Confirp Notícias

A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

A Confirp é um escritório de contabilidade que conta com profissionais atualizados e capacitados para oferecer os melhores atendimentos nas áreas contábeis, tributárias, fiscais e trabalhistas. Por isso, entre em contato agora mesmo e realize o seu orçamento de contabilidade digital.

Compartilhe este post:

Entre em contato!

Leia também:

Desoneração da Folha terá revogação a partir de julho

A “Desoneração da Folha de Pagamentos” sofreu relevantes alterações, com a publicação da Medida Provisória. Com isso ficou revogado o enquadramento legal de diversos segmentos de empresas que poderiam fazer essa opção. A notícia não é positiva, pois, na maioria dos casos resultará em uma elevação na carga tributária das empredas. Para entender melhor, deixa de ser possível a opção pela Contribuição Patronal sobre a Receita Bruta, para diversos segmentos, sendo que, apenas as atividades listadas abaixo poderão optar por esta modalidade de cálculo/recolhimento, a partir de 01.07.2017: Base legal do enquadramento Hipótese Alíquota Incisos III, V e VI do caput do artigo 7° da Lei n° 12.546/2011 Transporte rodoviário coletivo de passageiros, com itinerário fixo (subclasses de CNAE 4921-3 e 4922-1) 2% Transporte ferroviário de passageiros, (subclasses de CNAE 4912-4/01 e 4912-4/02) Transporte metroferroviário de passageiros, (subclasses de CNAE 4912-4/03) Incisos IV e VII do caput do artigo 7° da Lei n° 12.546/2011 Setor de construção civil, (subclasses de CNAE 412, 432, 433 e 439) 4,50% Empresas de construção de obras de infraestrutura, (subclasses de CNAE 421, 422, 429 e 431) Artigo 8° e 8°-A da Lei n° 12.546/2011 Empresas jornalísticas e de radiodifusão sonora e de sons e imagens de que trata a Lei n° 10.610/2002, (subclasses de CNAE 1811-3, 5811-5, 5812-3, 5813-1, 5822-1, 5823-9, 6010-1, 6021-7 e 6319-4) 1,50% Sendo assim, as empresas que tem a CPRB, que não estejam enquadrados nas possíveis terão que obrigatoriamente recolher a contribuição patronal de forma prevista nos incisos I e III do artigo 22 da Lei n° 8.212/1991, ou seja, o valor será 20% sobre as remunerações pagas aos funcionários. Ficam revogadas também as regras da proporcionalidade para a contribuição da CPRB, para empresas com atividades desoneradas e não desoneradas, prevista anteriormente. Essas alterações vigoram a partir de 01 de julho de 2017, tendo validade para os recolhimentos que serão realizados em agosto.

Ler mais

Entenda o real impacto da Reforma Tributária nas atividades imobiliárias – mudanças serão grandes

A promulgação da principal norma que regulamenta a Reforma Tributária (Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025) trouxe profundas transformações para o setor imobiliário brasileiro, afetando a tributação sobre venda, locação e arrendamento de imóveis, bem como a tributação sobre as holdings patrimoniais e empresariais. Como aponta Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Contabilidade, “a reforma representa um divisor de águas, pois altera significativamente o modo como os tributos impactam tanto as operações imobiliárias quanto a gestão de patrimônio”. As modificações no sistema tributário, com a inclusão do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição Social sobre Bens e Serviços (CBS), exigem adaptações significativas, não apenas para os profissionais da área contábil e imobiliária, mas também para os contribuintes. A reforma redefine as bases de tributação, ampliando o controle sobre as transações imobiliárias e criando desafios e oportunidades tanto para os agentes imobiliários quanto para as holdings. Lucas Barducco, sócio da Machado Nunes Advogados, observa que “a implementação do IBS e da CBS exige que os profissionais do setor imobiliário se atualizem constantemente sobre os impactos tributários de suas transações, especialmente em relação às novas obrigações fiscais”. Cadastro Imobiliário Brasileiro (CIB) e o Controle das Transações Imobiliárias Um dos principais aspectos da reforma nesse segmento é a criação do Cadastro Imobiliário Brasileiro (CIB), integrante do SINTER – Sistema Nacional de Gestão de Informações Territoriais, que obrigará o cadastramento de todos os bens imóveis, urbanos e rurais. O CIB é um cadastro unificado nacional de imóveis urbanos e rurais, que será alimentado pelos entes da administração pública, com informações relativas ao bem, desde a construção. Ele será equivalente ao que é o CPF para a pessoa física e o CNPJ para pessoa jurídica. Neste cadastro a administração tributária será encarregada de determinar o “Valor de Referência” dos imóveis, levando em consideração tanto o valor de mercado quanto às informações obtidas de cartórios e outras fontes oficiais (equivalente ao valor venal que as prefeituras determinam para os imóveis em seu município, porém em âmbito nacional). Esse valor de referência será atualizado anualmente e será utilizado como base para comparar transações efetuadas por contribuintes, a fim de identificar transações suspeitas e arbitramento em procedimentos de fiscalização. Como ficam as locações de imóveis A reforma traz mudanças significativas para a tributação das operações imobiliárias, especialmente no que se refere à locação e à venda de imóveis. Em relação às locações, antes da reforma, não havia tributação sobre consumo (ICMS, ISS, PIS e Cofins) quando o locador era pessoa física. Com a nova lei, tais contribuintes poderão ficar sujeitos ao IBS e à CBS. Para entender melhor, as pessoas físicas que receberam no ano anterior mais de R$ 240 mil em locações ou arrendamentos de pelo menos quatro imóveis distintos estarão sujeitas ao tributo. Também estarão obrigados ao pagamento do imposto aqueles que receberam, no decorrer do ano-calendário, R$ 288 mil ou mais de receita de locação (20% a mais que o limite estabelecido de R$240 mil). Richard Domingos comenta que “essa mudança impulsionará a abertura de holdings patrimoniais para recebimentos de locações por uma série de pessoas que resistiram até então. Pois a apuração do IBS/CBS terá o mesmo tratamento sendo pessoa física ou jurídica”. Esses limites sofrerão correção pelo IPCA, fato inédito na legislação tributária brasileira. Todas as pessoas jurídicas e pessoas físicas que se enquadrarem na nova regra e receberem valores de locação de bens imóveis pagarão o IVA Dual sobre uma alíquota reduzida de 70% do percentual definido para o tributo. Exemplo: se a alíquota do IVA Dual for estipulada para 28% o IBS/CBS para locação será de 8,4%. Para as locações de imóveis com prazo não superior a 90 dias, a redução da alíquota será de 40%, equiparando-se aos valores no setor de hotelaria. Além disso, para as locações residenciais, a reforma prevê um redutor social de R$ 600 por imóvel, com o intuito de minimizar o impacto da tributação nas classes de menor poder aquisitivo. Esse redutor será um abatimento na base de cálculo dos tributos. A reforma tributária traz a não cumulatividade plena como um de seus princípios para a cobrança dos tributos sobre consumo. Assim, em qualquer regime tributário, seja no Lucro Real ou Presumido, e nos casos de opção pelo pagamento apartado de IBS e CBS no Simples Nacional ou na pessoa física equiparada, o tributo permitirá o desconto de créditos provenientes de pagamentos relativos a bens e serviços adquiridos na atividade negocial. Esse sistema será equivalente ao do ICMS aplicado nos Estados, mas com uma amplitude de creditamento muito maior e irrestrito, sendo vedada apenas a tomada de crédito de aquisição de bens e serviços considerados de uso e consumo pessoal dos sócios e administradores. Como ficam as vendas de imóveis? Falando sobre venda de imóveis, além das pessoas jurídicas que exploram a atividade imobiliária, as pessoas físicas também foram alcançadas. Aquelas que realizarem a venda de quatro imóveis ou mais no ano-calendário anterior, adquiridos nos últimos cinco anos, ou quando realizarem a venda de dois ou mais imóveis construídos pelo contribuinte nesse mesmo período, estarão obrigadas a pagar o IBS e a CBS. Quando a pessoa física realizar a venda de quatro imóveis ou mais no próprio ano-calendário ou vender dois imóveis construídos, desde que adquiridos nos últimos cinco anos, também será considerada contribuinte do IVA Dual. Lucas Barducco alerta que “essa mudança trará uma carga tributária significativa para investidores que operam no mercado imobiliário, especialmente aqueles que trabalham com imóveis adquiridos e revendidos em curto prazo”. Todos os contribuintes que se enquadrarem na nova regra deverão pagar o IBS e a CBS sob uma alíquota reduzida de 50% do percentual definido. Assim como no aluguel, no caso da primeira venda do imóvel residencial ou lote de terreno, o contribuinte (pessoa física

Ler mais

Homologação de Rescisão: Como Funciona, Quando Fazer e Como Evitar Problemas Comuns

A homologação de rescisão é uma etapa fundamental no encerramento do contrato de trabalho, especialmente quando se trata de garantir que os direitos do trabalhador sejam devidamente cumpridos. Embora as regras tenham mudado com a Reforma Trabalhista, muitas empresas e colaboradores ainda têm dúvidas sobre como funciona esse processo, quando ele deve ser realizado e quais cuidados são necessários para evitar problemas comuns, como o pagamento incorreto de verbas rescisórias ou atrasos na documentação. Neste artigo, vamos explicar de forma clara e objetiva tudo o que você precisa saber sobre a homologação de rescisão e como conduzi-la com segurança. O Que é a Homologação de Rescisão? A homologação de rescisão é o procedimento que valida formalmente o encerramento do contrato de trabalho, garantindo que todas as verbas rescisórias sejam pagas corretamente e que os direitos do trabalhador sejam respeitados. Durante esse processo, são conferidos documentos como o termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT), guias de saque do FGTS, comprovante de pagamento, entre outros. Essa conferência serve como uma forma de proteger ambas as partes: o empregado, que tem seus direitos assegurados, e o empregador, que comprova ter cumprido suas obrigações legais. Quando a homologação de rescisão é obrigatória? Antes da Reforma Trabalhista de 2017, a homologação da rescisão era obrigatória para contratos com mais de um ano de duração e deveria ser feita no sindicato da categoria ou, na ausência dele, no Ministério do Trabalho. Após a reforma, a homologação deixou de ser obrigatória, independentemente do tempo de contrato. Agora, o próprio empregador pode conduzir o processo diretamente com o empregado, sem a necessidade de intermediação sindical ou de órgãos públicos. Mudanças Após a Reforma Trabalhista Com a entrada em vigor da Lei nº 13.467/2017, conhecida como Reforma Trabalhista, ocorreram as seguintes mudanças em relação à homologação: Fim da obrigatoriedade de homologação no sindicato para contratos com mais de um ano; A rescisão pode ser feita diretamente entre empregado e empregador; O termo de rescisão pode ser entregue e assinado sem a presença de um representante sindical ou autoridade do Ministério do Trabalho; Apesar disso, é recomendado manter todos os documentos assinados e organizados, como forma de evitar litígios trabalhistas futuros. Qual a diferença entre a homologação de Rescisão com e sem Assistência Sindical? Com Assistência Sindical: O sindicato acompanha o processo de rescisão, garantindo que todos os direitos do trabalhador sejam respeitados. Há maior segurança jurídica para ambas as partes. Em casos de coação ou irregularidades, a presença do sindicato pode ser fundamental para proteger o trabalhador. Sem Assistência Sindical: O processo de rescisão é conduzido diretamente entre empregador e empregado. Pode haver maior risco de erros ou omissões nos cálculos e pagamentos. Em caso de disputa, a ausência de assistência pode dificultar a comprovação de que os direitos foram integralmente respeitados. Como Funciona o Processo de Homologação de Rescisão? Mesmo com o fim da obrigatoriedade da homologação no sindicato para contratos com mais de um ano, o processo de rescisão ainda deve seguir algumas etapas essenciais para garantir a legalidade e evitar futuros problemas judiciais. Etapas da Homologação Aviso de rescisão: A empresa comunica formalmente o desligamento do empregado (com ou sem aviso prévio). Cálculo das verbas rescisórias: São apurados todos os valores devidos ao trabalhador, como saldo de salário, férias vencidas e proporcionais, 13º salário proporcional, FGTS, entre outros. Emissão e conferência dos documentos: A empresa prepara todos os documentos exigidos e os entrega ao colaborador. Pagamento das verbas: Deve ser feito dentro do prazo legal. Assinatura do Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT): Com a conferência de ambas as partes. Entrega de guias e comprovantes: Como o extrato do FGTS, chave de conectividade para saque e guia do seguro-desemprego (quando aplicável). Quais Documentos São Exigidos na Homologação de Rescisão? Durante a homologação (formal ou informal), os principais documentos exigidos são: Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT); Termo de Quitação ou Termo de Homologação (dependendo do caso); Comprovante de pagamento das verbas rescisórias; Extrato do FGTS e chave de movimentação para saque; Guia de Recolhimento da Multa do FGTS (quando houver); Comprovante de aviso prévio (ou sua indenização); Guias do seguro-desemprego (se o trabalhador tiver direito); Comprovante de entrega do exame demissional; Carteira de Trabalho atualizada. Participação do Sindicato ou Ministério do Trabalho (se aplicável) Como já mencionado, não é mais obrigatória a presença do sindicato ou do Ministério do Trabalho, mesmo nos casos em que o empregado tem mais de um ano de casa. No entanto, nada impede que o trabalhador solicite assistência de um representante legal (como um advogado ou o próprio sindicato) se sentir que seus direitos não foram respeitados. Em casos coletivos ou convenções específicas de categoria, a participação sindical ainda pode ser prevista — por isso é importante verificar a convenção coletiva da categoria profissional. Quais os Direitos do Trabalhador na Homologação de Rescisão? Na homologação de rescisão, o trabalhador tem direito a receber uma série de verbas rescisórias, conforme o tipo de desligamento (demissão sem justa causa, pedido de demissão, término de contrato, etc.). Essas verbas visam assegurar que ele receba tudo o que acumulou ao longo do contrato de trabalho. Verbas Rescisórias Obrigatórias As principais verbas que devem ser pagas ao trabalhador na rescisão são: Saldo de salário: dias trabalhados no mês da demissão. Férias vencidas + 1/3 constitucional: se o trabalhador tiver férias não tiradas. Férias proporcionais + 1/3: referentes aos meses trabalhados no período aquisitivo. 13º salário proporcional: correspondente aos meses trabalhados no ano da rescisão. Aviso prévio: pode ser trabalhado ou indenizado. Depósito do FGTS do mês da rescisão. Multa de 40% sobre o saldo do FGTS: somente em caso de demissão sem justa causa. Liberação da chave do FGTS e guia do seguro-desemprego (se aplicável). Importante: no caso de pedido de demissão ou justa causa, o trabalhador não tem direito ao aviso prévio

Ler mais

Imposto Pessoa Física – Receita Federal notifica 330 mil contribuintes

A Receita Federal informa que desde o início da segunda quinzena de outubro, passou a encaminhar cartas a cerca de 330 mil contribuintes em todo o país, cujas declarações relativas ao exercício 2019, ano-calendário 2018, apresentam indícios de inconsistências que podem resultar em autuações futuras. Trata-se de ação destinada a estimular os contribuintes a verificarem o processamento de suas Declarações de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (DIRPF) e a providenciarem correção, caso constatem erro nas informações declaradas ao Fisco. As cartas somente são enviadas a contribuintes que podem se autorregularizar, isto é, contribuintes não intimados nem notificados pela Receita Federal. Para saber a situação da DIRPF apresentada, basta consultar as informações disponíveis no sítio da Receita Federal ( https://receita.economia.gov.br/ ), no serviço “Extrato da DIRPF”, utilizando código de acesso ou certificado digital. A declaração retida em malha fiscal apresenta sempre mensagem de “pendência”. Junto com a pendência, são fornecidas orientações de como proceder no caso de erro na declaração apresentada. As comunicações referem-se a casos em que as informações constantes nos sistemas da Receita Federal apresentam indícios de divergências que podem ser sanadas com a retificação da DIRPF anteriormente apresentada. Não é necessário, portanto, comparecer à Receita Federal. A sugestão para quem retificar a declaração é acompanhar o seu processamento por meio do serviço disponível na internet: Extrato da DIRPF. Essa é a maneira mais rápida de saber o que ocorreu no processamento da declaração e se há pendências que podem ser resolvidas pelo próprio contribuinte. A Receita Federal adverte que, caso o contribuinte não aproveite a oportunidade de se autorregularizar, poderá ser intimado formalmente para comprovação das divergências. Após receber intimação, não será mais possível fazer qualquer correção na declaração e qualquer exigência de imposto pelo Fisco será acrescida de multa de ofício de, no mínimo, 75% do imposto que não foi pago pelo contribuinte, ou que foi pago em valor menor do que o devido. Confira abaixo modelo da carta encaminhada e quantidade de cartas por Estado e por Região.

Ler mais