Depois de muito se falar, o eSocial virou realidade para a maioria das empresas brasileiras e os primeiros ensinamentos já estão sendo aprendidos.

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No dia 16 de julho, teve início a segunda etapa de implantação do eSocial, na intenção de alcançar as empresas privadas do país com faturamento anual de até R$ 78 milhões.

Em uma última etapa, que foi adiada para 2019, as pequenas empresas e os microempreendedores individuais (MEIs) também passarão a ser obrigados a implementar o eSocial. Esses grupos conseguiram o benefício de uma prorrogação. No entanto, se assim desejarem, podem optar por iniciar antes e seguir o mesmo calendário de adequação do outro grupo.

É importante pontuar que somente os MEIs que possuam empregados – e que hoje totalizam público de aproximadamente 155 mil empregadores – precisarão prestar informações ao eSocial. A adequação para o novo grupo de empresas que aderiu em julho segue o seguinte calendário:

• Entre 16 de julho e 31 de agosto os empregadores deveriam enviar ao sistema os eventos cadastrais e tabelas da empresa.
• Em 1º de setembro começou a fase de povoamento com dados cadastrais dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos).
• Em novembro devem ser inseridas as informações referentes à remuneração e ao fechamento das folhas de pagamento.
• A partir de janeiro de 2019 deve-se substituir a GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e a compensação cruzada. Paralelamente, também devem ser inseridos dados relativos à segurança e saúde do trabalhador.

Dificuldades e lições

É importante frisar que a implantação do eSocial já tem várias experiências, sendo que em 21 de agosto, o eSocial já tinha registrado a adesão de um milhão de empresas ao sistema. Segundo o portal do programa, o eSocial está sendo implantado desde o primeiro semestre deste ano, contemplando 5 fases. No primeiro momento foi a vez das empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais, que passaram a ter a utilização obrigatória do programa a partir de 8 de janeiro de 2018. Esse grupo é constituído de 13.707 empresas e cerca de 15 milhões de trabalhadores, o que representa aproximadamente 1/3 do total de trabalhadores do Brasil.

“Observamos que o processo de adequação realmente é bastante complexo, já que exige mudanças culturais, principalmente dos departamentos pessoais das empresas. Mas acreditamos que com o tempo as empresas observarão resultados positivos. Exemplo é que na Confirp, com base nessas mudanças e pesados investimentos em tecnologia, já estamos criando um sistema em que todas as informações trabalhistas sejam centralizadas e transmitidas para o eSocial, em um ambiente muito seguro para as empresas. Essas ações fazem parte de nosso projeto de modernização chamado Confirp Digital”, conta o diretor da Confirp Consultoria Contábil, Richard Domingos.

A experiência de quem já vem utilizando a plataforma do governo pode ajudar aqueles que a partir de agora devem se adequar. Inicialmente, acreditava-se que o sistema teria como ponto crítico a implementação. De fato, o ambiente digital apresentou falhas, mas o verdadeiro impacto ficou por conta da imposição de um novo fluxo e ritmo de trabalho.

O eSocial alterou a realidade dos profissionais que atuam em áreas como departamento pessoal e recursos humanos, gerando aumento na demanda de atividades relacionadas à adequação do sistema de processamento eletrônico e coleta de dados, formalização de processos e padronização de rotinas.

Como a plataforma demanda capacidade técnica e conhecimento da legislação para o cumprimento pleno dos requisitos e dos prazos, quem investiu na qualificação e conscientização de sua equipe conseguiu passar de forma serena pelas referidas etapas.

Além disso, a experiência mostrou o envolvimento de lideranças das empresas no projeto, o que é de grande relevância, haja vista a imprescindível mudança de cultura para adequação às exigências.

DCTFWeb já está valendo

Outra importante novidade é que desde 27 de agosto a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb), que substitui a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) como instrumento de confissão de débitos previdenciários e de terceiros, entra em produção para as primeiras 13.115 empresas, conforme disposto no art. 13 da Instrução Normativa RFB nº 1.787, de 7 de fevereiro de 2018.

Esse sistema já estava disponível, desde 8 de maio, para testes aos interessados desse primeiro grupo em ambiente de produção restrita.  Os testes realizados nesse período permitiram que as empresas fossem se adaptando ao novo programa.

Vale ressaltar que o eSocial não cria novas obrigações, mas visa simplificar e racionalizar o cumprimento das obrigações já previstas na legislação trabalhista, previdenciária e tributária. Além disso, é importante destacar também que o sistema permite o aumento do controle e da qualidade das informações prestadas a essas instituições, beneficiando inclusive os trabalhadores, na medida em que garante maior efetividade na concessão de direitos assegurados, tais como benefícios previdenciários, FGTS, seguro desemprego e abono salarial.

Para ajudar a esclarecer dúvidas foi disponibilizado para todos os empregadores, inclusive os domésticos, a Central de Atendimento 0800 730 0888. Esse número aceitará ligações a partir de telefones fixos e esclarecerá dúvidas operacionais, relacionadas ao envio, consulta e edição de eventos transmitidos para o eSocial, além da utilização dos módulos Web do eSocial (Web Empresas, MEI e Web Doméstico). O horário de funcionamento é das 7h às 19h, de segunda a sexta-feira.

Saiba mais

Obrigatório no país desde janeiro de 2018, o eSocial é a nova forma de prestação de informações do mundo do trabalho que entra em vigor no Brasil e integra a rotina de mais de 4 milhões de empregadores e 44 milhões de trabalhadores. O eSocial é um projeto conjunto do governo federal que integra Receita Federal, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Secretaria de Previdência e INSS.

A iniciativa permite que todas as empresas brasileiras possam realizar o cumprimento de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma unificada e organizada, reduzindo custos, processos e tempo gastos pelas empresas com essas ações. Segundo o Comitê Gestor, o foco do programa é garantir o ingresso de todo o mundo do trabalho no ambiente tecnológico do eSocial e, sobretudo, estimular o ambiente de negócios no Brasil.