Confirp Notícias

Domicílios Eletrônicos: A Exigência Que as Empresas Não Podem Ignorar

A transformação digital tem impactado diversos setores da sociedade e, no universo das empresas, a comunicação com órgãos governamentais tem se tornado cada vez mais digitalizada. Entre as ferramentas que têm ganhado destaque, estão os domicílios eletrônicos.

Esses canais oficiais de comunicação, hoje são obrigatórios para uma série de processos legais e fiscais, têm se mostrado cada vez mais essenciais, mas também um desafio para muitas empresas, especialmente para aquelas que não têm o suporte de sistemas sofisticados.

Os Domicílios Eletrônicos (DE) são ferramentas digitais que servem como canais oficiais de comunicação entre os órgãos públicos e as empresas ou cidadãos. Eles recebem intimações, notificações e outras comunicações relevantes, de forma prática e ágil. São utilizados para diversas finalidades, desde o envio de notificações fiscais, trabalhistas até processos judiciais.

Existem diferentes tipos de Domicílios Eletrônicos, como o Domicílio Eletrônico Tributário, o Judicial e o Trabalhista. Todos eles têm como objetivo facilitar o recebimento de informações e promover a transparência nos processos. Porém, a grande questão é que, com tantos sistemas distintos, a gestão dessas plataformas torna-se um desafio para as empresas.

Diversidade de sistemas: uma dificuldade para as empresas

Atualmente, as empresas precisam gerenciar uma série de sistemas e plataformas diferentes para garantir que estão em conformidade com as exigências legais. O e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), o e-PAT (Processo Administrativo Tributário Eletrônico), o DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista), o DEC (Domicilio Eletrônico do Contribuinte) e o Domicílio Tributário Eletrônico são apenas alguns exemplos de sistemas que devem ser monitorados de forma constante.

Em uma conversa com a Luana, especialista na área societária da Confirp Contabilidade, ela destaca a complexidade dessa gestão. “O que se observa é que, para as empresas se manterem regulares, elas precisam estar atentas a múltiplos portais, cada um com suas notificações e requisitos próprios”, afirma. Para empresas de porte médio e grande, muitas delas já têm sistemas desenvolvidos para gerenciar esses domicílios eletrônicos. Contudo, para empresas menores, como o MEI (Microempreendedor Individual), essa tarefa pode ser um verdadeiro desafio.

A Confirp Contabilidade, com um sistema próprio que centraliza as notificações dos principais domicílios eletrônicos, facilita a vida de seus clientes, mantendo tudo organizado em uma plataforma única. “Para uma empresa como a nossa, que lida com múltiplos domicílios eletrônicos, o sistema nos ajuda a centralizar as informações, mas para o pequeno empresário, a situação é mais difícil. Muitas vezes, ele não tem acesso a um sistema de gestão adequado”, explica Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Esse quadro deixa claro a dificuldade para os pequenos negócios, que frequentemente dependem de alertas via e-mail ou notificações nos sistemas, o que, por si só, não garante que a empresa não perca prazos importantes.

Notificações por e-mail: um desafio adicional

Outra questão sobre o tema é a confiança nas notificações enviadas por e-mail. “Embora seja uma alternativa receber notificações por esse meio, o risco de cair em spams é alto. Com a quantidade de e-mails que recebemos, fica difícil distinguir os importantes, o que pode levar a uma falha no acompanhamento das comunicações”, alerta Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Por isso, a orientação é clara: mesmo recebendo notificações por e-mail, as empresas devem evitar clicar em links diretamente. O ideal é acessar os sistemas por meio de canais oficiais e confirmados. Disso também se tem uma reflexão, a solução seria a criação de um portal único, que consolidasse todas as notificações e comunicações em uma única plataforma, eliminando a necessidade de monitorar vários sistemas e diminuindo o risco de erros.

Apesar dos avanços no sistema de domicílios eletrônicos, a crítica sobre a fragmentação dos sistemas é inevitável. Atualmente, as empresas precisam acessar uma infinidade de portais para se manterem atualizadas e em conformidade com as exigências legais. Isso gera uma sobrecarga de trabalho, principalmente em momentos de pico, como durante o fechamento de tributos ou quando uma intimação urgente é recebida.

“É uma dificuldade que as empresas enfrentam. Poderíamos ter um único portal, centralizando todas essas comunicações, como já ocorre em alguns países. Isso simplificaria a vida das empresas e evitaria erros relacionados à falha de comunicação ou perda de prazos”, pondera Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Exemplos de Domicílios Eletrônicos

Domicílio Tributário Eletrônico (DTE)
Para consultar as comunicações da Receita Federal e demais entidades tributárias.
Domicílio Judicial Eletrônico (DJE)
Canal para acompanhar notificações e intimações judiciais.
Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET)
Sistema que permite a comunicação entre empregador e o Ministério do Trabalho.
Domicílio Eletrônico do Simples Nacional e MEI
Para o Microempreendedor Individual e empresas do Simples Nacional.
Domicílio Eletrônico do Contribuinte Estadual (DEC)
Comunicação entre empresas e as Secretarias da Fazenda Estaduais.
Domicílio Eletrônico do Contribuinte Municipal (DEM)
Para a comunicação entre cidadãos/empresas e prefeituras.

Conclusão: Atenção Redobrada e Cuidado com os Links

Diante da necessidade de estar em dia com múltiplos sistemas e prazos apertados, a recomendação final da Confirp é que as empresas façam um acompanhamento diário dos seus domicílios eletrônicos. Além disso, é fundamental que as notificações sejam tratadas com cautela, evitando clicar em links diretamente de e-mails recebidos.

Embora a criação de um portal único seja uma solução desejável e mais eficiente, o desafio para as empresas será, por enquanto, seguir monitorando e acessando essas plataformas para evitar irregularidades que podem acarretar problemas fiscais ou judiciais.

Compartilhe este post:

Entre em contato!

Leia também:

Aumento de ICMS terá impacto no mercado de veículos usados

O setor de veículos usados será um dos mais afetados com a mini reforma do ICMS que está prevista para ter validade no próximo dia 15 de janeiro no Estado de São Paulo, sendo que o percentual de ICMS a ser cobrado nessas transações devem passar de 1,80% para 5,53%, um aumento de 207% no valor. Essa mudança consta em importantes ajustes feitos no ICMS por João Dória que implicarão no aumento para diversos setores, dentre eles o automotivo. Serão centenas de produtos impactados diretamente, mas o setor de veículos usados é o que terá um aumento mais expressivo em relação ao que era cobrado, o que deve fazer com que concessionárias sintam o impacto dessa alteração. Esse aumento se dá em função da necessidade de dinheiro para ajuste das contas do Estado de São Paulo em função da crise criada pela pandemia. Segundo o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos, ”não tem como o setor assumir sozinho esse aumento tributário, isso fará com que consequentemente se tenha o repasse do valor à população, que já vem sofrendo com os impactos da pandemia”, explica. Para entender melhor: em 16 de outubro de 2020 o Estado de São Paulo publicou diversas normas alterando a legislação do ICMS, com a finalidade de aumentar a arrecadação. São medidas de ajuste fiscal e equilíbrio das contas públicas, em face da pandemia do Covid-19. Esse aumento de alíquotas terá vigência de 15/01/2021 à 15/01/2023, segundo os decretos, restando saber se daqui dois anos o governo vai publicar novo decreto restabelecendo as alíquotas anteriores, fato que ainda é incerto.

Ler mais

Reforma Trabalhista – qual impacto nos bancos de horas e na hora extra?

Leia também e entenda tudo sobre Contabilidade Digital: Entenda como funciona a contabilidade digital Contabilidade Digital – Sua empresa pronta para o futuro Confirp Digital – Inteligência artificial em sua contabilidade O que é necessário fazer para trocar de contabilidade? Confirp Digital: Tudo que você precisa na palma da sua mão! Com a Reforma Trabalhista já sancionada, as empresas deverão se adequar as principais mudanças que ocorrerão na legislação. Serão grandes os impactos nas relações de trabalhos e, em alguns casos, a lei estará ajustando pontos que já eram praticados mas precisavam ser regulamentados. Outros se observava uma necessidade de simplificação dos processos. Este último é o caso que acontecerá com os bancos de horas e hora extra, que tirará toda a necessidade de acordos com sindicatos. Enquanto a nova lei não entra em vigor, se observa uma grande burocracia para implementação dessas possibilidades ao trabalhador, sendo que até então só era permitido a instituição de banco de horas por meio de convenção ou acordo coletivo (sempre com a participação da entidade sindical). “Observávamos que, em relação a esse tema teremos uma grande melhoria, com a entrada em vigor da lei, poderá ser instituído banco de horas sem a intervenção ou participação da instituição sindical, por meio de acordo individual entre o empregado e o empregador por escrito. Tudo se tornará muito mais simples, beneficiando os dois lados”, explica o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos. O diretor complemente que com a regra ficará fixado o prazo de 6 meses para compensação das horas trabalhadas adicionalmente, salvo em casos de rescisão que deverão ser convertidas em horas extras adicionados o percentual mínimo definido nessa lei de 50%. “Outro ponto que proporcionará simplificação é que passa a ser permitido o regime de compensação de jornada estabelecido por acordo individual, ainda que tácito (sem necessidade de ser escrito) para a compensação horas no mesmo mês”, explica Domingos. Contudo, a empresa deverá se atentar pois o percentual de majoração do adicional da hora extra é adequado ao que estabelece a art. 7º inciso XVI da Constituição Federal, que é os 50%. Também foi excluído a necessidade de descanso de 15 (quinze) minutos antes de iniciar o período de hora extra. O que muda também para as empresas é a possibilidade de redução do horário de repouso e alimentação de empregado (de no mínimo uma hora). Quando esse fato não ocorria, o empregador era obrigado a pagar a hora integral desse repouso (com acréscimo de 50%) como hora extra, independentemente do tempo suprimido. A partir de agora, o empregador que não cumprir com tal prerrogativa deverá pagar apenas o período suprimido do horário para repouso ou alimentação do empregado com acréscimo dos mesmos 50%. “É importante frisar que a lei só passará a ter validade a partir de novembro de 2017 e terá impacto a princípio nos novos contratos que serão firmados a partir dessa data”, finaliza do diretor da Confirp.

Ler mais

Governo reabre Refis da Copa, com prazo muito apertado para adesão

A reivindicação de grande parte do empresariado foi atendida, com a reabertura do prazo para adesão ao Refis da Copa, que o Ministério da Fazenda divulgou na última sexta-feira. Contudo, o prazo de adesão será muito curto, indo até 1 de dezembro de 2014. Com isso, o Governo Federal tanta minimizar os impactos negativos gerados com o curto período de adesão e falhas no fornecimento de informações. Esse novo prazo vem sendo uma luta de diversas organizações de classes e empresas.

Ler mais

Veja como declarar heranças no IR 2021

As heranças recebidas pelo contribuinte só devem ser listadas na declaração do Imposto de Renda após a conclusão do processo judicial de inventário, que divide os bens deixados pela pessoa que morreu aos herdeiros. Sem a conclusão desse processo, nada deve ser declarado, afirmam especialistas. “Os lançamentos na declaração de imposto de renda do herdeiro ou meeiro deverão ser relacionados no ano-calendário em que ocorrer o trânsito em julgado da ação de inventário ou da lavratura da escritura pública de inventário”, diz o diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos. É que quando uma pessoa morre, os bens não são transmitidos automaticamente para os herdeiros, o que é feito por meio do processo de inventário. A transmissão só é feita aos herdeiros após o encerramento do processo. A divisão dos bens e direitos é listada na Declaração Final do Espólio (o conjunto de bens, direitos e obrigações da pessoa falecida). Onde declarar Após a transmissão oficial da herança, o contribuinte herdeiro precisa declarar os bens herdados. De acordo com Domingos, os bens herdados deverão ser relacionados na ficha de Bens e Direitos na declaração de imposto de renda (herdeiro e meeiro), destacando para cada item o código do bem, a discriminação (relacionar a descrição do bem, data da aquisição que será a mesma do falecimento de quem deixou a herança, seguido das informações do processo de inventário, nome e CPF do falecido) e a situação em 31/12/2020 (valor do bem). “O valor transmitido deverá ser o mesmo relacionado na declaração do falecido. Deverão também ser relacionados na ficha de Rendimentos Isentos e Não Tributados, na linha 10 – Transferências Patrimoniais – Doações e Heranças, os dados do falecido seguido de seu CPF, nome e valor da herança transmitida”, explica. Os valores recebidos a título de acréscimo patrimonial também devem ser lançados na ficha “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”, na linha “10” (transferências patrimoniais – doações e heranças). Os herdeiros devem informar a participação proporcional nos bens partilhados na ficha Bens e Direitos e de Rendimentos Isentos e Não Tributados, em transferências patrimoniais – doações e heranças. “Eles deverão relacionar em sua declaração de imposto de renda exatamente os valores a eles transmitidos de acordo com o relacionado na declaração do “de cujus” [falecido]”, diz o especialista. É obrigatório declarar? Em relação a obrigatoriedade de declaração, o espólio seguirá a mesma regra de obrigatoriedade aplicada aos demais contribuintes. “Caso não esteja inserido em uma das hipóteses que o obriga a entregar sua declaração, o inventariante estará dispensado de fazê-la, exceto em relação à declaração final de espólio, que é feita quando o processo de inventário termina”, diz Domingos. Domingos reitera que o processo de inventário termina com o trânsito em julgado da ação de inventário ou da lavratura da escritura pública de inventário. O inventariante deverá entregar a declaração final de espólio, informando quem são os herdeiros ou meeiros beneficiados. Na ficha de Bens e Direitos do espólio deverá relacionar, além dos bens transmitidos, o valor destinado para ele e também a participação de cada herdeiro naquele bem. “É facultativa a transmissão do bem pelo valor de mercado, porém, caso o inventariante decida por fazer dessa forma, deverá apurar o ganho de capital, que deve ser declarado em programa disponibilizado pela Receita Federal. Esse procedimento independe do valor destacado no inventário para fins de cálculo do Imposto sobre Transmissão Causa Mortis”, ressalta. Cada herdeiro deverá efetuar os lançamentos em sua declaração nas fichas de Bens e Direitos e também na ficha de Rendimentos Isentos. Em caso de o pai ter deixado uma casa de herança para os filhos, mas o processo de inventário não ter começado, o inventariante deverá preencher a Declaração Inicial de Espólio, informando como ocupação principal o código 81 – Espólio, na ficha de dados do contribuinte. Os demais campos da declaração deverão ser preenchidos normalmente, como se a pessoa estivesse viva. Esse procedimento se manterá até o trânsito em julgado da ação de inventário ou da lavratura da escritura pública de inventário, onde o inventariante deverá elaborar a declaração final de espólio. Ano-calendário Em caso de o inventário terminar perto do prazo final de entrega da declaração do IR, o contribuinte não precisa declarar os bens. “A declaração final do espólio deverá ser entregue no ano seguinte ao do que ocorreu a finalização do inventário. O ano em que ocorrer o trânsito em julgado ou a lavratura de escritura será considerado como ano-calendário para fins de declaração”, esclarece Domingos. Doação da herança Após a finalização do inventário, se os herdeiros decidirem doar suas partes da herança, deverão relacionar em sua declaração de imposto de renda os bens e direitos doados, em duas fichas. Na de Bens e Direitos, deverão relacionar na linha do bem que recebeu como herança, mais precisamente no campo discriminação, os dados do donatário (nome e CPF), data da doação e valor. Caso tenha doado a totalidade do bem, deverá “zerar” a coluna “situação em 31/12/2020”; em doações efetuadas, deverá ser informado o nome do donatário (quem recebeu a doação) seguido do valor doado (bens ou espécie). “Para doações em dinheiro deverá relacionar o código “80” dessa ficha, e se for em bens (tipo imóveis, bens móveis) deverá utilizar o código 81”, explica Domingos. Segundo ele, o donatário estará obrigado a entregar a declaração de Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doações de Qualquer Natureza (ITCMD), declarando o valor recebido (seja em espécie ou em bens e direitos) e calcular, se devido, o imposto. Fonte adequada de G1 – Marta Cavallini Do G1, em São Paulo – http://g1.globo.com/economia/imposto-de-renda/2018/noticia/2018/04/veja-como-declarar-heranca-no-ir-2018.html

Ler mais