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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Receita Federal cancela multa da transmissão de DCTFWeb sem movimento

Receita Federal publicou, em 11 de novembro de 2022, o ADE Corat nº 15/2022, cancelando Multas por Atraso na Entrega de Declarações (Maed) geradas a partir da transmissão de Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos( DCTFWeb) sem movimento para períodos em que a empresa não estava obrigada ao envio. A Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021 foi alterada recentemente pela Instrução Normativa RFB nº 2.094/2022, dispensando a apresentação de DCTFWeb sem movimento em diversas situações. Estas alterações visaram simplificar a relação fisco x contribuinte, reduzindo a quantidade de obrigações tributárias acessórias exigidas. A DCTFWeb foi atualizada e deixou de gerar Maed nestas situações a partir de 24/10/22. As Maed geradas indevidamente serão canceladas. A partir da publicação da IN RFB nº 2.094/2022, que alterou a IN RFB nº 2.005/2021, somente será necessário o envio de DCTFWeb sem movimento nas seguintes situações: Período de Apuração (PA) de início de atividades; PA de início da obrigatoriedade – mês em que o contribuinte passou a ser obrigado ao envio da DCTFWeb, se posterior ao PA de início de atividades; PA seguinte àquele em que deixar de ter movimento – Se o contribuinte paralisar suas atividades ou deixar de ter fatos geradores de contribuições previdenciárias, deve apresentar uma DCTFWeb sem movimento no primeiro mês seguinte a este fato; PA seguinte àquele em que o Microempreendedor Individual (MEI) for reenquadrado para Simples Nacional, desde que continue sem movimento. O contribuinte que tiver Maed cancelada será comunicado sobre este fato por meio de mensagem encaminhada para sua Caixa Postal eletrônica. O mesmo ADE informa os procedimentos a serem seguidos no caso de já ter havido pagamento ou compensação da Maed anteriormente lavrada, e ora cancelada. Se quiser saber mais sobre a DCTFWeb, consulte o Manual de Orientações da DCTFWeb, disponível neste link. Se ainda restarem dúvidas sobre a DCTFWeb, elas podem ser encaminhadas aos seguintes canais de atendimento: – ChatRFB: Chat – Português (Brasil) – Fale Conosco DCTFWeb Fonte – Receita Federal Quer saber mais? Entre em contato conosco.

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Mudança na tabela do IR é fundamental, mas ainda existem dúvidas

O Plenário do Senado aprovou no dia 24 de agosto a medida provisória que promove ajustes na tabela do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), uma decisão que visa trazer alívio para os trabalhadores brasileiros. No entanto, especialistas advertem que a mudança, apesar de ser um passo positivo, não resolve completamente os problemas atuais. A medida, que passará a valer após a sanção presidencial, apresentou uma correção na tabela do Imposto de Renda, ampliando os limites de isenção e permitindo novos descontos. O texto incorporou elementos da MP 1.171/2023, que tratava da isenção do IRPF e estava prestes a perder validade. Uma das principais alterações consiste na elevação do limite de isenção do Imposto de Renda de R$ 1.903,98 para R$ 2.112,00 a partir de maio de 2023. Além disso, foi estabelecida a possibilidade de desconto adicional de 25% sobre esse limite, o que equivale a R$ 528,00. Isso significa que indivíduos com rendimentos mensais até R$ 2.640,00 não terão retenções na fonte do imposto de renda. Essa é uma importante notícia para os brasileiros sendo que corrige a tabela progressiva do imposto de renda, que está defasada em mais de 150% se computado a inflação a partir de 1996. A expectativa é que a nova faixa deverá beneficiar mais de 13 milhões de contribuintes. A medida é muito boa, mas o Governo Federal fez pela metade. Esse reajuste nos valores já era uma reinvindicação antiga, pois os valores estavam extremamente defasados. Contudo, são muitos buracos na MP que deixam em aberto uma série de questões. Foi instituído uma dedução alternativa mensal de 25% sobre R＄ 2.112,00, equivalente a R＄ 528,00, em tese aumentando o limite de isenção para R＄ 2.640,00. Esse desconto poderá substituir a: Dependentes Pensão Previdência Oficial Previdência Privada Para o computo da retenção mensal do imposto de renda sobre o salário do trabalhador, tudo certo. Mas, quando o contribuinte for fazer a declaração de imposto de renda, observará que o não terá referido desconto adicional de 25% e sim de 20% que é o desconto simplificado, fato que poderá fazer com que o trabalhador, ao fazer sua declaração de imposto de renda, considere como dedução apenas os 20% e não os 25%, fazendo com que possa gerar imposto de renda a pagar ou menor restituição do imposto. Além disso, não foi alterado o valor de dedução mensal e anual referente a dependentes que continua sendo de R＄ 189,59 por mês, ou R＄ 2.275,08 ao ano. Também não foi alterado o valor anual de desconto simplificado, que contínua de 20%, limitado ao valor de R＄ 16.754,34, nem foi alterado o limite anual de despesas com instrução de R＄ 3.651,50. Outro ponto de questionamento é que se mantem a quantia de R＄ 1.903,08, correspondente à parcela isenta dos rendimentos provenientes de aposentadoria e pensão, transferência para a reserva remunerada ou reforma, pagos pela Previdência Social da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, por qualquer pessoa jurídica de direito público interno ou por entidade de previdência privada, a partir do mês em que o contribuinte completar 65 (sessenta e cinco) anos de idade. É preciso corrigir os valores de dependentes, limite simplificado, instrução, parcela isenta de aposentados e alíquota de desconta simplificado, senão todo benefício da MP cairá por terra na Declaração de Imposto de Renda 2024. É importante destacar que a mudança na tabela de Imposto de Renda é um passo positivo para aliviar a carga tributária sobre os trabalhadores, mas a complexidade do sistema tributário exige uma abordagem mais abrangente para realmente resolver os desafios presentes. A expectativa é que ajustes posteriores sejam implementados para garantir que os contribuintes obtenham os benefícios completos da reforma proposta. Enquanto isso, os cidadãos devem permanecer atentos às mudanças e buscar orientação especializada para garantir que cumpram suas obrigações tributárias de maneira precisa e justa.

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Como aumentar a restituição referente a este ano ou doar parte dos valores

Como ganhar mais dinheiro de restituição de Imposto de Renda no próximo ano ou utilizar esses valores para doações? Saiba que isso é possível, mas ações devem ser feitas ainda neste ano. Aumente sua restituição com a Confirp Ocorre que muitos contribuintes ficam revoltados, pois acreditavam que o valor a ser recebido poderia ser muito maior ou melhor utilizados, mas não fazem nada para reverter essa situação. Um dos principais pontos em relação ao tema a ser frisado é que, um dos principais erros é que a preocupação sobre o assunto fica limitada aos meses de março e abril. Se o contribuinte começar a pensar no imposto que paga com antecedência, fará não só com que as preocupações com erros sejam menores, como também possibilitará que se recupere mais dinheiro ou utilizá-lo para beneficiar quem precisa. Como aumentar os valores “Apesar de o ano estar chegando o meio do ano, ainda é possível aumentar os valores a serem recebidos, principalmente, com previdência privada e doações que podem ser abatidas. Mas é importante correr, pois, depois que acabar o ano nada mais pode ser feito. A tão falada cultura do brasileiro de deixar o imposto de renda para última hora não tem apenas reflexo em erros que podem levar a malha fina, ela também tem como resultado a diminuição da restituição dos contribuintes. Existem ferramentas legais que fazem com que essa restituição seja muito maior”, explica Welinton Mota, diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil. As ações podem ser desde as mais simples, como guardar adequadamente todos os comprovantes de gastos com educação e saúde até mesmo as mais sofisticadas como doações e realização de previdências privadas. Contudo, Welinton Mota alerta, “a primeira coisa que deve ser avaliada para ter a restituição, é se houve valores retidos, caso contrário não há o que se restituir”. Para quem quer abater plano de previdência privada, é importante deixar claro que isso apenas poderá ocorrer quando é feito no modelo PGBL, em um limite de 12% do valor tributável total, antes de qualquer dedução. Também é dedutível do IR para quem já contribui para os sistemas previdenciários oficiais, como trabalhador do setor privado, autônomo ou funcionário público. Nos casos de despesas médicas, odontológicas, instruções, pensões alimentícias judiciais para garantir a restituição basta guardar adequadamente os documentos. É importante não passar informações nessas áreas que não estejam em conformidade com a realidade. “O Fisco está fechando o cerco às informações irregulares a partir de evoluções tecnológicas e cruzamento de informações, tudo o que for declarado deve ser comprovado adequadamente”, conta o diretor da Confirp. Doações são ótimas saídas Mota acrescenta que as doações podem ser uma forma de direcionar o dinheiro que paga ao Governo para ações que tragam benefícios para a comunidade, mas somente para quem faz a declaração completa do Imposto de Renda. O limite é de 6 % do imposto de renda devido é para as destinações aos fundos de direitos da criança e do adolescente, as doações e os patrocínios para projetos enquadrados como incentivo a atividades culturais, artísticas e incentivos a atividades audiovisuais.

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Ajuste na Tabela do Imposto de Renda: notícia tem que ser vista com ressalvas!

O governo brasileiro anunciou recentemente o segundo aumento da faixa de isenção da cobrança do Imposto de Renda Pessoa Física, elevando-a para R＄ 5.000,00 mensais. A medida, segundo o diretor executivo da Confirp Contabilidade, Richard Domingos, é uma notícia importante para os brasileiros, corrigindo a tabela progressiva do imposto pela terceira vez nos últimos. Contudo, como não se tem a publicação da Medida Provisória sobre o tema, ainda existem muitas dúvidas em relação a como se dará essa correção e qual será a sua real abrangência. Também se tem o questionamento sobre o novo anúncio sobre a taxação de lucros e dividendos superiores a 50 mil reais por mês. Hoje, lucros e dividendos são isentos de tributação, independentemente do montante. “Importante entender que ao que tudo indica essa medida passará a ter validade apenas em 2026, e que o Governo terá um grande caminho para a validação dessa proposta. Terá que elaborar uma Medida Provisória e encaminhar para o Congresso Nacional para análise, que deve acontecer em um prazo de até 120 dias. Só depois se terá validade”, explica o diretor geral da Confirp Contabilidade, Richard Domingos. No entanto, Domingos ressalta que, mesmo tendo pegado as pessoas de surpresa, a medida governamental já apresenta ressalvas que merecem atenção. A decisão do governo é parte de uma série de ajustes na tabela do Imposto de Renda, sendo o segundo desde o início do atual governo. “O aumento visa aliviar a carga tributária sobre os brasileiros, especialmente aqueles que recebem possuem uma renda menor, promovendo impactos positivos na renda disponível das famílias. Contudo, se seguir os modelos anteriores desse governo, será um paliativo para um problema antigo”, explica. “A primeira ressalva é que apenas aqueles que ganham entre R$5.000,00 serão beneficiados pelo aumento na faixa de isenção, deixando de fora um grupo significativo de contribuintes que também enfrentam desafios financeiros”. Outra preocupação levantada por Domingos refere-se ao desconto opcional de 25% sobre o limite de isenção, que ele compara ao Desconto Simplificado previsto na Declaração de Imposto de Renda. Ele destaca que essa concessão é semelhante a aplicar 20% sobre o Desconto Simplificado, deixando uma lacuna significativa na cobertura dos contribuintes que antes podiam contar com a restituição do valor devido ao desconto simplificado da Declaração. Falta de atualização em deduções Domingos aponta que a medida governamental não altera outros valores importantes, como a dedução mensal e anual para dependentes, o limite anual de desconto simplificado, e o limite anual de despesas com instrução. Ele destaca que a ausência de ajustes nesses itens pode comprometer os benefícios da medida e pede uma revisão desses pontos para garantir que a reforma proposta alcance seu objetivo. A mudança na tabela do Imposto de Renda é um passo positivo para aliviar a carga tributária sobre os trabalhadores, mas a complexidade do sistema exige uma abordagem mais abrangente. A expectativa é que ajustes adicionais sejam implementados para garantir que os contribuintes obtenham os benefícios completos da reforma proposta. Enquanto isso, os cidadãos devem permanecer atentos às mudanças e buscar orientação especializada para cumprir suas obrigações tributárias de maneira precisa e justa.

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