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Domicílios Eletrônicos: A Exigência Que as Empresas Não Podem Ignorar

A transformação digital tem impactado diversos setores da sociedade e, no universo das empresas, a comunicação com órgãos governamentais tem se tornado cada vez mais digitalizada. Entre as ferramentas que têm ganhado destaque, estão os domicílios eletrônicos.

Esses canais oficiais de comunicação, hoje são obrigatórios para uma série de processos legais e fiscais, têm se mostrado cada vez mais essenciais, mas também um desafio para muitas empresas, especialmente para aquelas que não têm o suporte de sistemas sofisticados.

Os Domicílios Eletrônicos (DE) são ferramentas digitais que servem como canais oficiais de comunicação entre os órgãos públicos e as empresas ou cidadãos. Eles recebem intimações, notificações e outras comunicações relevantes, de forma prática e ágil. São utilizados para diversas finalidades, desde o envio de notificações fiscais, trabalhistas até processos judiciais.

Existem diferentes tipos de Domicílios Eletrônicos, como o Domicílio Eletrônico Tributário, o Judicial e o Trabalhista. Todos eles têm como objetivo facilitar o recebimento de informações e promover a transparência nos processos. Porém, a grande questão é que, com tantos sistemas distintos, a gestão dessas plataformas torna-se um desafio para as empresas.

Diversidade de sistemas: uma dificuldade para as empresas

Atualmente, as empresas precisam gerenciar uma série de sistemas e plataformas diferentes para garantir que estão em conformidade com as exigências legais. O e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), o e-PAT (Processo Administrativo Tributário Eletrônico), o DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista), o DEC (Domicilio Eletrônico do Contribuinte) e o Domicílio Tributário Eletrônico são apenas alguns exemplos de sistemas que devem ser monitorados de forma constante.

Em uma conversa com a Luana, especialista na área societária da Confirp Contabilidade, ela destaca a complexidade dessa gestão. “O que se observa é que, para as empresas se manterem regulares, elas precisam estar atentas a múltiplos portais, cada um com suas notificações e requisitos próprios”, afirma. Para empresas de porte médio e grande, muitas delas já têm sistemas desenvolvidos para gerenciar esses domicílios eletrônicos. Contudo, para empresas menores, como o MEI (Microempreendedor Individual), essa tarefa pode ser um verdadeiro desafio.

A Confirp Contabilidade, com um sistema próprio que centraliza as notificações dos principais domicílios eletrônicos, facilita a vida de seus clientes, mantendo tudo organizado em uma plataforma única. “Para uma empresa como a nossa, que lida com múltiplos domicílios eletrônicos, o sistema nos ajuda a centralizar as informações, mas para o pequeno empresário, a situação é mais difícil. Muitas vezes, ele não tem acesso a um sistema de gestão adequado”, explica Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Esse quadro deixa claro a dificuldade para os pequenos negócios, que frequentemente dependem de alertas via e-mail ou notificações nos sistemas, o que, por si só, não garante que a empresa não perca prazos importantes.

Notificações por e-mail: um desafio adicional

Outra questão sobre o tema é a confiança nas notificações enviadas por e-mail. “Embora seja uma alternativa receber notificações por esse meio, o risco de cair em spams é alto. Com a quantidade de e-mails que recebemos, fica difícil distinguir os importantes, o que pode levar a uma falha no acompanhamento das comunicações”, alerta Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Por isso, a orientação é clara: mesmo recebendo notificações por e-mail, as empresas devem evitar clicar em links diretamente. O ideal é acessar os sistemas por meio de canais oficiais e confirmados. Disso também se tem uma reflexão, a solução seria a criação de um portal único, que consolidasse todas as notificações e comunicações em uma única plataforma, eliminando a necessidade de monitorar vários sistemas e diminuindo o risco de erros.

Apesar dos avanços no sistema de domicílios eletrônicos, a crítica sobre a fragmentação dos sistemas é inevitável. Atualmente, as empresas precisam acessar uma infinidade de portais para se manterem atualizadas e em conformidade com as exigências legais. Isso gera uma sobrecarga de trabalho, principalmente em momentos de pico, como durante o fechamento de tributos ou quando uma intimação urgente é recebida.

“É uma dificuldade que as empresas enfrentam. Poderíamos ter um único portal, centralizando todas essas comunicações, como já ocorre em alguns países. Isso simplificaria a vida das empresas e evitaria erros relacionados à falha de comunicação ou perda de prazos”, pondera Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Exemplos de Domicílios Eletrônicos

Domicílio Tributário Eletrônico (DTE)
Para consultar as comunicações da Receita Federal e demais entidades tributárias.
Domicílio Judicial Eletrônico (DJE)
Canal para acompanhar notificações e intimações judiciais.
Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET)
Sistema que permite a comunicação entre empregador e o Ministério do Trabalho.
Domicílio Eletrônico do Simples Nacional e MEI
Para o Microempreendedor Individual e empresas do Simples Nacional.
Domicílio Eletrônico do Contribuinte Estadual (DEC)
Comunicação entre empresas e as Secretarias da Fazenda Estaduais.
Domicílio Eletrônico do Contribuinte Municipal (DEM)
Para a comunicação entre cidadãos/empresas e prefeituras.

Conclusão: Atenção Redobrada e Cuidado com os Links

Diante da necessidade de estar em dia com múltiplos sistemas e prazos apertados, a recomendação final da Confirp é que as empresas façam um acompanhamento diário dos seus domicílios eletrônicos. Além disso, é fundamental que as notificações sejam tratadas com cautela, evitando clicar em links diretamente de e-mails recebidos.

Embora a criação de um portal único seja uma solução desejável e mais eficiente, o desafio para as empresas será, por enquanto, seguir monitorando e acessando essas plataformas para evitar irregularidades que podem acarretar problemas fiscais ou judiciais.

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Captações de registros, integrações de dados, auditoria de segurança ocorrerão em tempo real, minimizando falhas e omissões de lançamentos, aumentando a precisão dos dados em todos os trabalhos necessários para sua contabilidade online. Por meio do portal Confirp Digital, as informações contábeis, fiscais e trabalhistas serão totalmente interligadas e os processos se tornarão eletrônicos, não havendo trânsito de documentos físicos. Essa constante evolução permite a entrega de produtos e serviços com maior segurança, agilidade e qualidade e todo esse processo já apresenta ótimos resultados. Essa é a contabilidade online? Pela contabilidade é possível entender qual é o cenário econômico, financeiro e patrimonial de uma empresa. Olhando para o futuro, percebe-se que tais relatórios sejam ainda mais vitais para tomada de decisões e gerenciamento do negócio. 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Tudo isso, passará para por sistemas de conciliações automáticas e também análises feitas por nossos técnicos, extraindo assim os balanços patrimoniais, demonstração de resultados, apurações de tributos, geração de obrigações acessórias, tudo disponibilizado para seu acesso no Portal e APP do Confirp Digital. Para os clientes Confirp, esse novo momento será um marco, adequando com agilidade e inteligência a contabilidade às necessidades modernas, e criando um novo jeito de fazer contabilidade, utilizando a inteligência artificial em todas suas operações. Veja nossas áreas: CONTABIL – A contabilidade de sua empresa na era digital! O Confirp Digital leva a contabilidade para o mundo da Inteligência Artificial, reduzindo significativamente o tempo e gastos pelas áreas administrativas e financeiras na organização de documentos, preparação de relatórios e arquivos a serem encaminhados para nosso processamento. 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Últimos dias para aumentar ou doar valores da restituição

A restituição do Imposto de Renda Pessoa Física é um valor que muitos brasileiros recebem anualmente do Governo Federal, contudo, para que os valores sejam maiores no ano de 2022, ou para que se possa doar parte dos valores, as ações devem ser tomadas ainda neste ano, coisa que poucos brasileiros sabem. A restituição é a devolução do valor pago a mais de imposto pelo declarante, ou seja, se foi pago valor maior de imposto pelo contribuinte, esse, tem saldo a ser restituído e pode resgatá-lo. O que ocorre geralmente por causa das deduções do Imposto de Renda. Contudo, muitos contribuintes estão insatisfeitos com o que recebem de restituição frente ao que pagam de impostos. Mas, como visto, o erro está na falta de planejamento antecipado sobre o tema. Assim, a pergunta que fica é: como ganhar mais dinheiro de restituição de Imposto de Renda no próximo ano? Saiba que isso é possível, mas ações devem ser feitas ainda em 2021. “Um dos principais erros em relação ao tema é que a preocupação sobre o assunto fica limitada aos meses de entrega da declaração no ano posterior aos fatos ocorridos. Se o contribuinte começar a pensar no imposto que paga com antecedência, fará não só com que as preocupações com erros sejam menores, como também possibilitará que se recupere mais dinheiro ou utilizá-lo para beneficiar quem precisa”, explica Welinton Mota, diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil. Como aumentar os valores da restituição São vários caminhos para potencializar a restituição. As ações podem ser desde as mais simples, como guardar adequadamente todos os comprovantes de gastos com educação e saúde até mesmo as mais sofisticadas como doações e realização de previdências privadas. Contudo, Welinton Mota alerta, “a primeira coisa que deve ser avaliada para ter a restituição, é se houve valores retidos, caso contrário não há o que se restituir”. Para quem quer abater plano de previdência privada, é importante deixar claro que isso apenas poderá ocorrer quando é feito no modelo PGBL, em um limite de 12% do valor tributável total, antes de qualquer dedução. Também é dedutível do IR para quem já contribui para os sistemas previdenciários oficiais, como trabalhador do setor privado, autônomo ou funcionário público. Nos casos de despesas médicas, odontológicas, instruções, pensões alimentícias judiciais para garantir a restituição basta guardar adequadamente os documentos. É importante não passar informações nessas áreas que não estejam em conformidade com a realidade. “O Fisco está fechando o cerco às informações irregulares a partir de evoluções tecnológicas e cruzamento de informações, tudo o que for declarado deve ser comprovado adequadamente”, conta o diretor da Confirp. Doações são ótimas saídas Welinton Mota acrescenta que as doações podem ser uma forma de direcionar o dinheiro que paga ao Governo para ações que tragam benefícios para a comunidade, mas somente para quem faz a declaração completa do Imposto de Renda. O limite é de 6 % do imposto de renda devido é para as destinações aos fundos de direitos da criança e do adolescente, as doações e os patrocínios para projetos enquadrados como incentivo a atividades culturais, artísticas e incentivos a atividades audiovisuais.

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Incentivos: fazer o bem e crescer aproveitando a lei

Empreender no Brasil não é tarefa fácil e, em meio a tanta correria, investir em marketing se torna praticamente um ato heroico. No entanto, existem caminhos legais para minimizar o impacto da pesada carga tributária sobre os negócios por meio do investimento em marketing, já que o governo, por meio de políticas públicas de desenvolvimento da economia, oferece alguns incentivos fiscais nessa área. Esses benefícios permitem que as organizações economizem com tributos e realizem novos investimentos, o que gera uma ótima oportunidade de crescimento para os negócios. Benefícios de ICMS Um dos principais incentivos para as empresas está relacionado ao Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS). Segundo Renato Nunes, sócio da Machado Nunes Advogados Associados, o sistema tributário brasileiro prevê diversos benefícios relacionados a esse ponto, por exemplo: imunidade às exportações; drawback em operações nas quais a empresa importa insumos para depois exportar produtos industrializados; Simples Nacional, que na prática costuma resultar em redução da alíquota do ICMS; benefícios aprovados pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), aprovados por todos os estados e de abrangência nacional, a exemplo das isenções para medicamentos para tratamento do câncer e da aids e alimentos básicos, como arroz e feijão; benefícios para indústria, importação e comércio concedidos unilateralmente por um estado, ou seja, sem a anuência das demais unidades federativas (estes últimos são os benefícios mais controversos e que costumam levar a discussões entre contribuintes e fiscos estaduais). “Tais benefícios podem adotar diversas mecânicas, mas a mais comum é a seguinte: o estado exige que a empresa instale uma estrutura física mínima no local, gere um número de empregos predeterminado e utilize a infraestrutura logística local – por exemplo, portos e aeroportos. Além disso, alguns benefícios exigem que a empresa contribua com um percentual de receita para algum fundo de desenvolvimento regional”, explica Renato Nunes. Cumpridos esses requisitos, a empresa passa a ter os benefícios. Os mais comuns são postergação ou não exigência do ICMS-Importação, quando aplicável, e crédito presumido, ou seja, desconto no ICMS a pagar sobre as vendas. “É importante ressaltar que, apesar das inúmeras discussões no passado, os principais benefícios unilaterais passaram por um processo de convalidação iniciado em 2017 e, inclusive, o prazo de vigência desses benefícios foi recentemente prorrogado para 2032. Dessa forma, o cenário atual é de segurança jurídica para empresas que pretendem utilizar tais incentivos fiscais”, explica Renato Nunes. Leis de incentivos fiscais A legislação brasileira prevê diversas modalidades de benefícios fiscais para empresas que investem em projetos sociais. “Em linhas gerais, são formas de a própria empresa destinar uma parte do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) diretamente para os projetos que pretende incentivar. Em regra, a estruturação dos projetos e a entrega de documentos para habilitação perante o Poder Público cabe ao proponente do projeto e não à empresa que utilizará o benefício fiscal”, explica o sócio da Machado Nunes Advogados. Geralmente são incentivos relacionados ao desenvolvimento de atividades culturais e desportivas ou relacionados à saúde, que são apoiadas pelas empresas, que, com isso, obtêm reduções de impostos. Cabe à empresa apenas selecionar o projeto que pretende incentivar, confirmar se o fundo municipal, estadual ou nacional correlato está habilitado para receber as doações, transferir os recursos e, posteriormente, solicitar a emissão do recibo padronizado. Um exemplo são as ações realizadas pela Confirp Consultoria Contábil, que utiliza anualmente parte do IRPJ para apoiar diversas causas. “Para nós, esse tipo de ação é gratificante, pois é uma forma legal de associarmos o nosso nome a um projeto muito importante. Com isso, fazemos a diferença em nossa sociedade e associamos nossa imagem a atos positivos, em uma ação em que todos ganham”, afirma Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil. A empresa realiza ações como patrocínios culturais ou doações ao Hospital de Câncer de Barretos, por meio da Lei do Idoso ou do Estatuto da Criança e do Adolescente, por exemplo. Esses são importantes instrumentos utilizados pelos governos para estimular o investimento, o crescimento ou a geração de empregos em um determinado setor ou atividade econômica específica, promovendo o desenvolvimento econômico e social como um todo. Na prática, isso significa que o governo abre mão de uma parte dos impostos que receberia das empresas para que estes sejam destinados diretamente a projetos sociais, a fim de que mais pessoas tenham acesso à saúde, à educação, à cultura, aos esportes etc. Em suma, são benefícios concedidos para que empresas e pessoas físicas possam destinar parte de determinados impostos (como, por exemplo, Imposto de Renda e ICMS) para doar, patrocinar ou apoiar diretamente projetos previamente autorizados pelo governo de cunhos sociais, esportivos, culturais, cinematográficos, entre outros. Por meio dessa iniciativa, a administração pública permite que as companhias invistam em suas operações, gerando empregos e movimentando a economia. Segundo Adriana Pietro, da LS Nogueira (empresa especializada no tema), para utilizar essas alternativas inteligentes, a primeira decisão é não dar todo o seu imposto para o governo e optar por fazer o bem com parte dele. “A partir daí oferecemos toda a assessoria completa para o uso de incentivos fiscais. Com nossa equipe de projetos, identificamos a melhor maneira de sua empresa utilizar esses benefícios e selecionar projetos que vão de acordo com o perfil e o posicionamento do negócio no mercado”, explica. Uma vez escolhida a ação, é importante que alguém da empresa acompanhe o andamento fase a fase, registrando dados e avaliando seu desenvolvimento. Com todas as informações, o marketing pode elaborar conteúdos de divulgação. Existem três maneiras de utilizar os incentivos fiscais: Doação: apoiar projetos sociais com o intuito de levar benefícios para pessoas e comunidades. Patrocínio: incentivar projetos esportivos e culturais com o objetivo de expor positivamente a marca, o produto ou a ideia. Investimento: aplicar incentivos fiscais em produções cinematográficas nacionais com direito a retorno financeiro e exposição de marca. Veja tabela desenvolvida pela LS Nogueira, que detalha as formas possíveis de doações: Desenvolvimento tecnológico Por fim,

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Entregou a declaração com erro? Saiba o que fazer

Acabou o prazo de entrega das declarações de Imposto de Renda Pessoa Física, mas não acabou a preocupação de quem enviou a declaração com erro. Na verdade, essa só aumentou com o medo da malha fina. Enviar a declaração com dados errados ou faltando informações é um grande problema relacionado ao tema, potencializado pelo descuidado e pressa para envio das informações e isso, somado com as complicações para preenchimentos, ocasionam erros que comprometem a declaração, podendo levar até mesmo à malha fina da Receita Federal e a pagar altas multas. Contudo, segundo o diretor executivo da Confirp Contabilidade, Richard Domingos, esses erros não devem ser motivos de desespero. “Detectados os problemas na declaração o contribuinte pode fazer a retificação, antes mesmo de cair na malha fina, onde os erros serão corrigidos. O prazo para retificar a declaração é de cinco anos, mas é importante que o contribuinte realize o processo rapidamente, para não correr o risco de ficar na Malha Fina”. Um dos cuidados que deve ser tomado é entregar a declaração retificadora no mesmo modelo (completo ou simplificado) utilizado para a declaração original. É fundamental que o contribuinte possua o número do recibo de entrega da declaração anterior, para a realização do processo. Segundo Domingos, o procedimento para a realização de uma declaração retificadora é o mesmo que para uma declaração comum, a diferença é que no campo Identificação do Contribuinte, deve ser informado que a declaração é retificadora. Quando aumenta ou diminui o imposto Importante lembrar que o contribuinte que já estiver pagando imposto não poderá interromper o recolhimento, mesmo havendo redução do imposto a pagar. Nesse caso, deverá agir da seguinte forma se o valor for menor: Recalcular o novo valor de cada quota, mantendo-se o número de quotas em que o imposto foi parcelado na declaração retificadora, desde que respeitado o valor mínimo; Os valores pagos a mais nas quotas já vencidas podem ser compensados nas quotas com vencimento futuro ou ser objeto de pedido de restituição; Sobre o montante a ser compensado ou restituído incidirão juros equivalentes à taxa Selic, tendo como termo inicial o mês subsequente ao do pagamento a maior e como termo final o mês anterior ao da restituição ou da compensação, adicionado de 1% no mês da restituição ou compensação. Já se a retificação resultar em aumento do imposto declarado, o contribuinte deverá calcular o novo valor de cada quota, mantendo-se o número de quotas em que o imposto foi parcelado na declaração retificadora. Sobre a diferença correspondente a cada quota vencida incidem acréscimos legais (multa e juros), calculados de acordo com a legislação vigente. Riscos da malha fina Mas quais os principais motivos que levam os contribuintes a caírem na malha fina? Veja o que aponta o diretor da Confirp, Richard Domingos: Informar despesas médicas diferente dos recibos, principalmente em função da DMED; Informar incorretamente os dados do informe de rendimento, principalmente valores e CNPJ; Deixar de informar rendimentos recebidos durante o ano (as vezes é comum esquecer de empresas em que houve a rescisão do contrato); Deixar de informar os rendimentos dos dependentes; Informar dependentes sem ter a relação de dependência (por exemplo, um filho que declara a mãe como dependente, mas outro filho ou o marido também lançar); A empresa alterar o informe de rendimento e não comunicar o funcionário; Deixar de informar os rendimentos de aluguel recebidos durante o ano; Informar os rendimentos diferentes dos declarados pelos administradores / imobiliárias. A empresa pode levar o funcionário à malha fina quando: Deixa de informar na DIRF ou declara com CPF incorreto; Deixar de repassar o IRRF retido do funcionário durante o ano; Alterar o informe de rendimento na DIRF sem informar o funcionário.

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