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A importância da Automação de Processos em época de Home Office

Estamos num momento ímpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escritórios e colocar à força seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas não estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e muitos processos ainda dependiam de papéis, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necessária para que os colaboradores tivessem condições de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.

Vencido este desafio inicial começamos a perceber os problemas com os processos, a ineficiência das operações, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autorizações de pagamentos e outros processos que acreditávamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.

Já não é de agora que existem tecnologias, como o TOTVS® FLUIG®, por exemplo, que permitem a criação de processos eletrônicos, inclusive, com múltiplas aprovações, provendo toda a segurança no controle da transação e do tempo de execução de cada etapa do processo.

Muitas empresas já perceberam os benefícios do Home Office e já decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condição por tempo indeterminado.

Para que esta estratégia possa ser bem-sucedida é importante que a empresa automatize o máximo dos processos a fim de ganhar agilidade, segurança e um maior controle dos processos.

Imagine uma situação em que a empresa precisa de uma aprovação na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprovação, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas com juros.

Agora, imagine a mesma necessidade de aprovação em uma empresa que automatizou seu processo de aprovação, e neste caso solicitou a aprovação através de um processo eletrônico, onde o sistema envia automaticamente uma notificação no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprovação do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprovação instantânea.

Existem sistemas disponíveis no mercado para automatizar toda essa comunicação, chamados softwares BPM (Business Process Management). Com eles, você conseguirá criar as automações dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou não conexão com seu ERP.

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicitação de Cartões de Visitas (na época em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo país e seus executivos e gerentes precisam desses cartões. Sem automação, este processo é um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisições, prazos e contatos com a gráfica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formulário eletrônico, o solicitante registra seu pedido, data da solicitação, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execução. O sistema conectará as diferentes áreas da empresa, visando aprovar as requisições, envio de pedidos aos fornecedores e até o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa que dependa de multi aprovações, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou área. As ferramentas de BPM, assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experiência de empresas profissionais nesse momento trará uma visão mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omissões na implementação.

Fábio Rogério – Sócio da ALFA Sistemas e especialista em implementação de sistemas de automação- alfasrv.com.br

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Exclusão de benefícios de ICMS da base de cálculo do IRPJ e da CSLL

Decisões judiciais recentes estão movimentando o meio jurídico em relação ao direito tributário. E uma nova expectativa surgiu com da decisão 1ª Seção do Superior Tribunal de Justiça (STJ) em relação a julgamento de recursos repetitivos relativa a Exclusão de benefícios de ICMS da base de cálculo do IRPJ e da CSLL. Seja cliente da Confirp Contabilidade e tenha segurança para tomada de decisões! A questão submetida a julgamento no STJ, cadastrada como Tema 1.182, é: “definir se é possível excluir os benefícios fiscais relacionados ao ICMS – tais como redução de base de cálculo, redução de alíquota, isenção, imunidade, diferimento, entre outros – da base de cálculo do IRPJ e da CSLL (extensão do entendimento firmado em 2017, no EREsp 1.517.492, que excluiu o crédito presumido de ICMS das bases de cálculo do IRPJ e da CSLL)”. Por conta disso, o colegiado determinou a suspensão do trâmite de todos os processos que tratem do tema em todo o território nacional, mas ainda não tem data para julgamento. No julgamento de 2017, prevaleceu o entendimento de que a tributação pelo IRPJ e CSLL da subvenção (crédito presumido de ICMS) configuraria tributação de receita dos estados pela União, ferindo a imunidade recíproca existente entre os Entes Federativos e interferência indevida da União na política fiscal e econômica dos Estados, violando o Pacto Federativo. O diretor tributário da Confirp Contabilidade, Welinton Mota, explica: “se o STJ decidir que os demais incentivos fiscais do ICMS (subvenções) não podem ser tributados pelo IRPJ/CSLL, as empresas vão soltar fogos; inicialmente, a assunto afeta quem tem processo judicial em andamento, mas pode se estender às demais empresas que que possuem os citados incentivos fiscais. Além disso, as ações sobre o tema foram todas suspensas; o STJ vai julgar o tema como “Recurso Repetitivo”, ou seja, uma vez julgado dessa maneira, todas ações de todas as instâncias do Brasil ficarão vinculadas ao novo entendimento do STJ (uma espécie de padronização)”. Importante lembrar que em relação a Exclusão de benefícios de ICMS da base de cálculo do IRPJ e da CSLL, o STJ já tinha excluído, em 2017, os créditos presumidos de ICMS das bases de cálculo do IRPJ e da CSLL, por não caracterizar como renda ou lucro. A nova discussão se refere à extensão desse entendimento para outros favores tributários do ICMS (redução de base de cálculo, redução de alíquota, isenção, imunidade etc.).

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5 situações que geram queixas de quem paga Imposto de Renda

Confirp é destaque em mais uma reportagem do Portal G1, falando sobre Imposto de renda, dentre os temas, IR sobre lucro com imóvel está entre maiores queixas, dizem consultores. Contribuintes costumam ficar surpresos que precisam pagar o imposto. Veja reportagem a íntegra – Do G1, em São Paulo Ninguém gosta de pagar Imposto de Renda, mas em muitos casos não é possível escapar da “mordida” do Leão. Como a Receita é implacável em fiscalizar essa obrigação, os contribuintes não têm escolha senão pagar o imposto devido e informar, sem erros, esses valores na declaração. Mesmo assim, muitos contribuintes ficam surpresos ao descobrirem que precisam pagar o imposto em algumas situações para a Receita, cujas regras eles consideram injustas, segundo consultores ouvidos pelo G1. Entre elas, o fato de o dono de um imóvel alugado poder abater as despesas com corretagem do IR, enquanto que quem paga o aluguel não pode descontar esse valor do imposto, embora moradia seja uma despesa básica como saúde e educação. Quem fugir da obrigação de pagar o imposto ou deixar de entregar a declaração está sujeito a multa de 1% sobre o imposto devido, com valor mínimo de R$ 165,47, e até a penalidades mais graves, como em caso de sonegação. Os especialistas em Imposto de Renda Vicente Sevilha Junior, da Sevilha Contabilidade, e Richard Domingos, da Confirp, listaram a pedido do G1 as situações mais comuns nas quais o contribuinte mais se queixa por precisar pagar Imposto de Renda, embora não tenha como escapar: Os casos de ganho de capital (quando o valor da venda é maior que o da compra) ao vender um imóvel motivam muitas queixas dos contribuintes, observa Sevilha. “Especialmente porque a comparação do ganho é feita pelo preço de venda menos o custo histórico, sem a correção monetária”, observa. Ele explica que a Receita concede um certo desconto no valor do imposto a pagar, que cresce em função de quanto mais tempo o proprietário ficou com o imóvel. “Os contribuintes pensam que não deviam pagar imposto sobre a valorização de mercado do imóvel”, completa. O consultor Domingos, da Confirp, lembra que os contribuintes que resgatam o plano de previdência privada com tributação progressiva ficam surpresos quando descobrem que precisam lançar o rendimento do resgate na declaração como um rendimento tributável recebido de pessoa jurídica, apurando o imposto na tabela progressiva (que tem alíquota de até 27,5%), abatendo o valor de 15% que foi retido na fonte. “Eles imaginam que já pagaram o imposto como aplicações financeiras de renda fixa que são rendimentos exclusivos”, diz. Muitos aposentados e pensionistas pensam não ser justo pagar Imposto de Renda sobre seus benefícios, mesmo após completarem 65 anos, quando elas pessoas têm direito a um valor extra de isenção mensal do imposto, comenta Sevilha. Os beneficiários de pensão alimentícia são obrigados a pagar Imposto de Renda sobre o montante que recebem, já que este dinheiro é considerado um rendimento como outro qualquer. Segundo o contador Sevilha, muitas dessas pessoas – geralmente a mãe ou pai que tem a guarda do filho que recebe a pensão – defendem que não é justo pagar IR sobre este valor recebido. Os profissionais que trabalham em mais de um emprego ou atuam em alguma atividade autônoma além do registro com carteira assinada acabam pagando mais porque sofrem os efeitos da tabela progressiva do Imposto de Renda, e recolhem o complemento na hora de fazer suas declarações à Receita. O especialista em Imposto de Renda Sevilha conta que médicos costumam ser os profissionais mais inconformados com essa regra da Receita.

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Saiba como receber mais restituições ou reduzir o Imposto de Renda

Com a abertura para consulta do segundo lote das restituições de imposto de renda 2023, muitas pessoas se revoltam com os valores recebidos e impostos a serem pagos. O que poucos sabem é que podem fazer seu planejamento tributário, visando aumentar o valor de sua restituição do imposto de renda ou reduzir o montante devido referente a declaração de 2023. Para saber se está entre os 5.138.476 de contribuintes, que receberão um total de R＄ 7,5 bilhões, o contribuinte deve acessar o site da Receita Federal, o portal do e-Cac ou utilizar os aplicativos para telefone celular disponíveis para plataformas Android ou iOS. Agora, para aumentar o valor de direito de restituição, a ação deve ser imediata para ter o retorno no próximo ano. “A pessoa física pode pagar menos tributos, reduzindo sua carga tributária, para isso é preciso realizar um planejamento tributário, que nada mais é que a preparação das informações referentes aos rendimentos e despesas do contribuinte”, explica o diretor executivo da Confirp Contabilidade, Richard Domingos. Contudo, o consultor explica que, por cultura, o brasileiro deixa para organizar as informações ligadas à declaração de seu imposto de renda na última hora. Com isso, muitos comprovantes de despesas acabam se perdendo ou o contribuinte acaba desperdiçando o tempo hábil para a solicitação desse comprovante. “Os reflexos disso são erros que podem levar à malha fina e despesas que não são consideradas, resultando na diminuição da restituição dos contribuintes. Assim, é recomendável realizar a organização e a guarda adequada de todos os comprovantes de gastos com educação e saúde e demais despesas dedutíveis referentes ao primeiro semestre de 2022. Dessa forma, haverá tempo para avaliação de todas as possíveis despesas dedutíveis e evitará correria no período da entrega”, detalha Richard Domingos. Atualmente, as principais despesas dedutíveis são as despesas médicas, odontológicas, instruções, de dependentes, contribuição previdenciária e recolhimento de INSS. “Além dessas temos algumas situações pouco conhecidas como gastos com aulas de pilates feitas por recomendação médica e aplicadas por fisioterapeuta. As doações podem ser uma forma de direcionar o dinheiro, que é paga ao Governo, para ações que tragam benefícios à comunidade. Porém, somente para quem faz a declaração completa do Imposto de Renda”, detalha o diretor da Confirp. O limite é de 6 % do Imposto de Renda devido e destinado aos Fundos de Direitos da Criança e do Adolescente, aos patrocínios para projetos enquadrados como incentivo às atividades culturais, artísticas e audiovisuais. Previdência Privada Uma forma simples que o contribuinte pessoa física (e seus dependentes) pode utilizar para otimizar o tributo e que tem garantia é fazer aporte de capital (aplicação) em uma previdência privada do tipo “PGBL” no valor de até 12% do rendimento tributável recebido no ano de 2023. O principal atrativo da previdência privada é garantir rendimentos futuros. Mas, um outro destaque é a possibilidade de pagar menos imposto para acumular um valor maior no futuro. Mas, nem todas previdências Por mais que um plano de previdência seja interessante, é preciso entender melhor esse tema, existem dois tipos de planos de previdência privada: o Plano Gerador de Benefício Livre (PGBL) e o Vida Gerador de Benefício Livre (VGBL) que possui uma diferença muito relevante. “Os planos de previdência devem ser incluídos na declaração de IR, sendo que os da modalidade PGBL permitem aos participantes deduzir as contribuições da base de cálculo do Imposto de Renda até o limite de 12% da renda bruta anual tributável. Para fazer a dedução, é preciso fazer a declaração completa do Imposto de Renda (IR), em vez da versão simplificada, que dá direito a desconto padrão de 20%”, detalha Richard Domingos. Por exemplo, se uma pessoa ganhou 60 mil reais em rendimentos tributáveis durante um ano, poderá abater até 7,2 mil reais desse valor, caso tenha sido investido ao longo do ano em um plano de previdência privada PGBL. Isso quer dizer que o imposto de renda devido será calculado sobre 52,8 mil reais. Essa pessoa pagará imposto apenas no momento do resgate, sobre o montante geral. Esse é um benefício relevante porque a pessoa pode capitalizar esses recursos e construir uma poupança maior, principalmente se forem valores mais elevados. Já para quem faz a declaração do IR de forma simplificada ou recebe dividendos e outros rendimentos não tributáveis, o tipo de previdência privada mais adequado é o VGBL. Neste caso, a pessoa não pode descontar o valor investido do IR anualmente, mas também só pagará tributos sobre o rendimento da aplicação em previdência privada, em vez de sobre o valor total, como acontece com o PGBL. A cobrança de imposto se dá apenas no momento do resgate do plano. Comece o quanto antes a poupar O fator mais importante na previdência privada é o tempo de contribuição. “É importante ter em mente que o quanto antes iniciar a previdência, menor será o valor a ser pago, por exemplo, se começar com 20 anos para ganhar um salário igual ao atual quando tiver 60 anos, o valor a ser pago é de 10% do salário. Se começar aos 30 anos, será de 20% para o mesmo rendimento aos 60. Já se deixar para os 40 anos, será preciso guardar 50% do salário para manter a renda atual depois da aposentadoria”, alerta a sócia da Camillo Seguros, Cristina Camillo. Sobre o resgate, esse pode ser feito no valor total ou de forma parcelada, por meio dos resgates programados. Lembrando que existe que período de carência da operadora (entre 24 e 60 meses do início). Além disso, existe a opção de ter uma renda temporária, com prazo de recebimento pré-estabelecido; renda vitalícia, ou seja, enquanto a pessoa viver; a renda reversível ao cônjuge e/ou filhos, permitindo que o valor seja destinado ao conjugue e/ou filho no caso de morte do segurado; por fim tem a renda vitalícia com prazo garantido, que estabelece um limite de tempo para a renda ser repassada para o cônjuge ou filhos, em caso de morte do segurado. Enfim, são muitas as opções.

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Simples Nacional – hora de pensar ou repensar a adesão

A adesão ao regime tributário Simples Nacional foi recorde no início de 2015, crescendo 156% em comparação ao mesmo período de 2014. Contudo, só não foi maior por causa de muitas empresas possuírem débitos tributários e por que a forma com que foi implantado o sistema aumentou o tributo para alguns setores da área de serviço.

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