{"id":18305,"date":"2021-10-10T06:00:17","date_gmt":"2021-10-10T09:00:17","guid":{"rendered":"https:\/\/confirp.com.br\/?p=18305"},"modified":"2022-09-19T13:14:12","modified_gmt":"2022-09-19T16:14:12","slug":"a-importancia-da-automacao-de-processos-em-epoca-de-home-office","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/confirp.com.br\/en\/a-importancia-da-automacao-de-processos-em-epoca-de-home-office\/","title":{"rendered":"A import\u00e2ncia da Automa\u00e7\u00e3o de Processos em \u00e9poca de Home Office"},"content":{"rendered":"

Estamos num momento \u00edmpar em que muitas empresas tiveram de fechar seus escrit\u00f3rios e colocar \u00e0 for\u00e7a seus colaboradores para trabalharem de casa, o famoso Home Office.<\/strong><\/p>\n

\"CTA<\/a><\/p>\n

Nos primeiros meses foi um processo confuso e doloroso, pois muitas empresas n\u00e3o estavam preparadas tecnologicamente para permitir acessos aos sistemas e\u00a0 muitos processos ainda dependiam de pap\u00e9is, contato pessoal e outras formas de relacionamento e controles.<\/p>\n

O primeiro desafio vencido foi a de prover a infraestrutura necess\u00e1ria para que os colaboradores tivessem condi\u00e7\u00f5es de realizar as atividades, como: cadeiras, mesas, acesso remoto aos sistemas e rede interna.<\/p>\n

Vencido este desafio inicial come\u00e7amos a perceber os problemas com os processos, a inefici\u00eancia das opera\u00e7\u00f5es, principalmente, onde se utilizavam documentos que necessitavam de assinatura em papel, assinatura de cheques, autoriza\u00e7\u00f5es de pagamentos e outros processos que acredit\u00e1vamos ser seguro por causa de ter um documento impresso com a assinatura de algum gestor.<\/p>\n

J\u00e1 n\u00e3o \u00e9 de agora que existem tecnologias, como o TOTVS\u00ae FLUIG\u00ae<\/strong>, por exemplo, que permitem a cria\u00e7\u00e3o de processos eletr\u00f4nicos<\/strong>, inclusive, com m\u00faltiplas aprova\u00e7\u00f5es, provendo toda a seguran\u00e7a no controle da transa\u00e7\u00e3o e do tempo de execu\u00e7\u00e3o de cada etapa do processo.<\/p>\n

Muitas empresas j\u00e1 perceberam os benef\u00edcios do Home Office<\/strong> e j\u00e1 decidiram em muitos casos manter os colaboradores nesta condi\u00e7\u00e3o por tempo indeterminado.<\/p>\n

Para que esta estrat\u00e9gia possa ser bem-sucedida \u00e9 importante que a empresa automatize o m\u00e1ximo dos processos a fim de ganhar agilidade, seguran\u00e7a e um maior controle dos processos<\/strong>.<\/p>\n

Imagine uma situa\u00e7\u00e3o em que a empresa precisa de uma aprova\u00e7\u00e3o na nota fiscal de compra para realizar o pagamento ao fornecedor. Neste exemplo, se a empresa estiver no modelo antigo, onde precisa de uma assinatura no documento, ou se precisa esperar um gestor ver o e-mail solicitando uma aprova\u00e7\u00e3o, corre-se o risco de atrasar o pagamento e ter de pagar as contas\u00a0 com juros.<\/p>\n

Agora, imagine a mesma necessidade de aprova\u00e7\u00e3o em uma empresa que automatizou seu processo de aprova\u00e7\u00e3o, e neste caso solicitou a aprova\u00e7\u00e3o atrav\u00e9s de um processo eletr\u00f4nico<\/strong>, onde o sistema envia automaticamente uma notifica\u00e7\u00e3o no celular do aprovador, alertando a necessidade da aprova\u00e7\u00e3o do pagamento. Este aprovador acessa o aplicativo e visualiza o documento, fazendo a aprova\u00e7\u00e3o instant\u00e2nea.<\/p>\n

Existem sistemas dispon\u00edveis no mercado para automatizar toda essa comunica\u00e7\u00e3o, chamados softwares BPM<\/strong> (Business Process Management<\/strong>). Com eles, voc\u00ea conseguir\u00e1 criar as automa\u00e7\u00f5es dos seus processos mais importantes e das mais variadas necessidades, independente se eles possuem ou n\u00e3o conex\u00e3o com seu ERP.<\/p>\n

Como exemplo, uma empresa quer automatizar o processo de Solicita\u00e7\u00e3o de Cart\u00f5es de Visitas<\/strong> (na \u00e9poca em que se visitava cliente), pois possui diversas unidades espalhadas pelo pa\u00eds e seus executivos e gerentes precisam desses cart\u00f5es. Sem automa\u00e7\u00e3o, este processo \u00e9 um transtorno para a equipe de marketing, que necessita administrar diversas trocas de e-mails, requisi\u00e7\u00f5es,\u00a0 prazos e contatos com a gr\u00e1fica. Por uma ferramenta de BPM, com um simples formul\u00e1rio eletr\u00f4nico, o solicitante registra seu pedido, data da solicita\u00e7\u00e3o, data de entrega e quais os dados devem ser impressos, controlando o status e tempo de execu\u00e7\u00e3o. O sistema conectar\u00e1 as diferentes \u00e1reas da empresa, visando aprovar as requisi\u00e7\u00f5es, envio de pedidos aos fornecedores e\u00a0 at\u00e9 o efetivo retorno ao solicitante. Tudo isso sendo acompanhado eletronicamente por todos os envolvidos no processo.<\/p>\n

Observe que esse simples exemplo pode ser implementado em qualquer processo de uma empresa<\/strong> que dependa de multi aprova\u00e7\u00f5es, ou processo que passem por mais de uma pessoa ou \u00e1rea. As ferramentas de BPM,<\/strong> assim como qualquer outro software a ser introduzido em uma empresa, devem ser planejadas e implementadas de acordo com um processo bem definido de trabalho. Contar com a experi\u00eancia de empresas profissionais nesse momento trar\u00e1 uma vis\u00e3o mais abrangente de todo o projeto, minimizando erros, falhas e omiss\u00f5es na implementa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

F\u00e1bio Rog\u00e9rio – S\u00f3cio da ALFA Sistemas e especialista em implementa\u00e7\u00e3o de sistemas de automa\u00e7\u00e3o- alfasrv.com.br<\/strong><\/p>\n

A Confirp \u00e9 um escrit\u00f3rio de contabilidade<\/a> que conta com profissionais atualizados e capacitados para oferecer os melhores atendimentos nas \u00e1reas cont\u00e1beis, tribut\u00e1rias, fiscais e trabalhistas. Por isso, entre em contato agora mesmo e realize o seu or\u00e7amento de contabilidade digital<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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