DMED – entenda as mudanças recentes

A digitalização acelerada dos negócios no Brasil trouxe uma série de facilidades, mas também criou um ambiente propício para fraudes digitais, especialmente entre pequenas e médias empresas que operam sob o regime do Simples Nacional. Com a implementação de processos online e a complexidade do sistema tributário, essas empresas tornaram-se alvos vulneráveis para golpistas que exploram as lacunas existentes. Este fenômeno não apenas reflete a crescente criminalidade, mas também evidencia a urgência de proteção e conscientização. Diversas fraudes têm sido registradas em pequenas e médias (ou mesmo grandes) empresas no Brasil, sendo uma das mais preocupantes aquelas que ocorrem completamente no ambiente digital. Nesse tipo de crime, os fraudadores obtêm acesso ao certificado digital da empresa ou de seus administradores, seja por meio de emissão indevida ou através de ataques cibernéticos. Com esse documento em mãos, eles se passam por representantes legais, abrindo contas bancárias e acessando sistemas fiscais fornecidos pelas secretarias da fazenda, como e-CAC, Portal do Simples Nacional e postos fiscais eletrônicos. Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Contabilidade, destaca outra tática utilizada pelos golpistas: “Em alguns casos, esses criminosos, por meio de engenharia social, conseguem emitir certificados digitais falsos dos administradores ou da empresa. Eles retificam impostos pagos para diminuir os valores devidos, abrem contas bancárias em nome da empresa e solicitam a restituição de valores que supostamente foram pagos a maior.” Esse método permite que os golpistas acessem recursos fraudulentamente, muitas vezes sem que as vítimas percebam a situação. Além disso, as quadrilhas manipulam informações fiscais utilizando o PGDAS (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional), criando créditos fictícios e causando prejuízos não apenas aos contribuintes, mas também à arrecadação governamental. Domingos acrescenta: “Quando conseguem acessar a área da empresa nos sistemas governamentais, muitas vezes esses golpistas cancelam o e-mail de notificação do representante da empresa para evitar que haja alertas sobre essas movimentações fraudulentas. Eles esperam que a Receita Federal restitua o imposto, e ao concretizar o saque, a empresa do Simples Nacional não sofre danos imediatos, pois a restituição ainda não se efetivou, mas as consequências podem ser severas.” Outro método comum envolve golpistas que se apresentam como consultores tributários, prometendo recuperar valores para os empresários, como PIS e Cofins. No entanto, esses supostos direitos creditórios são, na verdade, fraudes que consistem na alteração indevida da natureza da receita bruta das empresas, visando a redução da carga tributária para obter restituições indevidas. A criatividade e a expertise técnica dos criminosos são notáveis, permitindo que encontrem brechas para desviar valores de impostos, deixando as empresas com a responsabilidade de arcar com as contas.       Ação da Receita e Polícia Federal   Desde outubro de 2022, a Receita Federal, em colaboração com a Polícia Federal e o Ministério Público, lançou a “Operação Retificadora” para investigar serviços fraudulentos de “consultoria” oferecidos a pequenas e médias empresas optantes pelo Simples Nacional, que resultaram em restituições indevidas de PIS e COFINS. Os autodenominados “consultores”, como visto anteriormente, enganavam os empresários ao afirmar que eles tinham direito a ressarcimentos de tributos.   O Impacto das Fraudes no Simples Nacional   As consequências das fraudes digitais são devastadoras e podem afetar as pequenas empresas de diversas maneiras: Multas Pesadas: a Receita Federal pode impor penalidades financeiras severas por declarações incorretas, muitas vezes resultantes de ações fraudulentas. Exclusão do Simples Nacional: em casos extremos, a empresa pode ser excluída do regime simplificado, o que resulta em um aumento considerável da carga tributária e dificulta a continuidade das operações. Danos à Reputação: o envolvimento em fraudes pode manchar a imagem da empresa, afastando clientes e parceiros, além de prejudicar a confiança do mercado. Perda de Controle: uma vez que os golpistas assumem o controle sobre as contas da empresa, a situação pode rapidamente sair do controle, levando a dívidas e complicações legais.   Essas consequências não afetam apenas a saúde financeira das empresas, mas também sua longevidade e capacidade de inovar e crescer. Em um mercado onde a confiança é fundamental, a reputação danificada pode levar anos para ser restaurada. Denis Barroso, sócio da Barroso Advogados Associados, enfatiza porém que essas ações podem ir muito além das questões tributárias. Podendo causar um verdadeiro caos na vida do empresário, que perde totalmente o controle do seu negócio. “Esses criminosos têm a capacidade de acessar o e-CAC (Centro de Atendimento ao Contribuinte) e controlar todas as ações das empresas, desde a retificação de declarações até a criação de novas empresas em nome dos empreendedores.” Essa manipulação pode resultar em consequências devastadoras, como a perda total do controle sobre os ativos da empresa e a possibilidade de uma responsabilidade legal do sócio, podendo levar à falência.     Medidas de Proteção para Empresas do Simples Nacional   Diante do aumento das fraudes digitais, é imperativo que as empresas adotem medidas preventivas robustas para se proteger. Aqui estão algumas diretrizes essenciais passadas por Denis Barroso: Segurança em Certificados Digitais: os certificados digitais são cruciais para a segurança nas transações online. Para garantir sua proteção, as empresas devem: Não Compartilhar Senhas: é fundamental que senhas e certificados não sejam compartilhados com terceiros. Em situações em que for necessário, contrate procuradores com poderes claramente especificados no documento. Verificar a Autenticidade: periodicamente, as empresas devem verificar a autenticidade de seus certificados e atualizá-los quando necessário. Monitoramento de Comunicações: utilizar sistemas de acompanhamento de caixas postais e plataformas de comunicação é essencial para identificar movimentações suspeitas. A Confirp Contabilidade, por exemplo, oferece esse tipo de serviço para seus clientes, permitindo que as empresas se mantenham alertas quanto a possíveis fraudes. Além disso, treinar a equipe para identificar e-mails e mensagens suspeitas pode ser um passo importante na prevenção. Regularidade Fiscal: consultar periodicamente certidões fiscais através de sites governamentais é fundamental. Assim como acontece com o monitoramento de notificações, a Confirp também acompanha a regularidade fiscal de seus clientes, de forma permanente, a movimentação tributária (valores declarados e pagos), reduzindo as chances de surpresas desagradáveis.       Infraestrutura de Segurança   Outro ponto fundamental é que

Leia também e entenda tudo sobre Simples Nacional: {Enquadramento no Simples Nacional}: Guia Completo Para Microempresas Simples Nacional: Como Funciona Simples Nacional: veja as tabelas e o caminho da descomplicação ᗌ Como Abrir Empresa no Simples Nacional: guia completo Adesão ao Simples Nacional em 2023 vai até o fim do mês Empresas do Simples Nacional com débitos podem ser excluídas do regime Todo planejamento de marketing parte do princípio da importância de um primeiro impacto positivo para a conquista de um cliente. Com base nisso, são investidas verdadeiras fortunas em publicidade e propaganda. Tanto é que, apenas nos seis primeiros meses de 2017, foram gastos R$ 62 bilhões em investimentos publicitários nos mais variados meios. Contudo, na era tecnológica, muitas empresas esquecem que a verdadeira primeira impressão se dá no primeiro contato direto, ou seja, no primeiro atendimento. Esses milhões podem ser gastos inutilmente se não houver uma equipe qualificada para o atendimento. “Hoje temos que nos preocupar com cada detalhe para uma boa receptividade dos clientes, seja em atendimento telefônico, por e-mail ou visita. Apenas nesse último caso, a visita, cada etapa deve ser pensada e organizada para que o cliente tenha a melhor experiência no período que permanece na empresa: por onde irá entrar, quem fará a primeira abordagem e onde ele aguardará o atendimento, por exemplo”, explica Gabriel Chacon, diretor executivo da GB Serviços Profissionais Assim, qualquer negócio que busque captar e fidelizar o cliente precisa considerar a recepção, atendimento, segurança e limpeza. Esses pontos têm relação direta com a formação do imaginário que se estabelece sobre a empresa. “Todos gostamos e avaliamos o atendimento que recebemos quando visitamos alguém. Isso começa na segurança do local, pois gostamos de visitar locais seguros, com processos de identificação. Depois vem a recepção, já que um bom atendimento, com cordialidade e informações precisas, faz com que o visitante entre em estado de conforto. O asseio e a conservação também são muito importantes, uma vez que locais limpos, cheirosos e organizados transmitem a sensação de que o ambiente seja neutro e harmônico”, detalha Chacon. A grosso modo, são nesses momentos que se estabelece o primeiro contato com os valores da empresa. Alguns caminhos para a melhoria desse atendimento são:  ter processos de controle de identificação bem definidos, locais bem sinalizados e organização nas etapas. O profissional é fundamental para dar continuidade a essa apresentação positiva, portanto deve estar alinhado ao perfil da empresa, conhecer todos os processos e atender cordialmente, com informações precisas, para evitar que o visitante fique perdido. Terceirizando com qualidade e segurança Seja qual for a necessidade das empresas em relação à primeira impressão, ela parte de um princípio que vai muito além de definição de mídias e estratégias para investimentos: o aspecto humano. É fundamental ter uma equipe muito bem treinada e qualificada para que o processo final atinja um bom resultado. Assim, o ponto crucial dessa questão é a capacitação dos profissionais. Treinamento constante de relacionamento e motivação e uma rotina de atividades preestabelecidas são pontos cruciais. “A qualificação vem por meio de boas contratações, cursos e treinamento aplicados pela própria empresa. Os custos devem ser estabelecidos em uma projeção anual de reciclagem da equipe”, explica o diretor da GB. O acompanhamento demanda esforços e os custos podem ser altos, por isso a qualificação pode ser um grande problema para as empresas. Hoje o caminho encontrado por muitas organizações é a terceirização. “Estamos em tempos de modernidade e praticidade, não é mais aceitável que se perca de tempo e dinheiro nessas questões. Quando você terceiriza uma atividade para uma empresa que sabe desenvolvê-la, ganha tempo e eficiência no processo”, avalia Chacon. Os riscos existem, pois, mesmo terceirizando, o contratante é solitário nas responsabilidades trabalhistas. Ou seja, ele pode vir a responder, na falta da contratada, a não contribuição aos encargos trabalhista, tais como FGTS e INSS. Esse é um fator muito preocupante e deve ser acompanhado. Contudo, os riscos podem ser minimizados. O primeiro passo é pesquisar, pois existem empresas boas e ruins. O empresário deve ter muito cuidado na escolha, analisar bem as certidões da empresa, buscar referências comerciais e acompanhar os processos. Além disso, é preciso solicitar periodicamente as guias de recolhimento dos encargos trabalhistas, cópia da folha de pagamento e recibos de quitação. Enfim, mesmo contratando uma terceirizada, o acompanhamento é primordial. Atendimento adequado em 8 passos Atender bem hoje é uma obrigação. Atender mal é um erro que pode custar o futuro de um empreendimento. Isso pode parecer um exagero, mas vivemos um momento em que o consumidor leva muito em consideração o tratamento que recebe. Prova disso são as ferramentas de reclamações online, como o Reclame Aqui, que ganham espaço avassaladoramente na vida do consumidor. Hoje, uma instituição deve mais do que oferecer preços e facilidades, deve conquistar o cliente. A empresa norte-americana U.S. News & World Report realizou recentemente uma pesquisa que mostra que aproximadamente 68% dos consumidores não retornam ou não continuam a comprar determinado produto ou serviço pelo mau atendimento e pela qualidade insatisfatória dos serviços prestados. Veja orientações para exercer um bom atendimento em sua empresa: Ser rápido, simpático e solícito é uma necessidade que independe do perfil do consumidor; é fundamental cativar. O profissional deve sempre estar pronto para entender o comportamento do consumidor e suas necessidades, buscando a fidelização; Quem atende deve conhecer a fundo os detalhes do produto/serviço que está oferecendo e que o cliente está pedindo. Por isso é preciso conhecer os tipos de produtos, legislação, forma de uso e detalhes técnicos, entre outros pontos; É importante que se crie uma boa identificação com o ambiente, deixando o cliente à vontade e fazendo com que tenha total entendimento sobre o que está comprando; O ambiente é fundamental para um bom atendimento, por isso crie um clima agradável, com boa iluminação e som; A organização dos produtos também faz grande diferença no atendimento, portanto considere o posicionamento de cada produto. É importante ter boa sinalização e filas organizadas para o pagamento; Seja ético, íntegro e sincero

A transformação digital no ambiente de trabalho não é apenas uma tendência; é uma realidade que impacta diretamente a saúde mental e o bem-estar dos colaboradores. Em meio a um cenário em que o mercado global de bem-estar no trabalho deve superar 93 bilhões de dólares até 2027, empresas de todos os setores estão investindo em soluções tecnológicas para criar ambientes de trabalho mais saudáveis.  Entre as principais inovações, destacam-se: Plataformas de Gestão de Tarefas: estas soluções facilitam a organização do trabalho, reduzindo a sensação de sobrecarga e aumentando a produtividade. Soluções de Monitoramento do Bem-Estar: ferramentas que permitem o rastreamento do estresse e da saúde mental, como o uso de questionários diários que ajudam a identificar sinais de burnout. Aplicativos de Meditação e Mindfulness: ferramentas que oferecem sessões guiadas de meditação, ajudando os colaboradores a gerenciar o estresse e a ansiedade durante o expediente. De acordo com a co-founder da Witec IT Solutions, Carol Lagoa, “a implementação dessas tecnologias não apenas melhora o bem-estar, mas também contribui para a criação de uma cultura organizacional que prioriza a saúde mental. No entanto, ainda continua o desafio das empresas coletarem e utilizarem o feedback dos colaboradores sobre a eficácia dessas ferramentas”. Um ponto a se destacar é a importância de políticas que garantem um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Uma das medidas mais eficazes que vem sendo implementada pelas organizações é a proibição de enviar e-mails após as 18h. Essa política tem mostrado resultados positivos na redução do estresse, permitindo que os colaboradores desconectem e recuperem suas energias. “A saúde mental dos colaboradores é fundamental. Quando as empresas respeitam o tempo pessoal, elas ajudam a mitigar a sobrecarga e promovem um ambiente mais saudável”, comenta Vicente Beraldo, médico com especialização em psiquiatria da Moema Medicina do Trabalho.  Além disso, a integração de tecnologias nos processos de onboarding é vital para garantir que todos os colaboradores saibam como utilizar as ferramentas disponíveis desde o início.     Impacto da Tecnologia na Saúde Mental   As inovações tecnológicas trazem tanto benefícios quanto desafios. Embora facilitem a comunicação e aumentem a eficiência, também criam um ambiente onde a pressão por disponibilidade constante é palpável. Aqui estão alguns impactos negativos observados: Conexão em Tempo Integral: a conectividade constante pode levar a níveis elevados de estresse e ansiedade, prejudicando a qualidade do sono e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Esgotamento Digital: o excesso de informações e notificações pode causar distrações frequentes, resultando em diminuição da produtividade. Isolamento Social: o trabalho remoto, embora ofereça flexibilidade, pode gerar sentimentos de solidão e desconexão emocional entre os colaboradores. Expectativas Irreais: a exposição contínua a imagens de sucesso nas redes sociais pode aumentar a pressão por desempenho e causar estresse. Apesar dos desafios, a tecnologia também oferece soluções inovadoras para promover a saúde mental: Aplicativos de Meditação: ferramentas como Headspace e Calm ajudam os colaboradores a relaxar e a desenvolver práticas de mindfulness. Plataformas de Psicoterapia Online: serviços como ZenKlub e Divam facilitam o acesso à terapia, permitindo que os colaboradores busquem ajuda profissional de forma conveniente. Jogos e Aplicações Educativas: ferramentas que ensinam sobre gestão do estresse e saúde mental, oferecendo recursos interativos para o aprendizado.     Estratégias para um Uso Saudável da Tecnologia   Encontrar um equilíbrio saudável no uso da tecnologia é essencial. Aqui estão algumas dicas: Estabeleça limites: políticas claras sobre o uso de dispositivos durante o expediente são fundamentais. É importante incentivar os colaboradores a se desconectarem após o horário de trabalho. Incentive Pausas: promover pausas regulares durante o dia de trabalho pode aumentar a produtividade e reduzir o estresse. Apoie Atividades Offline: organizar eventos sociais e atividades físicas promove a interação social e o bem-estar.   As Implicações Legais da Tecnologia   A advogada especialista em relações trabalhistas e sócia da Boaventura Ribeiro Advogados, Thais Cavalchi Ribeiro Schwartz acredita que a introdução de tecnologias pode mudar a forma como as relações trabalhistas serão regulamentadas no futuro.  Ela menciona que a pandemia acelerou a adoção do trabalho remoto e a regulamentação básica do teletrabalho. “Essas tecnologias permitem que os empregadores monitorem o desempenho em tempo real, mas também podem aumentar o estresse e a sobrecarga mental, uma vez que os colaboradores se sentem sempre disponíveis”, explica. Isso leva à discussão sobre o direito do trabalhador à desconexão. “Devemos regulamentar leis que garantam aos trabalhadores o direito de se desligar das responsabilidades profissionais após o expediente, sem repercussões negativas”, defende Thaís. A advogada fornece uma visão crítica sobre como as novas tecnologias impactam as leis trabalhistas e a proteção dos direitos dos colaboradores. Ela destaca que: Mudanças nas Relações de Trabalho: a automação, a Inteligência Artificial (IA) e o trabalho remoto estão transformando as relações de trabalho, levando à eliminação de postos de trabalho em setores como logística e serviços. Profissionais que atuam em plataformas digitais frequentemente não têm acesso a benefícios trabalhistas tradicionais, gerando debates sobre o vínculo de emprego. Necessidade de Revisão Legislativa: “É evidente que há uma necessidade urgente de revisar a legislação trabalhista para garantir proteção a todos os trabalhadores, especialmente os de baixa renda. Isso inclui a criação de programas de requalificação profissional para a transição para novas funções”, afirma Thaís. Monitoramento e Privacidade: Schwartz alerta que as empresas devem ter cuidado ao implementar ferramentas de monitoramento, respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). “As empresas devem garantir que a coleta de dados siga princípios como transparência e necessidade. Monitorar a saúde mental é importante, mas não deve invadir a privacidade dos colaboradores”, enfatiza.   O Futuro das Relações Trabalhistas   O relacionamento entre tecnologia e saúde mental no ambiente de trabalho é complexo e multifacetado. Enquanto as ferramentas digitais podem ser uma fonte de estresse, elas também oferecem soluções valiosas para melhorar o bem-estar dos colaboradores. As empresas precisam reconhecer os desafios e agir de forma proativa para proteger e promover a saúde mental. Investir em políticas que priorizam a saúde mental e garantir que as tecnologias adotadas respeitem os direitos dos