Como cancelar nota fiscal eletrônica?

São muitos os contribuintes que possuem a dúvida de como cancelar nota fiscal eletrônica no Estado de São Paulo?

Sendo que isso pode ocasionar sérios custos extras para empresas. Assim, é importante saber que em 2013 foi alterado o prazo do “Pedido de Cancelamento” fora do prazo regulamentar (que era de 24 horas).

Com isso a Secretaria da Fazenda de São Paulo aceita a transmissão do “Pedido de Cancelamento de NF-e” fora do prazo de 24 horas e até 480 horas (20dias) após a emissão.

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Todavia, o pedido de cancelamento da NF-e após o prazo de 24 horas e até 480 horas sujeita o emitente às seguintes penalidades:

1. falta de solicitação de cancelamento de NF-e, quando exigido pela legislação, ou solicitação de cancelamento desses documentos após transcurso do prazo regulamentar:multa equivalente a 10% do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 Ufesp, por documento ou impresso (em 2015 cada UFESP vale R$ 21,25 x 15 = R$ 318,75 – essa é a multa mínima, por documento fiscal, caso a aplicação do percentual de 10% seja inferior a R$ 318,75);
2. solicitação de cancelamento de NF-e após transcurso do prazo regulamentar: multa equivalente a1% do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 6 Ufesp, por documento ou impresso (em 2015 cada UFESP vale R$ 21,25 x 6 = R$ 127,50 – essa é a multa mínima, caso a aplicação do percentual de 1% seja inferior a R$ 127,50);

Ainda não temos notícias de que o Estado de São Paulo esteja aplicando as multas acima, mas é melhor evitar o cancelamento de NF-e, principalmente, após o prazo de 24 horas.

Com essa sistemática de emissão de documentos eletrônicos, é necessário que as empresas aprimorarem seus processos de emissão desses documentos, buscando evitar ao máximo a rotina de cancelamento, pois em determinadas situações poderá levar a empresa a ser fiscalizada, caso essa prática seja repetitiva.

Entenda o procedimento de como cancelar nota fiscal eletrônica

Segundo o site da Secretaria da Fazenda: “emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção Downloads.

Após o prazo regulamentar de 24 horas da autorização de uso da NF-e, os Pedidos de Cancelamento de NF-e transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos via sistema até 480 horas da Autorização de Uso da NF-e, porém neste segundo caso o emitente fica sujeito à penalidade prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

Após este prazo de 480 horas da autorização de uso da NF-e, a NF-e pode ser cancelada somente com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. O pedido deve ser acompanhado da:

1. chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente;
2. folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital);
3. comprovação de que a operação não ocorreu:

• declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e de que faz uso da Escrituração Fiscal Digital ou, não sendo este o caso, declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e que não ocorreu a operação e de que não utilizou como crédito o valor do imposto registrado no documento fiscal ou;
• tratando-se de pedido que envolva estabelecimento situado em outra unidade da Federação, cópia de correspondência entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, em que declare que não utilizou como crédito, ou que estornou, a quantia restituenda ou compensada.

Fonte – Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo