Finalmente foi instituído, no fim do ano passado pelo Decreto Federal nº 8.373/2014 (DOU de 12.12.2014), o eSocial no Brasil, essa nova obrigação para empresas visa a unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
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Com isso, já se percebe que as complicações para preenchimento do sistema não serão poucas para as empresas. Para se ter ideia dos impactos, a Confirp Contabilidade já vem se programando a um bom tempo para poder fazer o melhor atendimento aos clientes a essa nova realidade.
Faltam prazos
Contudo, o decreto não trouxe os prazos para entrega das informações trabalhistas e previdenciárias através do eSocial, de modo que é necessário aguardar a publicação de novas normas. Mas já é possível saber que haverá a padronização da transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações, constituindo ambiente nacional composto por:
a) escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
b) aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e
c) repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.
Ponto importante é que essa obrigação é bastante ampla, sendo obrigatória para todo o empregador, inclusive o doméstico.
A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte optantes do Simples Nacional e pelo Microempreendedor Individual (MEI) será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas.
Análise da Confirp Contabilidade
Para o gerente trabalhista da Confirp Consultoria Contábil, Fabiano Giusti, o eSocial também obrigara à uma mudança cultural na empresas. “Ações que eram comuns nas empresas terão que ser revistas, um exemplo são referentes aos exames demissionais e adminicionais, e a entrega do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que muitas empresas pediam para ser realizado depois da contratação, a partir de agora, o mesmo terá que acontecer com antecedência, senão, não poderá ser efetivado o contrato”.
Outro exemplo citado pelo especialista da Confirp são os casos de férias. “Atualmente as empresas em alguns casos marcam férias dos colaboradores sem os trinta dias de antecedências exigidos por lei, agora se fizerem isso estarão sujeitos a multas”.
Giusti também lembra que possivelmente haverá custos adicionais para as empresas. Entre os novos custos, o principal é o alto valor de atualização dos sistemas informáticos de folha salarial, que terão que ser compatíveis com o eSocial, sem falar nos investimentos em treinamento de empregados. Além disso, no início haverá a convivência dos vários sistemas, como por exemplo o eSocial e o Caged. Nesse período de transição, as empresas terão que arcar com o custo do envio de informações em duplicidade.
Enfim, em um primeiro momento, o sistema que veio para simplificar, poderá aumentar a burocracia e o custo administrativo. O novo modelo é mais um projeto do SPED, do qual já faz parte outros sistemas como a nota fiscal eletrônica e o Sped Fiscal, dentre outros. Dessa vez, o sistema estabelece o envio de forma digital por parte das empresas das informações cadastrais de todos os empregados.
Como acessar
O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
O lado positivo é que o sistema substituirá o envio de pelo menos nove obrigações acessórias que hoje são feitas mensal e anualmente — como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Guia de Recolhimento do FGTS e informações a Previdência Social (GFIP).
Todavia, o projeto do Governo vai muito além dessas informações, já que, conforme o Ato Declaratório todas as empresas deverão enviar o histórico dos empregados— em alguns casos diariamente. Dentre os dados estão admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias, imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS. Ao todo, as empresas terão que enviar à Receita Federal 44 tipos de informações por empregado.
O problema segundo especialistas é que da forma que foi desenhado o projeto estabelece obrigações desmedidas às empresas, gerando maior burocracia e custo. Em função disso alguns grupos já se mobilizam contra o projeto. Como é o caso da Fiesp que pretende encaminhar ao governo documento sugerindo alterações nessa que é a primeira versão do eSocial. Eles querem que apenas sejam unificadas as informações que já são repassadas e,depois, através do dialogo tripartite, se construam as novas obrigações.
Para os empregados o projeto também será uma interessante ferramenta de fiscalização, já que apenas com o CPF poderá acessar todas as informações de toda sua vida profissional, o que facilitará em muito também o processo de aposentadoria.
Enfim, o especialista da Confirp avalia que a maior dificuldade será no início, depois, o projeto possivelmente será benéfico. “Como falado, o grande impacto será a inserção inicial de todos os colaboradores no sistema, o que com certeza será moroso e complexo. Isso feito, e com a mudança de cultura de muitos empresários, com certeza o eSocial trará interessantes benefícios para todos os envolvidos”, explica. Agora é esperar para ver quais serão os próximos passos dessa nova obrigação para as empresas.
