Já ouviu falar de BI ou Business intelligence? Esse é um termo que vem se tornando cada vez mais importante para as empresas, pois, como a própria tradução para a língua portuguesa nos mostra, ele trata da “inteligência empresarial” na gestão dos negócios.

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O conceito foi criado pelo Gartner Group e, simplificadamente, significa todo o processo de coleta, armazenamento, organização, compilação, análise e apresentação de dados de forma que esses possam ser utilizando para tomadas de decisões e apresentação para entendimento da diretoria e executivos da empresa.

Ocorre que hoje muitas pessoas confundem e acham que o business intelligence é apenas a “ferramenta” que se usa para ter informações, e este é um primeiro erro, já que o termo se refere ao tratamento que se dá aos dados obtidos, sendo uma modalidade fundamental de monitoramento da empresa, com a coleta, análise e organização de informações, de forma que possibilitem suporte de conhecimento para tomada de decisão e gestão do negócio.

Isto é, obter a informação é importante, mas, é imprescindível saber o que fazer com essas. Para isso, no desenvolvimento de um Business Intelligence é fundamental buscar o tratamento adequado das informações e a utilização da quantidade massiva dessas.

Exemplo dos resultados dessa ferramenta é o trabalho de Luiz Sameshima, diretor financeiro, da Descarpack Descartáveis do Brasil, que utiliza essa inteligência o business intelligence “Com essa ferramenta podemos fazer o processo de transformação de uma grande quantidade de dados desestruturados em informações gerenciais que permitem o monitoramento e gestão dos negócios. Possibilitando o suporte em decisões estratégicas, alterações de politicas, correção de rumos, entre outras  ações em um nível mais alto da gestão”.

Como utilizar o business intelligence?

Normalmente, os dados utilizados para essa análise são provenientes do próprio sistema integrado (ERP – Enterprise Resource Planning) de cada empresa e são armazenados em um Data Warehouse.  Podemos definir que esses dados são primários, por se tratar do histórico das informações armazenadas do seu próprio negócio e são relativas a sua operação.

“Sabe-se que essa grande fonte de informação gera relatórios padrões de cada sistema integrado e normalmente são extremamente analíticos e demasiadamente operacionais, dificultando e, muitas vezes, não atingindo a raiz da informação necessária para a tomada de decisão. Assim, é importante o processo de estruturação dos dados proporcionados pelo BI. Convertendo longos relatórios analíticos e operacionais em relatórios e indicadores relevantes”, explica Sameshima.

Feito o processo de business intelligence, os indicadores de monitoramento do negocio podem ser  analisados  e comparados com dados secundários, que são os dados externos e permitem verificar como o desempenho do negócio esta inserido no contexto geral de: Mercado Local, Nacional, Global, Econômico, etc.

“É a busca de uma análise crítica com o objetivo  de mudanças, adaptações, correções de rumo, pensando em maximizar resultados e processos. Simplificando, o business intelligence vai organizar as informações realmente uteis para a tomada de decisões”, define o diretor.

Outro ponto importante é que se a fermenta for bem aplicada pode reduzir drasticamente o tempo de resposta no suporte aos “decision makers” da empresa.

Segundo Sameshima, na empresa em que ele atua em termos práticos e sem entrar em detalhes por questões confidenciais, graças ao monitoramento de alguns indicadores, foram observados como principais resultados:

• Maximização a rentabilidade do negócio (lucro);
• Adaptação de políticas comerciais;
• Antecipação de estratégias (antes dos concorrentes);
• Equacionamento da necessidade de Capital de Giro;
• Definição e implementação de Metas.

Como desenvolver um business intelligence

Não há muitos segredos para desenvolver um trabalho de business intelligence.   Sendo que o próprio negócio naturalmente irá demandar essa necessidade de informação para medir, mensurar e monitorar em algum momento de sua existência.

“Em termos técnicos, a maioria das ferramentas (softwares de mercado) são muito parecidas. O diferencial mais importante é saber o que se quer ver. Sem essa definição inicial, quaisquer ferramentas que se escolham será passível de problemas de implementação”, conta o diretor da Descapak.

Resumidamente, é importante identificar o negócio da empresa, em qual mercado ele esta inserido, o que os gestores querem enxergar e monitorar em outras empresas. Nessas respostas chega-se a um denominador comum na dos principais indicadores e relatórios de acompanhamento.

Mas, é importante ter em mente que antes de pensar em implementar um BI, são necessárias algumas premissas:

• ERP Integrado em pelo menos 90%;
• Consistência nos Processos e Controles Internos;
• Contabilidade de acordo com as Legislações (Societária e Fiscal)
• Governança.

“Somente depois dessas premissas atendidas, pode-se trabalhar na estruturação de um processo de business intelligence, pois sem qualidade nas informações primarias, nada adianta um excelente processo de BI porque resultaria em indicadores falhos, comprometendo a análise e tomada de decisões”, finaliza Sameshima.