Emitir nota fiscal como MEI parece simples, mas erros pequenos e silenciosos podem gerar multas, cobranças retroativas e até o desenquadramento do MEI. Muitos microempreendedores só descobrem esses problemas quando já estão sendo fiscalizados.
Neste artigo, a Confirp, referência nacional em contabilidade e consultoria empresarial, explica como emitir nota fiscal MEI corretamente, quais são os erros que ninguém te conta e como evitá-los com segurança fiscal e planejamento.
O que significa emitir nota fiscal MEI corretamente?
Emitir nota fiscal MEI corretamente significa cumprir a legislação e registrar cada venda ou prestação de serviço de forma regular, garantindo que a atividade exercida esteja de acordo com as regras fiscais.
Mesmo inserido em um regime simplificado, o Microempreendedor Individual possui obrigações legais claras, e o descumprimento pode gerar riscos relevantes, como multas e até o desenquadramento do MEI.
Atividade cadastrada no CNAE
O primeiro ponto essencial é respeitar a atividade cadastrada no CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). O MEI só pode emitir nota fiscal para as atividades autorizadas no seu CNPJ.
Emitir nota para uma atividade não permitida caracteriza irregularidade e pode resultar em autuação fiscal, impedimento de emissão de notas e perda do enquadramento como MEI.
Tipo correto de nota fiscal
Outro cuidado indispensável é a escolha do tipo correto de nota fiscal, que depende da natureza da operação. Na prestação de serviços, o MEI deve emitir Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), cuja competência é municipal, normalmente por meio do sistema da prefeitura ou do Emissor Nacional da NFS-e.
Já na venda de mercadorias, a nota correta é a NF-e ou NFC-e, ambas vinculadas à Secretaria da Fazenda Estadual, sendo necessário credenciamento prévio. Emitir um modelo de nota incompatível com a atividade é um erro comum e considerado irregular.
Legislação municipal ou estadual
Embora esteja no Simples Nacional, o MEI deve obedecer à legislação do município ou do estado onde atua. Prefeituras definem regras específicas para a emissão de notas de serviços, como cadastro municipal, prazos e obrigatoriedade.
Estados, por sua vez, regulam a emissão de notas de mercadorias, circulação de produtos e vendas interestaduais ou online. Por isso, o MEI precisa observar as normas locais, que podem variar de um lugar para outro.
Destinatário da operação
O destinatário da venda ou do serviço também influencia diretamente a obrigatoriedade de emissão da nota fiscal. Sempre que o cliente for pessoa jurídica (CNPJ), a emissão da nota é obrigatória.
Para pessoa física (CPF), a legislação pode dispensar a emissão, mas a nota deve ser gerada sempre que o consumidor solicitar ou quando a legislação municipal exigir. Além disso, empresas contratantes, marketplaces e plataformas digitais normalmente exigem nota fiscal do MEI, independentemente do tipo de cliente final.
Obrigações fiscais do MEI
Mesmo no regime simplificado, o MEI possui deveres que não podem ser ignorados. Entre eles estão a emissão correta das notas fiscais, o pagamento mensal do DAS, a entrega da DASN-SIMEI, o respeito ao limite anual de faturamento e a atuação estritamente dentro das atividades permitidas no CNAE.
O descumprimento dessas obrigações pode gerar multas, cobranças retroativas de tributos e o desenquadramento do regime MEI.
Em síntese, emitir nota fiscal MEI corretamente é atuar de forma legal, organizada e segura, respeitando a atividade cadastrada, o tipo de nota adequado, a legislação local e o perfil do cliente.
A nota fiscal é a principal comprovação da regularidade do MEI e um instrumento fundamental para evitar problemas fiscais no futuro.
MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
O MEI é obrigado a emitir nota fiscal sempre que vender mercadorias ou prestar serviços para outra empresa (CNPJ), independentemente do valor da operação.
Já nas operações realizadas com pessoa física, a legislação permite algumas dispensas ou flexibilizações, desde que previstas na legislação municipal ou estadual e que o cliente não exija a emissão do documento.
Situações específicas previstas na legislação local
De modo geral, muitos municípios estabelecem que o MEI prestador de serviços não é obrigado a emitir NFS-e quando atende pessoa física, desde que não haja solicitação da nota.
Essa regra é bastante comum em atividades como cabeleireiro, manicure, costureira, eletricista, encanador e outros serviços prestados diretamente ao consumidor final. Ainda assim, basta o cliente solicitar para que a nota se torne obrigatória.
Em algumas cidades, a legislação municipal também dispensa a emissão de nota fiscal para serviços de pequeno valor, especialmente quando se trata de atendimentos pontuais e esporádicos a pessoas físicas.
Essa dispensa não é automática e depende de previsão expressa em lei ou decreto municipal, podendo variar conforme o local.
Há ainda municípios que vinculam a obrigatoriedade da nota fiscal ao cadastro mobiliário municipal.
Nesses casos, o MEI que atua sem estabelecimento fixo, de forma eventual ou diretamente no domicílio do cliente, pode ter a exigência da NFS-e flexibilizada, desde que esteja regular perante o município.
No comércio de mercadorias, alguns estados permitem que o MEI não emita NFC-e em vendas presenciais a consumidor final pessoa física, desde que não haja transporte da mercadoria para outro município ou estado e que o cliente não exija a nota.
Essa situação é comum em feiras livres, vendas no balcão ou comercialização local de produtos como alimentos, roupas e artesanato.
Outra hipótese prevista em legislações locais ocorre quando a atividade exercida pelo MEI é isenta de ISS, conforme a lei do município. Nessas situações específicas, a prefeitura pode dispensar a emissão da nota fiscal de serviços ou exigir apenas um controle simplificado das operações.
Alguns municípios também adotam regimes simplificados próprios para o MEI, permitindo o registro consolidado das operações ou relatórios periódicos em substituição à emissão individual de notas fiscais, desde que todas as regras locais sejam cumpridas.
Quando a nota fiscal volta a ser obrigatória?
Mesmo existindo dispensas previstas na legislação local, a emissão da nota fiscal será sempre obrigatória quando o cliente for pessoa jurídica, quando houver exigência expressa do consumidor, quando a venda ou o serviço envolver intermediação por plataformas, marketplaces ou empresas, ou ainda quando se tratar de venda online ou envio de mercadoria.
Em síntese, a legislação local pode prever situações em que o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal para pessoa física, mas essas exceções dependem de regras específicas de cada município ou estado.
Por isso, mesmo quando a emissão não é obrigatória, a nota fiscal MEI é altamente recomendada, pois garante controle financeiro, proteção jurídica e comprovação de renda, além de reduzir riscos em eventuais fiscalizações.
Como emitir nota fiscal MEI passo a passo sem cometer erros?
Emitir nota fiscal como MEI exige atenção a alguns passos essenciais. Embora o processo seja simples, erros no sistema, no tipo de nota ou na legislação aplicável podem gerar problemas fiscais.
A seguir, veja como emitir nota fiscal MEI passo a passo, com os principais cuidados para não errar.
1. Identifique corretamente a sua atividade (CNAE)
Antes de emitir qualquer nota, o MEI deve confirmar se a atividade exercida está cadastrada no CNAE do CNPJ.
A nota fiscal só pode ser emitida para atividades autorizadas, seja para venda de mercadorias ou prestação de serviços. Emitir nota fora do CNAE é um dos principais motivos de autuações e desenquadramento do MEI.
2. Verifique se a emissão é obrigatória
A emissão de nota fiscal é obrigatória sempre que o cliente for pessoa jurídica (CNPJ).
Para pessoa física, a emissão pode ser dispensada, desde que:
- o cliente não exija a nota;
- a legislação local permita a dispensa.
Mesmo assim, a emissão é altamente recomendada para controle financeiro e comprovação de renda.
3. Escolha o sistema correto para emissão da nota fiscal
Este é um dos pontos mais críticos e onde ocorrem mais erros.
Prestação de serviços
O MEI prestador de serviços deve emitir Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), utilizando:
- o sistema da Prefeitura do município onde está estabelecido; ou
- o Emissor Nacional de NFS-e, disponível no portal gov.br, quando adotado pelo município.
A competência é municipal, e as regras variam de cidade para cidade.
Comércio ou indústria
O MEI que vende mercadorias ou atua na indústria deve emitir:
- NF-e (modelo 55) para vendas em geral; ou
- NFC-e (modelo 65) para vendas ao consumidor final.
Nesse caso, a emissão é feita por meio do sistema da Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ), mediante credenciamento prévio. A competência é estadual.
Atenção: emitir NFS-e quando deveria emitir NF-e (ou o contrário) é um erro grave e pode gerar penalidades fiscais.
4. Faça o cadastro e credenciamento necessários
Dependendo da atividade e do local, o MEI pode precisar:
- de inscrição municipal (serviços);
- de credenciamento na SEFAZ estadual (mercadorias);
- de certificado digital, em alguns estados ou sistemas.
Sem esse cadastro, a emissão da nota pode ser bloqueada ou considerada irregular.
5. Preencha corretamente os dados da nota fiscal
No momento da emissão, é fundamental informar:
- dados corretos do cliente (CPF ou CNPJ);
- descrição clara do produto ou serviço, conforme o CNAE;
- valores exatos, sem omissões ou divergências;
- município ou estado corretos da operação.
Erros de preenchimento podem gerar inconsistências fiscais e problemas em fiscalizações.
6. Armazene e organize as notas emitidas
Todas as notas fiscais devem ser guardadas, preferencialmente em meio digital, para:
- comprovação de faturamento;
- entrega da DASN-SIMEI;
- controle financeiro;
- eventual fiscalização.
O MEI precisa de certificado digital para emitir nota fiscal?
Na maioria dos casos, não, mas alguns municípios e estados exigem. Essa análise técnica evita gastos desnecessários ou bloqueios na emissão.
Quais são os erros na emissão de nota fiscal MEI que ninguém te conta?
Emitir nota fora da atividade registrada pode resultar em:
- multas fiscais
- cobrança retroativa de impostos
- desenquadramento do MEI
- migração obrigatória para regimes mais caros
Informar valores errados na nota fiscal MEI pode gerar problemas?
Sim. Valores incorretos, descrições genéricas ou divergência com recebimentos bancários são facilmente identificados pelo Fisco.
Isso pode gerar:
- autuação fiscal
- bloqueio do CNPJ
- questionamentos futuros
Esquecer de emitir nota fiscal MEI caracteriza irregularidade?
Sim. A ausência de nota fiscal quando obrigatória é considerada descumprimento fiscal, mesmo sem intenção de sonegar.
A fiscalização sobre nota fiscal MEI está mais rigorosa?
Sim. Hoje há cruzamento automático de dados, incluindo:
- notas fiscais emitidas
- movimentação bancária
- Pix
- declaração anual do MEI
O Fisco não analisa apenas valores altos. Inconsistências chamam atenção, independentemente do faturamento.
Receber por Pix sem emitir nota fiscal MEI pode gerar multa?
Sim. Pix não é invisível para o Fisco. Quando há entrada recorrente de valores sem nota fiscal correspondente, o risco de autuação aumenta.
Esse é um dos erros mais comuns entre MEIs que acreditam que pequenas quantias não são monitoradas.
Erros na nota fiscal MEI afetam a declaração anual?
Sim. Erros na emissão da nota fiscal MEI impactam diretamente a DASN-SIMEI.
Problemas comuns:
- faturamento declarado menor que o real
- omissão de receitas
- divergência entre notas e declaração
Esses erros podem gerar multas automáticas e fiscalizações futuras.
Prestador de serviço MEI é diferente de quem vende produto?
Sim. Existem diferenças importantes:
- prestadores lidam com ISS e NFS-e
- comércio e indústria lidam com ICMS e NF-e
- cada esfera possui regras próprias
A falta de conhecimento dessas diferenças é um erro técnico frequente.
Emitir nota fiscal MEI errado pode antecipar o desenquadramento?
Sim. Erros recorrentes sinalizam crescimento desorganizado e podem antecipar:
- desenquadramento do MEI
- cobrança de impostos retroativos
- perda de benefícios do regime
Planejamento contábil evita esse salto tributário abrupto.
Exemplo real: como um erro simples na nota fiscal MEI gera multa?
Um MEI prestador de serviços emitiu notas com descrição genérica, diferente do CNAE.
O Fisco identificou inconsistência, cobrou impostos retroativos e aplicou multa.
Com orientação contábil, o problema teria sido evitado desde a primeira emissão.
Checklist para emitir nota fiscal MEI sem erro
Antes de emitir:
- conferir o CNAE
- validar o tipo de nota
- revisar valores e descrição
- controlar faturamento mensal
- guardar notas e comprovantes
Esse checklist simples evita a maioria das autuações.
O que significam termos comuns na nota fiscal MEI?
- CNAE: atividade registrada no CNPJ
- NFS-e: nota fiscal de serviço eletrônica
- NF-e: nota fiscal eletrônica de produtos
- ISS: imposto municipal sobre serviços
- ICMS: imposto estadual sobre mercadorias
- DASN-SIMEI: declaração anual do MEI
Quando o MEI deve procurar um contador?
Sempre que:
- tiver dúvida sobre emissão de nota fiscal
- começar a crescer
- prestar serviços para empresas
- movimentar valores recorrentes via Pix
Por que a Confirp é referência para orientar MEIs sobre nota fiscal?
A Confirp é referência na orientação de MEIs sobre nota fiscal porque reúne 39 anos de experiência em contabilidade e legislação tributária, atuando diretamente ao lado de empreendedores de todo o Brasil.
Ao longo dessas três décadas, a Confirp acompanhou mudanças nas regras fiscais, nos sistemas de emissão e nas exigências municipais e estaduais, ajudando o MEI a emitir nota corretamente e evitar riscos fiscais.
Mais do que cumprir obrigações, a Confirp transforma a complexidade da legislação em orientações práticas e seguras, considerando CNAE, tipo de nota e regras locais.
Com uma atuação próxima, técnica e atualizada, a Confirp se posiciona como parceira estratégica do MEI, oferecendo segurança, clareza e suporte para o crescimento do negócio.
Veja também:
