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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Planejamento tributário – empresas precisam tomar decisões para 2023

Quando começar a pensar no planejamento de uma empresa. A questão é ampla, mas um ponto é que ao chegar este período do ano e as empresas que possuem uma organização e sabem da importância de pagar menos impostos já começam a se preparar, realizando um planejamento tributário para 2023. Assim, como não ocorreu a esperada Reforma Tributária, alguns pontos continuam iguais. “É muito complexo para o empresário tomar qualquer decisão no cenário incerto que estamos atravessando, mas, mesmo não se tendo clareza sobre os rumos que serão tomados para 2023, são fundamentais as tomadas de decisões agora para que elas tenham vigência para o próximo ano fiscal”, explica o consultor tributário da Confirp Contabilidade, Robson Nascimento. Peso tributário e planejamento E esse planejamento é fundamental, estudos apontam que as empresas pagam até 34% de tributos sobre o lucro, mas todo empresário sabe que esses valores se mostram muito maiores se forem consideradas outras questões como encargos trabalhistas, taxas e outras obrigatoriedade. Assim, se uma empresa pretende sobreviver à crise, é fundamental o melhor planejamento tributário. Sendo importante buscar reduções dentro de acordo com as frequentes alterações tributárias às quais as empresas devem se adaptar no país, administrando melhor seus tributos, obtendo maior lucratividade no seu negócio. Segundo o consultor da Confirp, “o planejamento tributário é o gerenciamento que busca a redução de impostos, realizados por especialistas, resultando na saúde financeira. Com a alta tributação no Brasil além de terem de enfrentar empresas que vivem na informalidade, várias empresas quebram com elevadas dívidas fiscais. Assim, é salutar dizer que é legal a elisão fiscal”. Quais os principais tipos de tributação? São três os principais tipos de tributação: Simples Nacional, Presumido ou Real. O diretor explica que “a opção pelo tipo de tributação que a empresa utilizará no próximo ano fiscal pode ser feita até o início do próximo ano, mas, as análises devem ser realizadas com antecedência para que se tenha certeza da opção, diminuindo as chances de erros”. Importante ressaltar que cada caso deve ser analisado individualmente, evidenciando que não existe um modelo exato para a realização de um planejamento tributário já que existem muitas variáveis. Entenda melhor os tipos de tributação Simples Nacional – é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos, aplicável às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) esse regime oferece vantagens como administração mais simples, apuração e recolhimento dos tributos abrangidos mediante documento único de arrecadação, apresentação de declaração simplificada das informações socioeconômicas e redução dos valores a seres recolhidos (na maioria dos casos). É ideal para os empresários com altas ou médias margens de lucro e despesas baixas e que possui o consumidor como seu alvo final. Contudo, existem uma série de regras para que se possa enquadrar nessa condição. Lucro presumido – é um tipo de tributação simplificado que tem como base a presunção de lucro, ou seja, ao invés da tributação pelo Lucro Real na qual o resultado necessitaria ser apurado, a tributação se dá através da presunção do lucro que pode variar entre 8% e 32% a depender das características e objeto da empresa. Esse sistema é indicado para pequenas e médias empresas com faturamento anual inferior a R﹩ 78 milhões. Lucro real – nesse sistema tributário é considerado o lucro líquido que engloba o período com ajustes de exclusões, adições, além de compensações descritas ou com a autorização da legislação fiscal. Sendo indicado a que possui lucro menor a 32% da receita bruta. Assim é interessante para as empresas de grande porte com as margens de lucro reduzidas, folha de pagamento baixa, despesas altas, como fretes, energia elétrica, locações e não depende do consumidor. O lucro real é obtido a partir do devido cálculo das contribuições federais e dos impostos, sendo necessário ter uma rígida escrituração contábil, lembrando que os custos devem ser comprovados com o objetivo da realização de uma compensação ou uma dedução. Como se faz um planejamento tributário? “De forma simplificada, num planejamento tributário se faz a análise e aplicação de um conjunto de ações, referentes aos negócios, atos jurídicos ou situações materiais que representam numa carga tributária menor e, portanto, resultado econômico maior, normalmente aplicada por pessoa jurídica, visando reduzir a carga tributária”, explica o consultor da Confirp. Alguns cuidados são fundamentais para que não se confunda elisão fiscal (Planejamento Tributário) com evasão ilícita (sonegação), pois neste último caso o resultado da redução da carga tributária advém da prática de ato ilícito punível na forma da lei. Quais os riscos em um planejamento tributário? “Na ânsia de realizar um planejamento tributário, muitas vezes o empresário se esquece de preocupações básicas para se manter dentro da lei. Para evitar a evasão ilícita, existe lei que possibilita que a autoridade administrativa desconsidere os atos ou negócios jurídicos praticados com a finalidade de dissimular a ocorrência do fato gerador do tributo, para que não haja”, alerta Robson Nascimento. Outro cuidado do empresário é ter em mente que o planejamento tributário é meio preventivo, pois deve ser realizado antes da ocorrência do fato gerador do tributo. “Um exemplo deste tipo de ação é a mudança da empresa de um município ou estado para outro que conceda benefícios fiscais”, complementa. Por fim, a valorização dos contadores e advogados das empresas é fundamental para a realização de um planejamento adequado, principalmente por serem eles as pessoas que tem contato mais próximo com a realidade da empresa e com questões judiciais, podendo repassar essas informações para a empresa com maior correção.

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Parcelamento do ICMS – Governo lança pacote fiscal

O governador Geraldo Alckmin anunciou nesta quarta-feira (3), em cerimônia no Palácio dos Bandeirantes, medidas tributárias para aprimorar a atuação do Tribunal de Impostos e Taxas (TIT). Ao todo, foram apresentadas cinco novas medidas. Coloque a vida financeira de sua empresa em ordem com a Confirp Foi encaminhando ao Confaz o pedido que institui o Programa Especial de Parcelamento do ICMS (PEP). Se aprovado, permitirá às empresas paulistas regularizar dívidas de ICMS, com descontos de juros e multas em até 60 vezes. Já o Programa de Parcelamento de Débitos (PPD) foi encaminhado à Assembleia. A medida beneficia proprietários de veículos com débitos de IPVA inscritos na dívida ativa e contribuintes interessados em quitar dívidas de Imposto sobre Transmissão de “Causa Mortis” e Doação de Quaisquer Bens e Direitos (ITCMD) e demais taxas em até 18 parcelas. Além disso, o programa de isenção ampliará benefícios de dispensa de pagamento de IPVA para pessoas com deficiência impossibilitadas de guiar. Desde que comprovada por laudo médico, o benefício se estenderá também aos seus curadores. “Estamos encaminhando à Assembleia Legislativa um Projeto de Lei que permite o PPD, ou seja, nós vamos possibilitar o parcelamento de débitos, com redução de multa e juros, para pagamento de IPVA, pagamento de ITCMD e taxas”, disse o governador. Com o objetivo de reduzir o estoque e assegurar o rápido andamento de processos no Tribunal de Impostos e Taxas (TIT), serão estabelecidas metas mínimas e ideais de produção para Juízes Titulares das Câmaras Julgadoras e da Câmara Superior. Também será feita a elaboração e divulgação mensal de relatórios de acompanhamento do andamento dos trabalhos em Câmaras. As avaliações serão trimestrais para aferição dos resultados. O volume de processos em tramitação no contencioso administrativo supera 10 mil feitos (em quantidade) e mais de R$ 100 bilhões (em valores). As medidas permitirão dobrar a produção e reduzir, de forma substancial e consistente, o tempo dos processos que aguardam julgamento. Além de também atrelar a ajuda de custo aos Conselheiros Julgadores de acordo com o cumprimento das metas de produtividade. Estão previstas a ampliação das Câmaras julgadoras, de 12 para 16. E, a criação de um Comitê para garantir processo contínuo de redução de estoque. Também estão no pacote de aperfeiçoamento a expansão da Câmara Superior em períodos de acumulo de processos; a elevação do valor mínimo para ingresso de causa no TIT, que passa de 5 mil para 35 mil Ufesps; e a fixação de prazo máximo para julgamento dos recursos em 360 dias. Essa duração máxima de julgamento poderá ser reduzida ao longo do tempo, por ato do Secretário de Fazenda Hélcio Tokeshi. Outra providência considerada no aprimoramento do TIT é a fixação de súmulas vinculantes. Nos casos em que uma mesma matéria é discutida, as decisões das sentenças passarão a nortear processos correlatos, excluindo a necessidade de novos debates e proporcionando rapidez nos próximos julgamentos. Com isso, as súmulas vinculantes contribuirão para aprimorar a transparência na relação entre o TIT e a sociedade, que terá disponível para consulta toda a jurisprudência disponível. As ações de enfrentamento aos estoques de processos deve gerar cerca de R$ 1 bilhão ao ano em receitas extras para os cofres do Estado. Isenção de IPVA O Governo do Estado também ampliará benefícios de dispensa de pagamento de IPVA para pessoas com deficiência impossibilitadas de guiar e comprovadas por laudo médico e estenderá o incentivo também aos seus curadores. O benefício se limita a veículos no valor de até R$ 70 mil. PEP do ICMS A Secretaria da Fazenda e a Procuradoria Geral do Estado (PGE) preveem a abertura das adesões ao PEP do ICMS no período de 15/07/2017 a 15/08/2017. Esta edição do programa permitirá a inclusão de débitos de ICMS, inscritos e não-inscritos em dívida ativa, decorrentes de fatos geradores ocorridos até 31/12/2016. Os contribuintes contarão com redução de 75% no valor das multas e 60% nos juros, no caso de pagamentos à vista. E redução de 50% de abatimento no valor das multas se optarem por parcelar o débito em até 60 vezes, com redução de 40% dos juros. No caso do pagamento parcelado, serão aplicados juros mensais de até 0,64% para liquidação em até 12 (doze) parcelas. Serão aplicados 0,80% para liquidação de 13 (treze) a 30 (trinta) parcelas e 1% para liquidação de 31 (trinta e um) a 60 (sessenta) parcelas. Programa de Parcelamento de Débitos (PPD) As adesões ao PPD estão programadas para o período de 15/07/2017 até 15/08/2017. A Secretaria da Fazenda e a PGE receberão adesões de contribuintes com débitos inscritos em dívida ativa do Imposto Sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA), Imposto sobre a Transmissão “Causa Mortis” e Doação de Quaisquer Bens e Direitos (ITCMD). Será possível quitar com descontos de juros e multas ou parcelar débitos com taxas de qualquer espécie e origem, taxa judiciária, multas administrativas de natureza não-tributária, multas contratuais, multas penais, reposição de vencimentos de servidores de qualquer categoria funcional e ressarcimentos ou restituições. Os débitos devem ser decorrentes de fatos geradores ocorridos até 31/12/2016 e os débitos não-tributários devem ter vencido até 31/12/2016. No caso do pagamento parcelado, o PPD prevê redução 75% no valor das multas e 60% nos juros, no caso de pagamentos à vista. E, de 50% de abatimento no valor das multas se optarem por parcelar o débito em até 18 vezes, com redução de 40% dos juros, incidindo acréscimo financeiro de 1% (um por cento) ao mês. O valor de cada cota não deverá ser inferior a R$ 200 para pessoas físicas e R$ 500 para jurídicas.

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Seis erros que garantem a malha fina do IRPF 2021

Mal começou o período para entrega da Declaração Anual de Imposto de Renda Pessoa Física e o problema é que muitas pessoas já estão com medo da malha fina do IR de 2021 gerado em função de erros e informações inconsistentes nesse documento. Segundo o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos: “cair na malha fina é certeza de ‘dor de cabeça’. Quem está nessa situação passará por uma ‘peneira’, na Receita Federal, e poderá estar sujeito a pesadas multas. Lembrando que no Brasil, o processo da declaração passa por diversas verificações, desde as informações cruzadas com as instituições bancárias, estabelecimentos comerciais, e informações emitidas pelo próprio contribuinte”. Contudo, existem erros que as pessoas comentem por ignorância ou por má fé que praticamente garantem que o documento ficará nessa situação. Richard Domingos citou seis desses: Colocar o filho como dependente em mais de uma declaração do casal, aumentando assim o abate por dependente – Essa ação é praticamente fator imediato para barrar uma declaração, ainda mais nesse ano que a Receita Federal está solicitando o CPF do dependente de qualquer idade; Pedir notas extras no médico – Ato que já foi uma prática comum mais errada, hoje é praticamente garantia de que uma declaração vai para a malha-fina, pois o cruzamento com a DMED garante que as informações sejam mais certeiras; Omitir ganhos com aluguel – mais uma vez temos um caso em que as pessoas acreditam que vão ter vantagens, mas que geralmente proporcionam grande dor de cabeça. Essa informação pode ser cruzada de diversas formas e ocasionar alto custo ao declarante; Omitir rendimentos de qualquer categoria – todos os valores recebidos pela pessoa devem ser declarados, sejam investimentos, pensões ou mesmo comissões e reembolsos de despesas; Buscar reembolso de forma errada da previdência privada – Muitos tentam resgatar valores da previdência privada do tipo VGBL, mas apenas PGBL é dedutível do imposto de renda; Colocar valores relacionados a educação que não podem – Não são todos os valores relacionados a educação que podem ser abatidos no Imposto de Renda, mas muitas pessoas inserem todos valores que imaginam e o resultado é desastroso.

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Imposto veiculos usados declarar veículos

Declarar veículos – vendeu e ganhou capital, pode ter que pagar imposto em 2023

Cuidado ao declarar veículos. Eles apresentaram uma alta nos preços nos últimos anos, provocada pela falta de componentes, dentre outros motivos. Isso causa uma situação inusitada, com muitos contribuintes ganhado dinheiro na venda de seu veículo usado em relação ao valor pago na aquisição. Acontece que agora, com a necessidade de entrega da declaração de imposto de renda pessoa física, muita gente vai descobrir que deveria ter pagado imposto de renda sobre ganho de capital deixado de ser recolhido no mês seguinte ao da alienação. Faça seu imposto de renda com a Confirp Contabilidade e tenha segurança! “É preciso entender que as alienações de bens e direitos no valor superior a R＄ 35.000,00 no mês, cuja operação resultou em um lucro (ganho de capital), estará sujeita à tributação de imposto de renda sobre alíquota mínima de 15%, cujo imposto deveria ser pago no mês subsequente ao da alienação. O contribuinte que estiver nessa situação deverá pagar agora com multa e juros o valor do imposto deixado de ser recolhido à Receita Federal do Brasil”, explica o diretor executivo Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Contabilidade. Para o cálculo do referido imposto ao declarar veículos, o contribuinte deverá baixar o programa do Ganho de Capital no site da Receita Federal, efetuar o preenchimento do referido aplicativo (com todos os dados do veículo, as informações de compra e venda) e pelo programa gerar a guia de recolhimento. Tais informações deverão compor a declaração de imposto de renda pessoa física a ser entregue até 31/05/2023, exportando do programa de Ganho de Capital a ficha GCAP e importando pelo programa da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física 2023. Como declarar aquisição de veículos? Quem é obrigado a declarar imposto de renda pessoa física e possui veículos motorizados deve ficar atento para não esquecer de informar estes valores. Para não ter problema com estes dados, basta acessar a ficha “Bens e Direitos” do formulário e escolher o Grupo 02 (Bens Móveis) e código 01 (Veículo automotor terrestre: caminhão, automóvel, moto, etc). No campo “Discriminação”, o contribuinte deverá informar marca, modelo, ano de fabricação, placa ou registro, data e forma de aquisição do carro, CPF ou CNPJ do Vendedor, seu Nome ou Razão Social, e valor da aquisição. Sendo o veículo financiado, fazer constar essa informação nesse campo, seguido a instituição financeira que o financiou, descrevendo a quantidade de parcelas. Destacar também nesse campo as parcelas pagas até a data de 31/12/2022, a qual deverá constar na coluna “situação em 31/12/2022”. Se o veículo tiver sido adquirido em 2022, deixe o campo “Situação em 31/12/2021″ em branco, preenchendo apenas o espaço referente ao ano de 2022. Do contrário, o contribuinte deve repetir a informação declarada no ano anterior. “Este item diz respeito ao custo de aquisição do carro, e é importante frisar que o valor não muda com o passar do tempo”, alerta Richard Domingos. “Isto porque a Receita Federal não está preocupada com desvalorização do veículo, mas no que você pode obter em relação ao ganho de capital com ele em caso de compra ou venda. Essa conta é sempre dada pelo preço de venda de um bem, menos o seu preço de compra. Ou seja, valor preenchido na declaração deve ser exatamente o mesmo que foi lançado pela primeira vez no seu formulário do IR “, complementa. É importante frisar que diante do provável prejuízo na venda do veículo, a Receita não tributará o antigo proprietário do automóvel, mas registrará que ele se desfez do bem. Se o veículo não faz mais parte do patrimônio do declarante, o caminho é deixar o item “Situação em 31/12/2022” em branco, informando a venda no campo “Discriminação”, especificando inclusive o CNPJ ou CPF do comprador. Como declarar veículos financiados? Em caso de financiamento o correto é lançar os valores que foram efetivamente pagos como valor do carro no exercício de 2022, somados os valores pagos em anos anteriores. O contribuinte não precisará informar nenhum valor em “Dívidas e Ônus Reais”, mas apenas lançar o desembolso total, entre entrada e prestações, no campo “Situação em 31/12/2022”, detalhando no campo “Discriminação” as informações relacionadas acima, reforça o diretor da Confirp. Como declarar veículos adquiridos por consórcio? No caso de consórcio, o caminho certo é declarar todo o gasto com o consórcio feito no ano em “Bens e Direitos”, com o Grupo 09 (Outros Bens e Direitos) e código 05 (Consórcio não contemplado). “No ano em for premiado com o carro, você deixa em branco o campo da situação no ano do exercício, e abre um item novo sob o código “21 – Veículo automotor terrestre Grupo 02 (Bens Móveis) e código 01 (Veículo automotor terrestre: caminhão, automóvel, moto etc), explica o diretor da Confirp Contabilidade. Assim como acontece com veículos financiados, caso o contribuinte não tenha terminado de pagar o consorcio, fará constar como valor do bem, apenas os valores pagos até 31/12/2022, destacando no campo “Discriminação”, além das informações do veículo, dados do vendedor, valor a compra, a informação que a aquisição foi mediante consórcio, e a soma dos valores pagos por meio da carta de crédito do consorcio, pagamentos adicionais feitos diretamente pelo contribuinte e também, sendo o caso, as soma das parcelas pagas após a contemplação até a data de 31/12/2022. Também não se deve informar eventuais saldos devedores de consorcio na ficha de dívidas e ônus reais. Para finalizar Richard Domingos lembra que continua como opcional na DIRPF 2023 ano base 2022 a inclusão das informações complementares sobre veículos, aeronaves e embarcações. Os dados que o sistema pede são número do RENAVAM e/ou registro no correspondente órgão fiscalizador. Mas o diretor reforça que, mesmo não sendo obrigatório, é interessante inserir essas informações.

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