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Domicílios Eletrônicos: A Exigência Que as Empresas Não Podem Ignorar

A transformação digital tem impactado diversos setores da sociedade e, no universo das empresas, a comunicação com órgãos governamentais tem se tornado cada vez mais digitalizada. Entre as ferramentas que têm ganhado destaque, estão os domicílios eletrônicos.

Esses canais oficiais de comunicação, hoje são obrigatórios para uma série de processos legais e fiscais, têm se mostrado cada vez mais essenciais, mas também um desafio para muitas empresas, especialmente para aquelas que não têm o suporte de sistemas sofisticados.

Os Domicílios Eletrônicos (DE) são ferramentas digitais que servem como canais oficiais de comunicação entre os órgãos públicos e as empresas ou cidadãos. Eles recebem intimações, notificações e outras comunicações relevantes, de forma prática e ágil. São utilizados para diversas finalidades, desde o envio de notificações fiscais, trabalhistas até processos judiciais.

Existem diferentes tipos de Domicílios Eletrônicos, como o Domicílio Eletrônico Tributário, o Judicial e o Trabalhista. Todos eles têm como objetivo facilitar o recebimento de informações e promover a transparência nos processos. Porém, a grande questão é que, com tantos sistemas distintos, a gestão dessas plataformas torna-se um desafio para as empresas.

 

 

Diversidade de sistemas: uma dificuldade para as empresas

 

Atualmente, as empresas precisam gerenciar uma série de sistemas e plataformas diferentes para garantir que estão em conformidade com as exigências legais. O e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), o e-PAT (Processo Administrativo Tributário Eletrônico), o DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista), o DEC (Domicilio Eletrônico do Contribuinte) e o Domicílio Tributário Eletrônico são apenas alguns exemplos de sistemas que devem ser monitorados de forma constante.

Em uma conversa com a Luana, especialista na área societária da Confirp Contabilidade, ela destaca a complexidade dessa gestão. “O que se observa é que, para as empresas se manterem regulares, elas precisam estar atentas a múltiplos portais, cada um com suas notificações e requisitos próprios”, afirma. Para empresas de porte médio e grande, muitas delas já têm sistemas desenvolvidos para gerenciar esses domicílios eletrônicos. Contudo, para empresas menores, como o MEI (Microempreendedor Individual), essa tarefa pode ser um verdadeiro desafio.

A Confirp Contabilidade, com um sistema próprio que centraliza as notificações dos principais domicílios eletrônicos, facilita a vida de seus clientes, mantendo tudo organizado em uma plataforma única. “Para uma empresa como a nossa, que lida com múltiplos domicílios eletrônicos, o sistema nos ajuda a centralizar as informações, mas para o pequeno empresário, a situação é mais difícil. Muitas vezes, ele não tem acesso a um sistema de gestão adequado”, explica Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Esse quadro deixa claro a dificuldade para os pequenos negócios, que frequentemente dependem de alertas via e-mail ou notificações nos sistemas, o que, por si só, não garante que a empresa não perca prazos importantes.

 

Notificações por e-mail: um desafio adicional

 

Outra questão sobre o tema é a confiança nas notificações enviadas por e-mail. “Embora seja uma alternativa receber notificações por esse meio, o risco de cair em spams é alto. Com a quantidade de e-mails que recebemos, fica difícil distinguir os importantes, o que pode levar a uma falha no acompanhamento das comunicações”, alerta Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Por isso, a orientação é clara: mesmo recebendo notificações por e-mail, as empresas devem evitar clicar em links diretamente. O ideal é acessar os sistemas por meio de canais oficiais e confirmados. Disso também se tem uma reflexão, a solução seria a criação de um portal único, que consolidasse todas as notificações e comunicações em uma única plataforma, eliminando a necessidade de monitorar vários sistemas e diminuindo o risco de erros.

Apesar dos avanços no sistema de domicílios eletrônicos, a crítica sobre a fragmentação dos sistemas é inevitável. Atualmente, as empresas precisam acessar uma infinidade de portais para se manterem atualizadas e em conformidade com as exigências legais. Isso gera uma sobrecarga de trabalho, principalmente em momentos de pico, como durante o fechamento de tributos ou quando uma intimação urgente é recebida.

“É uma dificuldade que as empresas enfrentam. Poderíamos ter um único portal, centralizando todas essas comunicações, como já ocorre em alguns países. Isso simplificaria a vida das empresas e evitaria erros relacionados à falha de comunicação ou perda de prazos”, pondera Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

 

Exemplos de Domicílios Eletrônicos

 

  1. Domicílio Tributário Eletrônico (DTE)
    Para consultar as comunicações da Receita Federal e demais entidades tributárias.
  2. Domicílio Judicial Eletrônico (DJE)
    Canal para acompanhar notificações e intimações judiciais.
  3. Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET)
    Sistema que permite a comunicação entre empregador e o Ministério do Trabalho.
  4. Domicílio Eletrônico do Simples Nacional e MEI
    Para o Microempreendedor Individual e empresas do Simples Nacional.
  5. Domicílio Eletrônico do Contribuinte Estadual (DEC)
    Comunicação entre empresas e as Secretarias da Fazenda Estaduais.
  6. Domicílio Eletrônico do Contribuinte Municipal (DEM)
    Para a comunicação entre cidadãos/empresas e prefeituras.

 

Conclusão: Atenção Redobrada e Cuidado com os Links

 

Diante da necessidade de estar em dia com múltiplos sistemas e prazos apertados, a recomendação final da Confirp é que as empresas façam um acompanhamento diário dos seus domicílios eletrônicos. Além disso, é fundamental que as notificações sejam tratadas com cautela, evitando clicar em links diretamente de e-mails recebidos.

Embora a criação de um portal único seja uma solução desejável e mais eficiente, o desafio para as empresas será, por enquanto, seguir monitorando e acessando essas plataformas para evitar irregularidades que podem acarretar problemas fiscais ou judiciais.

 

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Primeiro lote de restituição do IR – saiba se está nesse ou na malha fina

A consulta ao primeiro lote de restituição do Imposto de Renda 2016 será liberada pela Receita Federal libera nesta quarta-feira (8), a partir das 9h. Estão nessa primeira leva 1,61 milhão de contribuintes e soma R$ 2,65 bilhões. Do número total de contribuintes do primeiro lote, 1,49 milhão são idosos e 113,76 mil possuem alguma deficiência física ou mental ou moléstia grave. Essas pessoas têm prioridade no recebimento. A Confirp proporciona toda segurança para quem deseja ajustar sua declaração! Os depósitos nas contas dos contribuintes do primeiro lote de restituição acontecerão no dia 15 de junho. O acesso referente à restituição pode ser obtido pelo site da Receita, em: http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/Atrjo/ConsRest/Atual.app/paginas/index.asp Primeiro lote de restituição ou Malha Fina Além de saber se estão no primeiro lote de restituição, os contribuintes também já estão podendo pesquisar para saber se ficaram ou não na malha fina. Com a modernização do sistema a Receita Federal a agilidade para disponibilizar a informação neste ano foi muito maior. Para o diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Welinton Mota, quem sabe ou acha que errou na declaração, a preocupação em pesquisar a situação é válida, mas não é necessário nervosismo. Ajustes ainda são possíveis antes que seja chamado pelo Fisco. Mesmo para quem já sabe que está na malha fina, não é necessário pânico, ajustes ainda são possíveis com uma declaração retificadora. “A Receita Federal permite o contribuinte acesso ao detalhamento do processamento de sua declaração através do código de acesso gerado no próprio site da Receita Federal ou certificado digital. Caso tenha sido detectada alguma divergência o Fisco já aponta ao contribuinte o item que esta sendo ponto de divergência e orienta o contribuinte em como fazer a correção”, explica Welinton Mota. Como pesquisar? Assim para saber se há inconsistências em suas declarações do Imposto de Renda e se, por isso, caíram na malha fina do Leão, ou seja, se tiveram seu IR retido para verificações é necessário acessar o extrato da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física de 2016, disponível no portal e-CAC da Receita Federal. Para acessar é necessário utilizar o código de acesso gerado na própria página da Receita Federal, ou certificado digital emitido por autoridade habilitada. De acordo com a Receita Federal, o acesso ao extrato, por parte dos contribuintes, também permite conferir se as cotas do IRPF estão sendo quitadas corretamente; solicitar, alterar ou cancelar débito automático das cotas, além de identificar e parcelar eventuais débitos em atraso, entre outros serviços. “Em relação à declaração retida, se não houver erros por parte do contribuinte que necessite enviar uma declaração retificadora, o caminho é aguarda ser chamado para atendimento junto à Receita”, complementa o diretor da Confirp Contabilidade. Como corrigir os erros? Mas se os erros forem detectados é importante fazer a declaração retificadora. O procedimento é o mesmo que para uma declaração comum. A diferença é que no campo “Identificação do Contribuinte”, deve ser informada que a declaração é retificadora. Também é fundamental que o contribuinte possua o número do recibo de entrega da declaração anterior, para a realização do processo. A entrega dessa declaração poderá ser feita pela internet. O contribuinte que já estiver pagando imposto não poderá interromper o recolhimento, mesmo havendo redução do imposto a pagar. Nesse caso, deverá agir da seguinte forma: · Recalcular o novo valor de cada quota, mantendo-se o número de quotas em que o imposto foi parcelado na declaração retificadora, desde que respeitado o valor mínimo; · Os valores pagos a mais nas quotas já vencidas devem ser compensados nas quotas com vencimento futuro ou ser objeto de pedido de restituição; · Sobre o montante a ser compensado ou restituído incidirão juros equivalentes à taxa Selic, tendo como termo inicial o mês subsequente ao do pagamento a maior e como termo final o mês anterior ao da restituição ou da compensação, adicionado de 1% no mês da restituição ou compensação. Caso tenha pago menos que deveria, o contribuinte terá que regularizar o valor na restituição de suas declarações, recolhendo eventuais diferenças do IRPF, as quais terão acréscimos de juros e multa de mora, limitada a 20%. E isso só pode ser feito antes do recebimento da intimação inicial da Receita. Para quem já foi intimado, a situação se complica, não podendo mais corrigir espontaneamente as suas declarações e ficando sujeitos, em caso de erros comprovados, à cobrança do imposto, acrescido de juros de mora e multa de 75% a 150% – sobre o valor do imposto devido e o valor da despesa que foi usada na tentativa de fraude. Se caracterizar crime contra a ordem tributária, o contribuinte estará sujeito a sanções penais previstas em lei – com até dois anos de reclusão.   Constatado que a declaração retida em malha tem informações incorretas Solução Fazer declaração retificadora, corrigindo eventuais erros cometidos. Atenção: não é possível a retificação da declaração após início de investigação pela Receita. Situação Não encontrar erros na Declaração retida em malha e o contribuinte tem toda a documentação que comprova as informações declaradas Solução 1ª opção: Solicitar a antecipação da análise da documentação que comprova as informações com pendências. 2ª opção: Aguardar intimação ou notificação de lançamento da Receita Federal, para só então apresentar a documentação. Contudo, o diretor da Confirp faz um alerta: “Na declaração retificadora não é permitida a mudança da opção, ou seja, se o contribuinte declarou na “Completa” deve retificar sua declaração nesta forma, mesmo que o resultado na “Simplificada” seja mais vantajoso. Além disso, o contribuinte pode fazer a retificadora a qualquer momento, desde que não seja iniciada nenhuma ação fiscal por parte da Receita Federal, que pode ocorrer a qualquer momento em até cinco anos”. “Assim, para concluir, se ao acessar a declaração for informado que ela está “Em Processamento”, é importante que o contribuinte confira todos os dados para certificar que não há erros e aguardar, pois, muitas vezes a declaração retida pelo Fisco não significa erro na declaração do contribuinte e sim, que informações estão sendo buscadas e análises

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Receita Federal alerta sobre operação ‘Fonte Não Pagadora’

Primeira fase da operação ‘Fonte Não Pagadora’ foi realizada em 2019 e 2020. Durante análise, foi observado um total de R$ 1,34 bilhão em indícios de sonegação nas declarações enviadas. As análises são feitas a partir do cruzamento de dados entre as informações fornecidas pela pessoa jurídica na declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF) e os documentos de confissão dos débitos federais e de recolhimento, DCTF e DCOMP. As divergências foram apuradas em um pequeno grupo, já que a maioria dos declarantes da DIRF não apresentou nenhum problema. Apesar de alerta da Receita Federal sobre as divergências, empresas optaram por ignorar o alerta e foram autuadas. A multa aumenta o valor devido em 75% a 225%. Este ano a operação inicia sua segunda fase. Na nova fase serão enviadas 11.438 comunicações em todo o país. Serão enviadas mensagens para as caixas postais eletrônicas no e-CAC com o detalhamento de todas as divergências encontradas. As mensagens possuem também as orientações necessárias para regularização, já que aqueles que não corrigirem os erros ou justificarem as divergências serão autuados e multados. Primeira fase. Na primeira fase, 3365 empresas fizeram a autorregularização e pagaram o valor de total de R$ 175 milhões, sem aplicação de multa pelo fisco. 4492 empresas foram autuadas no valor total de R$ 282 milhões, tendo sua dívida tributária aumentada em 75% por causa da multa. Essas foram as empresas que não resolveram as irregularidades mesmo após a Receita Federal ter enviado uma comunicação com as orientações necessárias e com prazo para que a regularização fosse feita sem multa. A Receita Federal espera que as divergências nas declarações sejam regularizadas, para que o prazo concedido seja aproveitado, evitando riscos fiscais e autuações com multas que podem variar de 75% a 225% do imposto não declarado em DCTF e não recolhido. Informações sobre a Operação e orientações sobre como se regularizar estão disponíveis aqui Detalhamento dos valores devidos apurados nesta operação por unidade da federação: Estados  Qtd Contribuintes  VEL  AC 29 R$ 2.120.531,86 AL 84 R$ 7.833.805,25 AM 168 R$ 16.568.881,75 AP 24 R$ 2.280.943,31 BA 400 R$ 67.278.616,00 CE 221 R$ 31.899.404,23 DF 304 R$ 48.191.785,47 ES 186 R$ 18.718.551,86 GO 361 R$ 32.471.411,72 MA 139 R$ 17.573.876,43 MG 739 R$ 55.671.875,12 MS 111 R$ 8.246.998,59 MT 211 R$ 21.129.406,61 PA 222 R$ 22.280.797,22 PB 75 R$ 10.061.909,02 PE 293 R$ 39.070.673,13 PI 72 R$ 5.805.129,70 PR 518 R$ 52.883.513,66 RJ 1443 R$ 197.130.767,05 RN 86 R$ 5.121.576,03 RO 62 R$ 4.897.071,52 RR 18 R$ 2.083.901,73 RS 520 R$ 47.139.841,54 SC 389 R$ 75.356.415,92 SE 47 R$ 4.122.088,90 SP 4647 R$ 545.807.932,52 TO 69 R$ 3.630.499,05 Total Geral 11.438       R$ 1.345.378.205,19 Modelo de mensagem que será encaminhada. Além da mensagem principal, há outras contendo tabelas com as divergências encontradas.

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Empregadores recorrem a assessoria

As dificuldades em usar o eSocial (sistema unificado para registro e recolhimento de tributos dos empregados domésticos) estão levando muitos empregadores a recorrer a serviços terceirizados para gerir seus trabalhadores. De acordo com especialistas na área trabalhista, fazer o cadastro e pagar a primeira guia do novo sistema foram apenas o início dos desafios que as pessoas terão para cumprir a nova legislação. Conheça o Confirp em Casa – serviço que facilitará sua vida! Eles afirmam que, embora a maior parte dessas obrigações, como INSS, horas extras e salário maternidade, já exista há mais tempo, muitos contribuintes têm feito o recolhimento de forma incorreta. E, agora, o governo terá como controlar efetivamente se as contas estão sendo feitas de forma certa. Não basta, por exemplo, colocar todo mês o mesmo valor de salário contratual. É necessário calcular o ganho com base em horas extras, adicional noturno, férias e 13° salário, por exemplo. Esse último benefício, aliás, já vai alterar a remuneração dos meses de novembro e dezembro. “A casa da gente agora tem todas as responsabilidades de uma empresa grande, mas você não tem um departamento de RH para cuidar disso”, afirma Marcos Machuca. CONTADORES Fundador da Lalabee, empresa que gerencia o cumprimento dessas obrigações e conta com 9.000 clientes, Machuca diz que a maioria das pessoas acha que, ao recolher o mesmo valor todos os meses, está dentro da lei. O diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos, afirma que a procura por serviços de contadores também aumentou. “Para se chegar ao valor base para cálculo de INSS e FGTS, há uma série de contas, e o eSocial não calcula isso.” Domingos cita como exemplo o cálculo diferenciado feito nas férias, quando o trabalhador recebe o adicional de um terço do salário e a antecipação do pagamento do mês corrente. “Às vezes, é necessária uma assessoria pontual, em caso de rescisão de contrato, férias, afastamento por acidente de trabalho”, diz o diretor da consultoria. Glauco Marchezin, consultor da IOB Sage, afirma que as novas versões do sistema devem facilitar o trabalho dos empregadores. “Quando o sistema estiver todo desenvolvido, vai começar a lançar todos os valores discriminados, e a tendência é que fique mais fácil esse cálculo”, diz Sage. O coordenador do Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal, Clóvis Belbute Peres, diz que o sistema ainda passará por mudanças. Em dezembro, por exemplo, já estará disponível uma nova versão, que ainda está sendo ajustada. Fonte – Diário Online e Agência Folha empregadores

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