Confirp Notícias

A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

A Confirp é um escritório de contabilidade que conta com profissionais atualizados e capacitados para oferecer os melhores atendimentos nas áreas contábeis, tributárias, fiscais e trabalhistas. Por isso, entre em contato agora mesmo e realize o seu orçamento de contabilidade digital.

Compartilhe este post:

Entre em contato!

Leia também:

Confirp realizará evento de network para potencializar clientes

As informações da contabilidade de uma empresa são cruciais para o crescimento do negócio. Pensando nisso, a Confirp mais uma vez inova no fornecimento de conteúdos e oferece para você um café da manhã especial em parceria com empresa Accountfy. Participe dos eventos da Confirp O evento acontecerá no dia 09 de abril das das 9 às 13 horas, na sede da empresa no Jabaquara. Na ocasião, além de muito network, também haverá a apresentação “Como gerenciar o fluxo de caixa da empresa pela contabilidade”, um importante tema que abordará diversos aspectos de governança e controladoria que auxiliam na gestão e acompanhamento do fluxo de caixa da empresa. O objetivo da Confirp com o evento é oferecer aos clientes mais do que o oferecido por uma contabilidade convencional, possibilitando subsídios para otimizar as informações que oferece para ações estratégicas para o crescimento. Faça já sua inscrição, pois as vagas são limitadas. Sobre a Accountfy A parceira da Confirp oferece uma plataforma capaz de obter todas as demonstrações financeiras e possibilitando analisá-las de maneira simples e rápida. Com base nos balancetes, se fará um upload para o Accountfy e se obtém uma análise a performance da sua empresa com máxima eficiência.

Ler mais

IPI de chocolates, sorvetes, cigarros e rações deve aumentar

valores dos produtos abrangidos. As regras modificadas se referem principalmente a tributação dos chocolates, sorvetes e fumos picados, que, até então, eram os únicos produtos a serem tributados em reais por unidade de medida na legislação do IPI. Veja informação da Receita Federal do Brasil sobre o IPI. Os chocolates estavam sujeitos a uma tributação de IPI de nove centavos (chocolate branco) e doze centavos (demais chocolates) por quilo. Os sorvetes de dois litros sujeitavam-se a um imposto de dez centavos por embalagem. O fumo picado, por sua vez, estava onerado em cinquenta centavos por quilo. Com a mudança, a partir de 1º de maio de 2016, tais produtos passam a ser tributados da mesma forma que a generalidade dos produtos sujeitos ao imposto: alíquota percentual (alíquotas ad valorem) sobre o preço de venda praticado pelo contribuinte. Os chocolates e sorvetes estarão sujeitos a uma alíquota de 5% e o fumo picado se sujeitará a uma alíquota de 30%, todas aplicadas sobre o preço de venda. A nova sistemática, além de ser mais transparente e justa, pois depende do preço efetivamente praticado, põe fim à necessidade de se editar decretos sempre que fosse necessário corrigir o imposto, tendo em vista que, com o aumento do preço, o IPI passa a ser automaticamente corrigido. Estima-se com essa mudança de tributação um acréscimo na arrecadação da ordem de R$ 100,39 milhões para o ano de 2016, R$ 189,73 milhões para o ano de 2017 e R$ 209,50 milhões para o ano de 2018. A segunda alteração trata de esclarecer a correta classificação fiscal das rações para cães e gatos na Tabela de Incidência do IPI (Tipi). Com a mudança, a partir de 1º de maio de 2016, fica definido que, quando a ração for destinada à alimentação de cães e gatos, a alíquota do IPI aplicável é de 10%, independentemente de ser venda a retalho ou não. Antes havia dúvidas, principalmente no âmbito judicial, de qual seria a alíquota do IPI incidente sobre essas rações, se 10% ou zero. Assim, com a correta aplicação da legislação aplicável ao produto em voga haverá um aumento das receitas tributárias da ordem de R$ 76,24 milhões para o ano de 2016, R$ 137,32 milhões para o ano de 2017 e R$ 143,50 milhões para o ano de 2018. Por fim, a terceira mudança objetiva aumentar, de forma escalonada, as alíquotas do IPI incidentes sobre os cigarros, bem como alterar o preço mínimo desse produto para venda no varejo. Atualmente, a tributação do cigarro se baseia numa soma de duas parcelas: uma fixa e outra variável. A parcela fixa (alíquota ad rem) está definida em R$ 1,30 por vintena de cigarro. A parcela variável (alíquota ad valorem) corresponde a 9% sobre o preço de venda a varejo da vintena (resultado da aplicação da alíquota de 60% sobre 15% do preço de venda a varejo). A majoração do IPI se dará em duas etapas. A primeira, em 1º de maio de 2016, quando a parcela fixa será majorada em R$ 0,10 e a parcela variável em 5,5%. A segunda, em 1º de dezembro de 2016, quando haverá nova majoração de R$ 0,10 da parcela fixa e mais uma majoração da variável em 5,5%. Assim, espera-se que em dezembro de 2016 os cigarros estejam com uma alíquota fixa de R$ 1,50 por vintena (majoração total de R$ 0,20) e uma alíquota variável de 10% (majoração total de 11%) sobre o preço a varejo da vintena (resultado da aplicação da alíquota de 66,7% sobre 15% do preço de venda a varejo). Demais disso, haverá em 1º de maio deste ano alteração no valor mínimo para venda a varejo dos cigarros. O atual valor mínimo de R$ 4,50, que não era reajustado desde 1º de janeiro de 2015, será majorado para R$ 5,00. A medida visa a coibir a evasão tributária que ocorre no setor pela prática predatória de preços que estimulam a concorrência desleal. No caso do cigarro, espera-se um acréscimo na arrecadação da ordem de R$ 465,05 milhões para o ano de 2016, R$ 741,96 milhões para o ano de 2017 e R$ 662,50 milhões para o ano de 2018. Em respeito à noventena constitucional aplicada ao IPI, as medidas citadas só produzirão efeitos a partir de 1º de maio de 2016. Todas as alterações constantes do Decreto nº 8.656, de 2016 devem ocasionar um acréscimo na arrecadação da ordem de R$ 641,69 milhões para o ano de 2016, R$ 1.069,02 milhões para o ano de 2017 e R$ 1.015,50 milhões para o ano de 2018. Fonte – Receita Federal

Ler mais

Veja lista de documentos necessários para fazer a declaração de IR

Leia também e entenda tudo sobre Contabilidade Digital: Entenda como funciona a contabilidade digital Contabilidade Digital – Sua empresa pronta para o futuro Confirp Digital – Inteligência artificial em sua contabilidade O que é necessário fazer para trocar de contabilidade? Confirp Digital: Tudo que você precisa na palma da sua mão! Contabilidade Digital: O que é? Saiba Vantagens e Como Funciona Na hora de preencher o Imposto de Renda, uma das primeiras medidas é ter em mãos a declaração do ano anterior. Ao consultá-la, o contribuinte vai poder separar os documentos necessários para o preenchimento. Para ajudar o leitor, o G1 pediu à gerente de Tributos Diretos da Thomson Reuters no Brasil, Vanessa Miranda, e ao diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos, listas dos principais documentos necessários.Rendas 1 – Informes de rendimentos de instituições financeiras, inclusive corretora de valores; 2 – Informes de rendimentos de salários, pró labore, distribuição de lucros, aposentadoria, pensão, etc; 3 – Informe de rendimentos de aluguéis de bens móveis e imóveis recebidos de jurídicas; 4 – Informações e documentos de outras rendas recebidas no exercício (no caso, ao longo de 2013), tais como rendimento de pensão alimentícia, doações, heranças recebida no ano, dentre outras; 5 – Resumo mensal do livro caixa com memória de cálculo do Carne Leão; 6 – DARFs de Carnê Leão; Bens e Direitos 1 – Documentos comprobatórios de compra e venda de bens e direitos; Dívidas e ônus 1 – Informações e documentos de dívida e ônus contraídas e/ou pagas no período; Renda variável 1 – Controle de compra e venda de ações, inclusive com a apuração mensal de imposto; 2 – DARFs de renda variável; Esses documentos são indispensáveis para o cálculo do Imposto de Renda sobre renda variável. Informações gerais 1 – Dados da conta bancária para restituição ou débitos das cotas de imposto apurado, caso haja; 2 – Nome, CPF, grau de parentesco dos dependentes e data de nascimento deles; 3 – Endereço atualizado; 4 – Cópia da última declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (completa) e do recibo de entrega; 5 – Atividade profissional exercida atualmente Pagamentos e doações efetuadas 1 – Recibos de pagamentos ou informe de rendimento de plano de saúde ou seguro saúde, com CNPJ da empresa emissora e a indicação do paciente; 2 – Despesas médicas e Odontológicas em geral, com CNPJ da empresa emissora ou CPF do profissional, com indicação do paciente; 3 – Comprovantes de despesas com educação, com CNPJ da empresa emissora e indicação do aluno; 4 – Comprovante de pagamento de plano de previdência privada, com CNPJ da empresa emissora; 5 – Recibos de doações efetuadas; 6 – Guias com recolhimento do INSS patronal, pago a empregado doméstico, e cópia da carteira profissional de empregado doméstico; 7 – Comprovantes oficiais de pagamento a candidato ou partido político; Quando se tratar de declaração conjunta com dependente (esposa, filhos), também é necessário a apresentação da relação de documentos acima referente a eles. Fonte – Fábio Amato Do G1, em Brasília

Ler mais

Parece pegadinha de 1º de Abril – Dória aumentará pela 2ª vez ICMS de veículos novos

Parece brincadeira do Governo do Estado de São Paulo de 1º de Abril, mas o assunto é sério e assustador para as concessionárias e lojas de veículos novos, que já sofrem com a nova quarentena, Dória aumentará na virada do mês os impostos (ICMS) para venda de veículos novos. No começo do ano, o setor de veículos novos e usados já haviam sido impactados com a minirreforma com o aumento do ICMS de veículos que entrou em vigor desde 15 de janeiro no Estado de São Paulo e que alterou a carga tributária de diversos setores do mercado. Em relação aos veículos, com a reforma do Governo do Estado de São Paulo se tem o aumento da carga tributária do imposto por meio da redução de alguns benefícios fiscais (“base reduzida”, “crédito outorgado” e “Isenção parcial”) do ICMS de veículos. Essas alterações acontecerão em duas etapas, a primeira ocorreu a partir do Decreto n.º 65.453/2020, que vale desde 15 de janeiro e a segunda através do Decreto n.º 65.454/2020, que produz efeitos a partir de 01º de abril. Os efeitos serão inversos para os veículos novos e usados. Nos novos o aumento será menor nessa primeira etapa, com a elevação de 12,5% em relação ao valor de antes de 15 de janeiro e maior na segunda, sendo de 24,37% em relação ao valor antes de 15 de janeiro. Já em relação aos usados serão muito maiores nessa primeira etapa, sendo de 219,11%, e menor na segunda, sendo de 121,76%. “Tudo parece muito complicado e realmente é. Os empresários infelizmente ficam mais uma vez reféns de cálculos governamentais que só prejudicam os negócios e não existem muitas brechar para o diálogo. O pior é que última instância a população também sentirá os impactos dessas mudanças”, explica o consultor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Welinton Mota. Esse aumento se dá em função da necessidade de dinheiro para ajuste das contas do Estado de São Paulo em função da crise criada pela pandemia. Segundo o consultor tributário da Confirp, “não tem como o setor assumir sozinho esse aumento tributário, isso fará com que consequentemente se tenha o repasse do valor à população, que já vem sofrendo com os impactos da pandemia”, explica. Para entender melhor: em 16 de outubro de 2020 o Estado de São Paulo publicou diversas normas alterando a legislação do ICMS de veículos, com a finalidade de aumentar a arrecadação. São medidas de ajuste fiscal e equilíbrio das contas públicas, em face da pandemia do Covid-19. Posteriormente foi publicado um novo decreto o n.º 65.454, que proporcionou novas alterações, complicando ainda mais a já complexa vida dos empresários.

Ler mais