Quem faz a gestão de ativos e é responsável pelo controle patrimonial da empresa sabe que um dos maiores problemas é manter a contabilidade atualizada em conformidade com o status físico dos bens.
Mesmo em empresas mais estruturadas, em que o departamento de manutenção e a engenharia de confiabilidade realizam uma gestão de ativos eficiente, dificilmente as movimentações refletem na base contábil.
Na rotina diária de uma empresa os ativos podem ser transferidos de departamento, serem enviados para outras filiais, disponibilizados para venda, ficarem obsoletos ou fora de uso, sofrerem danos irreparáveis, sinistros, entre outras ocorrências. O que quero dizer é que a movimentação de ativos é constante e na maioria das empresas não existe um procedimento que garante que a contabilidade receba as informações necessárias para manter os registros atualizados.
Cada fato gerador não atualizado na contabilidade dos ativos pode gerar distorções nos controles internos e resultado, por exemplo:
- Valores depreciados em centro de custo incorreto;
- Valor contábil incorreto por falta de baixa de imobilizados;
- Parcelas de impostos indevidamente creditados;
- Falta de informações seguras para novos investimentos;
- Falta de segurança nas demonstrações contábeis.
Muitos inventários mostram como a falta de rotinas de gestão para o controle físico pode ser prejudicial para os resultados financeiros da entidade, apontando problemas sérios de governança.
Descobrir que os valores do ativo imobilizado divulgados no balanço estão incorretos é um momento bem desconfortável para controllers, contadores e diretores financeiros, principalmente quando precisam reconhecer valores relevantes como prejuízo e que extrapolam as estimativas com perdas e desvalorização de ativos.
O que um sistema de inventário deve oferecer?
Muitos sistemas integrados de gestão não possuem módulo de controle patrimonial e os grandes ERPs que possuem, na grande maioria dos casos, são carentes de ferramentas que visam facilitar o controle físico.
A tecnologia tem evoluído com bastante velocidade e hoje temos disponível muitas possibilidades de melhorar os controles com sistemas simples e intuitivos em plataformas na nuvem (onCloud), utilizando APIs que possibilitam conexão com aplicativos e integração com outros sistemas.
Com a utilização do aplicativo de inventário você poderá cobrir a movimentação de ativos em diversos departamentos e em momentos diferentes. A mobilidade e a base registrada na nuvem garantem que as movimentações sejam atualizadas automaticamente, online. Assim o gestor de ativos e responsável pelo controle patrimonial recebe as informações em tempo real, podendo iniciar o fluxo de atualização dos registros contábeis.
Se a empresa já possui uma gestão integrada de ativos, o sistema e aplicativo podem ser utilizados em sinergia pelas equipes de gestão patrimonial, de manutenção e engenharia de confiabilidade, melhorando ainda mais os processos de atualização da base de ativos.
Sistemas flexíveis possibilitam criar a quantidade de campos necessária, de forma customizada, atendendo todos os tipos de negócio, desde inventários para fins contábeis até inventários mais técnicos para fins de manutenção e confiabilidade. É possível até customizar o sistema para que seja utilizado em inventários de estoque.
Para atender de pequenas até as grandes empresas, os sistemas precisam ser estruturados por filiais, centros de custo, locais, criando quantos subníveis forem necessários para a correta alocação do ativo e permitindo organizar os itens por grupos (famílias) e espécies ilimitados, com descrições padronizadas e com vínculo às contas contábeis.
O que o sistema e aplicativo de inventário trarão de benefícios para a sua gestão?
Incorporar o uso de um aplicativo para realizar os inventários e controle físico dos ativos é um processo que requer pouco esforço para implantação e a mudança de mindset ocorre de uma forma muita tranquila, porque resolve um problema vivido diariamente por gestores de ativos.
Dentre os benefícios que a utilização do sistema de inventário para o controle físico e gestão de ativos pode trazer, podemos citar:
- Melhorar os fluxos para os processos de movimentação de ativos;
- Manter a base de ativos sempre atualizada, tanto fisicamente como na contabilidade;
- Realizar inventários rotativos com mais agilidade;
- Realizar inventários simultaneamente em todas as filiais da empresa;
- Redução de custos com inventários;
- Reduzir perdas e prejuízos nos resultados pela falta de controle físico;
- Aumentar a segurança das informações nas demonstrações contábeis;
- Implantar uma cultura de senso de dono nos colaboradores.
Fernando Mello, sócio da Saraf Gestão Patrimonial e especialista em controle de ativos
