina do Imposto de Renda? Para verificar se a sua declaração de IR apresenta problemas, é necessário acessar o extrato da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física no portal e-CAC da Receita Federal. O acesso pode ser feito com código gerado na página da Receita ou por meio de certificado digital. Além de identificar pendências, o e-CAC permite: Conferir o pagamento correto das cotas do IR; Solicitar ou cancelar débito automático; Identificar e parcelar débitos em atraso; Retificar informações. Declaração com erro: o que fazer para corrigir? Muitos contribuintes cometem erros por falta de atenção ou pressa na hora de declarar. Isso pode levar diretamente à malha fina. Porém, nem tudo está perdido. Segundo Richard Domingos, é possível corrigir os erros com uma declaração retificadora inclusive antes de a declaração cair na malha fina. O prazo para retificar é de até cinco anos, mas quanto antes, melhor. É essencial usar o mesmo modelo da declaração original (completo ou simplificado) e ter em mãos o número do recibo da entrega anterior. No preenchimento, basta indicar no campo “Identificação do Contribuinte” que se trata de uma declaração retificadora. Imposto a pagar: o que muda após a retificação? Se a retificação resultar em redução do imposto, o contribuinte deve: Recalcular o valor das quotas, respeitando o valor mínimo por parcela; Compensar valores pagos a mais nas próximas quotas ou solicitar restituição; Lembrar que o valor a restituir terá correção pela taxa Selic, mais 1% no mês da devolução. Já se houver aumento do imposto devido, o contribuinte deve: Recalcular as quotas mantendo a quantidade original; Pagar a diferença com acréscimos legais (juros e multa) calculados conforme a legislação vigente. Principais motivos que levam à malha fina no IRPF Veja os erros mais comuns que colocam o contribuinte na malha fina, segundo a Confirp: Informar despesas médicas que não constam na DMED; Declarar valores ou CNPJ incorretos nos informes de rendimento; Omitir rendimentos de empregos anteriores ou de rescisões; Esquecer de declarar rendimentos dos dependentes; Declarar o mesmo dependente em mais de uma declaração; Não informar rendimentos de aluguéis ou inconsistência entre valores declarados e os informados por administradoras. Além disso, a empresa também pode gerar problemas ao funcionário: Declarar na DIRF com CPF incorreto; Não repassar o IRRF retido; Alterar o informe de rendimentos sem comunicar o trabalhador. Como evitar a malha fina na declaração do IR Para evitar cair na malha fina: Confira todos os dados com atenção; Use os informes oficiais recebidos de fontes pagadoras; Revise os dados dos dependentes; Faça a retificação assim que notar qualquer erro. Seguindo essas orientações, você reduz os riscos e garante uma declaração correta e sem complicações. Veja também: Como Declarar Investimentos no Imposto de Renda 2025? Como declarar imóveis no imposto de renda 2025: Guia Completo Redução de Impostos: Estratégias Fiscais Eficazes para Diferentes Regimes Tributários

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Veja os motivos que excluem uma empresa do Simples Nacional

O Simples Nacional é um grande benefício para muitas empresas, contudo, existem alguns erros que fazem com que a Receita Federal do Brasil (RFB) exclua as micro e pequenas empresas, sistema de tributação para essas empresas que simplifica o envio de informações ao fisco e que possibilita, na maioria dos casos, redução da carga tributária. Clientes Confirp possuem informações seguras sobre esses e outros temas Um dos principais motivos é quando se ultrapassa o limite do Simples Nacional, lembrando que o limite de receita bruta, para enquadramento no Simples Nacional, é de R$ 3.600.000,00 anuais. A partir de 2018, o limite da receita bruta será de R$ 4.800.000,00/ano. Outro é a existência de débitos tributários, constantemente as empresas inadimplentes são notificadas pela Receita Federal ou pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN). “Muitos falam que é uma forma do Governo recuperar receitas, contudo, na lei do Simples já está prevista a exclusão dos devedores”, explica Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil. Normalmente a Receita Federal concede o prazo de 30 (trinta) dias para o contribuinte apresentar impugnação (defesa), caso o débito esteja pago. Se nesse prazo o contribuinte não apresentar impugnação, a exclusão será definitiva. “A Confirp recomenda para as empresas do Simples Nacional que possuam débitos tributários (na Receita Federal, Estados ou Muinicípios), que procurem regularizar os débitos o mais breve possível, mesmo sem ser notificado, mediante o pagamento integral ou o parcelamento integral, para evitar a exclusão do regime”, explica Domingos. Contudo, existem outras regras que podem ocasionar o desenquadramento das empresas, veja algumas situações listadas pela Confirp que podem estar ocorrendo e que merecem atenção redobrada: Constituição da empresa por interposta pessoa; Comercializar mercadorias objeto de contrabando ou descaminho; Falta de emissão de documentos fiscais de venda ou prestação de serviços; Constatação de que as despesas pagas no período superam em 20%(vinte por cento) os ingressos de recursos no mesmo, excluído apenas se for ano de início de atividade; Se verificar que durante o ano-calendário o valor das aquisições de mercadoriaspara comercialização e/ou industrialização, com ressalvas apenas para os casos de estoques existentes, for superior a 80% (oitenta por cento) dos ingressos de recursos no mesmo período, excluindo para tal cálculo apenas o ano início de atividade; Omitir de forma reiterada da folha de pagamento informações de trabalhadores avulsos ou contribuintes individuais que lhe prestem serviços.

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