Como emitir nota fiscal MEI e evitar multas: erros que ninguém te conta
Emitir nota fiscal como MEI parece simples, mas erros pequenos e silenciosos podem gerar multas, cobranças retroativas e até o desenquadramento do MEI. Muitos microempreendedores só descobrem esses problemas quando já estão sendo fiscalizados. Neste artigo, a Confirp, referência nacional em contabilidade e consultoria empresarial, explica como emitir nota fiscal MEI corretamente, quais são os erros que ninguém te conta e como evitá-los com segurança fiscal e planejamento. O que significa emitir nota fiscal MEI corretamente? Emitir nota fiscal MEI corretamente significa cumprir a legislação e registrar cada venda ou prestação de serviço de forma regular, garantindo que a atividade exercida esteja de acordo com as regras fiscais. Mesmo inserido em um regime simplificado, o Microempreendedor Individual possui obrigações legais claras, e o descumprimento pode gerar riscos relevantes, como multas e até o desenquadramento do MEI. Atividade cadastrada no CNAE O primeiro ponto essencial é respeitar a atividade cadastrada no CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). O MEI só pode emitir nota fiscal para as atividades autorizadas no seu CNPJ. Emitir nota para uma atividade não permitida caracteriza irregularidade e pode resultar em autuação fiscal, impedimento de emissão de notas e perda do enquadramento como MEI. Tipo correto de nota fiscal Outro cuidado indispensável é a escolha do tipo correto de nota fiscal, que depende da natureza da operação. Na prestação de serviços, o MEI deve emitir Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), cuja competência é municipal, normalmente por meio do sistema da prefeitura ou do Emissor Nacional da NFS-e. Já na venda de mercadorias, a nota correta é a NF-e ou NFC-e, ambas vinculadas à Secretaria da Fazenda Estadual, sendo necessário credenciamento prévio. Emitir um modelo de nota incompatível com a atividade é um erro comum e considerado irregular. Legislação municipal ou estadual Embora esteja no Simples Nacional, o MEI deve obedecer à legislação do município ou do estado onde atua. Prefeituras definem regras específicas para a emissão de notas de serviços, como cadastro municipal, prazos e obrigatoriedade. Estados, por sua vez, regulam a emissão de notas de mercadorias, circulação de produtos e vendas interestaduais ou online. Por isso, o MEI precisa observar as normas locais, que podem variar de um lugar para outro. Destinatário da operação O destinatário da venda ou do serviço também influencia diretamente a obrigatoriedade de emissão da nota fiscal. Sempre que o cliente for pessoa jurídica (CNPJ), a emissão da nota é obrigatória. Para pessoa física (CPF), a legislação pode dispensar a emissão, mas a nota deve ser gerada sempre que o consumidor solicitar ou quando a legislação municipal exigir. Além disso, empresas contratantes, marketplaces e plataformas digitais normalmente exigem nota fiscal do MEI, independentemente do tipo de cliente final. Obrigações fiscais do MEI Mesmo no regime simplificado, o MEI possui deveres que não podem ser ignorados. Entre eles estão a emissão correta das notas fiscais, o pagamento mensal do DAS, a entrega da DASN-SIMEI, o respeito ao limite anual de faturamento e a atuação estritamente dentro das atividades permitidas no CNAE. O descumprimento dessas obrigações pode gerar multas, cobranças retroativas de tributos e o desenquadramento do regime MEI. Em síntese, emitir nota fiscal MEI corretamente é atuar de forma legal, organizada e segura, respeitando a atividade cadastrada, o tipo de nota adequado, a legislação local e o perfil do cliente. A nota fiscal é a principal comprovação da regularidade do MEI e um instrumento fundamental para evitar problemas fiscais no futuro. MEI é obrigado a emitir nota fiscal? O MEI é obrigado a emitir nota fiscal sempre que vender mercadorias ou prestar serviços para outra empresa (CNPJ), independentemente do valor da operação. Já nas operações realizadas com pessoa física, a legislação permite algumas dispensas ou flexibilizações, desde que previstas na legislação municipal ou estadual e que o cliente não exija a emissão do documento. Situações específicas previstas na legislação local De modo geral, muitos municípios estabelecem que o MEI prestador de serviços não é obrigado a emitir NFS-e quando atende pessoa física, desde que não haja solicitação da nota. Essa regra é bastante comum em atividades como cabeleireiro, manicure, costureira, eletricista, encanador e outros serviços prestados diretamente ao consumidor final. Ainda assim, basta o cliente solicitar para que a nota se torne obrigatória. Em algumas cidades, a legislação municipal também dispensa a emissão de nota fiscal para serviços de pequeno valor, especialmente quando se trata de atendimentos pontuais e esporádicos a pessoas físicas. Essa dispensa não é automática e depende de previsão expressa em lei ou decreto municipal, podendo variar conforme o local. Há ainda municípios que vinculam a obrigatoriedade da nota fiscal ao cadastro mobiliário municipal. Nesses casos, o MEI que atua sem estabelecimento fixo, de forma eventual ou diretamente no domicílio do cliente, pode ter a exigência da NFS-e flexibilizada, desde que esteja regular perante o município. No comércio de mercadorias, alguns estados permitem que o MEI não emita NFC-e em vendas presenciais a consumidor final pessoa física, desde que não haja transporte da mercadoria para outro município ou estado e que o cliente não exija a nota. Essa situação é comum em feiras livres, vendas no balcão ou comercialização local de produtos como alimentos, roupas e artesanato. Outra hipótese prevista em legislações locais ocorre quando a atividade exercida pelo MEI é isenta de ISS, conforme a lei do município. Nessas situações específicas, a prefeitura pode dispensar a emissão da nota fiscal de serviços ou exigir apenas um controle simplificado das operações. Alguns municípios também adotam regimes simplificados próprios para o MEI, permitindo o registro consolidado das operações ou relatórios periódicos em substituição à emissão individual de notas fiscais, desde que todas as regras locais sejam cumpridas. Quando a nota fiscal volta a ser obrigatória? Mesmo existindo dispensas previstas na legislação local, a emissão da nota fiscal será sempre obrigatória quando o cliente for pessoa jurídica, quando houver exigência expressa do consumidor, quando a venda ou o serviço envolver intermediação