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Domicílios Eletrônicos: A Exigência Que as Empresas Não Podem Ignorar

A transformação digital tem impactado diversos setores da sociedade e, no universo das empresas, a comunicação com órgãos governamentais tem se tornado cada vez mais digitalizada. Entre as ferramentas que têm ganhado destaque, estão os domicílios eletrônicos.

Esses canais oficiais de comunicação, hoje são obrigatórios para uma série de processos legais e fiscais, têm se mostrado cada vez mais essenciais, mas também um desafio para muitas empresas, especialmente para aquelas que não têm o suporte de sistemas sofisticados.

Os Domicílios Eletrônicos (DE) são ferramentas digitais que servem como canais oficiais de comunicação entre os órgãos públicos e as empresas ou cidadãos. Eles recebem intimações, notificações e outras comunicações relevantes, de forma prática e ágil. São utilizados para diversas finalidades, desde o envio de notificações fiscais, trabalhistas até processos judiciais.

Existem diferentes tipos de Domicílios Eletrônicos, como o Domicílio Eletrônico Tributário, o Judicial e o Trabalhista. Todos eles têm como objetivo facilitar o recebimento de informações e promover a transparência nos processos. Porém, a grande questão é que, com tantos sistemas distintos, a gestão dessas plataformas torna-se um desafio para as empresas.

Diversidade de sistemas: uma dificuldade para as empresas

Atualmente, as empresas precisam gerenciar uma série de sistemas e plataformas diferentes para garantir que estão em conformidade com as exigências legais. O e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), o e-PAT (Processo Administrativo Tributário Eletrônico), o DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista), o DEC (Domicilio Eletrônico do Contribuinte) e o Domicílio Tributário Eletrônico são apenas alguns exemplos de sistemas que devem ser monitorados de forma constante.

Em uma conversa com a Luana, especialista na área societária da Confirp Contabilidade, ela destaca a complexidade dessa gestão. “O que se observa é que, para as empresas se manterem regulares, elas precisam estar atentas a múltiplos portais, cada um com suas notificações e requisitos próprios”, afirma. Para empresas de porte médio e grande, muitas delas já têm sistemas desenvolvidos para gerenciar esses domicílios eletrônicos. Contudo, para empresas menores, como o MEI (Microempreendedor Individual), essa tarefa pode ser um verdadeiro desafio.

A Confirp Contabilidade, com um sistema próprio que centraliza as notificações dos principais domicílios eletrônicos, facilita a vida de seus clientes, mantendo tudo organizado em uma plataforma única. “Para uma empresa como a nossa, que lida com múltiplos domicílios eletrônicos, o sistema nos ajuda a centralizar as informações, mas para o pequeno empresário, a situação é mais difícil. Muitas vezes, ele não tem acesso a um sistema de gestão adequado”, explica Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Esse quadro deixa claro a dificuldade para os pequenos negócios, que frequentemente dependem de alertas via e-mail ou notificações nos sistemas, o que, por si só, não garante que a empresa não perca prazos importantes.

Notificações por e-mail: um desafio adicional

Outra questão sobre o tema é a confiança nas notificações enviadas por e-mail. “Embora seja uma alternativa receber notificações por esse meio, o risco de cair em spams é alto. Com a quantidade de e-mails que recebemos, fica difícil distinguir os importantes, o que pode levar a uma falha no acompanhamento das comunicações”, alerta Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Por isso, a orientação é clara: mesmo recebendo notificações por e-mail, as empresas devem evitar clicar em links diretamente. O ideal é acessar os sistemas por meio de canais oficiais e confirmados. Disso também se tem uma reflexão, a solução seria a criação de um portal único, que consolidasse todas as notificações e comunicações em uma única plataforma, eliminando a necessidade de monitorar vários sistemas e diminuindo o risco de erros.

Apesar dos avanços no sistema de domicílios eletrônicos, a crítica sobre a fragmentação dos sistemas é inevitável. Atualmente, as empresas precisam acessar uma infinidade de portais para se manterem atualizadas e em conformidade com as exigências legais. Isso gera uma sobrecarga de trabalho, principalmente em momentos de pico, como durante o fechamento de tributos ou quando uma intimação urgente é recebida.

“É uma dificuldade que as empresas enfrentam. Poderíamos ter um único portal, centralizando todas essas comunicações, como já ocorre em alguns países. Isso simplificaria a vida das empresas e evitaria erros relacionados à falha de comunicação ou perda de prazos”, pondera Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Exemplos de Domicílios Eletrônicos

Domicílio Tributário Eletrônico (DTE)
Para consultar as comunicações da Receita Federal e demais entidades tributárias.
Domicílio Judicial Eletrônico (DJE)
Canal para acompanhar notificações e intimações judiciais.
Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET)
Sistema que permite a comunicação entre empregador e o Ministério do Trabalho.
Domicílio Eletrônico do Simples Nacional e MEI
Para o Microempreendedor Individual e empresas do Simples Nacional.
Domicílio Eletrônico do Contribuinte Estadual (DEC)
Comunicação entre empresas e as Secretarias da Fazenda Estaduais.
Domicílio Eletrônico do Contribuinte Municipal (DEM)
Para a comunicação entre cidadãos/empresas e prefeituras.

Conclusão: Atenção Redobrada e Cuidado com os Links

Diante da necessidade de estar em dia com múltiplos sistemas e prazos apertados, a recomendação final da Confirp é que as empresas façam um acompanhamento diário dos seus domicílios eletrônicos. Além disso, é fundamental que as notificações sejam tratadas com cautela, evitando clicar em links diretamente de e-mails recebidos.

Embora a criação de um portal único seja uma solução desejável e mais eficiente, o desafio para as empresas será, por enquanto, seguir monitorando e acessando essas plataformas para evitar irregularidades que podem acarretar problemas fiscais ou judiciais.

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Serão isentos, na declaração do IR deste ano, os trabalhadores que receberam até R$ 1.787,77 por mês neste ano, segundo a Receita. Até o ano passado a faixa era de R$ 1.710,78. De acordo com cálculos da Confirp Consultoria, será obrigado a declarar quem recebeu, durante todo o ano de 2013, rendimentos tributáveis cuja soma foi superior a R$ 25.661,70. Esse número ainda não foi confirmado pelo governo e deverá sair nos próximos meses. Assim como em todos os anos, o prazo de declaração do IR deverá começar no início de março e se estender até o final de abril. A entrega poderá ser feita pela internet, por meio da utilização do programa de transmissão da Receita Federal (Receitanet). Nos últimos anos, também foi liberada a entrega via disquete nas agências do Banco do Brasil ou da Caixa Econômica Federal, durante o seu horário de expediente, mas ainda não está confirmado que isso será mantido em 2014. A entrega do documento via formulário foi extinta em 2010. Declaração pré-preenchida A Receita Federal abortou os planos de preencher a declaração de Imposto de Renda de todos os contribuintes que optam pelo modelo simplificado a partir de 2014 – um processo que facilitaria a vida de mais de 18 milhões de pessoas. No próximo ano, somente os contribuintes que possuem certificado digital, cerca de um milhão de trabalhadores até o momento, ainda segundo o Fisco, poderão contar com este benefício. Quem não quiser ter a declaração pré-preenchida não precisará do certificado, que custa pelo menos R$ 100. Faixas de tributação Com a nova tabela do Imposto de Renda corrigida em 4,5% em 2014, a faixa de isenção do IR passará de até R$ 1.710,78 para R$ 1.787,77 por mês, ao mesmo tempo em que a alíquota de 7,5% será aplicada para rendimentos entre R$ 1.787,78 e R$ 2.679,29. Já a tributação de 15% incidirá na faixa de R$ 2.679,30 até R$ 3.572,43. Para valores entre R$ 3.572,44 e R$ 4.463,81, serão cobrados 22,5% de IR a partir de janeiro e, para rendimentos acima de R$ 4.463,81, a taxação será de 27,5%. Formato de correção O formato de correção da tabela do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF) utilizado pelo governo federal, que tem contemplado nos últimos anos um reajuste menor do que a inflação registrada no país, tem contribuído para aumentar o número de pessoas físicas que são tributadas pelo Imposto de Renda e que, consequentemente, são obrigadas a entregar, anualmente, a declaração de ajuste anual do IR, segundo especialistas. Em 2011, 24,3 milhões de contribuintes pessoa física entregaram a declaração no prazo regulamentar, ou seja, até o fim do mês de abril. Este número saltou para 25,2 milhões de declarantes em 2012 e para pouco mais de 26 milhões de pessoas neste ano. Nos últimos três anos, portanto, 1,7 milhão de trabalhadores passaram a ser obrigados, pelas regras, a entregar a declaração de ajuste anual ao Fisco, e a expectativa é de que esse número volte a subir em 2014. “Em 2011, o governo federal publicou uma lei em vez de atualizar somente para um ano, projetou uma inflação de 4,5% [para os anos subsequentes] e já definiu tabela para os próximos quatro, cinco anos. Até 2015, já esta publicada. A projeção do governo para corrigir a tabela do IR [4,5% ao ano] está abaixo da inflação real. A tabela é subcorrigida”, disse Welinton Mota, diretor da Confirp Consultoria Contábil. Ele observou, porém, que também há outros fatores que ajudaram a elevar o número de contribuintes que declararam IR nos últimos anos: aumento do salário mínimo acima da inflação; alta real dos salários em face ao crescimento econômico do Brasil; e, também, o crescimento da população e, consequentemente, do número de trabalhadores na economia brasileira. Tabela defasada em 54,10% desde 1996 Segundo cálculos do diretor de Estudos Técnicos do Sindifisco Nacional, Luiz Antônio Benedito, a tabela do IR deveria ser reajustada em 54,10% neste ano para incorporar a inflação no período de 1996 a 2013. Se essa correção fosse aplicada, explicou ele, a faixa de isenção seria de R$ 2.754,95 por mês na declaração do IR 2014, e não de R$ 1.787,77. Para o Sindifisco, a tabela do IR não deveria sequer ser atrelada a qualquer índice inflacionário, mas sim ao rendimento médio do trabalhador assalariado e incluir deduções como aluguéis e juros das parcelas da casa própria. Simplificado, completo e deduções A Receita Federal lembra que os contribuintes podem optar por dois modelos na entrega do documento em 2014: o simplificado ou o completo. Os cálculos dos limites de dedução (abaixo) foram feitos pela Confirp Consultoria, que aplicou a correção de 4,5% já fixada em lei. Entretanto, ainda não são oficiais. Os valores serão divulgados pela Secretaria da Receita Federal nos próximos meses – quando saírem as regras do IR deste ano. A regra para fazer a declaração simplificada continua a mesma, ou seja, embute um desconto de 20% na renda tributável. Este abatimento substitui todas as deduções legais da declaração completa. No IR de 2014, o limite do desconto deverá ser de R$

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Férias, feriados e banco de horas: como fica com o coronavírus

Em função do coronavírus o Governo Federal publicou no início dessa semana uma Medida Provisória com importante modificações em relação às questões trabalhistas. Muitas delas tratam a questão de férias e feriados. Para melhor entendimento do tema os consultores trabalhistas da Confirp Consultoria Contábil fizeram análises desses pontos: Antecipação de férias individuais O empregador poderá antecipar as férias individuais (mesmo que o período aquisitivo não tenha vencido), desde que comunique o funcionário com antecedência de no mínimo 48 horas por escrito ou por meio eletrônico. Para tanto existem algumas exigências: a) O período terá que ter no mínimo cinco dias corridos b) Os trabalhadores que estão no grupo de risco do Coronavírus terão prioridade ao gozo de férias As férias poderão ser pagas sem o adicional de 1/3 e, caso opte por isso, o pagamento deverá ser realizado até o dia 20 de dezembro de 2020, data a qual também é pago a gratificação natalina. Quanto ao abono pecuniário, aquele que o empregado vende 1/3 de suas férias, estará sujeito a concordância do empregador. Outro ponto relevante é que o pagamento dessas férias, não precisará ser com dois dias de antecedência, mas até o 5º dia útil do mês seguinte. Na hipótese de dispensa do empregado, o empregador pagará, juntamente com o pagamento dos haveres rescisórios, os valores ainda não pagos das às férias. Durante o período de calamidade pública é possível suspender as férias ou licenças não remuneradas dos profissionais de saúde ou daqueles que desempenhem funções essenciais. A comunicação poderá ser escrita ou por meio eletrônico com antecedência de 48 horas. Férias coletivas A empresa poderá conceder férias coletivas e avisar aos empregados com no mínimo 48 horas, não aplicáveis o limite máximo de períodos anuais e o limite mínimo de dias corridos, que era de 10 (dez) dias. Fica dispensado a comunicação prévia ao órgão local do Ministério da Economia e a comunicação aos sindicatos representativos da categoria profissional sobre as férias coletivas. Antecipação de feriados Também se torna possível antecipar o gozo dos feriados não religiosos federais, estaduais, municipais, distritais, mediante acordo coletivo ou individual formal, desde que notifique por escrito ou meio eletrônico com antecedência de no mínimo 48 horas. Importante é que será necessário detalhar quais feriados estão sendo aproveitados. Esses feriados poderão ser utilizados para compensação do saldo em banco de horas. Apenas os feriados religiosos dependerão da concordância do empregado, mediante manifestação em acordo individual escrito. Banco de horas Poderá ser celebrado acordo coletivo ou individual na forma de banco de horas para compensação das datas paralisadas pelo coronavírus, no prazo de até 18 meses, contato da data do encerramento do estado de calamidade pública. Com isso a empresa poderá compensar prorrogando a jornada em até 2 horas por dia. A compensação do saldo de horas poderá ser determinada pelo empregador, independente de convenção ou acordo coletivo com sindicato.

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