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Domicílios Eletrônicos: A Exigência Que as Empresas Não Podem Ignorar

A transformação digital tem impactado diversos setores da sociedade e, no universo das empresas, a comunicação com órgãos governamentais tem se tornado cada vez mais digitalizada. Entre as ferramentas que têm ganhado destaque, estão os domicílios eletrônicos.

Esses canais oficiais de comunicação, hoje são obrigatórios para uma série de processos legais e fiscais, têm se mostrado cada vez mais essenciais, mas também um desafio para muitas empresas, especialmente para aquelas que não têm o suporte de sistemas sofisticados.

Os Domicílios Eletrônicos (DE) são ferramentas digitais que servem como canais oficiais de comunicação entre os órgãos públicos e as empresas ou cidadãos. Eles recebem intimações, notificações e outras comunicações relevantes, de forma prática e ágil. São utilizados para diversas finalidades, desde o envio de notificações fiscais, trabalhistas até processos judiciais.

Existem diferentes tipos de Domicílios Eletrônicos, como o Domicílio Eletrônico Tributário, o Judicial e o Trabalhista. Todos eles têm como objetivo facilitar o recebimento de informações e promover a transparência nos processos. Porém, a grande questão é que, com tantos sistemas distintos, a gestão dessas plataformas torna-se um desafio para as empresas.

Diversidade de sistemas: uma dificuldade para as empresas

Atualmente, as empresas precisam gerenciar uma série de sistemas e plataformas diferentes para garantir que estão em conformidade com as exigências legais. O e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), o e-PAT (Processo Administrativo Tributário Eletrônico), o DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista), o DEC (Domicilio Eletrônico do Contribuinte) e o Domicílio Tributário Eletrônico são apenas alguns exemplos de sistemas que devem ser monitorados de forma constante.

Em uma conversa com a Luana, especialista na área societária da Confirp Contabilidade, ela destaca a complexidade dessa gestão. “O que se observa é que, para as empresas se manterem regulares, elas precisam estar atentas a múltiplos portais, cada um com suas notificações e requisitos próprios”, afirma. Para empresas de porte médio e grande, muitas delas já têm sistemas desenvolvidos para gerenciar esses domicílios eletrônicos. Contudo, para empresas menores, como o MEI (Microempreendedor Individual), essa tarefa pode ser um verdadeiro desafio.

A Confirp Contabilidade, com um sistema próprio que centraliza as notificações dos principais domicílios eletrônicos, facilita a vida de seus clientes, mantendo tudo organizado em uma plataforma única. “Para uma empresa como a nossa, que lida com múltiplos domicílios eletrônicos, o sistema nos ajuda a centralizar as informações, mas para o pequeno empresário, a situação é mais difícil. Muitas vezes, ele não tem acesso a um sistema de gestão adequado”, explica Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Esse quadro deixa claro a dificuldade para os pequenos negócios, que frequentemente dependem de alertas via e-mail ou notificações nos sistemas, o que, por si só, não garante que a empresa não perca prazos importantes.

Notificações por e-mail: um desafio adicional

Outra questão sobre o tema é a confiança nas notificações enviadas por e-mail. “Embora seja uma alternativa receber notificações por esse meio, o risco de cair em spams é alto. Com a quantidade de e-mails que recebemos, fica difícil distinguir os importantes, o que pode levar a uma falha no acompanhamento das comunicações”, alerta Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Por isso, a orientação é clara: mesmo recebendo notificações por e-mail, as empresas devem evitar clicar em links diretamente. O ideal é acessar os sistemas por meio de canais oficiais e confirmados. Disso também se tem uma reflexão, a solução seria a criação de um portal único, que consolidasse todas as notificações e comunicações em uma única plataforma, eliminando a necessidade de monitorar vários sistemas e diminuindo o risco de erros.

Apesar dos avanços no sistema de domicílios eletrônicos, a crítica sobre a fragmentação dos sistemas é inevitável. Atualmente, as empresas precisam acessar uma infinidade de portais para se manterem atualizadas e em conformidade com as exigências legais. Isso gera uma sobrecarga de trabalho, principalmente em momentos de pico, como durante o fechamento de tributos ou quando uma intimação urgente é recebida.

“É uma dificuldade que as empresas enfrentam. Poderíamos ter um único portal, centralizando todas essas comunicações, como já ocorre em alguns países. Isso simplificaria a vida das empresas e evitaria erros relacionados à falha de comunicação ou perda de prazos”, pondera Luana Maria Esteves Carvalho Camargo.

Exemplos de Domicílios Eletrônicos

Domicílio Tributário Eletrônico (DTE)
Para consultar as comunicações da Receita Federal e demais entidades tributárias.
Domicílio Judicial Eletrônico (DJE)
Canal para acompanhar notificações e intimações judiciais.
Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET)
Sistema que permite a comunicação entre empregador e o Ministério do Trabalho.
Domicílio Eletrônico do Simples Nacional e MEI
Para o Microempreendedor Individual e empresas do Simples Nacional.
Domicílio Eletrônico do Contribuinte Estadual (DEC)
Comunicação entre empresas e as Secretarias da Fazenda Estaduais.
Domicílio Eletrônico do Contribuinte Municipal (DEM)
Para a comunicação entre cidadãos/empresas e prefeituras.

Conclusão: Atenção Redobrada e Cuidado com os Links

Diante da necessidade de estar em dia com múltiplos sistemas e prazos apertados, a recomendação final da Confirp é que as empresas façam um acompanhamento diário dos seus domicílios eletrônicos. Além disso, é fundamental que as notificações sejam tratadas com cautela, evitando clicar em links diretamente de e-mails recebidos.

Embora a criação de um portal único seja uma solução desejável e mais eficiente, o desafio para as empresas será, por enquanto, seguir monitorando e acessando essas plataformas para evitar irregularidades que podem acarretar problemas fiscais ou judiciais.

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Buscando aumentar a arrecadação de tributos que foi altamente impactada em função da crise do Covid-19, o Governo do Estado de São Paulo anunciou recentemente o Decreto nº 65.156/2020, que acaba ou revoga incentivos fiscais, como algumas isenções, algumas reduções de base de cálculo e alguns créditos outorgados de ICMS. Serão impactados, segundo a lei, setenta produtos ou serviços, ou seja, na prática, a partir de novembro de 2020 ou de janeiro de 2021 esses benefícios fiscais do ICMS deixarão de existir. Serão impactados um grande grupo, como por exemplo produtos como camisinha, refeições, pedra britada, alguns equipamentos e até alguns medicamentos, e instituições como a APAE, Amigos do Bem e Fome Zero. “A situação sem esses incentivos fiscais se torna complicada pois fizemos cálculos em relação a alguns produtos e observamos que com o fim do benefício do ICMS, os produtos poderão ter uma aumente de até 21,95%. Além disso, muitas instituições perderão benefícios impactando diretamente em seus funcionamentos”, explica o diretor tributário da Confirp Consultoria Contábil, Welinton Mota. Ele explica que para cada produto que perdeu benefício terá que se fazer um cálculo a parte, mas, a com o fim dos benefícios fiscais, diversos segmentos ou produtos sofrerão aumento da carga tributária resultante da incidência do ICMS, conforme segue: Fim da isenção do ICMS: passarão a ser tributadas pelo ICMS a partir de novembro de 2020 e janeiro de 2021. Fim da redução da base de cálculo: passarão a partir de 1º de novembro de 2020 e janeiro de 2021 a calcular e recolher o ICMS sem este benefício. Fim do crédito outorgado de ICMS: perderão também este benefício. “Ainda é prematuro afirmar o quanto desses valores serão repassados à população, mas é certo que serão, impactando diretamente os bolsos dos paulistanos que terão que arcar com esse custo extra na pior hora possível”, finaliza Welinton Mota. Veja a lista dos produtos que serão impactados com o fim de incentivos fiscais: Fim de isenções do ICMS APAE – IMPORTAÇÃO DE MEDICAMENTOS BULBO DE CEBOLA CIRURGIAS – EQUIPAMENTOS E INSUMOS DEFICIENTES – PRODUTOS PARA INSTITUIÇÃO PÚBLICA OU ENTIDADE ASSISTENCIAL PESSOA COM DEFICIÊNCIA OU AUTISTA – VEÍCULO AUTOMOTOR) EMBRAPA – OPERAÇÕES DIVERSAS FUNDAÇÃO NACIONAL DE SAÚDE – IMPORTAÇÃO – MEDICAMENTOS IMPORTAÇÃO DE PRODUTOS HOSPITALARES IMPORTAÇÃO – SANEAMENTO BÁSICO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO E DO DESPORTO MOLUSCOS ÓLEO LUBRIFICANTE USADO OU CONTAMINADO ÓRGÃOS PÚBLICOS – DOAÇÕES PARA A SECRETARIA DA EDUCAÇÃO ÓRGÃOS PÚBLICOS – DOAÇÕES PARA VÍTIMAS DA SECA ÓRGÃOS PÚBLICOS – DOAÇÕES PARA VÍTIMAS DE CATÁSTROFES ÓRGÃOS PÚBLICOS – PRODUTOS E EQUIPAMENTOS MÉDICOS PÓS-LARVA DE CAMARÃO PRESERVATIVOS PRÓ-TAMAR [Fundação Pró-Tamar] REPRODUTOR CAPRINO – IMPORTAÇÃO) RORAIMA – INSUMOS E IMPLEMENTOS AGRÍCOLAS SANGUE – IMPORTAÇÃO DE INSUMOS POR ENTIDADE DE HEMATOLOGIA OU HEMOTERAPIA SENAI, SENAC E SENAR FUNDO SOCIAL DE SOLIDARIEDADE- DOAÇÕES MEDICAMENTOS MEDICAMENTOS – ÓRGÃOS PÚBLICOS FOME ZERO AERONAVES – INSUMOS PARA A FABRICAÇÃO) FUNDAÇÃO ZERBINI AMIGOS DO BEM REPORTO – MODERNIZAÇÃO DE ZONAS PORTUÁRIAS ÓRGÃOS PÚBLICOS – PROGRAMAS DE FORTALECIMENTO E MODERNIZAÇÃO ESTADUAL AVIÕES GASODUTO BRASIL-BOLÍVIA – MANUTENÇÃO LOCOMOTIVA E TRILHO – IMPORTAÇÃO REAGENTE PARA DIAGNÓSTICO DA DOENÇA DE CHAGAS MEDICAMENTOS E EQUIPAMENTOS DESTINADOS À PESQUISA COM SERES HUMANOS MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS DE RADIODIFUSÃO METRÔ – IMPLANTAÇÃO DA LINHA 4 PROGRAMA CAMINHO DA ESCOLA – MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO PROINFO – MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO PEÇA DE AERONAVE SUBSTITUÍDA EM VIRTUDE DE GARANTIA IMPORTAÇÃO – EQUIPAMENTO MÉDICOHOSPITALAR GRIPE A – MEDICAMENTO PARA TRATAMENTO LOCOMOTIVA UNIÃO DOS ESCOTEIROS DO BRASIL BOLA DE AÇO Fundação Museu da Imagem e do Som – MIS INSUMOS AGROPECUÁRIOS Fim da redução da base de cálculo INSUMOS AGROPECUÁRIOS INSUMOS AGROPECUÁRIOS – RAÇÕES E ADUBOS MÁQUINAS INDUSTRIAIS E IMPLEMENTOS AGRÍCOLAS PEDRA BRITADA E PEDRA-DE-MÃO PÓ DE ALUMÍNIO REFEIÇÃO VEÍCULOS CRISTAL E PORCELANA NOVILHO PRECOCE ALHO MANDIOCA BIODIESEL – B-100 Regime de Tributação Unificada – RTU VEÍCULOS MILITARES, PARTES E PEÇAS MERCADORIAS DE COBRE) AREIA AERONAVES, PARTES E PEÇAS) Créditos Outorgados de ICMS Revogados DIREITOS AUTORAIS ADESIVO HIDROXILADO – GARRAFAS PET PROGRAMA DE AÇÃO CULTURAL AMIGOS DO BEM

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Contratação CLT ou PJ: A opção precisa de análise

Um questionamento constante no mundo empresarial é saber o que é mais benéfico para empresa, contratar um funcionário CLT ou PJ, há também empresas que por causa da crise transformam profissionais contratados pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) em Pessoa Jurídica. Esta opção realmente é interessante, mas alguns cuidados devem ser tomados. Com sua área trabalhista na Confirp sua empresa não tem essas dúvidas! A terceirização de funcionários vem sendo utilizada pelas empresas como uma forma de reduzir encargos trabalhistas, responsáveis pelo fechamento de muitas empresas. Os motivos que levam as empresas a buscarem esta opção são os impostos abusivos que devem ser pagos para a manutenção de um funcionário devidamente registrado. “Atualmente, se uma empresa paga R$ 2 mil para um funcionário, terá que pagar em torno de R$ 1.859,70 de encargos trabalhistas, o que pressiona na busca de alternativas”, conta o advogado especializado na área trabalhista, Mourival Boaventura Ribeiro. Em função do alto custo, Dr. Ribeiro acredita que a terceirização pode ser bastante vantajosa para as empresas, aliviando uma carga tributária muito grande a ser paga. Para o terceirizado também pode ser vantajosa desde que a remuneração compense os direitos trabalhistas dos quais o trabalhador estará abdicando. Cuidados necessários do empregador Contudo, antes que os empresários comecem a terceirizar atividades é preciso alguns cuidados, sendo que a legislação que regulamenta a terceirização de serviços é bastante rígida para evitar abusos por parte dos empregadores. A grande preocupação por parte do Ministério do Trabalho é para que não ocorra a precarização do trabalhador, o que representa vários riscos. Entre os problemas que a empresa pode enfrentar em função da terceirização irregular: a queda de produtividade, riscos com a fiscalização e multas e até reflexos na saúde do trabalhador. A maior restrição da empresa em relação à terceirização é que ela não pode ser realizada com funcionários que realizam as atividades-fim das empresas. Assim em uma empresa comercial poderão ser terceirizados serviços de segurança, faxina e informática, mas não serviços de vendas e compras. O problema é que algumas empresas buscando reduzir os gastos trabalhistas e não conhecendo a legislação transformam funcionários efetivos em terceirizados de forma irregular, caracterizando assim uma fraude. Isto ocorre principalmente quando essas decisões são tomadas sem a consulta de um especialista na área contratual trabalhista. Outro risco para o empregador é que o terceirizado entre com uma ação na justiça em caso de quebra de contrato. “Se o ex-terceirizado entrar na justiça em busca dos seus direitos, basta conseguir a caracterização de sua situação como empregado para que o empregador tenha que arcar com um grande montante de passivo trabalhista”, explica Dr. Ribeiro, acrescentando que esta caracterização é mais simples do que se pensa. Os casos constantes de ações e fiscalizações têm inibido que o número de terceirizações irregulares dispare. “Quando recebemos denúncias realizamos a fiscalização e caso a irregularidade seja comprovada aplicamos multas pesadas às empresas responsáveis”. A multa na primeira atuação por esta irregularidade é de R$ 600,00 por empregado irregular mais 8,5% do salário referente a todo o período em que foi prestado serviço para a empresa. Na segunda atuação o valor é dobrado. O empregador também pode receber um processo civil que pode levá-lo até mesmo à prisão. “Um assunto muito importante é a questão do vínculo trabalhista, ou seja, o risco de ações trabalhistas (contingência) para quem contrata como PJ. Para caracterizar o “contrato do trabalho” o que importa são os fatos, a realidade. E a realidade é que vai mostrar os pressupostos que caracterizam o vínculo de emprego, previstos no art. 2º e 3º da CLT”, explica o diretor tributário da Confirp Contabilidade, Welinton Mota Os quatro pressupostos que caracterizam o vínculo de emprego são: 1) subordinação (hierárquica, econômica, técnica ou jurídica, tal como: cumprir horário, fazer o trabalho de acordo com orientações da empresa etc.); 2) não eventualidade (trabalhar de forma habitual/diária); 3) pessoalidade (tem que ser tal pessoa; não pode ser substituído); e 4) onerosidade (receber remuneração/salário pelo trabalho) “Estando presentes os quatro pressupostos, estará caracterizado o vínculo de trabalho”, alerta Mota. Preocupações dos terceirizados Se para o empregador a transformação de seus funcionários em prestadores de serviços é arriscada, para os empregados pode ser ainda mais preocupante, se esses trabalhadores não foram admitidos como empregados não têm os direitos da CLT. Uma das alternativas no caso de terceirização é o trabalhador autônomo ou prestador de serviços (PJ) estabelecer alguns dos direitos estabelecidos no contrato celebrado entre as partes. Assim, se constar o pagamento de indenização pela rescisão do contrato, por iniciativa patronal, o trabalhador terá direito a receber essa parcela. Poderá também ser estabelecida a obrigatoriedade de concessão de pré-aviso para a rescisão ou pagamento indenizados desse período. Outra preocupação dos autônomos é repassar parte dos valores recebidos em investimentos que dão segurança no futuro. “O correto é que o autônomo recolha os impostos necessários e o restante transforme em remuneração, plano de previdência ou seguro”, finaliza Dr. Ribeiro. O que é terceirização Forma de organização estrutural que permite a uma empresa transferir à outra algumas atividades da empresa, o que lhe possibilita maior disponibilidade de recursos para aplicar em sua atividade fim. Resultante da dinâmica dos mercados, ela promove a criação de nichos de negócios e, nas empresas que a adotam, reduz estruturas operacionais e diminui custos. Assim é transferida a execução de determinadas atividades e/ou serviços a pessoas ou organizações alheias aos quadros da instituição diretamente responsável pelo resultado destas, por meio de contrato de serviço, concessão, permissão, autorização, convênio ou acordo de cooperação técnica. Os direitos do trabalhador Carteira de trabalho assinada desde o primeiro dia de serviço; Exames médicos de admissão e demissão; Repouso semanal remunerado (1 folga por semana); Salário pago até o 5º dia útil do mês; Primeira parcela do 13º salário paga até 30 de novembro. Segunda parcela até 20 de dezembro; Férias de 30 dias com acréscimo de 1/3 do salário; Vale-transporte com desconto máximo de 6% do salário; Licença maternidade de 120 dias, com garantia de emprego até

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